Methoden voor Opt-in Procedures bij het Versturen van Nieuwsbrieven

Vroeger was direct mail het middelpunt van e-mailmarketing, maar met de verspreiding van het internet is het belang van ‘nieuwsbrieven’ (e-mailmagazines) enorm toegenomen.

De eenvoud en snelheid waarmee je met één klik nieuwsbrieven kunt versturen naar gebruikers over de hele wereld, en de lage kosten, zijn grote voordelen van nieuwsbrieven.

Echter, als je nieuwsbrieven verstuurt zonder de relevante wetgeving te volgen, loop je het risico op straffen zoals gevangenisstraf of boetes.

Veel mensen zijn niet goed op de hoogte van de bijzonder belangrijke ‘opt-in regelgeving’, dus in dit artikel leggen we op een begrijpelijke manier uit wat je moet doen om veilig nieuwsbrieven te versturen volgens de ‘opt-in procedure’.

Wat is de Opt-in regelgeving?

“Opt-in” betekent dat de ontvanger vooraf toestemming geeft aan de afzender van een specifieke e-mail om e-mails te verzenden. Dit principe, dat het verbiedt om e-mailadvertenties te sturen naar ontvangers die geen toestemming hebben gegeven, wordt de “Opt-in regelgeving” genoemd.

Tot de wetswijziging in 2008 (Heisei 20) werd een systeem gebruikt dat het verzenden van e-mails verbood naar ontvangers die de afzender een “Opt-out” kennisgeving hadden gestuurd. Echter, door de toename van het aantal gevallen, is dit veranderd naar het “Opt-in systeem”.

De basis van de Opt-in regelgeving is artikel 3, lid 1, van de Japanse “Wet op de juiste verzending van specifieke elektronische mails” (Specifieke Elektronische Mail Wet).

Artikel 3 (Beperkingen op het verzenden van specifieke elektronische mails)
De afzender mag geen specifieke elektronische mails verzenden naar personen anders dan degenen die hieronder worden vermeld:
1. Degenen die vooraf hebben aangegeven dat zij specifieke elektronische mails willen ontvangen of dat zij instemmen met het ontvangen ervan.
2. Naast degenen die in het vorige nummer worden genoemd, degenen die hun e-mailadres hebben meegedeeld aan de afzender of de opdrachtgever voor verzending, in overeenstemming met de bepalingen van de ministeriële verordeningen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de Kabinetsverordening.
3. Naast degenen die in de vorige twee nummers worden genoemd, degenen die een zakelijke relatie hebben met degenen die adverteren of reclame maken met behulp van de betreffende specifieke elektronische mails.
4. Naast degenen die in het vorige nummer worden genoemd, organisaties of individuen (alleen degenen die zaken doen) die hun e-mailadres hebben gepubliceerd in overeenstemming met de bepalingen van de ministeriële verordeningen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de Kabinetsverordening.

Specifieke elektronische mails

“Specifieke elektronische mails” zijn e-mails die worden verzonden door afzenders (organisaties of individuen) met een winstoogmerk voor reclame of promotie. De volgende soorten e-mails vallen ook onder “e-mails verzonden voor reclame of promotie”:

• E-mails waarvan het doel van verzending is om te leiden naar een website die probeert te adverteren of te promoten over zakelijke diensten, producten, enz.
• E-mails die proberen te leiden naar een zakelijke website door zich voor te doen als uitnodigingen voor sociale netwerken, kennisgevingen van prijswinnaars, e-mails van vrienden, of contacten van andere leden op lidmaatschapssites.

Echter, de volgende soorten e-mails vallen niet onder “specifieke elektronische mails”:

• E-mails die zakelijke mededelingen bevatten die handelsvoorwaarden aankondigen, kennisgevingen van betalingsverzoeken, en andere kennisgevingen met betrekking tot handelsrelaties die geen reclame of promotie bevatten en niet leiden naar een reclame- of promotiewebsite.
• Eenvoudige seizoensgebonden groeten die geen reclame of promotie bevatten en niet leiden naar een reclame- of promotiewebsite.
• E-mails verzonden door non-profit organisaties zoals politieke organisaties, religieuze organisaties, NPO’s, vakbonden, enz.

Straffen

Als er een overtreding is van de Specifieke Elektronische Mail Wet, kunnen de Minister van Binnenlandse Zaken en de Eerste Minister bevelen geven aan de afzender, zoals een “bevel tot naleving”, “bevel tot verbetering”, of “intrekking van registratie”.

Bovendien, als de afzender informatie vervalst bij het verzenden of niet voldoet aan de verschillende bevelen, kan hij/zij worden gestraft met een gevangenisstraf van maximaal een jaar of een boete van maximaal 1 miljoen yen (in het geval van een rechtspersoon, naast het straffen van de dader, kan de rechtspersoon een boete van maximaal 30 miljoen yen krijgen).

