Uitgebreide uitleg van de wettelijke voorschriften met betrekking tot locaties voor e-sportcompetities

Met de opkomst van e-sports groeit de behoefte aan het organiseren van toernooien op verschillende locaties.
De juridische regelgeving die van toepassing is, varieert afhankelijk van de aard en het gebruik van de locatie. In dit artikel bespreken we vanuit een praktisch perspectief de juridische regelgeving met betrekking tot locaties voor e-sportstoernooien en de specifieke manieren om hieraan te voldoen.

eSports en Wettelijke Regelingen

Huidige Juridische Status

eSports heeft een andere behandeling gekregen dan traditionele sporten, maar met de toenemende sociale erkenning verandert ook de juridische status.
Een belangrijk precedent dat deze verandering illustreert, is de Osaka Dansclub-zaak (Osaka Hooggerechtshof, 21 januari Heisei 27 [2015], niet gepubliceerd in officiële documenten).
In dit vonnis werd een beperkte interpretatie toegepast op “dans” als onderwerp van regulering onder de Japanse Wet op de Regulering van Amusement, gebaseerd op de bedoeling van de wet. Deze interpretatiemethode kan ook als referentie dienen bij de toepassing van regelgeving op eSports.

Praktische Aanpak bij Evenementen in Algemene Faciliteiten

1. Toepassingsbeoordeling van de Japanse Wet op Amusementslocaties en Voorbereidingen

Bij het organiseren van een e-sportstoernooi in algemene faciliteiten, is het eerst noodzakelijk om de toepasbaarheid van de Japanse Wet op Amusementslocaties te overwegen.
De Japanse Wet op Amusementslocaties definieert een “amusementslocatie” als een faciliteit waar films, theater, muziek, sport, variété of shows aan het publiek worden getoond of laten horen (artikel 1, lid 1 van de wet). Voor het exploiteren van een dergelijke faciliteit als bedrijf is toestemming van de gouverneur van de prefectuur vereist (artikel 2 van dezelfde wet).

Een belangrijk praktisch punt is de gebruiksfrequentie van de faciliteit.
In een circulaire van 5 september Showa 33 (1958) Eikanhatsu nr. 74 wordt het volgende vermeld:

“De Japanse Wet op Amusementslocaties richt zich op de faciliteit waar het amusement plaatsvindt, en niet op het amusement zelf. De vergunning op basis van deze wet wordt verleend wanneer de faciliteit herhaaldelijk en continu als amusementslocatie wordt gebruikt en geëxploiteerd.”

Verder geeft dezelfde circulaire aan dat “wanneer een bepaalde faciliteit herhaaldelijk en continu als amusementslocatie wordt gebruikt (ongeveer vier keer per maand of meer), een vergunning vereist is.” Op basis van deze criteria moet de frequentie van het evenement zorgvuldig worden overwogen.

2. Praktische Procedures voor Vergunningsaanvraag

Bij het aanvragen van een vergunning wordt aanbevolen om te beginnen met een voorafgaand overleg met de afdeling Leefomgeving van de prefectuur waar de faciliteit zich bevindt (de naam kan per gemeente verschillen).
Door tijdens het voorafgaand overleg plattegronden van de faciliteit, een overzicht van de geplande frequentie van evenementen, het verwachte aantal toeschouwers en de capaciteit van de locatie, evenals plannen voor de indeling van de faciliteit voor te bereiden, kan men concreter advies verkrijgen.

Bij het opstellen van de aanvraagdocumenten moeten diverse aspecten worden opgenomen, zoals een overzicht van de structuur en faciliteiten van de locatie, een uitleg van het beheer van de faciliteit, een plan voor veiligheid en hygiënebeheer, een uitleg van het brandveiligheidsbeheer, en een beleid voor de omgang met omwonenden.
Deze documenten vormen de basis voor de operationele normen en moeten zorgvuldig worden opgesteld.

3. Specifieke Praktische Aandachtspunten

Het voldoen aan de structurele en facilitaire normen die door de verordeningen van elke prefectuur zijn vastgesteld, is bijzonder belangrijk.
Voor het waarborgen van voldoende brede doorgangen is het noodzakelijk om de minimale breedte te controleren.
Daarnaast moet men bij de installatie van geschikte ventilatieapparatuur de normen voor ventilatiefrequentie controleren, evenals het waarborgen van het vereiste aantal nooduitgangen, de juiste plaatsing van brandblusapparatuur, en de verbetering van toiletvoorzieningen, waarbij men rekening houdt met de verhouding tussen mannen en vrouwen en het aantal.

