Viktige sjekkpunkter for å unngå problemer i grunnleggende avtaler om annonsetransaksjoner

Med fremveksten av internett har metodene for reklame blitt mangfoldige, og innholdet i kontrakter knyttet til reklamehandel må nå tilpasses de spesifikke egenskapene til hvert medium, som “magasinreklame”, “nettreklame” og “TV-reklame”.

Likevel forblir det en form for oppdragskontrakt der den som har fått oppdraget utfører reklamearbeidet, og oppdragsgiveren betaler honorar for dette.

Når man kontinuerlig bestiller tjenester, er det vanlig å bruke en to-trinns kontraktsprosess med en grunnleggende kontrakt som fastsetter de grunnleggende handelsbetingelsene, og individuelle kontrakter som fastsetter innholdet i de spesifikke transaksjonene. Men hvis den grunnleggende kontrakten er mangelfull eller ufullstendig, kan det føre til problemer.

Derfor vil vi denne gangen forklare i detalj de viktige punktene for å unngå unødvendige problemer i forbindelse med “grunnleggende reklamehandelskontrakt” som er mest kritisk ved kontinuerlig reklamehandel.

Grunnleggende Avtalens Rolle

En grunnleggende avtale er en kontrakt som inngås på forhånd for å diskutere og fastsette grunnleggende forhold som “avtalens omfang”, “betalingsbetingelser” og “erstatningsansvar” når lignende transaksjoner gjentas med en bestemt motpart i fremtiden.

Ved hver enkelt transaksjon inngås en enkel individuell avtale som fastsetter forhold som “arbeidets innhold”, “honorar” og “leveringsfrist” som ikke er fastsatt i den grunnleggende avtalen.

Ved å fastsette disse forholdene i den grunnleggende avtalen, kan man ved individuelle transaksjoner nøye seg med å diskutere kun arbeidsrelaterte forhold, noe som gir fordelen av å kunne gjennomføre hver enkelt transaksjon smidigere.

La oss i neste avsnitt forklare de viktige sjekkpunktene i en grunnleggende avtale for reklamehandel ved hjelp av generelle klausuler.

Bestemmelser om oppdragsarbeid

Artikkel ◯ (Definisjoner)
I denne avtalen refererer reklame- og markedsføringstransaksjoner til at Part A ber Part B om å utføre følgende oppgaver (heretter kalt “oppdraget”) relatert til reklame og markedsføring av Part As produkter og tjenester, og betaler Part B for dette.

1. Planlegging og utforming av reklame- og markedsføringsstrategier
2. Valg av reklameplattformer (inkludert internettannonsering og andre elektroniske medier)
3. Administrasjon av annonsepublisering
4. Alle oppgaver som Part A bestiller fra Part B i forbindelse med de ovennevnte punktene

Her defineres innholdet i “reklame- og markedsføringstransaksjoner” som utgjør grunnlaget for hovedavtalen.

Men hvis oppgaver som “design” eller “produksjon” er inkludert i de tilknyttede oppgavene som er spesifisert i punkt 4, må disse spesifiseres separat som “design og produksjon av reklame” i oppdraget.

Årsaken til dette er at ulike rettigheter ofte oppstår i forbindelse med produksjonsarbeid, og det er nødvendig med bestemmelser om håndtering av “resultater” som skapes i produksjonsprosessen, samt om eierskap av “intellektuelle eiendomsrettigheter” som patentrettigheter, designrettigheter og opphavsrettigheter.

Samtidig er det også nødvendig med separate bestemmelser om “inspeksjon og godkjenning” av produksjonsarbeidet.

Bestemmelser om forholdet mellom grunnavtale og individuelle avtaler

Artikkel ◯ (Denne avtalen og individuelle avtaler)
⒈ Bestemmelsene i denne avtalen gjelder for alle individuelle avtaler (heretter kalt “individuelle avtaler”) som inngås mellom partene for hver bestilling i forbindelse med reklame- og markedsføringstransaksjoner.
2. Til tross for bestemmelsene i forrige punkt, skal den individuelle avtalen ha forrang dersom en individuell avtale som avviker fra denne avtalen inngås mellom partene.

Denne bestemmelsen klargjør forholdet mellom “grunnavtalen” og “individuelle avtaler”, og fastsetter prioriteringsrekkefølgen i tilfelle det er motstridende bestemmelser mellom de to avtalene.

Selv om det er fastsatt at individuelle avtaler skal ha forrang, kan det være tryggere å prioritere grunnavtalen, som er nøye gjennomgått og utarbeidet av advokater, fremfor individuelle avtaler som ofte inngås på ansvarsnivå.

Hvis det ikke finnes en prioritetsbestemmelse, kan det hevdes at den individuelle avtalen som inngås senere har forrang, men uten en klar bestemmelse om prioritet kan det ikke sies hvilken som har forrang.

