Adwokat wyjaśnia poprawne sposoby pisania i rodzaje umów z agencjami

W biznesie, dość często zdarza się, że firmy sprzedają swoje produkty lub usługi za pośrednictwem agentów. Korzystanie z agentów pozwala nie tylko na redukcję kosztów związanych z wynagrodzeniem personelu sprzedażowego, ale także na szybkie zbudowanie dużej sieci sprzedaży, co jest niewątpliwie atrakcyjne.

W związku z tym, wyjaśnimy jak sporządzić umowę z agentem oraz na co zwrócić uwagę podczas jej tworzenia.

Umowa agencyjna

Mechanizm umowy agencyjnej

Podstawowym mechanizmem umowy agencyjnej jest powierzenie sprzedaży produktów lub usług zleceniodawcy agentowi sprzedaży, który prowadzi działania reklamowe i promocyjne tych produktów lub usług dla klientów.

Rodzaje umów agencyjnych

W odniesieniu do sprzedaży na podstawie umowy agencyjnej, z prawnego punktu widzenia, można ją podzielić na dwa typy: pośrednictwo i sprzedaż.

Typ pośrednictwa polega na tym, że agent sprzedaży działa tylko jako pośrednik w zawieraniu umów, a skutki umowy dotyczącej dostarczania produktów lub usług powstają bezpośrednio między zleceniodawcą a klientem. W przypadku agenta sprzedaży typu pośrednictwa, przychody agenta sprzedaży pochodzą z prowizji od sprzedaży od zleceniodawcy.

Z drugiej strony, w przypadku produktów lub usług zleceniodawcy, zleceniodawca i agent sprzedaży zawierają umowę kupna-sprzedaży w formie zakupu, a zakupione produkty lub usługi są sprzedawane bezpośrednio klientom przez agenta sprzedaży. W przypadku typu sprzedaży, cena produktów lub usług staje się przychodem agenta sprzedaży.

Decyzja, czy wybrać typ pośrednictwa czy sprzedaży, zależy również od oceny księgowej, jakie przychody chce osiągnąć agent sprzedaży, dlatego ważne jest, aby dokładnie to przemyśleć w swojej firmie.

Kluczowe punkty umowy agencyjnej

Umowa agencyjna to umowa zawierana między zleceniodawcą a agencją sprzedaży. W tym artykule przedstawimy typowe klauzule umowy agencyjnej i omówimy kluczowe punkty każdej z nich. W przykładach klauzul “strona A” oznacza zleceniodawcę, a “strona B” oznacza agencję sprzedaży.

Klauzula dotycząca metody sprzedaży pośredniej

W przypadku sprzedaży pośredniej, postępujemy zgodnie z poniższymi zasadami:
(1) Strona A udziela stronie B prawa do sprzedaży produktów objętych umową na warunkach określonych w załączniku. Jednakże, nie udziela prawa do odbioru płatności.
(2) Strona B zobowiązuje się do przedstawiania potencjalnych użytkowników produktu.
(3) Strona B, przy wsparciu strony A, zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań, aby produkt był używany ciągle i aby użytkownicy byli zadowoleni z jego użytkowania.
(4) Strona B, na wcześniejsze polecenie strony A, zobowiązuje się do sprzedaży produktu za pomocą umowy określonej przez stronę A. W przypadku braku wcześniejszego polecenia, strona B musi wyraźnie zaznaczyć, że nie ma prawa do odbioru płatności.
(5) Strona B musi zawrzeć w umowie informację, że działa jako agent strony A w sprzedaży produktu.
(6) Nie przewiduje się wydawania pełnomocnictw ani innych dokumentów potwierdzających uprawnienia agenta dla każdej umowy.
(7) Wszystkie koszty związane z zawarciem umowy, w tym wszelkie inne koszty, ponosi strona B.
(8) Nawet jeśli po zawarciu umowy strona A nie jest w stanie odzyskać pieniędzy od kontrahenta, strona B nie ponosi żadnej odpowiedzialności.
(9) Strona A udziela stronie B prawa do pośrednictwa w sprzedaży produktów tylko do ostatecznych użytkowników, i nie udziela żadnych innych praw, chyba że jest to wyraźnie określone w załączniku.
(10) Pomimo powyższego, jeśli załącznik zawiera szczególne postanowienia, strona B może mianować agenta podwójnego na podstawie wcześniejszego pisemnego powiadomienia do strony A (w przypadku sprzedaży pośredniej, sprzedaż produktów przez agenta podwójnego nazywa się “drugim pośrednictwem”). Od momentu otrzymania takiego powiadomienia przez stronę A, uważa się, że strona A wyraziła na to zgodę. Jednakże, jeśli strona A ma prawo do żądania odszkodowania od agenta podwójnego z powodu działań takich jak fałszywe przedstawienie, nielegalne działania handlowe lub podobne, strona B gwarantuje takie zobowiązanie wspólnie z agentem podwójnym.

