En forklaring på selskapsavviklingsprosedyrer i japansk selskapsrett

Når et selskap avslutter sin virksomhet under japansk selskapsrett, betyr det ikke nødvendigvis at det er et resultat av mislykket ledelse. Med unntak av spesifikke årsaker som fusjoner eller beslutninger om å starte konkursprosedyrer, betyr ikke et selskaps oppløsning at det juridiske personforetaket umiddelbart opphører å eksistere. I stedet går selskapet inn i en juridisk definert prosedyre kjent som “likvidasjon”. Formålet med denne prosedyren er å avvikle selskapets gjenværende virksomhet, omdanne eiendeler til kontanter, betale alle gjeld, og til slutt distribuere den gjenværende eiendommen (overskuddseiendommen) til aksjonærene. Et selskap i denne prosessen kalles et “likviderende aksjeselskap”, og dets juridiske aktiviteter er begrenset til det som er nødvendig for å oppnå formålet med likvidasjonen. Denne likvidasjonsprosedyren refererer til “normal likvidasjon” som finner sted når et selskaps eiendeler er tilstrekkelige til å betale av all gjeld, en såkalt overskuddssituasjon. Dette er ikke sjelden et valg som følge av strategiske ledelsesbeslutninger, som frivillig opphør på grunn av mangel på etterfølgere eller en planlagt avslutning av virksomheten etter fullføring av et bestemt prosjekt. Derfor er likvidasjon en kontrollert prosess for å avslutte et selskap mens man opprettholder juridisk orden. I denne artikkelen vil vi detaljert forklare prosedyren for normal likvidasjon som er fastsatt av japansk selskapsrett, fra rollen til likvidatorer og likvidasjonskomiteen, til den spesifikke arbeidsflyten, og til slutt fullføringen av prosedyren, basert på lovens bestemmelser.

Liquidator: The Executive Body of Liquidation Proceedings in Japan

Metoder for utnevnelse av en liquidator

Etter oppløsningen av et selskap, er ‘liquidatoren’ den sentrale institusjonen som utfører oppgjørsoppgavene. Liquidatoren tar over for styret eller den administrerende direktøren før oppløsningen og håndterer forretningsutførelsen og representasjonen av det oppløste aksjeselskapet.

Artikkel 478, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (Companies Act) fastsetter tre rangeringer for utnevnelse av en liquidator. For det første, hvis det er bestemt i selskapets vedtekter hvem som skal være liquidator, vil den personen tiltre stillingen. For det andre, selv om vedtektene ikke spesifiserer noen, kan en generalforsamling vedta å utnevne en bestemt person. I praksis utnevner mange selskaper en liquidator samtidig som de vedtar oppløsning på generalforsamlingen. Hvis ingen av disse metodene fører til utnevnelse av en liquidator, blir styremedlemmene ved oppløsningstidspunktet automatisk liquidatorer. Dette kalles en statutorisk liquidator, og er spesielt vanlig i små og mellomstore bedrifter. I sjeldne tilfeller der ingen liquidator er bestemt gjennom disse metodene, kan aksjonærer eller andre interessenter sende en forespørsel til domstolen, som da vil utnevne en liquidator. Etter at en liquidator er utnevnt, er det nødvendig å registrere oppløsningen og både liquidatoren og den representative liquidatoren hos Legal Affairs Bureau innen to uker fra oppløsningsdatoen.

