Kontraktarbeid og utleie av arbeidskraft i japansk arbeidsrett: Juridiske rammeverk og praktiske forskjeller

I Japan er det å benytte seg av andre selskapers arbeidskraft som en del av forretningsstrategien en svært effektiv metode for å øke effektiviteten og sikre spesialisering i arbeidsprosesser. Det finnes imidlertid flere juridisk distinkte former for slik bruk, og hver av dem er regulert av forskjellige lover. Spesielt er de to hovedmodellene, “oppdragskontrakter” og “arbeidsutleie”, fundamentalt forskjellige både i juridisk natur og i praktisk anvendelse. Oppdragskontrakter er avtaler som har som mål å fullføre et spesifikt “arbeid”, og er hovedsakelig regulert av Japans sivilrett. På den annen side er arbeidsutleie, som har som formål å “tilby arbeidskraft”, underlagt strenge reguleringer av en spesiell lov kalt “Arbeidsutleieloven” (労働者派遣法). Å forstå forskjellen mellom disse to modellene nøyaktig er ikke bare et spørsmål om kontraktsmessig formalitet. Det er en avgjørende forutsetning for å sikre overholdelse av regelverk, håndtere juridiske risikoer og utvikle en arbeidskraftstrategi som best samsvarer med bedriftens mål. I denne artikkelen vil vi, basert på Japansk lov, detaljert forklare definisjonene av disse to modellene for utnyttelse av arbeidskraft, partenes rettigheter og plikter, og de kjerneelementene som skiller dem.

Juridisk grunnlag og praksis for tjenesteoppdrag i Japan

Det juridiske grunnlaget for tjenesteoppdrag i Japan er basert på “kontraktsarbeid” som er regulert i den japanske sivilloven. Artikkel 632 i den japanske sivilloven definerer en kontraktsarbeidsavtale som en avtale der “den ene parten forplikter seg til å fullføre et arbeid, og den andre parten forplikter seg til å betale for resultatet av dette arbeidet”, og det er gjennom dette at avtalen får sin virkning. Som det fremgår av denne artikkelen, ligger det mest essensielle trekket ved en kontraktsarbeidsavtale i fokuset på “fullføringen av arbeidet”. “Arbeidet” er ikke begrenset til fysiske resultater som bygninger eller produserte varer, men inkluderer også immaterielle tjenester som systemutvikling, transporttjenester og rengjøringsarbeid.

Partenes rettigheter og plikter i denne kontraktsformen er sentrert rundt målet om å fullføre arbeidet. Den som påtar seg arbeidet (entreprenøren) har en plikt til å fullføre arbeidet innen den avtalte fristen og overlevere resultatet til bestilleren. På den annen side har bestilleren en plikt til å motta resultatet av det fullførte arbeidet og betale for det. Ifølge artikkel 633 i den japanske sivilloven, skal betalingen for arbeidet som hovedregel skje samtidig med overleveringen av arbeidets mål.

Kjernen i en kontraktsarbeidsavtale er entreprenørens uavhengighet. Bestilleren kjøper “resultatet av arbeidet”, ikke selve “arbeidsprosessen” som fører til dette resultatet. Derfor er det entreprenøren som har ansvaret og myndigheten til å bestemme hvordan arbeidet skal utføres, organiseringen av arbeidet, styringen av arbeidstiden, og å gi spesifikke instruksjoner og tilsyn til sine egne ansatte. Dersom bestilleren gir direkte kommandoer til entreprenørens ansatte, vil dette være en handling som avviker fra den juridiske naturen til en kontraktsarbeidsavtale. Bestillerens ansvar er begrenset, og som det er fastsatt i den japanske sivillovens artikkel 716, er det kun når det er uaktsomhet i bestillingen eller instruksjonene fra bestillerens side at bestilleren har ansvar for å kompensere for skader som entreprenøren har påført tredjeparter. Denne autonomien til entreprenøren utgjør den mest fundamentale forskjellen fra arbeidsutleie, som vi vil forklare nærmere.

Den juridiske rammen for arbeidsutleie og forpliktelsene til utleiebedriften i Japan

I motsetning til oppdragstjenester, som baserer seg på den japanske sivilretten, er arbeidsutleie strengt regulert av en spesiallov kalt “Lov om sikring av riktig drift av arbeidsutleievirksomhet og beskyttelse av utleide arbeidstakere” (heretter “Arbeidsutleieloven”). Dette systemet er basert på et unikt forhold mellom tre parter: utleievirksomheten, utleiebedriften og den utleide arbeidstakeren. Utleievirksomheten ansetter arbeidstakere som utfører arbeid under utleiebedriftens ledelse og kommando, som er den grunnleggende strukturen i arbeidsutleie.