Przykładowe klauzule są oparte na założeniu, że typ umowy agencyjnej to sprzedaż pośrednia. W przypadku sprzedaży pośredniej, agent sprzedaży działa tylko jako pośrednik w zawieraniu umowy, której skutki przypisuje się klientowi i zleceniodawcy. Dlatego ważne jest, aby jasno określić zakres uprawnień agenta sprzedaży.

W zastrzeżeniu do przykładowej klauzuli (1) określono, że nie udziela się agentowi prawa do odbioru płatności. Możliwe jest udzielenie agentowi prawa do odbioru płatności, ale biorąc pod uwagę znaczenie tego prawa, bezpieczniej jest, jeśli zleceniodawca nie udziela go agentowi.

Przykładowa klauzula (10) reguluje mianowanie agenta podwójnego. Jeśli dopuszcza się mianowanie agentów podwójnych i dalszych agentów, miejsce odpowiedzialności za problemy, które mogą wystąpić między klientem a agentem, może stać się niejasne. Jednakże, jeśli zleca się sprzedaż dużemu agentowi sprzedaży, może to zakładać mianowanie agentów podwójnych. Dlatego decyzja, czy dopuścić mianowanie agentów podwójnych, powinna zależeć od indywidualnej transakcji.

Klauzula dotycząca metody sprzedaży opartej na kupnie i sprzedaży

W przypadku, gdy metoda sprzedaży jest oparta na kupnie i sprzedaży, obowiązują następujące postanowienia:
(1) Strona A musi zaakceptować ofertę zakupu produktów od strony B, zgodnie z metodą i warunkami sprzedaży określonymi w załączniku.
(2) Strona A, w przypadku otrzymania oferty zakupu produktów od strony B, niezgodnej z metodą i warunkami sprzedaży określonymi w załączniku, musi natychmiast zaakceptować lub odrzucić taką ofertę.
(3) Strona B, pod swoją odpowiedzialnością, musi przeprowadzić wszelkie działania związane ze sprzedażą produktu do użytkowników, zgodnie z formatem i metodą zalecaną przez stronę A, w tym zawarcie umowy użytkowania.
(4) Strona B nie może zatwierdzić licencji użytkowania dla użytkowników w formacie i metodzie innej niż ustalona przez stronę A bez jej zgody. W przypadku zmian, zgoda strony A musi być uzyskana na piśmie.
(5) Wszystkie koszty związane ze sprzedażą, zawarciem umowy i odbiorem opłat ponosi strona B.
(6) Strona B jest odpowiedzialna za odbiór opłat za korzystanie. Strona A nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody związane z odbiorem opłat.
(7) Chyba że załącznik stanowi inaczej, strona B musi sprzedawać produkty kontrahentowi strony A jako stronie umowy. Sprzedaż produktów przez stronę B do osób innych niż kontrahenci strony A (zwana dalej “drugorzędna odsprzedaż”) jest uważana za niewykonanie zobowiązań przez stronę B wobec strony A, a wszelkie szkody wynikłe z anulowania lub innych działań strony A nie są uważane za powstałe.
(8) Pomimo poprzedniego punktu, jeżeli załącznik stanowi inaczej, strona B może sprzedawać produkty osobom innym niż kontrahenci strony A (zwane dalej “odbiorcy odsprzedaży”). Jednakże, wszelkie obowiązki związane z wsparciem biznesowym, technicznym lub innym dla odbiorców odsprzedaży spoczywają na stronie B, a strona A jest wyłączona z wszelkich obowiązków.

Przykład tej klauzuli zakłada typ umowy agencyjnej opartej na kupnie i sprzedaży. W przypadku modelu opartego na kupnie i sprzedaży, to agent sprzedaży zawiera umowę z klientem i ponosi odpowiedzialność umowną, dlatego ograniczenia nałożone na agenta sprzedaży przez zleceniodawcę nie są zazwyczaj tak duże jak w modelu pośrednictwa.

W związku z tym, oczywiście, prawo do odbioru płatności należy do agenta sprzedaży. Przykład klauzuli (6) reguluje ten punkt w sposób ostrożny.

Co jest nieco charakterystyczne, to fakt, że jak widać w przykładzie klauzuli (1), zleceniodawca musi zawsze sprzedać produkt lub usługę agentowi sprzedaży, pod warunkiem, że przestrzega wcześniej ustalonych warunków sprzedaży itp.

Jednakże, w umowie agencyjnej, agent sprzedaży zakłada, że zawsze będzie mógł nabyć produkty lub usługi od zleceniodawcy i prowadzić działania promocyjne, a fakt, że nie jest w stanie dostarczyć produktów lub usług mimo otrzymania zamówienia od klienta, jest czymś, czego agent nie powinien doświadczyć. W związku z tym, przykład klauzuli (1) można uznać za klauzulę ważną dla agenta.