Derfor er det viktig å inkludere denne bestemmelsen for å unngå potensielle konflikter mellom partene.

Bestemmelser om individuelle kontrakter

Artikkel ◯ (Inngåelse av individuelle kontrakter)
⒈ En individuell kontrakt inngås når Part A sender en bestillingsskjema til Part B som inneholder nødvendige detaljer som bestillingsdato, arbeidsbeskrivelse, mengde, vederlag og utførelsestidspunkt, og Part B sender en bekreftelse tilbake til Part A, som deretter mottar denne bekreftelsen.
⒉ Bestillingsskjemaet og bekreftelsen nevnt i forrige avsnitt kan erstattes med e-post eller faks.

I individuelle kontrakter er det viktig å tydeliggjøre innholdet i arbeidsoppdraget og når den individuelle kontrakten inngås. For å sikre at ingen nødvendige elementer for oppdrags- eller mottakskontrakter mangler, er det lurt for Part A og Part B å på forhånd bli enige om formatet for bestillingsskjemaer og bekreftelser.

Det er ett problem med eksempelet ovenfor. Det er at det ikke er satt en svarfrist for bestillingsskjemaet. Hvis dette ikke er spesifisert, kan det bli uklart hvem som er ansvarlig hvis Part B ikke kan oppfylle bestillingen innen den ønskede utførelsestiden fra Part A.

Derfor kan det være en god idé å legge til følgende bestemmelse på slutten av første avsnitt for å tydeliggjøre svarfristen:

“Hvis Part B ikke svarer Part A innen ○○ virkedager etter at bestillingsskjemaet er sendt, anses den individuelle kontrakten for å være inngått.”

Bestemmelser om videredelegering av oppgaver

Artikkel ◯ (Videredelegering)
⒈ Part B kan videredelegere hele eller deler av oppgavene i henhold til denne avtalen eller individuelle avtaler til en tredjepart uten forhåndssamtykke fra Part A.
⒉ Når Part B videredelegerer i henhold til forrige punkt, skal Part B sørge for at den aktuelle tredjeparten overholder de samme forpliktelsene som fastsatt i denne avtalen og individuelle avtaler. Det skal bemerkes at selv om Part B videredelegerer, fritas ikke Part B fra sitt ansvar i henhold til denne avtalen og individuelle avtaler.

Et viktig punkt ved videredelegering er om det kreves forhåndssamtykke fra Part A. I eksempelet ovenfor er forhåndssamtykke ikke nødvendig, men avhengig av oppgavenes art kan det være aktuelt å kreve forhåndssamtykke.

Et annet viktig punkt er at det er fastsatt at tredjeparten skal overholde de samme forpliktelsene som Part B i henhold til denne avtalen og individuelle avtaler. Dette er imidlertid en avtale mellom Part A og Part B, og Part A kan ikke kreve erstatning fra tredjeparten for kontraktsbrudd.

For å unngå slike risikoer, kan man

“Part B skal være ansvarlig for alle handlinger utført av tredjeparten”

legge til denne bestemmelsen på slutten av første punkt.

Bestemmelser om konfidensialitet

Artikkel ◯ (Konfidensialitet)
⒈ Partene skal ikke bruke informasjon som er blitt avslørt under denne avtalen eller individuelle avtaler, og som er uttrykkelig merket som konfidensiell (heretter kalt “konfidensiell informasjon”), til andre formål enn de som er angitt i denne avtalen eller individuelle avtaler. Videre skal partene ikke avsløre eller lekke slik informasjon til tredjeparter uten skriftlig forhåndssamtykke fra den andre parten.

Det viktigste i en konfidensialitetsklausul er å spesifisere hva som anses som konfidensielt. I ovennevnte tekst er dette definert som “informasjon som er uttrykkelig merket som konfidensiell”. Imidlertid er det vanskelig å bevise brudd på konfidensialitetsplikten når informasjonen er blitt avslørt muntlig eller på en skjerm, da dette ikke etterlater bevis.

For å spesifisere konfidensiell informasjon som ikke etterlater bevis, som muntlig informasjon, kan følgende formulering legges til som et supplement:

“Informasjon som er blitt avslørt muntlig eller på en skjerm, og som ved avsløringen er blitt merket som konfidensiell, og som innen ○ dager er blitt bekreftet skriftlig som konfidensiell informasjon med innholdet spesifisert til den andre parten.”

For mer informasjon om konfidensialitetsklausuler, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Bestemmelser om gyldighetsperiode og fornyelse

Artikkel ◯ (Gyldighetsperiode)
⒈ Denne avtalen er gyldig fra og med ○○ år ○○ måned ○○ dag til og med ○○ år ○○ måned ○○ dag. Med mindre en av partene gir beskjed om at avtalen ikke skal fornyes minst tre måneder før utløpsdatoen, vil avtalen automatisk bli forlenget med ett år, og deretter på samme måte.
⒉ Selv om denne avtalen avsluttes, vil de individuelle avtalene som ble inngått i løpet av gyldighetsperioden fortsatt være underlagt bestemmelsene i denne avtalen.

