Artikkeltittel: "Hvordan håndtere avbrudd i systemutviklingsarbeid på grunn av brukerens forhold"

Systemutvikling er ofte et langtidsprosjekt. Så hva kan leverandøren gjøre hvis brukeren ensidig sier: “Vi trenger ikke lenger dette systemet, så dere trenger ikke å lage det” etter at utviklingen har startet?

I denne artikkelen vil vi organisere de unike egenskapene ved kontrakter for systemutvikling og forklare hvordan man kan håndtere slike situasjoner.

Betydningen av å vurdere avbrudd på grunn av brukerens forhold

Kontrakter for systemutvikling har noen særegne trekk når de betraktes som kontrakter. For det første er prosjektperioden vanligvis lang, og leverandøren har store forpliktelser og betydelig skjønn i sin plikt til å administrere prosjektet. Vi forklarer innholdet av leverandørens prosjektledelsesforpliktelser i detalj i følgende artikkel.

For det andre har brukeren, selv om de er kunden, også omfattende forpliktelser til å samarbeide med leverandørens arbeid. Siden systemet skal brukes internt i selskapet, er det ikke tilstrekkelig å bare overlate alt til leverandøren. Det er en plikt til å samarbeide fra selskapets side slik at leverandøren kan utøve sin ekspertise. Vi forklarer dette i detalj i følgende artikkel.

For å oppsummere, mellom leverandøren og brukeren er det både et forhold som “ekstern leverandør” som utvikler systemet og “kunde” som betaler for tjenesten, men samtidig er de også “partnere” som skal samarbeide mot det felles målet om å fullføre prosjektet. Denne kompleksiteten i forholdet er en stor egenskap ved kontrakter for systemutvikling, som ikke finnes i enkle skreddersydde tjenester som for eksempel en skredder. På grunn av denne kompleksiteten kan tvister om systemutvikling, når de først oppstår, bli kompliserte og vanskelige å løse juridisk.

Å vurdere hvordan man skal forstå rettighetene og forpliktelsene til begge parter når brukeren plutselig bestemmer seg for at “systemet ikke lenger er nødvendig, så prosjektet trenger ikke å fortsette”, gir et eksempel på juridisk tenkning i møte med slike komplekse kontraktsforhold. Nedenfor organiserer vi de sakene som bør vurderes i slike tilfeller.

Først, organiser årsakene til oppsigelsen

Selv om leverandøren oppfatter det som at “brukeren ensidig ønsker å avbryte prosjektet”, er det ikke alltid sikkert at denne oppfatningen deles med brukeren. For eksempel, la oss anta at et prosjekt for å utvikle et system for å administrere personalet til ansatte stasjonert i utlandet ble startet, men senere ble hele planen om å ekspandere til utlandet kansellert, og utviklingen av et slikt system ble unødvendig. Ut fra denne forklaringen alene kan det virke som en ensidig beslutning fra brukerens side.

Men hva om beslutningen ble tatt fordi leverandøren også hadde brutt sine prosjektledelsesforpliktelser, som forsinkelser i ulike faser, og dette bidro til vanskeligheter med fremdriften av utviklingen, noe som igjen påvirket selskapets beslutning om å endre sin strategi?

Som nevnt tidligere, innebærer systemutvikling at både leverandøren og brukeren har betydelige forpliktelser og må samarbeide tett. Derfor, selv om brukeren initierte avbruddet og leverandøren oppfattet det som en oppsigelse av brukerens egne grunner, bør man være klar over at leverandøren kan bli anklaget for brudd på sine forpliktelser, og at brukeren kan hevde at det er en oppsigelse basert på mislighold eller en gjensidig avtalt oppsigelse.

Skillet mellom en oppsigelse av egne grunner, en oppsigelse basert på mislighold, eller en gjensidig avtalt oppsigelse, vurderes ofte individuelt basert på prosjektets fremdrift og forhandlingshistorikken. Derfor, hvis leverandøren ønsker å behandle det som en oppsigelse av brukerens egne grunner, er det viktig å tydelig dokumentere dette i møtereferater og andre steder for å unngå fremtidige tvister.

Deretter bekrefter vi grunnlagsbestemmelsene for krav om honorar og erstatning

Med tanke på de ovennevnte punktene, hvis det er mulig å fortsette samtalen som en kansellering på grunn av brukerens egen bekvemmelighet, vil vi deretter vurdere om det er mulig for leverandøren å kreve honorar i henhold til fullføringsgraden eller kreve erstatning fra brukeren.

Bestemmelsene som skal refereres til i slike tilfeller varierer avhengig av kontraktstypen. Kontrakter knyttet til systemutvikling kan grovt sett deles inn i oppdragskontrakter og semi-oppdragskontrakter.

