Regnskapsrevisorer i japansk selskapsrett: En omfattende forklaring på deres rolle, myndighet og ansvar

Tilliten til bedrifters finansielle informasjon er fundamentet for sunn økonomisk aktivitet og internasjonal investering og handel. For at investorer og kreditorer skal kunne ta beslutninger med trygghet, er det essensielt at en uavhengig tredjepart garanterer for nøyaktigheten og rettferdigheten i bedriftens finansielle rapporter. I det japanske rettssystemet er det ‘regnskapsrevisoren’ som har denne svært viktige rollen. Regnskapsrevisorsystemet er en offisiell institusjon etablert av den japanske selskapsloven (Companies Act), og er sentral for å sikre transparens og tillit i bedrifters regnskap. Dette systemet er ikke bare en prosedyre for innenlands bruk, men også en viktig indikator som viser at japansk selskapsstyring møter internasjonale standarder. Regnskapsrevisorer er høyt kvalifiserte fagfolk med spesialkompetanse, enten som sertifiserte revisorer eller revisjonsselskaper, og de utfører strenge revisjoner fra sin uavhengige posisjon. Spesielt for store selskaper med betydelig samfunnspåvirkning, er det juridisk pålagt å ha en regnskapsrevisor, noe som reflekterer ideen om at et selskaps økonomiske størrelse øker dets samfunnsmessige ansvar for finansiell rapportering. I denne artikkelen vil vi omfattende forklare regnskapsrevisoren, fra dens juridiske betydning og utnevnelsesprosedyrer til de spesifikke arbeidsoppgavene og det tunge ansvaret, basert på bestemmelser i den japanske selskapsloven og faktiske rettsavgjørelser.

Betydningen og formålet med revisorsystemet i Japan

En revisor i Japan er et organ i et selskap etablert i henhold til den japanske selskapsloven, og dets primære formål er å utføre revisjon av selskapets regnskapsdokumenter. Tanken bak dette systemet er å sikre påliteligheten av finansiell rapportering gjennom revisjon utført av uavhengige eksterne regnskapsspesialister, og dermed beskytte interessentene, inkludert aksjonærer og kreditorer. Når en revisor, som er en tredjepart, objektivt verifiserer den finansielle informasjonen som et selskap har produsert og uttrykker en mening om dens riktighet, oppnår denne informasjonen en betydelig høyere grad av tillit. Dette er en essensiell funksjon for å opprettholde et selskaps sosiale kredibilitet og muliggjøre smidig kapitalanskaffelse fra finansmarkedene.

Den japanske selskapsloven pålegger spesielt ‘store selskaper’ å etablere en revisor. I henhold til artikkel 2, punkt 6 i den japanske selskapsloven, defineres et stort selskap som et selskap med en kapital på over 500 millioner yen i balansen for det siste forretningsåret, eller en samlet gjeld på over 20 milliarder yen. Bak denne bestemmelsen ligger den juridiske tankegangen om at jo større et selskap er, desto større blir dets innvirkning på samfunnet og økonomien. Store selskaper har mange aksjonærer, kreditorer, ansatte og forretningsforbindelser, og selskapets finansielle helse er direkte knyttet til interessene til disse mange interessentene. Derfor krever loven at slike selskaper opprettholder høyere finansiell gjennomsiktighet og pålegger streng overvåkning av eksterne spesialister for å sikre stabiliteten i økonomien som helhet.

Sammenligning av revisorer og revisjonsutvalg under japansk selskapsstyring

For å forstå strukturen i japansk selskapsstyring, er det viktig å klart gjenkjenne forskjellene mellom en revisor og et annet organ kjent som ‘revisjonsutvalg’. Begge har som oppgave å overvåke selskapets funksjoner, men deres roller og myndigheter har fundamentale forskjeller.

Den største forskjellen ligger i revisjonsomfanget. Revisorens oppgaver er, som navnet antyder, begrenset til ‘regnskapsrevisjon’. Det vil si at deres hovedoppgave er å verifisere at regnskapsdokumenter som balanser og resultatregnskap korrekt representerer selskapets finansielle tilstand og driftsresultater. På den annen side inkluderer revisjonsutvalgets revisjonsomfang, som en generell regel, både ‘forretningsrevisjon’ i tillegg til regnskapsrevisjon. Forretningsrevisjon refererer til en bredere aktivitet som overvåker om styrets gjennomføring av sine oppgaver er i samsvar med lover og vedtekter.