Liquidatorens oppgaver

Liquidatorens oppgaver er mangfoldige, men de sentrale inkluderer å fullføre selskapets eksisterende forretninger, ‘avslutning av nåværende oppgaver’, å innkreve og likvidere selskapets eiendeler, ‘innkreving av fordringer og omsetning av eiendeler’, og å betale alle selskapets gjeld, ‘betaling av gjeld’. I utførelsen av disse oppgavene har liquidatoren en plikt til å handle med forsiktighet som en god forvalter (plikten til forsvarlig forvaltning) og en plikt til å være lojal mot selskapet (lojalitetsplikten). Disse juridiske pliktene er ikke bare formelle. Hvis en liquidator forsømmer sine oppgaver og påfører selskapet skade, for eksempel ved å neglisjere innkreving av innkrevbare fordringer eller ved å selge selskapets eiendeler til urettferdig lave priser, kan vedkommende bli holdt ansvarlig for forsømmelse og personlig erstatningsansvar overfor selskapet. Derfor må spesielt de styremedlemmene som automatisk blir liquidatorer være klar over at deres rolle innebærer en betydelig juridisk risiko og utføre sine oppgaver med forsiktighet. Etter å ha tiltredt, må liquidatoren umiddelbart undersøke selskapets finansielle situasjon og utarbeide en eiendomsfortegnelse og en balanse, som må godkjennes av generalforsamlingen. Dette er en plikt fastsatt i artikkel 492 i den japanske selskapsloven og er et viktig skritt som etablerer grunnlaget for hele oppgjørsprosedyren.

Beslutningstaking og tilsyn i en japansk likvidasjonskomité

Etablering av en likvidasjonskomité

En likviderende aksjeselskap i Japan trenger ikke nødvendigvis å etablere et organ som tilsvarer et styre. Men for å møte situasjoner som krever strengere styring, gir den japanske selskapsloven muligheten til å opprette et organ kalt en “likvidasjonskomité”.

I henhold til artikkel 477, paragraf 2 i den japanske selskapsloven, kan en likviderende aksjeselskap frivillig etablere en likvidasjonskomité hvis dette er bestemt i selskapets vedtekter. Dersom selskapet hadde et revisjonsutvalg før oppløsningen, er det imidlertid juridisk pålagt å etablere en likvidasjonskomité (samme lov, artikkel 477, paragraf 3). Når en likvidasjonskomité etableres, må det være minst tre medlemmer i komiteen (artikkel 331, paragraf 5 anvendes i henhold til artikkel 478, paragraf 8).

Likvidasjonskomitéens myndighet

Likvidasjonskomitéen består av alle likvidatorene (samme lov, artikkel 489, paragraf 1), og dens myndighet kan hovedsakelig deles inn i tre kategorier. For det første, beslutningstaking knyttet til utførelsen av selskapets virksomhet. For det andre, å overvåke at hver likvidators oppgaver utføres på en passende måte. For det tredje, å velge og avsette den representantlikvidatoren som skal representere selskapet. Denne myndighetsstrukturen ligner på styret i et aktivt selskap og har som mål å sikre forsiktige beslutninger gjennom kollegialitet for viktige forretningsbeslutninger. Spesielt understreker artikkel 489, paragraf 6 i den japanske selskapsloven viktigheten av organisatorisk beslutningstaking ved å forby likvidasjonskomitéen fra å delegere beslutninger til individuelle likvidatorer i saker som er spesielt viktige, som disposisjon av betydelige eiendeler eller inngåelse av store gjeldsforpliktelser.

Å etablere en likvidasjonskomité er ikke bare et prosessuelt valg, men en strategisk beslutning som bestemmer styringsformen i likvidasjonsprosessen. I tilfeller der det forventes komplekse likvidasjoner, som når det er flere aksjonærer eller når det er motstridende interesser blant interessenter om hvordan eiendeler skal avhendes, kan etableringen av en likvidasjonskomité øke beslutningsprosessens gjennomsiktighet og styrke tilsynet med hver likvidators handlinger. Dette kan forebygge senere konflikter og bidra til en smidig fremdrift av likvidasjonsprosedyrene.

Den konkrete prosessen for avvikling av selskaper

Etter utnevnelsen av en likvidator, følger avviklingsprosessen de spesifikke prosedyrene fastsatt av Japans selskapslov. Denne prosessen har som mål å beskytte interessentenes, spesielt kreditorenes, rettigheter mens den organiserer selskapets eiendeler på en rettferdig og effektiv måte.

