Hva er en ansvarsbegrensningsavtale for eksterne styremedlemmer? Prosedyreflyt og viktige punkter ved utarbeidelse av kontrakt

I de senere år, med en rekke selskapskandaler, har det blitt krevd at styret overvåker ledelsen tilstrekkelig, og som en del av dette arbeidet har bruken av eksterne styremedlemmer økt.

I den reviderte japanske selskapsloven, som trådte i kraft 1. mars 2021 (Reiwa 3), ble det obligatorisk for børsnoterte selskaper å ha eksterne styremedlemmer. Derfor har det blitt en stor utfordring for ikke bare børsnoterte selskaper, men også selskaper som sikter mot børsnotering, å sikre eksterne styremedlemmer.

Videre, selv for ikke-børsnoterte selskaper, kan det være et krav å akseptere eksterne styremedlemmer når de mottar investeringer fra for eksempel venturekapital. Når et selskap aksepterer eksterne styremedlemmer på denne måten, er det ofte tilfeller hvor selskapet og styremedlemmet på forhånd inngår en avtale om begrenset ansvar.

I denne artikkelen vil vi derfor forklare hva en avtale om begrenset ansvar er, og hvilke prosedyrer som er nødvendige for å inngå en slik avtale.

Ansvarsbegrensningsavtaler for eksterne styremedlemmer og deres anvendelsesområde

Med økningen av eksterne styremedlemmer, har bruken av ansvarsbegrensningsavtaler også økt.

I henhold til Tokyo Børsens ” Japanske TSE-noterte selskapers Corporate Governance White Paper 2015 ” (side 36), var andelen eksterne styremedlemmer som hadde inngått ansvarsbegrensningsavtaler med selskapet 78,6 % av alle TSE-noterte selskaper i 2014. Dette viser at inngåelse av ansvarsbegrensningsavtaler er i ferd med å bli en etablert praksis.

Her vil vi forklare hva en ansvarsbegrensningsavtale er, og hvilke styremedlemmer som kan inngå slike avtaler.

For mer informasjon om utsendelse av styremedlemmer i investeringsavtaler, se artikkelen nedenfor.

Relatert artikkel: Hva er utsendelsesklausuler for styremedlemmer i investeringsavtaler?[ja]

For en generell gjennomgang av investeringsavtaler med VC-er og lignende, se artikkelen nedenfor.

Relatert artikkel: Hva er driftsklausuler i investeringsavtaler?[ja]

Hva er en avtale om begrenset ansvar for styremedlemmer?

En avtale om begrenset ansvar er en avtale som begrenser ansvaret til et styremedlem til et bestemt beløp dersom styremedlemmet pådrar seg erstatningsansvar.

Avtalen om begrenset ansvar inngås før styremedlemmet faktisk pådrar seg erstatningsansvar. Konkret inngås den vanligvis når styremedlemmet tiltrer sin stilling.

Når det gjelder fritak for ansvar, finnes det også ordninger som tillater fritak gjennom vedtak i generalforsamlingen eller styremøtet, som beskrevet senere. Imidlertid er det uklart om ansvaret virkelig blir fritatt gjennom slike vedtak, og hvor mye fritaket vil være. Derfor kan personer som vurderer å bli eksterne styremedlemmer fortsatt være bekymret for å pådra seg høye erstatningsansvar.

På den annen side kan en avtale om begrenset ansvar begrense ansvaret før erstatningsansvaret oppstår. På denne måten kan man redusere risikoen for å pådra seg høye erstatningsansvar gjennom en avtale om begrenset ansvar, noe som gjør det lettere å rekruttere eksterne styremedlemmer. Økningen i tilfeller der avtaler om begrenset ansvar inngås med eksterne styremedlemmer, kan tilskrives slike forhold.

Det er imidlertid ikke fritt frem å bestemme ansvarsgrensen i en avtale om begrenset ansvar. Den japanske selskapsloven fastsetter at ansvarsgrensen skal være det høyeste av følgende to beløp:

• Beløpet fastsatt i vedtektene
• Minimumsansvarsgrensen fastsatt i den japanske selskapsloven (japansk selskapslov § 425, første ledd)

Den sistnevnte minimumsansvarsgrensen er, for eksterne styremedlemmer, fastsatt til det dobbelte av “godtgjørelsen” (japansk selskapslovens gjennomføringsforskrift § 113).

Ansvarsfritak gjelder ikke for utøvende styremedlemmer

Styremedlemmer som kan inngå ansvarsfritakskontrakter med selskapet, er begrenset til ikke-utøvende styremedlemmer. Derfor kan verken representerende styremedlemmer eller styremedlemmer som er valgt til å utføre forretningsdrift gjennom styrevedtak, inngå ansvarsfritakskontrakter.