Uitzonderingen op de opt-in regelgeving

Naast het geval waarin de ontvanger toestemming geeft voor het verzenden van specifieke e-mails onder de opt-in regelgeving, is het ook toegestaan om specifieke e-mails te verzenden naar de volgende personen.

Personen die hun e-mailadres schriftelijk hebben verstrekt

Als u een “schriftelijk” document, zoals een visitekaartje, met uw eigen e-mailadres overhandigt, begrijpt u dat er mogelijk e-mails van de andere partij worden verzonden. Daarom kan de andere partij specifieke e-mails verzenden zonder de “toestemming” van de ontvanger.

Bovendien, zelfs als het geen “schriftelijk” document is, is het mogelijk om specifieke e-mails te verzenden zonder de “toestemming” van de ontvanger in het geval van het verstrekken van een e-mailadres via een website of iets dergelijks in de volgende gevallen:

• Als er advertenties worden geplaatst in e-mails over belangrijke zaken zoals “totstandkoming van een contract”, “inhoud van een contract”, “bevestiging van een bestelling”
• Als er advertenties worden geplaatst in een deel van de e-mails, zoals nieuwsbrieven, die worden verzonden met de “toestemming” van de ontvanger
• Als er advertenties worden geplaatst als voorwaarde voor gratis gebruik in gevallen waarin e-mailadressen gratis kunnen worden verkregen, zoals bij gratis e-maildiensten

Let op: online visitekaartuitwisseling wordt niet beschouwd als een “schriftelijk” document en valt dus onder de opt-in regelgeving.

Personen die een zakelijke relatie hebben

Bijvoorbeeld, als een klant die een rekening heeft geopend bij een financiële instelling deze instelling continu gebruikt, wordt aangenomen dat er een zakelijke relatie bestaat tussen de financiële instelling en de klant. In dit geval is er sprake van een uitzondering op de opt-in regelgeving.

Echter, in gevallen zoals een eenmalige aankoop bij een online winkel, kan niet worden gezegd dat er een voortdurende zakelijke relatie bestaat tussen de online winkel en de klant, en valt dit onder de opt-in regelgeving.

Personen die hun eigen e-mailadres hebben gepubliceerd

Het doel van het publiceren van een e-mailadres is om e-mails van derden te ontvangen. Daarom wordt aangenomen dat zelfs het verzenden van specifieke e-mails is toegestaan en wordt dit uitgesloten van de opt-in regelgeving. Echter, als er wordt aangegeven dat de ontvangst van specifieke e-mails wordt geweigerd, valt dit onder de opt-in regelgeving.

Procedure voor Opt-in

Manier om ‘toestemming’ te verkrijgen

Het belangrijkste aspect van de opt-in regelgeving is het verkrijgen van de ‘toestemming’ van de ontvanger voor het verzenden van specifieke e-mails. Om te bepalen of er ‘toestemming’ is gegeven, zijn de volgende vereisten nodig:

• De ontvanger is zich bewust dat er ‘specifieke e-mails’ worden verzonden
• Er is een ‘uiting van instemming’ met betrekking tot dit

Om de verkrijging van ‘toestemming’ duidelijk te maken, is het noodzakelijk om een reactie te krijgen van de ontvanger, zoals een bevestigingsmail.

<Voorbeeld>
“※Deze e-mail is verzonden naar mensen die in het verleden hebben deelgenomen aan onze seminars, die ons vragen hebben gesteld, enz. Als u onze nieuwsbrief met informatie over onze diensten en producten wilt ontvangen, vragen wij u vriendelijk om te reageren op deze e-mail.

Hoe ‘toestemming’ te verkrijgen

Om ‘toestemming’ te verkrijgen, moeten de ontvangers zich bewust zijn van ① de afzender van de e-mail en ② dat er reclame-e-mails worden verzonden. De aanbevolen manieren om dit te tonen zijn als volgt:

• Maak het opvallend door de ‘grootte’ en ‘kleur’ van de tekst
• Plaats de informatie dichtbij de ‘aanmeldknop’
• Laat de checkbox voor ‘Ik wil reclame-e-mails ontvangen’ leeg, zodat de ontvanger zelf het vakje kan aanvinken (standaard uit)
• Als de checkbox voor ‘Ik wil reclame-e-mails ontvangen’ al is aangevinkt (standaard aan), zorg er dan voor dat de ontvanger dit kan herkennen door middel van kleur of onderstreping
• Als er reclame-e-mails worden verzonden van meerdere bedrijven, vermeld dan de ‘industrie’, ‘bedrijfsnaam’, ‘sitenaam’, enz. van elk bedrijf

Daarnaast raden we aan om de ① toestemming voor het verzenden van specifieke e-mails en ② de titel van de specifieke e-mails te tonen op het bevestigingsscherm om te voorkomen dat de ontvanger per ongeluk ‘toestemming’ geeft.

Aanbeveling voor Double Opt-in

Double opt-in betekent dat na het verkrijgen van ‘toestemming’ voor het verzenden van e-mails, een bevestigingsmail zonder reclame-inhoud wordt verzonden naar het e-mailadres van de ontvanger, en de ‘toestemming’ voor het verzenden van specifieke e-mails wordt bevestigd door de reactie van de ontvanger.

