Hva er reguleringene i den japanske loven for forebygging av overføring av kriminelle inntekter i ikke-ansikt-til-ansikt-transaksjoner som mottak av post?

Det har blitt en selvfølge for bedrifter å være oppmerksomme på samsvar når de driver forretninger. Blant annet har det blitt økt fokus på den japanske “Loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter” (犯罪収益移転防止法). Som navnet antyder, har denne loven som mål å “forebygge” overføring av “inntekter” oppnådd gjennom “kriminalitet”. Loven pålegger virksomheter å bekrefte identiteten til motparten i visse transaksjoner med høy risiko for å bli brukt til hvitvasking av penger. For eksempel, når man åpner en konto i en finansinstitusjon, kreves det fremvisning av identifikasjonsdokumenter i henhold til denne loven.

For mange kan denne loven virke irrelevant, men det er ikke nødvendigvis tilfelle. Selv om man ikke deltar direkte i kriminelle handlinger, kan man uvitende bidra til hvitvasking av penger ved å selge eller kjøpe kontoer. Derfor er overføring, mottak, utlevering og tilbud av bankbøker og bankkort forbudt (Loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter, artikkel 28).

Med den økende internasjonaliseringen og sofistikeringen av hvitvasking av penger, er det ikke bare finansinstitusjoner, men også vanlige forretningsfolk som må ha en grundig forståelse av reguleringene i Loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter.

Foruten finansielle transaksjoner, gjelder denne loven også for tjenester som mottak av post. Dette inkluderer virksomheter som tilbyr postbokser, samt utleie av kontorer og virtuelle kontorer som kan falle inn under kategorien postmottakstjenester.

I det siste har det blitt stadig vanligere med transaksjoner som fullføres online. I slike ikke-ansikt-til-ansikt-transaksjoner oppstår spørsmålet om hvordan man skal gjennomføre identitetsbekreftelse i henhold til Loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter.

Derfor vil vi forklare reguleringene i Loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter og identitetsbekreftelse i ikke-ansikt-til-ansikt-transaksjoner for virksomheter som tilbyr tjenester som mottak av post.

Japansk lov om forebygging av overføring av kriminelle inntekter og postmottakstjenester

Den japanske loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter (犯収法) er basert på internasjonale krav for å forhindre hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme, og pålegger “spesifikke virksomheter” som definert i loven, å utføre identitetsbekreftelse ved transaksjoner.

En av de “spesifikke virksomhetene” under den japanske loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter er postmottakstjenester. Dette refererer spesifikt til virksomheter som tilbyr tjenester som oppfyller følgende krav:

• Kunden får tillatelse til å bruke sin egen bolig eller kontoradresse som mottakssted for post
• Mottar post adressert til kunden på vegne av kunden
• Overleverer mottatt post til kunden

For eksempel, i tilfeller der en utleiekontor- eller virtuell kontorvirksomhet tilbyr en tjeneste hvor de mottar post adressert til leietakeren på vegne av leietakeren, vil dette bli ansett som en postmottakstjeneste og være underlagt den japanske loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter.

I tillegg finnes det tjenester hvor supermarkeder eller nærbutikker installerer utleiebokser i sine lokaler, slik at kunder kan motta pakker adressert til dem selv. Slike tjenester kan også falle inn under kategorien postmottakstjenester.

Som vist, er anvendelsesområdet for den japanske loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter ganske bredt. Derfor er det viktig å vurdere nøye om din virksomhet er underlagt denne loven.

Hva innebærer identitetsbekreftelse under den japanske loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter (犯罪収益移転防止法, 2007)?

Spesifikke virksomheter som driver forretninger under den japanske loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter (2007) er pålagt å utføre identitetsbekreftelse ved transaksjoner. Når spesifikke virksomheter handler med kunder, må de bekrefte følgende punkter:

• Identifikasjonsopplysninger (navn, hovedkontor eller hovedforretningsstedets adresse)
• Identifikasjonsopplysninger for representanter (navn, adresse, fødselsdato)
• Representanters transaksjonsmyndighet
• Transaksjonsformål
• Forretningsinnhold (yrke for enkeltpersoner)
• Hvis det finnes en reell kontrollerende eier, identifikasjonsopplysninger for denne personen
• Ved høyrisikotransaksjoner, eiendeler og inntekter

Begrepet “representanter” refererer her til representanter for juridiske personer, transaksjonsansvarlige, agenter osv.