Eksterne styremedlemmer velges blant ikke-utøvende styremedlemmer, så det er ingen problemer med at eksterne styremedlemmer inngår ansvarsfritakskontrakter. Imidlertid, hvis et eksternt styremedlem tiltrer som utøvende styremedlem, vil ansvarsfritakskontraktens gyldighet opphøre, så det er viktig å være oppmerksom på dette (japansk selskapslov, artikkel 427, paragraf 2).

Prosedyre for å inngå en avtale om begrenset ansvar

For å inngå en avtale om begrenset ansvar, er det nødvendig å følge de prosedyrene som er fastsatt i den japanske selskapsloven, ikke bare å inngå avtalen. Her forklarer vi prosedyrene som må gjennomføres på forhånd for å inngå en avtale om begrenset ansvar.

Utarbeidelse av vedtekter som tillater inngåelse av ansvarsbegrensningsavtaler

For å inngå en ansvarsbegrensningsavtale, må det være fastsatt i selskapets vedtekter at slike avtaler kan inngås. Derfor må vedtektene først endres for å inkludere bestemmelser om inngåelse av ansvarsbegrensningsavtaler.

Vurdering av om ansvarsgrensen skal fastsettes i vedtektene

Ansvarsgrensen ved inngåelse av en ansvarsbegrensningsavtale vil være enten beløpet fastsatt i vedtektene eller det lovbestemte minimumsansvarsbeløpet, avhengig av hvilket som er høyest. Derfor er det meningsløst å fastsette en ansvarsgrense i vedtektene som er lavere enn det lovbestemte minimumsansvarsbeløpet.

Det er derfor kun meningsfullt å fastsette en ansvarsgrense i vedtektene hvis man ønsker en høyere ansvarsgrense enn det lovbestemte minimumsansvarsbeløpet. Selskapet må derfor vurdere om det i det hele tatt skal fastsette en ansvarsgrense i vedtektene.

Om ansvarsgrensen faktisk fastsettes i vedtektene varierer fra selskap til selskap. Fra aksjonærenes perspektiv, som ønsker å holde styremedlemmer ansvarlige, er det ønskelig å fastsette en høyere ansvarsgrense enn det som er fastsatt i Japansk selskapslov § 425, første ledd (2005).

På den annen side, når investorer sender inn eksterne styremedlemmer, kan det være ønskelig for dem at ansvarsgrensen er lavere, selv om de også er aksjonærer.

Eksempel på bestemmelse når ansvarsgrensen fastsettes i vedtektene

Hvis ansvarsgrensen fastsettes i vedtektene, kan følgende bestemmelse vurderes:

Artikkel ○ (Ansvarsbegrensningsavtale med styremedlemmer)
Selskapet kan, i henhold til Japansk selskapslov § 427, første ledd (2005), inngå en avtale med styremedlemmer (unntatt de som er utøvende styremedlemmer) om å begrense erstatningsansvaret i henhold til Japansk selskapslov § 423, første ledd (2005). Imidlertid skal ansvarsgrensen i henhold til denne avtalen være det høyeste av et forhåndsbestemt beløp på minst ○ yen eller det lovbestemte minimumsansvarsbeløpet.

Eksempel på bestemmelse når ansvarsgrensen ikke fastsettes i vedtektene

Hvis ansvarsgrensen ikke fastsettes i vedtektene, kan følgende bestemmelse vurderes:

Artikkel ○ (Ansvarsbegrensningsavtale med styremedlemmer)
Selskapet kan, i henhold til Japansk selskapslov § 427, første ledd (2005), inngå en avtale med styremedlemmer (unntatt de som er utøvende styremedlemmer) om å begrense erstatningsansvaret i henhold til Japansk selskapslov § 423, første ledd (2005). Imidlertid skal ansvarsgrensen i henhold til denne avtalen være det lovbestemte minimumsansvarsbeløpet.

Revisors samtykke

Når vedtektene skal fastsette en bestemmelse om at det kan inngås en avtale om begrenset ansvar, må endringen av vedtektene godkjennes ved en beslutning på generalforsamlingen.

For selskaper med revisor, må man på forhånd innhente samtykke fra alle revisorene når man fremmer et forslag om en slik vedtektsendring på generalforsamlingen (japansk selskapslov § 427, tredje ledd og § 425, tredje ledd, første punkt). Det er imidlertid ikke nødvendig med en beslutning fra revisjonsutvalget for å fremme dette forslaget, selv om selskapet har et revisjonsutvalg.

