Hoe een ontslagovereenkomst te schrijven en af te sluiten die niet wordt afgewezen: een uitleg

Wanneer een werknemer vertrekt, kunnen er verschillende risico’s ontstaan. Sommige kunnen uitgroeien tot grote problemen die een bedrijf niet kan negeren, zoals onrechtmatige verzoeken om betaling, het lekken of misbruiken van bedrijfsinformatie en knowhow buiten het bedrijf.

Om dergelijke risico’s te vermijden, is het effectief om een ontslagovereenkomst te sluiten tussen het bedrijf en de werknemer.

In dit artikel bespreken we de voordelen van het sluiten van een ontslagovereenkomst, de inhoud ervan en punten om op te letten bij het sluiten ervan.

Wat is een ontslagovereenkomst?

Bij het vertrek van een werknemer kan er tussen het bedrijf en de werknemer een ontslagovereenkomst worden gesloten.

Het doel van het sluiten van een ontslagovereenkomst is om problemen na het vertrek tussen het bedrijf en de vertrokken werknemer te voorkomen.

Wanneer een werknemer vertrekt, kan hij of zij in principe niet meer gebonden worden door een arbeidsovereenkomst. Daarom wordt er een ontslagovereenkomst gesloten om de vertrokken werknemer te binden en zo problemen te voorkomen.

Het verschil tussen vrijwillig ontslag en ontslag

Vrijwillig ontslag betekent dat het bedrijf en de werknemer overeenkomen om het arbeidscontract te beëindigen. Ontslag betekent dat het bedrijf eenzijdig het arbeidscontract beëindigt zonder de instemming van de werknemer.

Omdat ontslag eenzijdig door het bedrijf wordt uitgevoerd, heeft het de neiging om weerstand van de werknemer op te roepen. In tegenstelling tot vrijwillig ontslag, vereist ontslag een geldige reden volgens de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Als er geen geldige reden wordt erkend, kan het ontslag ongeldig worden verklaard door een rechtszaak.

Daarom, als u wilt dat een werknemer vertrekt, is het wenselijker om dit te doen door middel van vrijwillig ontslag dan door ontslag. Een ontslagovereenkomst wordt meestal uitgewisseld bij vrijwillig ontslag.

Voordelen van het sluiten van een ontslagovereenkomst

Er zijn voordelen aan het sluiten van een ontslagovereenkomst voor zowel het bedrijf als de vertrekkende werknemer.

Voordelen voor het bedrijf

Er zijn twee voordelen voor het bedrijf.

Het eerste voordeel is dat het bedrijf kan voorkomen dat het onterechte betalingen, zoals achterstallig loon of overwerkvergoeding, moet doen aan de werknemer die ontslag heeft genomen.

Het kan voorkomen dat een werknemer die ontslag heeft genomen, geld eist van het bedrijf waar het bedrijf niet toe verplicht is. In dit geval moet het bedrijf tijd en personeel inzetten om dit aan te pakken. Bovendien kunnen er kosten ontstaan, zoals advocaatkosten, als het tot een rechtszaak komt. Daarom is het een voordeel voor het bedrijf om dergelijke eisen van tevoren te voorkomen.

Het tweede voordeel is dat het bedrijf door het opnemen van geheimhoudings- en concurrentiebedingen in de ontslagovereenkomst kan voorkomen dat bedrijfsknowhow naar derden lekt.

Het beschermen van bedrijfsknowhow is belangrijk voor een bedrijf, en het kunnen voorkomen van lekken is een voordeel voor het bedrijf.

Voordelen voor de werknemer

Er zijn twee voordelen voor de werknemer.

Het eerste voordeel is dat door het opnemen van bepalingen over betalingen, zoals achterstallig loon, de betalingsrelatie kan worden verduidelijkt.

Door de betalingstermijn en het bedrag duidelijk in de ontslagovereenkomst te vermelden, kunnen zorgen over de betaling van achterstallig loon, overwerkvergoeding en ontslagvergoeding worden weggenomen.

Het tweede voordeel is dat de reden voor het vertrek in de ontslagovereenkomst wordt vermeld.

Afhankelijk van of het ontslag op eigen initiatief of op initiatief van het bedrijf is, kan dit invloed hebben op wanneer men in aanmerking komt voor werkloosheidsuitkeringen. Daarom is het een voordeel voor de werknemer dat de reden voor het vertrek wordt vermeld.

