Hva er bedriftsreglene som bør revurderes når man godtar et system for deltidsarbeid?

Tidligere var det vanlig at selskaper i Japan forbød ansatte å ha en bi-jobb. Imidlertid, på grunn av påvirkninger som “Arbeidsreform” (Jobbendringsreform), blir bi-jobber nå gradvis tillatt, inkludert i store selskaper. Det ble også diskutert da “Modell Arbeidsregler”, publisert av det japanske Helse-, Arbeids- og Velferdsdepartementet i 2018 (Heisei 30), fjernet forbudet mot bi-jobber. I disse dager, med avslapping av restriksjoner på bi-jobber, vil vi forklare poengene med arbeidsregler for å unngå problemer når du tillater ansatte å ha en bi-jobb.

Forbud mot biarbeid i arbeidsreglene

I lang tid etter krigen, har det vært en tradisjon i japanske selskaper å opprettholde ansettelsen av ansatte gjennom praksis som senioritet, livslang ansettelse og obligatorisk pensjonering. På samme tid, har det vært forbudt for ansatte å ha biarbeid utenfor deres primære arbeidsplass.

Nedenfor vil vi forklare om forbudet mot biarbeid som tradisjonelt har vært fastsatt i arbeidsreglene.

Hva er en bestemmelse om forbud mot deltidsarbeid

En bestemmelse om forbud mot deltidsarbeid er en regel i arbeidsreglementet som forbyr ansatte å ha en deltidsjobb.

Innholdet i forbudet mot deltidsarbeid kan variere, fra å forby all arbeid utenfor selskapet, til å kreve godkjenning fra styret selv om det er tillatt, noe som i praksis gjør deltidsarbeid forbudt ved å sette høye krav til tillatelse.

Imidlertid, så lenge deltidsarbeid utføres utenfor arbeidstiden i selskapet, bør det i utgangspunktet være opp til den ansatte hvordan de bruker sin private tid, og deltidsarbeid bør være fritt tillatt.

Derfor, selv om det er en bestemmelse om forbud mot deltidsarbeid i arbeidsreglementet, betyr det ikke at det er mulig å fullstendig forby ansattes deltidsarbeid. Faktisk er det flere rettsavgjørelser som har avvist gyldigheten av en bestemmelse om forbud mot deltidsarbeid i tilfeller der det ikke er noen rasjonell grunn til å forby deltidsarbeid.

Hva er en bi-jobb?

En “bi-jobb”, som er gjenstand for forbud mot bi-jobber, refererer til arbeid som utføres i tillegg til hovedjobben. For eksempel, å jobbe deltid på en nærbutikk om kvelden etter endt arbeidstid i hovedjobben, eller å hjelpe kontinuerlig med arbeidet i en venns firma og motta betaling for det, regnes generelt som en bi-jobb.

Derimot, investeringer er vanligvis ikke gjenstand for forbud mot bi-jobber fordi de er forskjellige fra virksomhet. Bi-jobber som er gjenstand for forbud mot bi-jobber, er begrenset til handlinger som gir inntekt gjennom arbeid. For eksempel, aksjeinvesteringer og eiendomsinvesteringer er inntekt uten arbeid, og er derfor ikke ansett som gjenstand for forbud mot bi-jobber.

Årsaker til at selskaper har forbudt deltidsarbeid

Hovedårsakene til at japanske selskaper tidligere har forbudt deltidsarbeid kan oppsummeres som følger:

• Det er en risiko for at hovedjobben blir forsømt på grunn av tretthet fra deltidsarbeid utenom arbeidstiden
• Det er en risiko for at bedriftshemmeligheter fra hovedjobben lekker ut

Som nevnt tidligere, hvis det blir en rettssak om gyldigheten av et selskaps forbud mot deltidsarbeid, vil det avgjørende punktet være om det er en rasjonell grunn til forbudet. Hvis årsakene nevnt ovenfor blir anerkjent som formålet med forbudet mot deltidsarbeid, vil det være lettere for retten å anerkjenne gyldigheten av forbudet.