I tillegg er kvalifikasjonskravene forskjellige. Kun sertifiserte revisorer eller revisjonsselskaper kan bli revisorer, som strengt er definert i artikkel 337, paragraf 1 i den japanske selskapsloven. Dette skyldes behovet for høy spesialisert kunnskap i regnskapsrevisjon. I motsetning til dette, er det ingen spesifikke profesjonelle kvalifikasjoner som kreves av loven for å bli medlem av et revisjonsutvalg.

Posisjonene deres er også forskjellige. En revisor er en uavhengig ‘ekstern’ spesialist som inngår en revisjonskontrakt med selskapet. I kontrast er et medlem av revisjonsutvalget en ‘intern’ offiser i selskapet, valgt av generalforsamlingen og utfører sine oppgaver uavhengig av styret.

Disse to organene danner et dobbelt tilsynssystem ved å komplementere hverandre. Revisoren, som en ekstern regnskapsekspert, fastslår ‘fakta’ om finansiell informasjons nøyaktighet, mens revisjonsutvalget, som interne styringsansvarlige, verifiserer ‘prosessen’ av styrets forretningsbeslutninger for rimelighet og lovlighet basert på disse fakta. For eksempel, regnskapsmessige uregelmessigheter oppdaget av revisoren rapporteres til revisjonsutvalget, og blir viktig informasjon for revisjonsutvalget for å forfølge styrets ansvar. På denne måten oppnår de sammen en mer effektiv selskapsstyring.

Tabellen nedenfor oppsummerer de viktigste forskjellene mellom revisorer og revisjonsutvalg.

Utnevnelse av revisor i Japan

Prosessen for å utnevne en revisor er detaljert regulert av japansk selskapsrett for å sikre uavhengighet.

Først og fremst er det strenge kvalifikasjonskrav og grunner til diskvalifikasjon for revisorer. Som nevnt tidligere, kan kun sertifiserte revisorer eller revisjonsselskaper bli revisorer. For å unngå situasjoner som kan skade uavhengigheten, forbyr japansk selskapsrett (Artikkel 337, paragraf 3) personer med visse interessekonflikter fra å bli revisorer. For eksempel, de som har vært et datterselskap av selskapet, eller de som mottar kontinuerlig betaling for tjenester utenom revisjonsarbeid fra selskapet eller dets datterselskaper, kan ikke bli revisorer.

Revisorer utnevnes av generalforsamlingen gjennom et ordinært vedtak (japansk selskapsrett, Artikkel 329, paragraf 1). Et viktig poeng her er at det er revisjonsutvalget (eller tilsvarende revisjonsorgan), og ikke styret, som har myndigheten til å bestemme innholdet i forslagene om utnevnelse eller avskjedigelse av revisorer som legges frem for generalforsamlingen. Dette er et svært viktig system for å sikre at revisorene kan utføre strenge revisjoner uten å måtte ta hensyn til ledelsens ønsker, ved å skille myndigheten til å evaluere og kontrollere ansettelse og avskjedigelse av revisorer fra ledelsen. At ledelsen bestemmer lønn og revisjonsutvalget bestemmer personalbeslutninger, er en smart juridisk design for å beskytte revisorenes uavhengighet.

Revisorens mandat varer til slutten av den ordinære generalforsamlingen for det siste regnskapsåret som slutter innen ett år etter utnevnelsen (japansk selskapsrett, Artikkel 338, paragraf 1). Imidlertid, hvis det ikke er truffet noen særskilt beslutning om avskjedigelse eller ikke-gjenvalg på denne ordinære generalforsamlingen, anses revisoren for å være gjenvalgt (japansk selskapsrett, Artikkel 338, paragraf 2). Dette systemet med “antatt gjenvalg” styrker ytterligere revisorens uavhengighet ved å stabilisere deres posisjon og sikre at mandatet fortsetter så lenge det ikke er en aktiv beslutning om avskjedigelse.