Bijzondere aandacht is vereist voor de verschillende reguleringsnormen per prefectuur.
In Tokio zijn er bijvoorbeeld unieke regels voor nachtelijke activiteiten in bepaalde gebieden, terwijl in Osaka specifieke eisen voor faciliteiten zijn vastgesteld.
Ook in grootstedelijke gebieden zoals Kanagawa en Aichi bestaan er unieke regels.
Dergelijke regionale verschillen zijn bijzonder belangrijk voor organisatoren die een landelijke uitbreiding overwegen.

Bovendien moet men letten op de verschillen in uitvoering door gemeenten.
Zelfs bij dezelfde wet- of regelgeving kunnen de interpretatie en het uitvoeringsbeleid per gemeente verschillen.
Bijvoorbeeld, bij de interpretatie van “herhaaldelijk en continu gebruik” kunnen sommige gemeenten striktere beoordelingen hanteren, terwijl andere flexibeler zijn.
Zonder voorafgaande verificatie zijn dergelijke verschillen moeilijk te begrijpen, en het is nuttig om een specialist te raadplegen die bekend is met de lokale omstandigheden.

4. Relatieopbouw met de Lokale Gemeenschap

Voor een soepele organisatie van e-sportstoernooien is het essentieel om goede relaties op te bouwen met de lokale gemeenschap.
Bij locaties die dicht bij woonwijken liggen, moet men adequaat omgaan met de zorgen van bewoners over geluidsoverlast en de toestroom van mensen.
Effectieve praktische maatregelen zijn onder andere het organiseren van voorafgaande bewonersbijeenkomsten en het instellen van regelmatige informatie-uitwisselingsmomenten.

Bij de exploitatie na het verkrijgen van de vergunning is het belangrijk om regelmatig onderhoudsrapporten van de faciliteiten op te stellen en te bewaren.
Ook moet men noodplannen opstellen en personeelstrainingen uitvoeren.
Bovendien moet men aandacht besteden aan dagelijkse beheer- en exploitatieaspecten, zoals het uitvoeren van geluidsmaatregelen voor de omgeving en het strikt naleven van schoonmaak- en hygiënebeheer.

Specifieke Maatregelen voor Evenementen in Speelhallen

1. Toepassingsbeoordeling van de Japanse Wet op de Regulering van Amusement

De exploitatie van een speelhal valt onder de regulering van de Japanse Wet op de Regulering van Amusement.
Artikel 2, lid 1, punt 5 van deze wet bepaalt het volgende:

“Een zaak of een vergelijkbare afgebakende faciliteit (met uitzondering van faciliteiten die worden gebruikt voor hotelactiviteiten of andere door een regeringsbesluit bepaalde activiteiten) die is uitgerust met gokautomaten, videogame-apparaten of andere speeltoestellen die kunnen worden gebruikt voor spellen die de neiging hebben om goklust op te wekken (beperkt tot die welke zijn vastgesteld door de Nationale Veiligheidscommissie), en waar klanten kunnen spelen met deze speeltoestellen.”

De specifieke inhoud van deze bepaling wordt gedetailleerd beschreven in artikel 3 van de uitvoeringsvoorschriften van de Japanse Wet op de Regulering van Amusement. In het bijzonder met betrekking tot e-sports, bepaalt punt 2 van hetzelfde artikel het volgende:

“Videogame-apparaten (beperkt tot die met de functie om spellen te spelen met als doel het bepalen van een winnaar of waarvan de resultaten worden weergegeven in cijfers, letters of andere symbolen op een beeldscherm zoals een kathodestraalbuis of LCD, met uitzondering van die waarvan duidelijk is dat ze niet worden gebruikt voor spellen die de neiging hebben om goklust op te wekken).”

2. Praktische Aanvraagprocedures en Coördinatie met Betrokken Instanties

Als praktische stap voorafgaand aan het organiseren van een evenement, begint men met het controleren van de vergunningen van de betreffende speelhal onder de Japanse Wet op de Regulering van Amusement.
Men onderzoekt of het geplande evenement binnen de reikwijdte van de bestaande exploitatievergunning kan worden uitgevoerd en overweegt indien nodig aanvullende vergunningsaanvragen.
In dit proces is nauwe coördinatie met het lokale politiebureau essentieel.