Godkjenning fra generalforsamlingen

Først og fremst, som nevnt, må likvidatoren utarbeide en eiendomsfortegnelse og en balanse for å fastslå selskapets eiendeler på tidspunktet for oppløsningen, og deretter oppnå godkjenning fra generalforsamlingen (i henhold til artikkel 492 i Japans selskapslov).

Prosedyrer for beskyttelse av kreditorer

Deretter er “prosedyrer for beskyttelse av kreditorer” ekstremt viktige i avviklingsprosessen. Basert på artikkel 499, paragraf 1 i Japans selskapslov, må et selskap i likvidasjon umiddelbart etter oppløsningen kunngjøre dette i den offisielle statsavisen. I denne kunngjøringen oppfordres alle kreditorer til å melde inn sine krav innen en bestemt periode på minst to måneder. Denne to-måneders perioden kan ikke forkortes og er en avgjørende faktor for den korteste mulige varigheten av hele avviklingsprosessen. I tillegg til kunngjøringen i statsavisen, er det også påkrevd å sende individuelle varsler til “kjente kreditorer” som selskapet er klar over. Å forsømme denne prosedyren kan urettmessig skade kreditorenes rettigheter, så streng overholdelse er nødvendig. Kreditorer som ikke melder inn krav innen fristen blir i utgangspunktet ekskludert fra avviklingsprosessen, men kjente kreditorer må betales deres gjeld selv om de ikke har meldt inn et krav.

Distribusjon av gjenværende eiendeler

Etter at kravperioden for kreditorer er utløpt og alle krav er bekreftet, vil likvidatoren betale selskapets gjeld fra dets eiendeler. Hvis det fortsatt er eiendeler igjen etter at all gjeld er betalt, blir dette “gjenværende eiendeler” som distribueres til aksjonærene. Artikkel 504, paragraf 3 i Japans selskapslov fastsetter som et prinsipp at denne gjenværende eiendelen skal distribueres rettferdig til aksjonærene i henhold til antall aksjer de har (prinsippet om aksjonærenes likestilling). Men hvis selskapet har utstedt forskjellige typer aksjer i sine vedtekter (for eksempel aksjer som gir visse aksjonærer prioritet i distribusjonen), vil distribusjonen følge disse bestemmelsene.

Det er en interessant rettsavgjørelse som viser gyldigheten av enighet mellom aksjonærene i private selskaper. En dom fra Tokyo-distriktsdomstolen datert 7. september 2015 (Heisei 27) konkluderte med at selv om en avtale om å distribuere gjenværende eiendeler på en annen måte enn aksjeholdingsforholdet (en personlig bestemmelse) basert på enighet mellom alle aksjonærene ikke var formelt reflektert i vedtektene, var den fortsatt gyldig. Denne avgjørelsen antyder at fleksible avtaler mellom aksjonærer i selskaper med få aksjonærer og nære relasjoner kan respekteres juridisk, noe som gir svært viktige implikasjoner for praksis.

Avslutning av likvidasjon og selskapets opphør

Når alle likvidasjonsoppgaver er fullført, går selskapet inn i den siste fasen for å bli juridisk oppløst. Denne prosessen består av tre hovedtrinn: godkjenning av sluttoppgjøret, registrering av likvidasjonens avslutning, og til sist, den obligatoriske oppbevaringen av regnskapsmateriale.