Når det gjelder avskjedigelse, er det mulig når som helst ved en beslutning fra generalforsamlingen (japansk selskapsrett, Artikkel 339), men revisjonsutvalget kan avskjedige en revisor med samtykke fra alle medlemmer hvis revisoren har brutt sine yrkesmessige plikter eller har begått en handling som er upassende for en revisor (japansk selskapsrett, Artikkel 340). Dette gir også revisjonsutvalget en sterk myndighet til å opprettholde revisorens uavhengighet og kvaliteten på revisjonen.

Regnskapsrevisors oppgaver og myndighet under japansk lov

For å sikre at en regnskapsrevisor kan utføre sine oppgaver effektivt, gir Japans selskapslov (Companies Act) dem et bredt spekter av oppgaver og myndigheter. Disse myndighetene er hovedsakelig konsentrert i artikkel 396 i den japanske selskapsloven.

En regnskapsrevisors mest sentrale oppgave er å revidere selskapets regnskapsdokumenter, tilhørende detaljerte oppgaver, midlertidige regnskapsdokumenter og konsoliderte regnskapsdokumenter. Etter å ha fullført revisjonen, må de utarbeide en “regnskapsrevisjonsrapport” i samsvar med forskriftene fastsatt av Justisdepartementet (artikkel 396, paragraf 1 i den japanske selskapsloven). Denne regnskapsrevisjonsrapporten blir en pålitelig informasjonskilde for aksjonærer og kreditorer.

For å utføre denne oppgaven har regnskapsrevisoren betydelige undersøkelsesrettigheter. Når det er nødvendig for revisjonen, kan revisoren “når som helst” inspisere og kopiere selskapets regnskapsbøker og relaterte dokumenter. De kan også kreve regnskapsrapporter fra styremedlemmer, regnskapsrådgivere, ledere og andre ansatte (artikkel 396, paragraf 2 i den japanske selskapsloven). Ledelsen har i utgangspunktet mer intern informasjon enn eksterne revisorer. For å overvinne denne informasjonsasymmetrien og sikre at regnskapsrevisoren ikke bare passivt mottar informasjon, men også aktivt samler og verifiserer informasjon, er disse undersøkelsesrettighetene et essensielt verktøy.

Disse undersøkelsesrettighetene strekker seg også til morselskapets datterselskaper. Når det er nødvendig for å utføre sine oppgaver, kan regnskapsrevisoren kreve regnskapsrapporter fra datterselskapene eller undersøke forholdene til deres virksomhet og eiendeler (artikkel 396, paragraf 3 i den japanske selskapsloven). Datterselskapene kan imidlertid nekte å rapportere eller tillate undersøkelser hvis det finnes “gyldige grunner” for å gjøre det (artikkel 396, paragraf 4 i den japanske selskapsloven).

I tillegg har regnskapsrevisoren en viktig rapporteringsplikt. Hvis de under utførelsen av sine oppgaver oppdager handlinger av uregelmessigheter i styremedlemmenes utførelse av sine plikter, eller alvorlige fakta som strider mot lover eller vedtekter, må de umiddelbart rapportere dette til revisjonsutvalget (eller tilsvarende revisjonsorgan) (artikkel 397 i den japanske selskapsloven). Dette sikrer at problemer oppdaget av regnskapsrevisoren ikke bare blir dokumentert i rapporter, men også raskt kommunisert til selskapets tilsynsorganer, slik at korrigerende tiltak kan iverksettes.

Regnskapsrevisorers plikter og juridiske ansvar i Japan

Regnskapsrevisorer i Japan bærer tunge juridiske plikter og ansvar som følger med deres betydelige autoritet. Disse pliktene og ansvarene krever høy etisk standard og omhyggelighet fra revisorene som profesjonelle eksperter, og fungerer som en viktig disiplin for å sikre kvaliteten på revisjonen.