Bij een voorafgaand overleg met de afdeling openbare veiligheid van het lokale politiebureau is het belangrijk om duidelijke antwoorden te krijgen over de wettigheid van het evenement en de mogelijkheid om deelnamekosten te innen.
Daarnaast worden er specifieke besprekingen gevoerd over de noodzaak van leeftijdsbeperkingen en de mogelijke tijdstippen voor het evenement.
Het wordt aanbevolen om schriftelijke verslagen van deze besprekingen bij te houden om toekomstige problemen te voorkomen.

3. Praktische Aanvraagprocedures en Coördinatie met Betrokken Instanties

Het naleven van de verlichtingsnormen op basis van artikel 14 van de Japanse Wet op de Regulering van Amusement is een bijzonder belangrijk aspect in de praktijk.
Het is noodzakelijk om regelmatig de verlichting binnen de faciliteit te meten en deze gegevens te bewaren.
Bij het gebruik van speciale verlichting voor het evenement moet men vooraf de effecten controleren en indien nodig aanvullende verlichting installeren.

Bovendien is het belangrijk om te voldoen aan de geluids- en trillingsregulaties op basis van artikel 15 van de Japanse Wet op de Regulering van Amusement.
Men controleert de geluidsisolatie en versterkt deze indien nodig, en beheert het geluidsniveau rekening houdend met het gejuich van het publiek.
Bijzonder belangrijk is de aandacht voor de omwonenden, waarbij voorafgaande uitleg en begrip bijdragen aan een soepele organisatie van het evenement.

4. Faciliteitsbeheer en Veiligheidsmaatregelen in de Praktijk

Bij het organiseren van een e-sportstoernooi in een speelhal is een ander veiligheidsbeheer nodig dan tijdens normale bedrijfsuren.
Voor het beheer van het publiek is het belangrijk om rekening te houden met de capaciteit van de locatie en de toegang te beperken, evenals het waarborgen van de doorstroming van het publiek.
Bovendien, als er specifieke apparatuur nodig is voor het evenement, zoals monitoren voor toeschouwers of geluidsapparatuur voor live commentaar, moet men controleren of deze binnen de reikwijdte van de bestaande exploitatievergunning kunnen worden geïnstalleerd.

5. Probleemoplossing en Crisisbeheer

Bij de organisatie van een evenement kunnen zich verschillende problemen voordoen, zoals conflicten tussen deelnemers, technische storingen en noodsituaties.
Preventieve maatregelen zoals het opstellen van duidelijke spelregels en het opzetten van een samenwerkingsstructuur met medische instellingen zijn van groot belang.

Praktische aandachtspunten bij het aanbieden van prijzengeld en prijzen

1. Beoordeling van de wettigheid van het aanbieden van prijzengeld en prijzen

Artikel 23, lid 2 van de Japanse Wet op de Regulering van Amusement (Fūeihō) verbiedt het aanbieden van prijzen door exploitanten van amusementsfaciliteiten. Echter, bij tijdelijke evenementen in toernooivorm kan de interpretatie anders zijn.
In de praktijk is de kans groter dat het aanbieden van prijzengeld en prijzen wordt toegestaan als het evenement duidelijk eenmalig is en er geen sprake is van continuïteit als bedrijf.
Toch moet het prijzengeld en de prijzen binnen een bereik blijven dat geen goklust bevordert.

Aan de andere kant, bij het regelmatig organiseren van toernooien, is het belangrijk om zorgvuldig de consistentie met de vergunningen onder de Japanse Wet op de Regulering van Amusement te controleren.
Bovendien is het essentieel om de lokale regelgeving met betrekking tot het aanbieden van prijzen te verifiëren en vooraf af te stemmen met de betrokken instanties.
Het is wenselijk om de inhoud van deze verificaties en afstemmingen schriftelijk vast te leggen en te bewaren.

2. Praktische risicomijding en documentbeheer

Bij het aanbieden van prijzengeld en prijzen is het belangrijk om de verhouding tussen deelnamekosten en prijzengeld correct in te stellen en de prijsklasse van de prijzen te optimaliseren.
Om de transparantie van de aanbiedingsmethode te waarborgen, wordt aanbevolen om de selectiecriteria en toekenningsmethoden duidelijk vast te stellen en deze vooraf aan de deelnemers bekend te maken.