Dit wordt aanbevolen als een effectieve methode om het vervalsen van toestemming met iemand anders zijn e-mailadres te voorkomen en om bewijs te leveren van de ‘toestemming’ van de ontvanger.

Is ‘toestemming’ via de telefoon mogelijk?

Wettelijk gezien is er geen beperking op de manier waarop toestemming wordt verkregen, dus het verkrijgen van toestemming via de telefoon is ook geldig. Echter, aangezien het ‘bewaren van bewijs van toestemming’ verplicht is, moet u een registratie bijhouden die de ‘tijd’ en ‘methode’ van het verkrijgen van toestemming aantoont.

Verplichtingen van de nieuwsbriefverzender

Naast het verkrijgen van ‘toestemming’ van de ontvanger, hebben verzenders van specifieke e-mails, zoals nieuwsbrieven, enkele verplichtingen.

Weergave van opt-out en dergelijke

Volgens de Specifieke Elektronische Mail Wet (Japanse Specifieke Elektronische Mail Wet) en de uitvoeringsverordeningen, zijn er weergaveverplichtingen voor specifieke elektronische mails.

• Naam of aanduiding van de verantwoordelijke voor de verzending van de specifieke elektronische mail
• Adres van de verzendingsverantwoordelijke
• Vermelding dat opt-out mogelijk is
• E-mailadres of homepage-adres voor opt-out
• Telefoonnummer, e-mailadres of homepage-adres voor klachten en vragen

<Voorbeeld van een opt-out verklaring>
“U kunt de verzending op elk moment stopzetten via de link onderaan de e-mail.”

<Voorbeeld van een opt-out methode>
“Als u de verzending wilt stopzetten, gelieve dan de onderstaande URL te gebruiken.”
“Hier kunt u de nieuwsbriefservice wijzigen of annuleren”

Bij opt-out is het belangrijk dat de ontvanger de informatie gemakkelijk kan herkennen, bijvoorbeeld door de ‘grootte’, ‘kleur’ en ‘plaatsing’ van de tekst.

Aanbeveling om privacybeleid toe te voegen

We raden aan om voor de ‘contactinformatie’ op uw website bepalingen over de ‘openbaarmaking’, ‘correctie’ en ‘gebruiksstop’ van persoonlijke informatie zoals e-mailadressen van ontvangers toe te voegen aan uw privacybeleid.

<Voorbeeld>
“Ons bedrijf zal, in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Japanse Wet Bescherming Persoonsgegevens), zonder vertraging reageren op verzoeken om openbaarmaking, correctie, toevoeging, verwijdering, stopzetting van gebruik, enz. (hierna ‘openbaarmaking, etc.’ genoemd) van de persoonlijke informatie die we bezitten, nadat we hebben bevestigd dat de persoon die het verzoek doet de betrokkene is.”

Als u meer wilt weten over de ‘aandachtspunten bij het opstellen van een privacybeleid in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens’, kunt u de onderstaande gedetailleerde beschrijving bekijken in combinatie met dit artikel.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Opslaan van ‘bewijs van toestemming’

Onder de opt-in regelgeving is het belangrijk om te bepalen of iets legaal is of niet, dus de Specifieke Elektronische Mail Wet (artikel 3, lid 2) verplicht de opslag van ‘bewijs van toestemming’.

Inhoud van de opslag

De inhoud van de ‘bewijs van toestemming’ opslag is een van de volgende.

• Een record dat de ‘e-mailadres’, ‘tijd’, ‘methode’, enz. van het verkrijgen van toestemming aantoont
• Als toestemming is verkregen via een document, e-mail, website, enz., een record van de standaard delen van de tekst of schermindeling die aan de ontvanger wordt getoond bij het verkrijgen van toestemming

Opslagperiode

De opslagperiode is in principe vastgesteld tot de dag dat een maand is verstreken sinds de verzending van de specifieke elektronische mail is gestopt. Echter, als er een overtreding van de relevante wetten en regelgeving is en er een bevel tot maatregelen is gegeven, kan de opslagperiode veranderen afhankelijk van de laatste verzenddatum, dus wees voorzichtig.

Samenvatting

In dit artikel hebben we gedetailleerd uitgelegd wat ① opt-in regelgeving is, ② uitzonderingen op de opt-in regelgeving, ③ de procedure voor opt-in en ④ de verplichtingen van de verzender van nieuwsbrieven, op basis van de ‘Japanese Specified Electronic Mail Law’ en andere gerelateerde wetten en regelgeving.

In de daadwerkelijke zakelijke omgeving kunnen er gevallen zijn die niet in dit artikel worden behandeld.

In dergelijke gevallen raden we u aan niet zelf te oordelen, maar vooraf te overleggen met een advocaat die over uitgebreide professionele kennis en ervaring beschikt.