Hva er prosedyren for å bytte visittkort på nett? Forklaring av viktige punkter i 'Japanese Specific Electronic Mail Law

På grunn av spredningen av det nye koronaviruset har fjernarbeid blitt mer utbredt, og ikke bare interne møter, men også møter og forhandlinger mellom selskaper har blitt mer og mer online.

Men, i motsetning til ansikt-til-ansikt møter, er det ingen utveksling av papirvisittkort, og spesielt når det er flere motparter, kan du gå glipp av å høre navn, avdeling, stilling osv. Derfor har “online visittkortutveksling”, som kan brukes i videokonferanser, fått oppmerksomhet.

Imidlertid er det kanskje mange som ikke forstår det godt fordi det er et system som nettopp er født.

Derfor vil vi i denne artikkelen forklare i detalj om den faktiske prosedyren for “online visittkortutveksling”, fordeler og ulemper, og risikoene ved å bruke det.

Hva er online visittkortutveksling?

Online visittkortutveksling er prosessen med å digitalisere papir-“visittkort” og utveksle dem online.

Så lenge du har internettforbindelse, kan du sende data til andre fra smarttelefonen eller datamaskinen din, noe som er en svært effektiv metode i tiden med korona.

Det er fortsatt en ny metode, så det er ingen standarder ennå, men bruken av den i samarbeid med visittkortadministrasjonsverktøy er gradvis økende.

Fordelene med online utveksling av visittkort

Kan overføre/lagre mye informasjon

Med digitaliserte visittkortdata kan du registrere informasjon som lenker til bedriftens hjemmeside, tidspunkt for forretningsmøter og notater. Dette gjør at du kan holde på mer informasjon sammenlignet med papirvisittkort.

Enkelt å utveksle visittkort med personer på avstand

Det er bekymringer om at online møter og forretningsdiskusjoner kan mangle realisme sammenlignet med ansikt-til-ansikt diskusjoner. Men ved å bruke online utveksling av visittkort, kan du enkelt introdusere deg selv til nye kontakter, og det fremmer jevn kommunikasjon.

Ingen bekymringer om å gå tom for visittkort

For salgsrepresentanter som har mange kundemøter, er en fordel med digitale visittkort at de enkelt kan sendes fra en smarttelefon eller bærbar datamaskin. Dette betyr at du ikke trenger å bekymre deg for å gå tom for visittkort.

Effektiv håndtering av visittkort

I tillegg, ved å databasere visittkortdata mottatt gjennom online utveksling, blir det ikke lenger behov for visittkortholdere. Du kan også dele informasjon med teammedlemmer, og du kan søke etter det du trenger hvor som helst ved hjelp av en smarttelefon eller bærbar datamaskin, noe som er svært effektivt.

Ulemper med utveksling av digitale visittkort

Det kreves internettforbindelse

Det er ikke noe å bekymre seg for i tilfeller som videokonferanser, men når du utveksler digitale visittkort på farten, trenger du en kommunikasjonsenhet som en smarttelefon eller en datamaskin, samt en internettforbindelse.

Imidlertid, for forretningsfolk, vil de fleste ha enten en smarttelefon eller en datamaskin, og internett er tilgjengelig på mange steder, så det er ikke en stor bekymring.

Potensial for økte kostnader

Hvis en selger bruker det på egen hånd, er det mulig å bruke gratis visittkortadministrasjonsverktøy, men hvis hele selskapet skal dele og bruke visittkortdata, kan det være nødvendig med et betalt visittkortadministrasjonsverktøy med mange funksjoner, noe som kan øke kostnadene.

Lav adopsjonsrate for utveksling av digitale visittkort

Utveksling av digitale visittkort krever at den andre parten også har det, så for å utnytte fordelene er det viktig at det blir utbredt. I tillegg kan det være en ulempe at det er få leverandører av tjenesten, noe som begrenser valgmulighetene.

Prosedyrer som kreves for utveksling av visittkort på nettet

Forbered et visittkortadministrasjonsverktøy

Selv om det er mulig å utveksle visittkort på nettet uten et visittkortadministrasjonsverktøy, kan det være lurt å bruke et slikt verktøy når du tenker på å lage dine egne visittkortdata og lagre og bruke visittkortdata som er sendt fra andre.

Lag dine egne visittkortdata

Du lager dataene for ditt eget visittkort ved å ta det opp med en skanner eller kameraet på smarttelefonen din ved hjelp av et visittkortadministrasjonsverktøy.

Send dine egne visittkortdata

En vanlig metode for å sende visittkortdata er å bruke en URL eller QR-kode som lar mottakeren, selv om de ikke har et visittkortadministrasjonsverktøy, bekrefte visittkortdataene.

Metode for bruk av URL

I tilfeller av tekstbaserte forhandlinger eller møter, som e-post eller chat, kan mottakeren bekrefte visittkortdataene ved å sende URL-en til visittkortdataene som er laget med visittkortadministrasjonsverktøyet.