Inhoud van de Overeenkomst van Beëindiging van Dienstverband

De inhoud van de overeenkomst van beëindiging van dienstverband wordt bepaald door de relatie tussen het bedrijf en de werknemer die vertrekt. Daarom varieert het van geval tot geval, maar over het algemeen bevat het vaak de volgende elementen:

1. Bepalingen met betrekking tot de betaling van onbetaald loon, onbetaalde overuren, en ontslagvergoeding
2. Bepalingen met betrekking tot de reden van vertrek
3. Bepalingen met betrekking tot wettelijke aansprakelijkheid
4. Bepalingen met betrekking tot de verplichting tot geheimhouding
5. Bepalingen met betrekking tot de verplichting om concurrentie te vermijden

Bepalingen betreffende de betaling van onbetaald loon, overwerkvergoeding, ontslagvergoeding, enz.

Wat betreft de bepalingen over de betaling van onbetaald loon, overwerkvergoeding, ontslagvergoeding, enz., kan er worden bepaald of het bedrijf in de eerste plaats een verplichting heeft om geld te betalen, en zo ja, hoeveel en wanneer het moet betalen. Bijvoorbeeld, de volgende soorten bepalingen kunnen worden overwogen voor de betaling van onbetaald loon, overwerkvergoeding, ontslagvergoeding, enz.

Artikel ○
Partij B zal aan Partij A, uiterlijk op de ○e dag van de ○e maand van het Reiwa-jaar (Gregoriaanse kalenderjaar), het eindloon voor de periode van de ○e dag van de ○e maand tot de ○e dag van de ○e maand, en een ontslagvergoeding van ○○○○ euro betalen door overmaking naar de onderstaande rekening.
○○ Bank, ○○ Branch
Normale spaarrekening nummer ○○○○○○○
Rekeninghouder ○○○○○○○

Over de clausule betreffende de reden voor vertrek

Wat betreft de clausule over de reden voor vertrek, is het gebruikelijk om aan te geven of het ontslag op initiatief van het bedrijf is, of dat het ontslag op initiatief van de werknemer is. Over de clausule betreffende de reden voor vertrek kunnen bijvoorbeeld de volgende bepalingen worden overwogen.

Artikel ○
Bevestiging dat de beëindiging van de arbeidsovereenkomst in het vorige artikel een overeengekomen ontslag is waar beide partijen mee instemmen.

Bepalingen betreffende wettelijke aansprakelijkheid

In een ontslagovereenkomst kan worden bepaald wat de wettelijke aansprakelijkheid is in geval van schending van de inhoud van de ontslagovereenkomst. De volgende bepalingen kunnen worden overwogen voor bepalingen betreffende wettelijke aansprakelijkheid.

Artikel ○
1. Partij A kan de ontslagovereenkomst intrekken als Partij B nalaat het laatste salaris en de ontslagvergoeding te betalen zoals bepaald in Artikel ○. In dit geval wordt Partij B geacht niet te zijn ontslagen door Partij A, en Partij B zal de salarisvermindering die op de datum van ○ (in het jaar Reiwa ○ (Gregoriaanse kalenderjaar)) heeft plaatsgevonden, intrekken en een maandelijks salaris van ○○ duizend yen betalen aan Partij A. Bovendien kan dit salaris niet worden verlaagd voor de komende twee jaar.
2. Als de ontslagovereenkomst wordt ingetrokken op basis van de bepalingen van het vorige lid, kan Partij B de vrijstelling van terugbetaling zoals bepaald in Artikel ○ intrekken.
3. Als Partij A de bepalingen van Artikel ○ schendt, kan Partij B van Partij A de terugbetaling van de ontslagvergoeding zoals bepaald in Artikel ○ eisen.

Artikel ○
Partij A en Partij B bevestigen wederzijds dat er, naast wat is bepaald in deze overeenkomst, geen enkele schuldvordering of schuldrelatie bestaat na de betaling van het laatste salaris en de ontslagvergoeding zoals bepaald in het vorige artikel.

Over de clausule betreffende de geheimhoudingsplicht

De clausule betreffende de geheimhoudingsplicht wordt over het algemeen vaak vastgelegd in de arbeidsovereenkomst die wordt gesloten wanneer men een arbeidsrelatie aangaat. Echter, er zijn ook gevallen waarin de clausule betreffende de geheimhoudingsplicht opnieuw wordt vastgelegd in de overeenkomst bij het beëindigen van het dienstverband. De volgende clausules kunnen worden overwogen voor de clausule betreffende de geheimhoudingsplicht.