Den mest grunnleggende plikten en regnskapsrevisor har, er “plikten til å utvise aktsomhet som en god forvalter” (aktsomhetsplikten). Dette stammer fra at forholdet mellom selskapet og regnskapsrevisoren er et oppdragsforhold i henhold til artikkel 330 i den japanske selskapsloven, og bestemmelsene i artikkel 644 i den japanske sivilloven anvendes tilsvarende. Aktsomhetsplikten betyr at regnskapsrevisoren har en plikt til å utføre sine oppgaver med den grad av oppmerksomhet som objektivt kan forventes ut fra revisorens profesjonelle status og kompetanse. Om revisorens handlinger oppfyller denne standarden, vil være kriteriet for å bedømme ansvaret som diskuteres senere.

Hvis denne plikten forsømmes, er regnskapsrevisoren først og fremst ansvarlig overfor selskapet. Artikkel 423, paragraf 1 i den japanske selskapsloven fastsetter at hvis en regnskapsrevisor forsømmer sine oppgaver og dette fører til skade for selskapet, er revisoren ansvarlig for å erstatte skaden til selskapet. Dette er et direkte ansvar for forsømmelse av profesjonelle oppgaver.

I tillegg kan regnskapsrevisoren også være ansvarlig overfor tredjeparter, som aksjonærer og kreditorer, som har foretatt transaksjoner basert på tillit til revisjonsrapporten. Dette ansvaret overfor tredjeparter er fastsatt i artikkel 429 i den japanske selskapsloven og har en totrinns struktur. For det første, hvis regnskapsrevisoren utfører sine oppgaver med “ond hensikt eller grov uaktsomhet”, er revisoren ansvarlig for å erstatte skaden som tredjeparten har lidt (artikkel 429, paragraf 1 i den japanske selskapsloven). Kravet om “grov uaktsomhet” er satt høyt fordi revisjon innebærer faglige vurderinger, og for å unngå å pålegge revisorer ubegrenset ansvar for enkle feil, slik at de kan utføre sine oppgaver uten frykt for represalier.

For det andre, hvis det er “falske opplysninger” om vesentlige forhold som burde vært inkludert i revisjonsrapporten, blir ansvaret strengere. I dette tilfellet kan regnskapsrevisoren ikke unngå ansvar for skade overfor tredjeparter med mindre revisoren “beviser” at han eller hun ikke var uaktsom i sin handling, det vil si at det ikke forelå noen feil (artikkel 429, paragraf 2, punkt 4 i den japanske selskapsloven). Dette kalles en omvendt bevisbyrde og reflekterer lovens intensjon om å pålegge et særlig tungt ansvar for innholdet i revisjonsrapporten, som er det endelige produktet som offentliggjøres på markedet. Denne totrinns ansvarsstrukturen er basert på en sofistikert juridisk balanse som forsøker å forene beskyttelsen av tredjeparter med å unngå overdreven belastning på revisorene.

Rettsavgjørelser som utfordrer ansvaret til regnskapsrevisorer i Japan

For å forstå hvordan abstrakte juridiske bestemmelser om regnskapsrevisorers ansvar tolkes og anvendes i faktiske tvister, er det nyttig å se på konkrete rettsavgjørelser. Japanske domstoler har en tendens til å øke kravene til regnskapsrevisorers aktsomhetsplikt i takt med tiden.

En banebrytende avgjørelse om selskapets ansvar ble gitt av Japans høyesterett den 19. juli 2021 (2021). I denne saken ble ansvaret til en revisor som utførte begrenset revisjon utfordret, men domstolens logikk er også relevant for regnskapsrevisorer. En ansatt i selskapet hadde over mange år underslått innskudd og skjult uregelmessighetene ved å levere forfalskede kopier av bankens saldoattester. Lavere rettsinstanser hadde avvist revisorens ansvar ved å konkludere med at det var tilstrekkelig å bekrefte at de innsendte dokumentene stemte overens med regnskapsbøkene. Imidlertid omgjorde høyesterett denne avgjørelsen og uttalte at “revisoren ikke kan anta at innholdet i regnskapsbøkene er korrekt som en selvfølge og utføre revisjon av regnskapsdokumenter på dette grunnlaget”. Videre, når viktige bevis som saldoattester blir levert som kopier, og det er omstendigheter som vekker tvil om deres pålitelighet, har revisoren en plikt til å utføre en mer grundig undersøkelse, som å kreve originaldokumenter. Denne avgjørelsen er viktig fordi den klart viser at regnskapsrevisorer ikke bare skal følge formelle prosedyrer, men også utøve profesjonell skepsis og utføre substansiell verifisering som en del av en høyere standard for aktsomhetsplikt.