In de praktijk is het van groot belang om de details van het toernooi, het aantal deelnemers, de resultaten van het aanbieden van prijzen en de inhoud van de besprekingen met de betrokken instanties op de juiste manier te bewaren.
Deze documenten dienen niet alleen als uitlegmateriaal in geval van problemen in de toekomst, maar kunnen ook worden gebruikt voor verbeteringen in de organisatie van toekomstige toernooien.

Algemene Praktische Overwegingen en Toekomstperspectieven

1. Aanvraagprocedures en Praktische Operationele Aanpak

Bij de aanvraagpraktijk is het belangrijk om voldoende tijd in te plannen van aanvraag tot goedkeuring.
Zorg ervoor dat de in te dienen documenten nauwkeurig zijn opgesteld en controleer vooraf onduidelijkheden om vertragingen in de procedure te voorkomen.
Daarnaast is het essentieel om goede relaties met de betrokken instanties op te bouwen en te onderhouden voor een soepele operatie.

Uit praktijkervaring blijkt dat men doorgaans rekening moet houden met een periode van 2 tot 3 maanden van aanvraag tot goedkeuring.
Vooral bij een eerste aanvraag is het aan te raden om voldoende tijd voor voorafgaand overleg in te plannen.
Bij het opstellen van de in te dienen documenten kan het vaak helpen om eerdere goedkeuringsvoorbeelden als referentie te gebruiken voor een vlottere beoordeling.

2. Effectieve Coördinatiemethoden met Betrokken Instanties

Bij de coördinatie met betrokken instanties is het gebruikelijk om parallel overleg te voeren met meerdere instanties zoals het politiebureau, de brandweer en de gezondheidsdienst.
Voor effectieve coördinatie is het belangrijk om de verantwoordelijkheden van elke instantie nauwkeurig te begrijpen en de besprekingen in de juiste volgorde te voeren.
Vooral bij overleg met het politiebureau wordt vaak gevraagd om een concreet beveiligingsplan vanuit een beveiligingsperspectief, en is voorafgaande afstemming met beveiligingsbedrijven noodzakelijk.

3. Praktische Aanpak bij Probleemgevallen

Bij problemen tijdens de organisatie van evenementen kunnen verschillende situaties worden verwacht, van conflicten tussen deelnemers tot technische storingen.
Om hier effectief mee om te gaan, is het nuttig om veelvoorkomende problemen en hun oplossingen te documenteren in een handleiding.
Vooral de aanpak van technische storingen en de voorbereiding op reputatieschade via sociale media zijn van groot belang.

4. Aanpassing aan Wetwijzigingen en Toekomstperspectieven

De juridische omgeving van e-sporten zal naar verwachting blijven veranderen.
Als praktijkbeoefenaar is het belangrijk om de ontwikkelingen in wetwijzigingen nauwlettend te volgen en actief informatie uit te wisselen met brancheorganisaties.
Vooral internationale regelgeving kan invloed hebben op Japanse wetwijzigingen, dus het is noodzakelijk om ook aandacht te besteden aan internationale trends.

Verwachte veranderingen in de toekomst zijn onder andere de ontwikkeling van een nieuw juridisch kader voor e-sportfaciliteiten en herzieningen van prijzengeldreguleringen.
Het is belangrijk om een flexibele operationele structuur te creëren die zich kan aanpassen aan deze veranderingen.
Praktisch gezien wordt aanbevolen om regelmatig informatie over wetwijzigingen te verzamelen en indien nodig advies in te winnen bij specialisten.

Conclusie

Bij het organiseren van een e-sportstoernooi komen verschillende juridische voorschriften kijken, afhankelijk van de aard van de locatie en de wijze van organisatie.
Deze voorschriften zijn echter niet bedoeld om de organisatie van een toernooi te verhinderen. Met de juiste voorbereiding en maatregelen is het goed mogelijk om een veilig en gezond toernooi te organiseren.
Het is belangrijk om voldoende voorbereiding te treffen, nauw samen te werken met de betrokken instanties en flexibel in te spelen op veranderingen in de juridische omgeving.

In de praktijk is het vooral belangrijk om zorgvuldig voor te bereiden met inachtneming van de regionale kenmerken en om goede relaties op te bouwen met de betrokken partijen.
Bovendien is het noodzakelijk om aandacht te besteden aan veranderingen in de juridische omgeving als gevolg van de ontwikkeling van e-sports en hierop adequaat te reageren.
Van de organisatoren van e-sportstoernooien wordt verwacht dat zij een evenwichtige aanpak hanteren, waarbij al deze aspecten in overweging worden genomen.