Metode for bruk av QR-kode

I tilfeller der bilder kan vises, som i videokonferanser, kan mottakeren bekrefte visittkortdataene ved å lese QR-koden med smarttelefonen sin ved å bruke den virtuelle bakgrunnsfunksjonen og legge inn QR-koden i bakgrunnen.

Metode for bruk av funksjonene i visittkortadministrasjonsverktøyet

Hvis mottakeren bruker det samme visittkortadministrasjonsverktøyet, kan du enkelt utveksle visittkort ved å bruke visittkortutvekslingsfunksjonen i visittkortadministrasjonsverktøyet.

Juridiske problemer ved sending av spesifikk elektronisk post

Er det lovlig å sende e-poster med reklame for dine egne tjenester eller produkter til e-postadresser du har fått gjennom online visittkortutveksling? Dette blir et problem i forhold til den japanske “Spesifikk Elektronisk Post-loven” (Tokutei Denshi Mēru-hō).

Hva er spesifikk elektronisk post?

Spesifikk elektronisk post refererer til e-poster som sendes for reklameformål, inkludert de som har som formål å lede mottakeren til en reklame- eller markedsføringsnettsted for tjenester eller produkter.

For eksempel, det kan være tilfelle hvor du legger til URL-en til ditt eget produkts reklame- eller markedsføringsnettsted i en takk-e-post etter et online møte. Det er ikke uvanlig å bruke forretnings-e-poster for reklame og markedsføring, og det er en generelt akseptert praksis.

Sendingsbegrensninger i henhold til Spesifikk Elektronisk Post-loven (Opt-in-regulering)

I henhold til Spesifikk Elektronisk Post-loven, er det generelt forbudt å sende spesifikk elektronisk post med mindre mottakeren har uttrykt “samtykke” til å motta slik post.

Imidlertid, i henhold til paragraf 3, punkt 2 i samme lov, er det en unntak som tillater sending av spesifikk elektronisk post selv uten samtykke, i tilfeller hvor “mottakeren har gitt sin e-postadresse”. Dette er fordi det kan forventes at mottakeren kan forutse at de vil motta e-poster fra avsenderen.

Hvis du ønsker å vite mer om opt-in-reguleringen, kan du lese mer om det i artikkelen nedenfor sammen med denne artikkelen.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Er det ulovlig å sende spesifikk elektronisk post til noen du har utvekslet online visittkort med?

I online visittkortutveksling, gir du visittkortdata, inkludert e-postadressen din, til den andre parten, noe som faller under unntaket “hvis mottakeren har gitt sin e-postadresse”, så det kan virke som om det ikke er ulovlig å sende spesifikk elektronisk post.

Imidlertid, i henhold til paragraf 2, punkt 1 i forskriftene for gjennomføring av Spesifikk Elektronisk Post-loven, er “metoden for å gi egen e-postadresse, en metode for å gi den skriftlig”, og digitale visittkortdata er ikke inkludert i “skriftlig”.

Ifølge det japanske departementet for innenriks- og kommunikasjonssaker, kan elektroniske visittkort for tiden ikke anses som “skriftlig”, så det er ennå ikke en klar dom om denne nye metoden for online visittkortutveksling.

Konklusjon

Hvis du sender spesifikk elektronisk post til en e-postadresse du har mottatt gjennom online visittkortutveksling, kan det strengt tatt være en overtredelse av paragraf 3 i Spesifikk Elektronisk Post-loven, siden det ikke er gitt skriftlig samtykke.

Imidlertid, selv om det er en online melding, er det ikke sannsynlig at det er ulovlig, siden hensikten med unntaket i Spesifikk Elektronisk Post-loven er “hvis mottakeren har gitt sin e-postadresse, kan det forventes at de vil motta e-poster fra avsenderen”.

I tillegg, selv om det blir vurdert som en overtredelse, vil det ikke umiddelbart bli anvendt straff, men først vil det være en “ordre om forbedring” i forhold til metoden for å sende e-poster, så hvis du tar tiltak på det stadiet, kan du unngå straff.

Oppsummering: Online visittkortutveksling og den japanske “Spesifiserte Elektroniske Postloven”

I denne artikkelen har vi diskutert “online visittkortutveksling” basert på relevante lover og forskrifter, inkludert ① fordeler og ulemper, ② nødvendige prosedyrer, og ③ juridiske problemer.

“Online visittkortutveksling” er en relativt ny metode, og det er områder hvor loven ennå ikke har innhentet. Hvis du vurderer å sende spesifisert elektronisk post til noen du har utvekslet visittkort med online, anbefaler vi at du ikke tar en beslutning på egen hånd, men heller søker råd fra en advokat med omfattende kunnskap og erfaring på forhånd.

Introduksjon til tiltakene våre

Monolis Law Firm er et advokatfirma med høy ekspertise innen IT, spesielt internett og juss. I det siste har online visittkortutveksling fått mye oppmerksomhet, men det kreves en juridisk sjekk før implementering. Vårt firma utfører juridiske sjekker for mange selskaper. Detaljer er beskrevet i artikkelen nedenfor.