For semi-oppdragskontrakter og oppdragskontrakter fastsetter den japanske sivilretten følgende:

a.) I tilfelle av semi-oppdragskontrakter
Honorar krav: Japansk sivilrett artikkel 648, paragraf 3 (1896)
Hvis oppdraget avsluttes midt i utførelsen av en grunn som ikke kan tilskrives oppdragstakeren, kan oppdragstakeren kreve honorar i henhold til den allerede utførte andelen.
Erstatningskrav: Japansk sivilrett artikkel 651 (1896)
1. Hver part kan når som helst si opp oppdraget.
2. Hvis en av partene sier opp oppdraget på et tidspunkt som er ugunstig for den andre parten, må den parten erstatte den andre partens tap. Dette gjelder imidlertid ikke hvis det var en uunngåelig grunn.

b.) I tilfelle av oppdragskontrakter
Erstatningskrav: Japansk sivilrett artikkel 641 (1896)
Så lenge oppdragstakeren ikke har fullført arbeidet, kan bestilleren når som helst si opp kontrakten ved å betale erstatning.

Omfanget av erstatning i henhold til Japansk sivilrett artikkel 641 (1896) inkluderer ikke bare de allerede påløpte kostnadene, men også “fortjenesten som ville blitt oppnådd hvis kontrakten ikke hadde blitt sagt opp.” Dette er fordi det er meningsløst å tvinge fullføring av arbeidet som har blitt unødvendig for bestilleren, og i slike tilfeller er det mer rasjonelt å sikre oppdragstakerens fortjeneste ved å betale tilsvarende vederlag.

Imidlertid, når det gjelder erstatning i henhold til Japansk sivilrett artikkel 641 (1896), er det ikke uvanlig at individuelle kontrakter mellom leverandøren og brukeren ekskluderer erstatning. I slike tilfeller vil de individuelle avtalene mellom partene (dvs. kontrakten) ha forrang, og de sivilrettslige bestemmelsene vil ikke gjelde, så det er viktig å være oppmerksom på dette.

Videreføring av bevis for utført arbeid og skader

Ved oppsigelse fra brukerens side av personlige årsaker, er det vanlig i kontrakter at man kan kreve betaling for utført arbeid (dvs. fullførte deler) og erstatning for skader. Derfor er det vanligvis nødvendig for leverandøren å bevise utført arbeid og skader for å kunne fremme et erstatningskrav.

Imidlertid kan det å bevise utført arbeid, altså fullføringsgraden, være en svært krevende oppgave i praksis. Dette skyldes at det kan være betydelig arbeid å bekrefte fremdriften, spesielt når det er flere underleverandører involvert. Dette innebærer ofte omfattende høringer for å fastslå hvor mye av hvert arbeidsoppdrag som er fullført. I tillegg må man utarbeide dokumentasjon som støtter resultatene av disse høringene, samt dokumentere selve innholdet av høringene, noe som kan være svært tidkrevende. Selv etter alt dette arbeidet er det en risiko for at bevisene kan bli ansett som utilstrekkelige, noe som kan gjøre alt arbeidet forgjeves.

Som en mottiltak kan man i kontraktsfasen på forhånd spesifisere at ved oppsigelse skal beregningen gjøres pro rata basert på antall dager frem til oppsigelsen, for å forenkle beregningen. Videre, gitt at bevis for utført arbeid kan være tidkrevende, kan man vurdere å avstå fra å kreve betaling for utført arbeid og i stedet kreve betaling for kostnadene ved utviklingen av de fullførte delene. For interne utviklingskostnader kan dette ofte enkelt beregnes ved hjelp av en enkel formel som “arbeidstimer × timepris”. Spesielt for prosjekter med lav fortjenestemargin kan det være mer praktisk å prioritere krav basert på kostnader fremfor utført arbeid, da dette kan gjøre det lettere å inndrive kravene og dermed kompensere for tapene. Dette kan ofte være en mer realistisk løsning.

Hva bør vurderes fra brukerens side?

For øvrig, brukere som ønsker å si opp avtalen av egne grunner, bør også vurdere noen punkter på forhånd. Det inkluderer å bekrefte en omtrentlig sum for erstatningsbeløpet som må betales til leverandøren. Her refererer “omtrentlig” til å ha en grov idé om beløpet for å kunne planlegge videre forhandlinger (det er tilstrekkelig med en omtrentlig sum, da en forsinkelse i å uttrykke oppsigelsesintensjonen ville være kontraproduktivt).

Hvis den bekreftede omtrentlig summen virker urimelig høy, bør man be om en forklaring. Men hvis man prøver å forhandle på en urimelig måte for å redusere beløpet, kan det føre til meningsløse rettssaker og ytterligere komplikasjoner. Hvis forhandlingene mellom de to partene ser ut til å bli vanskelige, kan det være en god idé å konsultere en advokat.

For øvrig, denne artikkelen forutsetter at en kontrakt om systemutvikling er inngått, men i virkeligheten er det ikke uvanlig at det oppstår tvister om hvorvidt kontrakten er gyldig inngått i det hele tatt. Dette er detaljert forklart i artikkelen nedenfor.

Oppsummering

I denne artikkelen har vi forklart prosessen for å håndtere tilfeller der et prosjekt blir avbrutt på grunn av brukerens forhold. Det viktigste poenget i denne artikkelen er imidlertid behovet for å vurdere om det virkelig kan sies å være brukerens egen skyld, og om leverandøren virkelig ikke har gjort noen feil.

Systemutviklingsprosjekter kjennetegnes ved at både leverandøren og brukeren har store forpliktelser. Derfor bør man nøye vurdere på forhånd om det virkelig er mulig å ensidig tillegge den andre parten skylden, ellers kan situasjonen forverres ytterligere.