Videre refererer “høyrisikotransaksjoner” til følgende typer transaksjoner:

• Kunder som ble bekreftet ved tidligere kontrakter
• Transaksjoner med mistanke om at noen utgir seg for å være en representant
• Transaksjoner med kunder som mistenkes for å ha gitt falsk informasjon ved tidligere kontrakter
• Transaksjoner med personer som bor eller befinner seg i Iran eller Nord-Korea
• Transaksjoner med utenlandske PEPs (utenlandske politisk eksponerte personer, deres familier, eller selskaper som de eller deres familier kontrollerer)

Tilfeller der identitetsbekreftelse reduseres

Når kunden som er motpart i en transaksjon faller inn under kategorien “stat eller lignende”, reduseres plikten til identitetsbekreftelse. Følgende faller inn under “stat eller lignende” (japansk lov om forebygging av overføring av kriminelle inntekter, artikkel 4, paragraf 5) (Heisei 20 (2008)).

• Stat
• Lokale offentlige organer
• Foreninger eller organisasjoner uten juridisk personlighet
• Børsnoterte selskaper og lignende

Det er viktig å merke seg at børsnoterte selskaper og lignende kanskje ikke virker inkludert under den juridiske termen “stat”. Når du handler med de ovennevnte juridiske personer eller organisasjoner, er det tilstrekkelig å utføre følgende identitetsbekreftelse.

Bekreftelsesmetoder for ikke-ansikt-til-ansikt transaksjoner

Ved ikke-ansikt-til-ansikt transaksjoner som fullføres online, oppstår spørsmålet om hvordan man skal utføre identitetsbekreftelse i henhold til den japanske loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter (犯罪収益移転防止法).

Det finnes flere metoder, men nedenfor presenterer vi spesielt de bekreftelsesmetodene som fullføres online og som anbefales for IT-selskaper.

Metoder for å bekrefte identifikasjonsopplysninger for juridiske personer

Ved transaksjoner med vanlige kunder er det nødvendig å bekrefte identifikasjonsopplysninger for juridiske personer. En metode for å fullføre bekreftelsen av identifikasjonsopplysninger for juridiske personer online, er å bruke elektroniske sertifikater i henhold til den japanske elektroniske signaturloven.

Spesifikt kan man motta informasjon om spesifikke transaksjoner som er elektronisk signert ved hjelp av et elektronisk sertifikat fra representanten for den juridiske personen som er kunden. Elektroniske sertifikater fra det japanske elektroniske autentiseringssystemet basert på kommersiell registrering, utstedes av registreringskontoret av en registreringsoffiser.

Referanse: Justisdepartementet｜Veiledning for å skaffe elektroniske sertifikater[ja]

Metoder for å bekrefte identiteten til representanter

For å bekrefte identiteten til representanter ved transaksjoner med kunder online, finnes det to prosedyrer:

• Bruk av elektronisk sertifikat utstedt av en sertifisert autentiseringsleverandør i henhold til den japanske elektroniske signaturloven
• App-mottaksmetode (fotografering av ansiktsbilde + sending av bilde av identifikasjonsdokument)

Generelt sett er app-mottaksmetoden enklere å bruke når kunden er en privatperson. Konkret utføres bekreftelsen gjennom følgende trinn:

1. La kunden bruke programvaren levert av en spesifikk leverandør
2. La kunden ta bilder av både sitt ansikt og et identifikasjonsdokument med bilde
3. Send disse bildeinformasjonene umiddelbart til selskapet eller en tredjepart
4. Bekreft hos selskapet eller tredjeparten at identifikasjonsdokumentet er ekte, og at de mottatte bildene ikke er tidligere tatt bilder av ansiktet eller identifikasjonsdokumentet

Det er viktig å merke seg at ved bruk av app-mottaksmetoden må bildene sendes ved hjelp av programvaren levert av den spesifikke leverandøren. Det er altså ikke tillatt å sende bildene via e-post eller lignende metoder.