Arbeidsutleielovens artikkel 2, punkt 1 definerer “arbeidsutleie” som “å la arbeidstakere man selv ansetter, arbeide for en annen person under ansettelsesforholdet og under den andres ledelse og kommando”. Det mest kritiske juridiske elementet her er “under den andres ledelse og kommando”. Direkte instruksjoner og kommandoer til arbeidstakere, som ikke er tillatt i oppdragstjenester, er juridisk akseptert i arbeidsutleie.

Men som kompensasjon for å tillate denne ledelses- og kommandoretten, pålegges utleiebedriften mange juridiske forpliktelser i henhold til Arbeidsutleieloven. Dette reflekterer lovens intensjon om at utleiebedriften bør bære direkte ansvar for arbeidsmiljøet, selv om de utleide arbeidstakerne ikke er deres egne ansatte. De viktigste forpliktelsene inkluderer følgende:

Først, utnevnelsen av en ansvarlig leder ved utleiebedriften. I henhold til Arbeidsutleielovens artikkel 41, må utleiebedriften utnevne en ansvarlig leder ved hver arbeidsplass for å sentralt håndtere administrasjonen av de utleide arbeidstakernes arbeid. Denne lederen har ansvar for å håndtere klager fra utleide arbeidstakere og koordinere kommunikasjonen med utleievirksomheten.

For det andre, opprettelse og håndtering av en administrasjonsjournal for utleide arbeidstakere. Utleiebedriften er forpliktet til å opprette en journal som inneholder navnene på de utleide arbeidstakerne, arbeidsinnholdet, arbeidstidene, pausetidene osv., og bevare denne i tre år etter kontraktens slutt.

For det tredje, utleiebedriften bærer som arbeidsgiver ansvar for visse deler av arbeidsrelaterte lover og forskrifter i Japan, som for eksempel Arbeidsstandardloven og Arbeidssikkerhets- og helseloven. For eksempel, selv om de ikke direkte ansetter de utleide arbeidstakerne, bærer utleiebedriften ansvar for bestemmelser knyttet til arbeidstid, pauser, fridager og tiltak for å sikre sikkerhet og helse på arbeidsplassen. Disse reguleringene er basert på tanken om at utleiebedriften, som drar nytte av arbeidskraften for å oppnå forretningsmessig gevinst, også bør bære et passende ansvar for beskyttelsen av disse arbeidstakerne.

Kjernemessige Elementer for Å Skille Mellom Oppdrag og Utsendelse: Tilstedeværelsen av Kommandolinjer

Som vi har sett, er tilstedeværelsen eller fraværet av en “kommandolinje” det mest avgjørende og essensielle elementet for å juridisk skille mellom oppdrag og arbeidsutleie. Selv om en kontrakt er betegnet som en “tjenesteavtale” eller “oppdragskontrakt”, kan den bli juridisk ansett som arbeidsutleie hvis bestilleren gir direkte arbeidsinstruksjoner eller styring til oppdragstakerens ansatte. Under japansk arbeidsrett prioriteres virkeligheten av arbeidet over kontraktens form.  

For å konkretisere dette kriteriet har Japans arbeidsdepartement etablert “Standarder for å skille mellom arbeidsutleie og oppdrag” (Showa 61 (1986), Arbeidsdepartementets kunngjøring nr. 37). Ifølge denne kunngjøringen, for at et oppdrag skal anerkjennes som legitimt, må oppdragstakeren oppfylle to krav: “direkte bruke arbeidskraften til sine egne ansatte” og “behandle det påtatte arbeidet som sin egen virksomhet, uavhengig av kontraktsmotparten”.  

Om det eksisterer en “kommandolinje” eller ikke, vurderes ved å ta hensyn til følgende elementer:

Det første er instruksjoner og styring relatert til utførelsen av arbeidet. Hvis bestilleren gir spesifikke instruksjoner til oppdragstakerens ansatte om hvordan arbeidet skal utføres, rekkefølgen av oppgaver, eller tidsfordeling, er det en tendens til å anse at det finnes en kommandolinje. I et legitimt oppdrag, bør all slik styring være oppdragstakerens ansvar.  

