Det juridiske rammeverket for lønnsutbetaling i japansk arbeidsrett: Et perspektiv på overholdelse og risikostyring

I Japan er overholdelse av lovgivningen knyttet til lønnsutbetalinger ikke bare en forpliktelse innenfor arbeidsforvaltning, men også en kritisk komponent av corporate governance som støtter bærekraftig vekst og opprettholdelse av sosial tillit for bedrifter. Brudd på lønnscompliance kan føre til direkte økonomiske forpliktelser som ubetalte lønninger, samt potensielle undersøkelser og anbefalinger om rettelser fra Arbeidstilsynet. I tillegg kan ansatte eller tidligere ansattes deling av informasjon på sosiale medier som SNS påføre bedriftens image alvorlig skade, og gjøre det vanskelig å tiltrekke og beholde talent, noe som kan ha en betydelig innvirkning på selve bedriftsdriften. Det japanske rettssystemet beskytter lønnskrav gjennom flere lag med lover for å sikre arbeidstakernes livsstabilitet. Spesifikt inkluderer dette ‘Minimum Wage Act’ som fastsetter minimumsstandarder for lønn, ‘Labor Standards Act’ som regulerer betalingsmetoder, ‘Civil Code’ som sikrer prioritering av krav, og ‘Act on Securing, Etc. of Wage Payment’ som sikrer betaling ved oppsigelse, alle under japansk lov. Disse lovene fungerer ikke isolert, men i samarbeid for å danne et omfattende beskyttelsessystem. Derfor er det avgjørende å forstå at et brudd på én lov kan utilsiktet føre til brudd på andre lover, og dermed forsterke bedriftens juridiske og finansielle risiko. I denne artikkelen vil vi forklare det juridiske rammeverket for lønnsutbetalinger i Japan og forpliktelsene arbeidsgivere må overholde, ved å inkludere spesifikke lovartikler og rettsavgjørelser.  

Det juridiske rammeverket for Japans minstelønnssystem

Den japanske minstelønnsloven har som formål å sikre stabiliteten i arbeidstakernes liv ved å fastsette en lovpålagt minstelønn som arbeidsgivere må betale sine ansatte. Loven etablerer en minstelønn som ikke kan reduseres gjennom avtaler mellom partene, og fungerer som en obligatorisk bestemmelse.

Artikkel 4, avsnitt 1 i den japanske minstelønnsloven fastsetter at arbeidsgivere må betale en lønn som er lik eller høyere enn den fastsatte minstelønnen til arbeidstakere som er underlagt loven. Videre slår avsnitt 2 fast at selv om arbeidstaker og arbeidsgiver skulle bli enige om en lønn som er lavere enn minstelønnen, vil denne delen av avtalen være ugyldig, og kontrakten vil anses som om den inneholder bestemmelser tilsvarende minstelønnen. Dette betyr at lovens minstestandarder gjelder tvangsmessig, uavhengig av arbeidstakerens samtykke.

Det finnes to typer minstelønn: “regionale minstelønner”, som gjelder for alle arbeidstakere uavhengig av industri eller yrke, og “spesifikke (industrispesifikke) minstelønner”, som gjelder for arbeidstakere i bestemte industrier. Hvis en arbeidstaker er underlagt begge typer, vil den høyeste minstelønnen gjelde.

Når man skal vurdere om den faktisk utbetalte lønnen overstiger minstelønnen, må man ekskludere visse typer lønn fra beregningen. Ifølge den japanske minstelønnslovens gjennomføringsforskrifter, regnes ikke lønn som betales midlertidig (som ekteskapstillegg) eller lønn som betales over perioder på mer enn en måned (som bonuser) med i beregningen av minstelønnen. For månedslønnede og dagslønnede, konverteres de respektive beløpene til en timepris ved å dele med antall fastsatte arbeidstimer, og sammenlignes deretter med den gjeldende minstelønnen (per time).

Hvis en arbeidsgiver ikke betaler en lønn som er lik eller høyere enn den regionale minstelønnen, kan det ifølge artikkel 40 i den japanske minstelønnsloven ilegges en bot på opptil 500 000 yen.