Hovedjobben blir forsømt på grunn av deltidsarbeid

For eksempel, hvis du jobber deltid til sent på kvelden etter arbeidstid, vil du ikke kunne få nok hvile før arbeidstiden starter. Som et resultat, er det fullt mulig at du kan komme for sent til jobb eller ikke yte tilstrekkelig på grunn av søvnmangel.

Risiko for lekkasje av bedriftshemmeligheter fra hovedjobben

Lekkasje av bedriftshemmeligheter fra hovedjobben er et svært alvorlig problem for selskapet. Hvis deltidsarbeidet er i en nærbutikk eller lignende, er det ikke sannsynlig at bedriftshemmeligheter vil lekke ut.

Derimot, i tilfeller der du hjelper en venns selskap, og selskapets virksomhet konkurrerer med hovedjobben, er det risiko for lekkasje av informasjon, som kundelister eller informasjon om nye prosjekter.

For mer informasjon om håndtering av bedriftshemmeligheter, se følgende artikkel:

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

For mer informasjon om jobbskifte til konkurrerende selskaper etter oppsigelse, se følgende artikkel:

https://monolith.law/corporate/effectiveness-of-the-prohibition-on-changing-jobs-of-other-companies[ja]

Fordelene ved å tillate deltidsarbeid

Tidligere har japanske selskaper forbudt deltidsarbeid på grunn av de nevnte ulempene. Imidlertid har denne typen ansattstyring blitt tillatt fordi selskapene selv har garantert livslang ansettelse og tatt hensyn til at ansatte ikke trenger å jobbe deltid for å klare seg økonomisk frem til pensjonsalder.

Men i de senere årene har arbeidsmobiliteten økt, og tradisjonelle ansettelsespraksiser som livslang ansettelse er i ferd med å bryte sammen.

Mot denne bakgrunnen har regjeringen endret kurs for å fremme deltidsarbeid som en del av “arbeidsreformen”, og det er begynt å bli en bevegelse for å tillate deltidsarbeid, spesielt i progressive selskaper som IT-selskaper.

En av grunnene til at flere og flere selskaper tillater deltidsarbeid er at fordelene ved å tillate deltidsarbeid blir mer anerkjent, som følgende:

• Man kan tilegne seg ferdigheter som man ikke kan få i hovedjobben gjennom deltidsarbeid
• Det kan forhindre utstrømning av dyktige medarbeidere

Tilegne seg ferdigheter som man ikke kan få i hovedjobben gjennom deltidsarbeid

Arbeidsinnholdet i hovedjobben er vanligvis begrenset til en viss grad, så det er alltid oppgaver som man ikke kan oppleve i hovedjobben. Hittil har det eneste alternativet for ansatte som ønsker å lære nye ferdigheter vært selvstudium.

Men det er mer ønskelig å tilegne seg IT-relaterte ferdigheter gjennom faktisk arbeidserfaring enn gjennom selvstudium med bøker eller på nettet.

I slike tilfeller kan det være fordelaktig å tillate ansatte å jobbe deltid, slik at de kan tilegne seg kunnskap og ferdigheter som de ikke kan få i hovedjobben. Dette vil ikke bare tilfredsstille ambisiøse ansatte, men også tillate hovedselskapet å dra nytte av ferdighetene som er oppnådd gjennom deltidsarbeid.

I tillegg kan det forventes at ansatte vil bli stimulert og bidra til innovasjon i hovedjobben ved å bli eksponert for kulturen i et annet selskap som er forskjellig fra hovedjobben.

Forhindre utstrømning av dyktige medarbeidere

I IT-selskaper er det svært viktig å sikre dyktige medarbeidere. Som nevnt ovenfor, har dyktige medarbeidere en tendens til å være ambisiøse og ønsker å lære nye ferdigheter. Hvis deltidsarbeid er tillatt, kan dyktige medarbeidere velge å jobbe i andre selskaper for å forbedre sine ferdigheter uten å måtte forlate selskapet.

Derfor kan tillatelse av deltidsarbeid bidra til å unngå situasjoner der dyktige medarbeidere er tvunget til å si opp jobben sin.

Punkter å vurdere når du tillater deltidsarbeid i arbeidsreglene

Selv når du tillater deltidsarbeid, er det nødvendig å etablere visse regler i arbeidsreglene. Derfor vil jeg forklare punktene å vurdere når du tillater deltidsarbeid i arbeidsreglene.