Det andre er styring av arbeidstid. Hvis bestilleren spesifiserer oppdragstakerens ansattes start- og sluttider eller pausetider, eller direkte beordrer overtid eller arbeid på fridager, er dette også et sterkt bevis på eksistensen av en kommandolinje. Tidsstyring bør være oppdragstakerens ansvar som arbeidsgiver.  

Det tredje er styring av bedriftsorden og involvering i personalvurderinger. Hvis bestilleren bestemmer plasseringen av oppdragstakerens ansatte, vurderer deres arbeidsutførelse, eller gir instruksjoner relatert til tjenesteregler, anses det at uavhengigheten mellom partene er tapt.  

For å klargjøre disse juridiske forskjellene, oppsummerer tabellen nedenfor de viktigste egenskapene til oppdrag og arbeidsutleie.

Som tabellen viser, er valget mellom disse to formene ikke bare et spørsmål om å bruke forskjellige kontrakter, men er direkte knyttet til en strategisk beslutning om hvor mye arbeidskraft som skal integreres i organisasjonen og direkte styres.

Hovedtyper og tidsbegrensninger for arbeidsutleie i Japan

Arbeidsutleiesystemet i Japan er delt inn i flere typer for å møte bedrifters varierte behov. Blant disse er “generell arbeidsutleie” og “utleie med sikte på ansettelse” de mest sentrale. Generell arbeidsutleie har som mål å fleksibelt møte bedrifters behov for arbeidskraft, for eksempel ved å supplere personell i travle perioder eller tilby midlertidig støtte til spesialiserte oppgaver.

På den annen side kombinerer “utleie med sikte på ansettelse” arbeidsutleie og jobbformidling i en unik form. I dette systemet er det forutsatt at utleiebedriften på sikt vil ansette arbeidsutleieren direkte (som fast ansatt eller kontraktsansatt), og arbeidsutleien kan vare i opptil seks måneder. Denne perioden fungerer som en prøvetid hvor både bedriften og arbeidstakeren kan vurdere hverandres egnethet. Derfor er det, i motsetning til generell arbeidsutleie, tillatt med unntak for å sjekke CV-er og gjennomføre intervjuer før utleieperioden starter.

Videre har den japanske arbeidsutleieloven strenge begrensninger på hvor lenge arbeidsutleie kan benyttes, for å sikre stabilitet i arbeidsutleieres ansettelse. Dette er kjent som “3-årsregelen”. Regelen anvendes på to forskjellige nivåer.

Det ene er “tidsbegrensning på virksomhetsnivå”. Dette begrenser perioden en virksomhet (som en fabrikk eller et kontor) kan ta imot arbeidsutleiere til maksimalt tre år som hovedregel. Denne perioden beregnes fra den dagen virksomheten først tok imot en arbeidsutleier. Men, denne tidsbegrensningen kan forlenges hvert tredje år gjennom en korrekt prosedyre som inkluderer å høre meningen fra flertallet av fagforeningen eller representanter for flertallet av arbeidstakerne på stedet.

Det andre er “tidsbegrensning på individnivå”. Dette begrenser perioden en og samme arbeidsutleier kan arbeide i samme organisatoriske enhet (som en avdeling eller seksjon) hos utleiebedriften til maksimalt tre år. Selv om tidsbegrensningen på virksomhetsnivå forlenges, kan ikke samme person fortsette å arbeide i samme avdeling i mer enn tre år. I slike tilfeller må utleiebedriften enten flytte arbeidstakeren til en annen avdeling eller overgå til direkte ansettelse.

Det finnes imidlertid noen unntak fra denne 3-årsregelen. For eksempel er arbeidsutleiere som har inngått en fast ansettelseskontrakt med utleiebyrået, arbeidsutleiere over 60 år, arbeidstakere som er engasjert i prosjektarbeid med en klar sluttdato, eller arbeidstakere som er utleid som erstatning for ansatte på fødselspermisjon eller foreldrepermisjon, ikke underlagt denne tidsbegrensningen. 3-årsregelen er ikke bare en compliance-frist, men har også en politisk hensikt som oppfordrer bedrifter til å planlegge sin arbeidsstyrke med et langsiktig perspektiv og forhindre at de bruker utleid arbeidskraft som en permanent løsning for kjernevirksomheten.