Godkjenning av sluttoppgjøret

Først og fremst, når inndrivelse av alle krav og betaling av all gjeld er fullført, og overskytende eiendeler er fordelt, må likvidatoren uten forsinkelse utarbeide et “sluttoppgjør” (i henhold til artikkel 507, paragraf 1 i den japanske selskapsloven). Dette sluttoppgjøret skal inneholde en oversikt over inntekter og utgifter i løpet av likvidasjonsperioden, samt beløpet av overskytende eiendeler som er distribuert til aksjonærene, i samsvar med bestemmelsene i selskapslovens gjennomføringsregler. Det utarbeidede sluttoppgjøret må fremlegges for generalforsamlingen og godkjennes ved ordinært vedtak (samme lov, artikkel 507, paragraf 3). Med denne godkjenningen fra generalforsamlingen anses selskapets likvidasjon juridisk for “avsluttet”. Videre vil denne godkjenningen i prinsippet frita likvidatoren fra ansvar for forsømmelse av sine plikter, men dette gjelder ikke hvis det har vært uregelmessigheter i utførelsen av oppgavene (samme lov, artikkel 507, paragraf 4).

Registrering av likvidasjonens avslutning

For det andre, innen to uker etter at generalforsamlingen har godkjent sluttoppgjøret, må likvidatoren søke om “registrering av likvidasjonens avslutning” hos det juridiske kontoret som har jurisdiksjon over selskapets hovedkontor (i henhold til artikkel 929 i den japanske selskapsloven). Når denne registreringen er fullført, vil selskapets registreringsposter bli lukket, og selskapets juridiske personlighet vil fullstendig opphøre. Dette markerer slutten på selskapets eksistens som en juridisk enhet.

Oppbevaring av regnskapsmateriale

Til sist, selv etter at selskapet er oppløst, gjenstår det en viktig plikt for likvidatoren: “oppbevaring av regnskapsmateriale”. Artikkel 508, paragraf 1 i den japanske selskapsloven pålegger likvidatoren å oppbevare regnskapsbøker og viktige dokumenter relatert til virksomheten og likvidasjonen av det oppløste aksjeselskapet i 10 år fra datoen for registrering av likvidasjonens avslutning. Denne plikten pålegges ikke selskapet, men likvidatoren personlig, og innebærer et langvarig personlig ansvar. Med tanke på denne langvarige forpliktelsen, bør utnevnelsen av en likvidator gjøres med omhu, og i noen tilfeller kan det være klokt å utnevne en ekspert. Det er også mulig for en interessent å be en domstol om å utnevne en person til å oppbevare dokumentene i stedet for likvidatoren (samme lov, artikkel 508, paragraf 2).

Oppsummering

Den vanlige likvideringsprosessen for selskaper under japansk selskapsrett skiller seg fra konkurs ved å være en planlagt og ordnet juridisk prosedyre for å avvikle et selskap. Prosessen starter med utnevnelsen av en likvidator og går gjennom en streng kreditorbeskyttelsesprosedyre som varer i minst to måneder, betaling av alle gjeld, og distribusjon av gjenværende eiendeler til aksjonærene. Til slutt opphører selskapets juridiske personlighet etter godkjenning av regnskapet i generalforsamlingen og registrering av likvidasjonens fullførelse hos Legal Affairs Bureau, men likvidatoren har en forpliktelse til å bevare regnskapsmaterialet i ti år etterpå. Denne serien av prosedyrer er et viktig system for å oppfylle selskapets sosiale ansvar mens man beskytter rettighetene til alle interessenter.

Monolith Law Office har omfattende erfaring i å representere et bredt spekter av nasjonale og internasjonale klienter i likvideringsprosedyrer fastsatt av japansk selskapsrett. Vårt firma har flere eksperter på laget, inkludert engelsktalende med juridiske kvalifikasjoner fra utlandet, som kan håndtere komplekse internasjonale saker. Vi tilbyr omfattende juridisk støtte i alle faser, fra rådgivning om utnevnelse av likvidatorer, gjennomføring av spesifikke likvideringsoppgaver, til å påta seg rollen som likvidator, og til og med langvarige forpliktelser etter at likvidasjonen er fullført. Hvis du trenger støtte fra pålitelige eksperter i den kritiske fasen av selskapslikvidering, vennligst konsulter vårt firma.