Bestemmelser om deltidsarbeid i arbeidsreglene

Som nevnt tidligere, hvis det ikke er noen bestemmelser om forbud mot deltidsarbeid i arbeidsreglene, vil deltidsarbeid i utgangspunktet være tillatt. Imidlertid, som vi har sett tidligere, kan ansattes deltidsarbeid utgjøre en viss risiko for hovedarbeidsgiveren, som lekkasje av bedriftshemmeligheter.

Derfor er det ønskelig å etablere regler for deltidsarbeid i arbeidsreglene for å tillate deltidsarbeid for ansatte samtidig som du unngår risiko for selskapet.

Et eksempel på bestemmelser om deltidsarbeid i arbeidsreglene er følgende modellklausul publisert av det japanske arbeidsdepartementet.

Artikkel 68 (Deltidsarbeid / Dobbeltarbeid)

1. Arbeidstakere kan arbeide for andre selskaper osv. utenfor arbeidstiden.

2. Arbeidstakere skal, før de begynner å arbeide som nevnt i forrige ledd, gi selskapet forhåndsvarsel som fastsatt.

3. Selskapet kan forby eller begrense arbeid som nevnt i første ledd i følgende tilfeller:

① Hvis det er hindringer for å tilby arbeidskraft

② Hvis bedriftshemmeligheter lekker ut

③ Hvis det er handlinger som skader selskapets ære eller tillit, eller ødelegger tillitsforholdet

④ Hvis konkurranse skader selskapets fortjeneste

Som nevnt i modellklausulens andre ledd, er det vanlig å tillate deltidsarbeid ved å innføre et forhåndsvarslingsystem.

Hvis du adopterer et varslingsystem, kan ansatte utføre deltidsarbeid så lenge de gir beskjed, og hovedarbeidsgiveren kan ikke bestemme om deltidsarbeid er tillatt eller ikke, med mindre det er en bestemt grunn som er fastsatt på forhånd, som nevnt i modellklausulens tredje ledd.

Dermed er et varslingsystem vesentlig forskjellig fra et tillatelsessystem, hvor hovedarbeidsgiveren kan bestemme om deltidsarbeid er tillatt eller ikke, og et varslingsystem er mer i tråd med hensikten med å tillate deltidsarbeid.

Derfor, hvis du adopterer et varslingsystem, må du klart definere tilfellene der deltidsarbeid ikke er tillatt, som i modellklausulens tredje ledd. Hvis det ikke er slike bestemmelser, vil det ikke være lett å få ansatte til å slutte med deltidsarbeid når de har meldt fra om det.

Håndtering av arbeidstid

En utfordring når du tillater deltidsarbeid er håndtering av ansattes arbeidstid. Ifølge den japanske arbeidsstandardloven, hvis den totale tiden for hovedarbeid og deltidsarbeid overstiger den lovlige arbeidstiden, må du betale overtid.

Den som skal betale overtid er vanligvis den som inngår en arbeidskontrakt eller lignende med arbeidstakeren etterpå, så det er ofte deltidsarbeidsgiveren som skal bære kostnadene. Imidlertid, hvis hovedarbeidsgiveren beordrer overtid mens de er klar over at overtid vil oppstå på grunn av summen av arbeidstiden for hovedarbeid og deltidsarbeid, vil hovedarbeidsgiveren være ansvarlig for å betale overtid.

Uansett, som hovedarbeidsgiver, er det nødvendig å forstå og håndtere arbeidstiden for deltidsarbeid.

Oppsummering

Etter at regjeringen har kunngjort sin politikk for å tillate deltidsarbeid, forventes det at antall selskaper som tillater deltidsarbeid vil øke. Imidlertid er mange av de nåværende arbeidslovene i Japan (Japanske arbeidslover) laget med forutsetningen om at man ikke skal ha deltidsarbeid, så det vil være betydelig arbeid involvert i arbeidsstyringsprosessen, inkludert styring av arbeidstid, hvis deltidsarbeid faktisk blir tillatt.

Derfor, når man vurderer å tillate deltidsarbeid, er det nødvendig å ikke bare fastsette arbeidsregler, men også å ordentlig etablere et system for arbeidsstyring.