Artikel ○
Partij A en Partij B bevestigen onderling dat zij, tenzij er een geldige reden is, niets zullen openbaren over zaken die verband houden met het beëindigen van dit dienstverband. Bovendien zal Partij A geen informatie die nadelig is voor Partij B aan derden openbaren en zullen zij in de toekomst elkaar niet belasteren.

Over de clausule betreffende de verplichting tot het vermijden van concurrentie

De verplichting tot het vermijden van concurrentie betekent de verplichting om geen concurrerende activiteiten te ondernemen, zoals het overstappen naar een concurrerend bedrijf of het zelf uitvoeren van concurrerende activiteiten.

Net als de clausule over de verplichting tot geheimhouding, wordt de clausule over de verplichting tot het vermijden van concurrentie vaak vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Echter, in sommige gevallen wordt de clausule over de verplichting tot het vermijden van concurrentie opnieuw vastgelegd in de overeenkomst van beëindiging van het dienstverband. De volgende clausules kunnen worden overwogen voor de verplichting tot het vermijden van concurrentie.

Artikel ○
1 Volgens de arbeidsovereenkomst, arbeidsreglementen en andere bepalingen, zal de partij A voor een periode van ○ jaar een verplichting tot het vermijden van concurrentie hebben ten opzichte van partij B.
2 Zonder de toestemming van partij B, mag partij A gedurende ○ jaar niet overstappen naar een concurrerend bedrijf, zelf concurrerende activiteiten ondernemen, of een bestuurslid worden van een bedrijf dat concurrerende activiteiten uitvoert.
3 Partij A mag gedurende ○ jaar geen enkele zakelijke activiteit ondernemen ten opzichte van de bestaande klanten van partij B, zoals vermeld in de bijlage.

Om een ontslagovereenkomst met een werknemer te sluiten

Een ontslagovereenkomst is, zoals de naam al aangeeft, een “overeenkomst”. Dit betekent dat er overeenstemming moet zijn tussen het bedrijf en de werknemer over de inhoud van de ontslagovereenkomst. Daarom bestaat de mogelijkheid dat een werknemer de overeenkomst weigert en dat het niet mogelijk is om een ontslagovereenkomst te sluiten.

Om tot een ontslagovereenkomst te komen, is het belangrijk dat de werknemer die ontslag neemt de inhoud begrijpt.

Het is beter om niet plotseling een ontslagovereenkomst aan de werknemer die ontslag neemt voor te leggen, maar om eerst te zorgen dat hij de inhoud van de overeenkomst bij ontslag goed begrijpt, dan een ontslagovereenkomst op te stellen en deze aan de werknemer voor te leggen. Dit maakt het gemakkelijker om een ontslagovereenkomst te sluiten.

Daarom is het belangrijk om eerst een gesprek te hebben met de werknemer die ontslag neemt en te vragen om begrip voor de inhoud van de overeenkomst bij ontslag.

Bij het presenteren van de ontslagovereenkomst is het ook belangrijk om de inhoud ervan in eenvoudige bewoordingen uit te leggen en ervoor te zorgen dat deze wordt begrepen. Vooral als de werknemer die ontslag neemt niet bekend is met de wet, is het noodzakelijk om de betekenis van de juridische termen die in de ontslagovereenkomst worden gebruikt, goed uit te leggen.

Een methode om vooraf toestemming te krijgen

In het geval dat het niet mogelijk is om een ontslagovereenkomst te sluiten, kan worden overwogen om zaken zoals de verplichting tot geheimhouding en het verbod op concurrentie al in de arbeidsovereenkomst op te nemen.

https://monolith.law/corporate/effectiveness-of-the-prohibition-on-changing-jobs-of-other-companies[ja]

Samenvatting: Maak een ontslagovereenkomst om toekomstige risico’s te vermijden

We hebben uitgelegd hoe je een ontslagovereenkomst schrijft die niet wordt afgewezen en wat de belangrijke punten zijn bij het sluiten van een dergelijke overeenkomst.

Arbeidsproblemen kunnen onverwacht uitgroeien tot grote problemen, bijvoorbeeld door de verspreiding van sociale media. Echter, het is heel goed mogelijk om vooraf op dergelijke risico’s te anticiperen. Door een ontslagovereenkomst te sluiten, neemt de kans toe dat je arbeidsproblemen kunt vermijden. Daarom is het raadzaam om, waar mogelijk, een ontslagovereenkomst te sluiten.

Gezien de specifieke omstandigheden rond een ontslagovereenkomst, is het wenselijk om advies in te winnen bij een advocaat voor een individuele en concrete beoordeling.