Ved bekreftelse av at identifikasjonsdokumentet er ekte, må man kontrollere at det ikke er noen unaturlige trekk i dokumentets utseende som kan oppdages fra bildene.

For å bekrefte at de mottatte bildene ikke er tidligere tatt bilder av ansiktet eller identifikasjonsdokumentet, kan man for eksempel vise kunden et tilfeldig tall under identitetsbekreftelsen og be dem ta et bilde av ansiktet og identifikasjonsdokumentet sammen med en lapp med tallet på innen en viss tid, og deretter sende det umiddelbart.

Vær oppmerksom på at når identifikasjonsdokumenter mottas og lagres online, må man være svært forsiktig med å forhindre informasjonslekkasje. Vi har detaljert forklart tilfeller av informasjonslekkasje og hvordan man håndterer dem i følgende artikkel.

Relaterte artikler: Krisehåndtering og advokatens rolle ved informasjonslekkasje hos Capcom[ja]

Representanters transaksjonsfullmakter

Tidligere var det vanlig å bekrefte representanter og lignendes transaksjonsfullmakter ved å verifisere gjennom et registreringsbevis at den aktuelle representanten var registrert som en direktør med fullmakt til å representere den aktuelle kunden.

Imidlertid har det nylig blitt mer vanlig å inngå kontrakter online, selv i transaksjoner mellom selskaper. Som en metode for å bekrefte representanters transaksjonsfullmakter uten å utveksle dokumenter, kan man bekrefte via telefon, faks eller e-post til kundens hovedkontor eller filial at representanten handler på vegne av kunden i forbindelse med transaksjonen.

Formålet med transaksjonen

Formålet med transaksjonen kan bekreftes ved å innhente informasjon gjennom telefon eller e-post.

Forretningsinnhold

For å bekrefte forretningsinnholdet, er det ikke tillatt å bruke telefon eller e-post. Vanligvis bekreftes forretningsinnholdet ved å innhente kundens registreringsbevis.

Identifikasjonsdetaljer for den reelle kontrolleren

Den reelle kontrolleren refererer til den fysiske personen som faktisk kontrollerer en juridisk enhet som er en kunde. For eksempel, hvis kunden er et aksjeselskap, vil en fysisk person som eier mer enn 25 % av stemmerettene, i prinsippet anses som den reelle kontrolleren.

Hvis det finnes en reell kontroller, vil vi bekrefte identifikasjonsdetaljene til den reelle kontrolleren, som navn, adresse og fødselsdato, ved å motta en erklæring fra representanten eller lignende.

Med mindre det er en høyrisiko-transaksjon, er det ikke nødvendig å bekrefte identifikasjonsdetaljene til den reelle kontrolleren ved hjelp av den reelle kontrollerens egne identifikasjonsdokumenter; en erklæring fra representanten eller lignende er tilstrekkelig.

Oppsummering: Reguleringer i den japanske loven for forebygging av overføring av kriminelle inntekter i ikke-ansikt-til-ansikt transaksjoner

Den japanske loven for forebygging av overføring av kriminelle inntekter endres ofte, og omfanget av reguleringer øker stadig. Siden loven har som mål å forhindre kriminalitet, er det det japanske politiet som har hovedansvaret, og en svært streng håndhevelse er nødvendig.

På den annen side er identitetsbekreftelsesplikten i henhold til den japanske loven for forebygging av overføring av kriminelle inntekter kompleks og vanskelig å forstå nøyaktig. Hvis man misforstår lovens bestemmelser og ikke utfører nødvendig identitetsbekreftelse, kan det føre til store skandaler for selskapet.

Derfor anbefales det å konsultere en advokat med ekspertise innen IT når det er nødvendig å utføre identitetsbekreftelse i henhold til den japanske loven for forebygging av overføring av kriminelle inntekter, for å bygge et passende system.

Veiledning om tiltak fra vårt firma

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma med høy ekspertise innen IT, spesielt internett og jus. I de senere år har den japanske loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter fått økt oppmerksomhet, og behovet for juridisk kontroll øker stadig. Vårt firma tilbyr løsninger relatert til den japanske loven om forebygging av overføring av kriminelle inntekter. Detaljer er beskrevet i artikkelen nedenfor.