En rettssak som har reist spørsmål om anvendelsesområdet for minstelønnsloven er NHK (Nagoya Broadcasting Station)-saken (dom av Nagoya High Court, 26. juni 2018). I denne saken ble det argumentert om hvorvidt “prøvearbeid” utført av en ansatt som hadde vært sykemeldt med psykisk sykdom for å vurdere muligheten for gjeninntredelse i arbeidslivet, og som var ubetalt, var rettmessig. Retten la vekt på at dette prøvearbeidet ble utført under arbeidsgiverens ledelse og tilsyn, og at resultatene av arbeidet (nyhetsmanuskripter som den ansatte hadde bidratt til) faktisk ble kringkastet, noe som innebar at arbeidsgiveren nøt godt av det. Selv om det var elementer av rehabilitering i arbeidet, konkluderte retten med at det reelt sett var “arbeid” under arbeidsgiverens ledelse og tilsyn, og påla selskapet å betale en lønn som var lik eller høyere enn minstelønnen. Denne dommen antyder at uavhengig av kontraktens navn eller partenes intensjoner, vil aktiviteter som vurderes å være under arbeidsgiverens ledelse og tilsyn, være underlagt minstelønnsloven. Dette indikerer at det kan oppstå en lønnsbetalingsforpliktelse for aktiviteter som utføres under dekke av internships, opplæring eller prøveperioder, avhengig av deres faktiske natur, og at bedrifter må utvise forsiktighet ved utforming av disse systemene.

Grunnleggende prinsipper i den japanske arbeidsstandardloven for lønnsutbetaling

Den japanske arbeidsstandardloven (Japanese Labor Standards Act) etablerer grunnleggende regler for den spesifikke metoden og tidspunktet for lønnsutbetaling for å beskytte arbeidstakernes liv. Disse prinsippene, som er fastsatt i artikkel 24 i den japanske arbeidsstandardloven, er kjent som “de fem prinsippene for lønnsutbetaling” og er en av de mest grunnleggende normene i japansk arbeidsforvaltning. Ved brudd på disse prinsippene kan det, i henhold til artikkel 120 i samme lov, ilegges en bot på opptil 300 000 yen.

Først er det “prinsippet om betaling i valuta”. Lønn skal som hovedregel betales i japansk valuta (kontanter). Utbetaling i form av egne produkter eller gavekort er i utgangspunktet forbudt. Imidlertid er det tillatt å overføre til en bankkonto som arbeidstakeren har angitt, eller til en konto hos en pengeoverføringsoperatør som oppfyller visse krav (såkalt digital betaling), forutsatt at arbeidstakeren har gitt sitt samtykke.

For det andre er det “prinsippet om direkte betaling”. Lønn skal betales direkte til arbeidstakeren selv for å forhindre utnyttelse gjennom mellommenn. Betaling til lovlige representanter som verge eller til en frivillig representant som har fått fullmakt, er ikke tillatt. Som et unntak er betaling til en “budbringer” som kan anses som identisk med personen selv i samfunnets øyne, som ektefellen i tilfelle sykdom, eller betaling til en tredjepart som følge av en rettslig beslutning om lønnstrekk, tillatt.

For det tredje er det “prinsippet om full betaling”. Lønn skal betales i sin helhet. Det er i utgangspunktet forbudt for arbeidsgiveren å ensidig motregne lønn med gjeld som arbeidstakeren skylder arbeidsgiveren. Unntak fra dette prinsippet er strengt regulert, og fradrag fra lønn er kun tillatt i henhold til lov (som inntektsskatt og sosialforsikringsavgifter) eller gjennom en skriftlig avtale (arbeidsgiver- og arbeidstakeravtale) inngått med en fagforening som representerer flertallet av arbeidstakerne eller en representant for flertallet av arbeidstakerne. Enkel samtykke fra en individuell arbeidstaker er ikke tilstrekkelig; kollektiv enighet er nødvendig. Dette viser lovens sterke intensjon om å beskytte arbeidstakernes lønn, som er deres levebrød, fra å bli lett trukket fra.