Spesialvedtak på generalforsamlingen

Etter å ha fått samtykke fra revisorene om forslaget om å endre vedtektene, må dette forslaget godkjennes ved vedtak på generalforsamlingen.

For å endre vedtektene kreves godkjenning ved spesialvedtak på generalforsamlingen (japansk selskapslov §466 og §309, andre ledd, punkt 11).

Ved spesialvedtak må som hovedregel aksjonærer som har mer enn halvparten av stemmeretten være til stede, og vedtaket må ha støtte fra minst to tredjedeler av de tilstedeværende aksjonærenes stemmerett for å bli vedtatt.

Ved handlinger som innebærer endringer i selskapets grunnlag, som vedtektsendringer, kreves det nøye vurdering, og derfor må vedtaket ha støtte fra minst to tredjedeler av de tilstedeværende aksjonærenes stemmerett.

Endring av registrering

Bestemmelsen om begrenset ansvar i vedtektene blir en registreringssak. Derfor, når en endring i vedtektene godkjennes ved en beslutning fra generalforsamlingen og en bestemmelse om inngåelse av en begrenset ansvarskontrakt legges til vedtektene, må denne bestemmelsen registreres (Japansk selskapslov §911, tredje ledd, nr. 25).

Registreringen må utføres innen to uker etter at endringen i vedtektene trer i kraft (Japansk selskapslov §915, første ledd).

Viktige punkter ved utarbeidelse av avtale om begrenset ansvar

Når man inngår en avtale om begrenset ansvar med en ekstern styremedlem, er det viktig å sørge for at det ikke oppstår uoverensstemmelser mellom bestemmelsene i vedtektene og avtalen, spesielt når det gjelder ansvarsbegrensning.

Spesifikt kan følgende bestemmelser vurderes (Selskap A er et aksjeselskap, og Person B er en ekstern styremedlem):

Artikkel ○ (Begrensning av erstatningsansvar)
Hvis Person B påfører Selskap A skade ved å forsømme sine plikter som styremedlem, og Person B har handlet i god tro og uten grov uaktsomhet, skal Person B være ansvarlig for erstatning til Selskap A opp til det høyeste beløpet fastsatt i Selskap As vedtekter eller minimumsansvarsgrensen fastsatt i artikkel 425, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (2005). Selskap A skal frita Person B for ansvar utover dette beløpet.

Det kan også vurderes å inkludere bestemmelser om at avtalen gjelder for handlinger utført av styremedlemmet i avtaleperioden, selv etter at avtaleperioden er utløpt, samt bestemmelser om begrensninger i henhold til den japanske selskapsloven (2005).

Måter å redusere ansvaret til administrerende direktører

I motsetning til eksterne styremedlemmer, kan administrerende direktører som representerer selskapet, ikke inngå avtaler om begrenset ansvar.

Imidlertid kan ansvaret til slike direktører reduseres gjennom en spesiell beslutning fra generalforsamlingen, innenfor lovens minimumsansvarsgrense (Japansk selskapslov § 425, første ledd).

Videre kan ansvaret reduseres gjennom en beslutning fra styret, innenfor lovens minimumsansvarsgrense (Japansk selskapslov § 426, første ledd). I dette tilfellet må vedtektene spesifisere at ansvaret kan reduseres gjennom en styrebeslutning. Merk at hvis alle aksjonærene samtykker, kan direktørens ansvar frafalles (Japansk selskapslov § 424).

Oppsummering: Kontakt en advokat når du utarbeider en avtale om begrenset ansvar

Ettersom flere selskaper innfører eksterne styremedlemmer, blir bruken av avtaler om begrenset ansvar stadig mer vanlig som en metode for å gjøre det enklere å rekruttere eksterne styremedlemmer. Imidlertid er det mange punkter som må bekreftes på forhånd, som behovet for å spesifisere dette i vedtektene, begrensninger på hvilke styremedlemmer som kan inngå slike avtaler, og beløpsgrenser.

Spesielt hvis man unnlater å følge prosedyrene fastsatt i den japanske selskapsloven, som for eksempel endring av vedtektene, kan det hende at avtalen ikke blir anerkjent som gyldig. Vi anbefaler at de som vurderer å inngå en avtale om begrenset ansvar med eksterne styremedlemmer, konsulterer en advokat med ekspertise innen selskapsrett.

Veiledning om tiltak fra vårt firma

Vårt firma utarbeider og gjennomgår kontrakter for en rekke saker, fra selskaper notert på Tokyo-børsens Prime Market til oppstartsbedrifter. Hvis du har problemer med bedriftsjuss, vennligst se nedenfor.

Relaterte artikler: Kontraktsutarbeidelse og -gjennomgang[ja]