Når det gjelder ansvar overfor tredjeparter, finnes det to kontrasterende rettsavgjørelser. Den ene er Kimuraya-saken (Tokyo District Court, 28. november 2007). I denne saken hadde selskapet utført en omfattende oppblåsing av lagerbeholdningen gjennom sofistikerte metoder, men regnskapsrevisoren hadde fulgt anerkjente revisjonsstandarder og gjennomført en strengere revisjon etter å ha vurdert risikoen som høy. Retten avviste revisorens ansvar ved å konkludere med at selv om revisoren hadde oppfylt sin aktsomhetsplikt som fagperson, var det vanskelig å oppdage den sofistikerte svindelen, og revisoren kunne derfor ikke holdes ansvarlig for at de ikke hadde avdekket den. Denne avgjørelsen viste at overholdelse av revisjonsstandarder kan fungere som en “trygg havn” for regnskapsrevisorer.

Den andre er Livedoor-saken (Tokyo District Court, 21. mai 2009), som fikk stor offentlig oppmerksomhet. Også i denne saken ble det utført omfattende oppblåsing av regnskapet, og regnskapsrevisoren hadde uttrykt en passende mening. Men i denne saken var det bevis som tydet på at regnskapsrevisoren var klar over selskapets uregelmessige regnskapsføring, eller i det minste hadde oversett det med vilje. Retten dømte revisjonsfirmaet til å være erstatningsansvarlig for skaden påført investorene. Den avgjørende forskjellen fra Kimuraya-saken var mangelen på uavhengighet og integritet hos regnskapsrevisoren. Denne avgjørelsen viser at selv en formell forsvarslinje om å følge revisjonsstandarder er maktesløs når det er bevis for involvering i eller ondsinnet oversettelse av svindel.

Disse rettsavgjørelsene indikerer en utvikling i domstolenes standarder for regnskapsrevisorers ansvar, fra en ren “overholdelse av prosedyrer” til “utøvelse av substansiell profesjonell skepsis”. Regnskapsrevisorer er juridisk forpliktet til ikke bare å følge regelboken, men også til å være proaktive og kontinuerlig kritiske for å ikke overse tegn på svindel.

Oppsummering

Som beskrevet i denne artikkelen, er regnskapsrevisorer en uunnværlig institusjon for å sikre påliteligheten av finansiell rapportering i henhold til Japans selskapslov. De strenge kvalifikasjonskravene, utnevnelsen av aksjonærforsamlingen og tilsynet fra revisjonsutvalget er designet for å garantere deres uavhengighet. Videre fungerer deres omfattende undersøkelsesrettigheter som et verktøy for å effektivt utføre sine oppgaver, mens plikten til å utvise forsvarlig omhu og de tunge juridiske ansvarene overfor selskapet og tredjeparter fungerer som en disiplin for å sikre kvaliteten på deres arbeid. Regnskapsrevisorsystemet er en grunnstein for å støtte transparens og rettferdighet i det japanske markedet og danner grunnlaget for tillit fra investorer både nasjonalt og internasjonalt.

Vår advokatfirma Monolis har en lang historie med å tilby rikelig med råd og støtte til et stort antall klienter i Japan om komplekse juridiske spørsmål knyttet til utnevnelse, oppgaver, myndigheter og ansvar av regnskapsrevisorer. Vårt firma har flere medlemmer som er kvalifiserte utenlandske advokater og som snakker engelsk, og som kombinerer dyp spesialkunnskap om japansk selskapsrett med internasjonal praktisk erfaring. Ved å utnytte denne unike styrken, står vi klare til å hjelpe utenlandske selskaper og investorer med å forstå og håndtere viktige aspekter av bedriftsstyring i det japanske forretningsmiljøet på en nøyaktig og hensiktsmessig måte.