Hovedpoenget i bestemmelsene om gyldighetsperiode er om avtalen fornyes automatisk eller ikke, og om metoden for å avslutte en automatisk fornyelse er klart definert.

I det ovennevnte tilfellet kan det oppstå problemer fordi metoden for å gi beskjed om at avtalen ikke skal fornyes ikke er spesifisert.

Derfor kan det være lurt å spesifisere at beskjeden skal gis skriftlig eller via e-post, for å unngå problemer med å bevise at beskjeden ble gitt minst tre måneder før utløpsdatoen.

Videre kan det være tilfeller hvor det er fordelaktig å opprettholde bestemmelser om konfidensialitet og erstatningsansvar selv etter at avtaleperioden er utløpt.

I slike tilfeller kan man, i tillegg til å inkludere slike bestemmelser i individuelle klausuler som i eksempelet, også vurdere å opprette en egen “overlevelsesklausul” som samler alle relevante bestemmelser.

Bestemmelser om erstatning

Artikkel ◯ (Erstatning)
Part B skal erstatte Part A for faktisk oppstått, vanlig og direkte skade som følge av manglende oppfyllelse eller oppfyllelse av de tjenester som er fastsatt i denne avtalen og individuelle avtaler. Erstatningsbeløpet skal imidlertid ikke overstige det beløpet Part A har betalt til Part B for de aktuelle tjenestene.

Erstatningsbestemmelser må alltid inkluderes, men hvis det er en mulighet for at begge parter kan lide skade avhengig av avtalens innhold, er det nødvendig å fastsette erstatningsplikter for begge parter.

Eksempelet ovenfor fastsetter kun Part Bs erstatningsplikt overfor Part A, men for bestemmelser som pålegger begge parter plikter, som den tidligere nevnte “konfidensialitetsplikten”, kan det også være en mulighet for at Part B lider skade som følge av brudd på denne avtalen.

Som en løsning kan det være lurt å fastsette erstatningsplikter for både Part A og Part B ved brudd på denne avtalen og individuelle avtaler i første ledd, og deretter fastsette Part Bs erstatningsplikt overfor Part A som i eksempelet i andre ledd. Imidlertid, som det står i bestemmelsen ovenfor, er omfanget av Part Bs erstatningsansvar for bredt, så det kan være hensiktsmessig å legge til en utfyllende bestemmelse om unntak som følger:

“Dette gjelder imidlertid ikke hvis det foreligger forsett eller grov uaktsomhet fra Part Bs side.”

Skattebehandling av grunnleggende avtaler og individuelle avtaler

Det er viktig å merke seg at grunnleggende avtaler og individuelle avtaler behandles forskjellig under den japanske stempelavgiftsloven.

For grunnleggende avtaler som inngås med en spesifikk motpart for en periode på over tre måneder, kreves det en stempelavgift på 4,000 yen per dokument, da disse faller inn under dokumenttype nummer 7 i den japanske stempelavgiftsloven.

Individuelle avtaler, som er kontrakter knyttet til oppdrag, faller derimot inn under dokumenttype nummer 2, og krever betaling av stempelavgift basert på oppdragsbeløpet.

Hvis man unnlater å feste stempelmerker på kontraktene, vil det påløpe en straffeskatt som er dobbelt så høy som den opprinnelige avgiften. Det samme gjelder hvis man ikke annullerer stempelmerkene. Derfor kan det være hensiktsmessig å regulere ansvaret for stempelavgifter i den grunnleggende avtalen.

Oppsummering

Vi har forklart grunnleggende kunnskap om rollen til en grunnleggende reklamehandelsavtale og forholdet til individuelle kontrakter, samt viktige sjekkpunkter for å unngå problemer med motparten.

Mulighetene ved å bruke nye medier som internett som reklameplattform er store, men avhengig av kontraktens innhold kan det også innebære betydelig risiko.

For å lykkes med reklamehandel i ulike former, anbefaler vi å konsultere et advokatfirma med spesialisert juridisk kunnskap og omfattende erfaring for råd og veiledning.

For mer informasjon om kontrakter med japanske internett-reklamebyråer, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/explanation-of-internet-advertising-agency-contract[ja]

Informasjon om kontraktsutforming og -gjennomgang fra vårt firma

Monolith Advokatfirma, som er spesialisert på IT, internett og forretningsjus, tilbyr tjenester som utforming og gjennomgang av ulike kontrakter, inkludert grunnleggende reklamehandelsavtaler, til våre klienter og bedriftskunder. Detaljer finner du på siden nedenfor.