For det fjerde er det “prinsippet om minst én betaling per måned”. For å sikre stabilitet i arbeidstakernes liv, må lønn betales minst én gang hver måned. Selv om et årlig lønnssystem er vedtatt, må det årlige beløpet deles og betales månedlig. Imidlertid er dette prinsippet ikke gjeldende for lønn som betales midlertidig, bonuser og andre lignende betalinger som er definert i forskrifter fra Arbeids- og velferdsdepartementet.

For det femte er det “prinsippet om betaling på en fastsatt dato”. Det er også påkrevd å spesifisere en bestemt betalingsdato for lønn på forhånd. Det er nødvendig å fastsette en spesifikk betalingsdato, som “den 25. hver måned” eller “den siste dagen i måneden”. Det er ikke tillatt å fastsette betalingsdatoen slik at den varierer fra måned til måned, som “den tredje fredagen i hver måned”, eller å gi en rekke datoer for betaling, som “mellom den 15. og 25. hver måned”. Dette er også en viktig bestemmelse for å sikre at arbeidstakere kan planlegge et stabilt liv.

Prioritert status for lønnskrav: Beskyttelse under japansk sivilrett

I tillegg til arbeidsrettslige regler, har også japansk sivilrett kraftige bestemmelser for å beskytte lønnskrav. Dette er kjent som “prioritetsrettigheter”. Prioritetsrettigheter er en rettighet som loven gir til innehavere av spesifikke krav, som tillater dem å få betaling fra skyldnerens eiendeler før andre kreditorer.

Artikkel 306, nummer 2 i japansk sivilrett fastsetter at det oppstår en “generell prioritetsrett” over skyldnerens (arbeidsgiverens) totale eiendeler for krav som oppstår fra et “arbeidsforhold”. Dette inkluderer selvfølgelig arbeidstakerens lønnskrav. Videre klargjør japansk sivilrett artikkel 308 at denne prioritetsretten eksisterer for lønn.

Effekten av denne generelle prioritetsretten er ekstremt kraftig. Prioritetsrekkefølgen mellom generelle prioritetsrettigheter, når de er i konflikt, er fastsatt i japansk sivilrett artikkel 329, paragraf 1, hvor prioritetsretten for arbeidsforhold er gitt en svært høy prioritet, som nummer to etter prioritetsrettigheter for “felleskostnader”.

Dette betyr at selv om arbeidsgiverens finansielle situasjon forverres og det ikke er mulig å betale fullt ut til alle kreditorer, må ubetalte lønninger til arbeidstakere prioriteres og betales ut fra selskapets totale eiendeler før andre gjeld som lån fra finansinstitusjoner eller kredittkjøp fra generelle handelspartnere. Denne bestemmelsen løfter lønnskrav fra å være en ren kontraktsmessig forpliktelse til å bli et krav med en de facto prioritert sikkerhetsrettighet sikret av selskapets totale eiendeler. Fra et ledelses- eller aksjonærperspektiv er det viktig å anerkjenne ubetalte lønninger ikke bare som et arbeidsrelatert problem eller en regulatorisk risiko, men som en finansiell forpliktelse som må håndteres med høyeste prioritet og som påvirker selskapets samlede eiendeler.

Sikring av lønnsutbetaling ved oppsigelse i Japan

I Japan finnes det spesielle lover for å sikre at lønnsutbetalinger blir gjennomført når en arbeidstaker sier opp sin stilling. En slik lov er “Loven om sikring av lønnsutbetalinger i Japan” (heretter kalt “Lønnsutbetalingssikringsloven”). Formålet med denne loven er spesielt å sikre korrekt utbetaling av lønn og lignende når en arbeidstaker forlater en virksomhet.