Praktiske hensyn og viktige rettsavgjørelser i Japan

I praktisk arbeid er den juridiske risikoen man bør være mest oppmerksom på i Japan, “skjult outsourcing”, hvor en kontrakt indikerer outsourcing, men i realiteten gir oppdragsgiveren instruksjoner til arbeidstakeren. Hvis det blir fastslått at det foreligger skjult outsourcing, kan dette anses som en ulovlig handling som omgår reguleringene i den japanske arbeidsutleieloven, og kan føre til administrativ veiledning eller straff.  

Den største forretningsrisikoen med skjult outsourcing er at retten anerkjenner at det eksisterer en implisitt arbeidskontrakt direkte mellom oppdragsgiveren og arbeidstakeren. Hvis en slik implisitt arbeidskontrakt blir anerkjent, vil oppdragsgiveren bære alle juridiske ansvar som en direkte arbeidsgiver, inkludert reguleringer rundt oppsigelse og plikten til å tegne sosialforsikring for arbeidstakeren.  

En ledende sak i Japan på dette området er Panasonic Plasma Display-saken (Høyesterettsdom av 18. desember 2009 (2009)). I denne saken hevdet en arbeidstaker, som jobbet i en Panasonic-fabrikk som ansatt i et outsourcingfirma, at han i realiteten mottok direkte instruksjoner fra Panasonics ansatte og at det derfor eksisterte en implisitt arbeidskontrakt med Panasonic.  

Høyesterett i Japan omgjorde avgjørelsen fra de lavere rettsinstansene og avviste etableringen av en implisitt arbeidskontrakt. I sin domsgrunnlag presenterte Høyesterett viktige kriterier for vurdering. Nemlig at det enkle faktum at oppdragsgiveren gir instruksjoner til arbeidstakeren fra outsourcingfirmaet (en tilstand av skjult outsourcing) ikke i seg selv betyr at en implisitt arbeidskontrakt er etablert. For at en kontrakt skal anerkjennes, må det i tillegg være spesielle omstendigheter, som at oppdragsgiveren er vesentlig involvert i beslutninger om ansettelse eller behandling (som lønn) av arbeidstakeren, slik at outsourcingfirmaet kun er et navn og oppdragsgiveren kan anses som den faktiske arbeidsgiveren.  

Denne rettsavgjørelsen gir to viktige implikasjoner for ledere. Den ene er en viss beroligelse i at selv om det er mangler i styringen av kommandokjeden, fører det ikke automatisk til direkte ansettelsesansvar. Men den andre er en mer alvorlig advarsel: Jo mer en oppdragsgiver er involvert i kjerneområdene for personalrettigheter og arbeidsledelse hos outsourcingfirmaet, desto større er risikoen for at retten vil se bort fra kontraktens form og anerkjenne et direkte arbeidsforhold. Derfor er det avgjørende å respektere uavhengigheten til entreprenøren og strengt adskille kommandokjeden for å sikre at man unngår juridiske risikoer.

Oppsummering

I det japanske arbeidsrettslige systemet er det ekstremt viktig å skille mellom oppdragsarbeid og utleie av arbeidstakere. Oppdragsarbeid er basert på Japans sivilrett og har som mål å “fullføre en jobb”, hvor oppdragstakeren autonomt styrer sine egne arbeidstakere. I kontrast er utleie av arbeidstakere regulert under en spesiell lov, Arbeidstakerutleieloven, og har som mål å “tilby arbeidskraft”, hvor klienten har direkte kommando og kontroll over arbeidstakerne, men også påtar seg mange juridiske forpliktelser. Valget mellom disse to formene er ikke bare et kontraktsmessig spørsmål, men reflekterer også en strategisk beslutning fra bedriftens side om de søker en uavhengig tjeneste eller en arbeidsstyrke som er integrert i deres egen organisasjon. Feilaktig bruk av disse forholdene kan føre til alvorlige juridiske risikoer. Derfor er nøye utforming av kontrakter og streng styring av daglige operasjoner nøkkelen til å sikre overholdelse og stabil gjennomføring av virksomheten.

Monolith Law Office har omfattende erfaring med arbeidsrett, inkludert temaene nevnt ovenfor, for et bredt spekter av klienter i Japan. Vårt firma har flere medarbeidere som er kvalifiserte utenlandske advokater og engelsktalende, noe som gjør det mulig å tilby klar og praktisk juridisk rådgivning om de komplekse reguleringene i japansk arbeidsrett som internasjonalt opererende selskaper kan støte på. Fra riktig oppbygging av kontrakter til etablering av arbeidsstyringsstrukturer og rådgivning om overholdelse, tilbyr vi omfattende støtte tilpasset din virksomhets behov.