Innenfor Lønnsutbetalingssikringsloven er det en spesielt viktig bestemmelse i artikkel 6 om “forsinkelsesrente”. Ifølge første ledd i denne artikkelen, må arbeidsgiveren betale forsinkelsesrente til en arbeidstaker som har sagt opp, hvis hele eller deler av lønnen (ekskludert sluttvederlag) ikke er betalt innen betalingsfristen. Rente skal beregnes ved å multiplisere det utestående beløpet med en årlig rente på 14,6 % [29]. Denne rentesatsen på 14,6 % er fastsatt i gjennomføringsforskriften til Loven om sikring av lønnsutbetalinger i Japan, artikkel 1.

Denne rentesatsen på 14,6 % er betydelig høyere enn den vanlige kommersielle lovfestede renten og maksimal forsinkelsesrente i forbrukerkontrakter. Den høye rentesatsen er ikke bare ment å kompensere arbeidstakeren for tapet av ikke mottatt lønn, men tolkes også som en streng straff for arbeidsgiveren for å forhindre forsinkelse i lønnsutbetaling ved oppsigelse. Med andre ord, lovgiveren har pålagt en høy straff for å gjøre det økonomisk urasjonelt for arbeidsgiveren å forsinke lønnsutbetaling til en avgående arbeidstaker og dermed bruke disse midlene som en form for kortsiktig rentefri lån.

Dette regelverket sender et klart budskap til bedriftsledere om at utbetaling av sluttlønn til en avgående ansatt bør være en topp prioritet. Selv en kort forsinkelse i betalingen kan, på grunn av den høye renten, raskt føre til en uventet finansiell byrde for selskapet. Dette er en kostnad som fullt ut kan unngås, og dens oppståen kan indikere mangler i selskapets finansielle styring og juridiske compliance-struktur.

Sammenligningstabell: Oversikt over ulike juridiske systemer for beskyttelse av lønnskrav i Japan

Som vi har forklart til nå, beskytter det japanske rettssystemet lønnskrav gjennom en rekke lover, inkludert Minimum Wage Act, Labor Standards Act, Civil Code, og Act on Securing Wage Payment. Disse lovene har ulike mål og midler, men sammen danner de et system som sikrer at arbeidstakernes lønn blir betalt på en sikker og riktig måte. Tabellen nedenfor sammenligner rollene og egenskapene til hver lov og gir en oversikt over dem.

Som tabellen viser, setter Minimum Wage Act en minimumsstandard for ‘beløpet’ som skal betales, mens Labor Standards Act regulerer ‘metoden’ for lønnsutbetaling. Civil Code sikrer ‘prioritetsrekkefølgen’ for krav i tilfelle betalingsforsinkelser, og Act on Securing Wage Payment pålegger strenge straffer spesielt for forsinkede betalinger ved ‘tidspunktet for oppsigelse’. På denne måten beskytter hver lov lønnskrav fra forskjellige vinkler, og sammen bygger de et omfattende system for å sikre at ingen krav blir oversett.

Oppsummering

Som vi har sett i denne artikkelen, krever overholdelse av lønnsutbetalinger i Japan en dyp forståelse av et komplekst system som ikke bare innebærer å følge en enkelt lov, men også å navigere gjennom et nettverk av flere juridiske reguleringer. Å sikre overholdelse av minimumslønn, grundig etterlevelse av de fem prinsippene for betaling fastsatt av den japanske arbeidsstandardloven, og rask utbetaling av sluttlønn ved oppsigelse, er essensielle forretningsoppgaver for å unngå juridiske sanksjoner, finansielle tap og vanskelig gjenopprettelige omdømmerisikoer. Bedrifter må kontinuerlig oppdatere sine lønnssystemer, innholdet i arbeidskontrakter og interne retningslinjer for å sikre at de er i samsvar med de nyeste lovene og forskriftene.

Monolith Law Office har en lang historie med å tilby omfattende rådgivning innen arbeidsrett, inkludert temaene behandlet i denne artikkelen, til et bredt spekter av klienter i Japan. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandske juridiske kvalifikasjoner, som er godt kjent med de unike utfordringene som bedrifter med internasjonal virksomhet kan møte. Vi kan tilby omfattende juridisk støtte, fra å bygge opp et compliance-system for å håndtere Japans komplekse arbeidsrettslige reguleringer, til å vurdere arbeidsrisikoer og håndtere konkrete saker.