Klauzula dotycząca prowizji od sprzedaży w modelu agencyjnym

1. Jeżeli metoda sprzedaży jest agencyjna i umowa dotycząca sprzedaży zostanie zawarta, strona A zobowiązuje się do zapłaty prowizji strony B, zgodnie z załącznikiem.
2. Po zapłaceniu prowizji zgodnie z niniejszą klauzulą, jeżeli okaże się, że umowa dotycząca sprzedaży jest nieważna i zostanie anulowana lub rozwiązana, lub jeżeli strona A zapłaciła stronie umowy odszkodowanie lub inne środki finansowe w związku z wadami umowy, strona B zobowiązuje się do zwrotu prowizji stronie A.

W przypadku umowy agencyjnej typu sprzedaż, różnica między ceną zakupu produktu a ceną sprzedaży klientowi staje się przychodem agenta sprzedaży. W przeciwnym razie, w przypadku umowy agencyjnej typu pośrednictwo, prowizja z pośrednictwa staje się przychodem agenta sprzedaży, dlatego konieczne jest ustalenie kwoty prowizji w umowie agencyjnej.

W przypadku umowy agencyjnej typu pośrednictwo, typowe jest, że agent otrzymuje prowizję pod warunkiem, że umowa dotycząca dostarczania produktów lub usług między klientem a zleceniodawcą zostanie zawarta. Kwota prowizji może być ustalona jako stała kwota “za każdą umowę”, lub może być ustalona w zależności od sprzedaży jako “procent od ceny sprzedaży”.

Najważniejszym elementem klauzuli dotyczącej prowizji od sprzedaży są warunki, na których prowizja jest naliczana. Nawet jeśli umowa zostanie zawarta między klientem a zleceniodawcą, konkretne sformułowanie będzie różnić się w zależności od produktu lub usługi, które są obsługiwane. Na przykład, w przypadku agenta sprzedaży aplikacji, warunkiem będzie moment, w którym klient zarejestruje się w aplikacji dostarczanej przez zleceniodawcę. Aby uniknąć późniejszych niejasności, ważne jest, aby jasno określić warunki, na których naliczana jest prowizja, w zależności od produktu lub usługi, które są obsługiwane.

Ponadto, jak w przypadku drugiego punktu przykładowej klauzuli, skuteczne może być określenie przypadków, które nie są objęte płatnością prowizji, nawet jeśli umowa została zawarta między klientem a zleceniodawcą. Istnieje ryzyko, że agent sprzedaży może wykorzystać tzw. “sakura” do składania wniosków o zawarcie umowy, a następnie natychmiast je anulować, co zwiększa liczbę umów, jeśli istnieje obowiązek zapłaty prowizji, nawet jeśli umowa zostanie później unieważniona lub anulowana.

Klauzula dotycząca przekazania towaru

Jeżeli produkt jest rzeczą materialną, obowiązują następujące zasady:
(1) Strona A zobowiązuje się do bezpośredniego przekazania produktu stronie B.
(2) Pomimo postanowień punktu poprzedniego, Strona A może wcześniej przekazać produkt Stronie B, która z kolei może bezpośrednio przekazać produkt stronie B. Jednakże, gdy Strona B bezpośrednio przekazuje produkt, musi natychmiast powiadomić Stronę A o nazwie produktu, ilości, jednostkowej cenie, kwocie i dacie wysyłki.
(3) Koszty związane z poprzednim punktem pokrywa Strona A.

Jeżeli produkt jest przedmiotem sprzedaży przez agenta, konieczne jest ustalenie metody przekazania go klientowi. Zależy to również od tego, czy zapasy są przechowywane przez zleceniodawcę czy agenta, ale zazwyczaj to zleceniodawca posiada zapasy i bezpośrednio przekazuje produkt klientowi. Przykład klauzuli (1) przewiduje taką sytuację.

Jednakże, mimo że zleceniodawca posiada zapasy produktu, faktyczne przekazanie produktu może być zlecone agentowi sprzedaży. Ponieważ agent sprzedaży jest punktem kontaktu dla klienta, bezpośrednie przekazanie produktu od agenta sprzedaży do klienta może sprzyjać płynności transakcji. Przykład klauzuli (2) przewiduje taką sytuację.

Jeżeli transakcja przewiduje tylko jedną z sytuacji opisanych w przykładach klauzul (1) i (2), wystarczy ustalić tylko jedną z nich. Jeżeli jednak obie sytuacje mogą wystąpić w zależności od agenta sprzedaży lub klienta, dobrze jest ustalić je tak, jak w powyższych przykładach klauzul.

Klauzula dotycząca korzystania z znaku towarowego

1. Strona B, jeśli chce korzystać z znaku towarowego, na który Strona A ma prawo użytkowania, musi złożyć wniosek do Strony A i uzyskać jej zgodę. Warunki korzystania z znaku towarowego, który został zaakceptowany, muszą być zgodne z regulacjami Strony A.
2. Pomimo poprzedniego punktu, Strona A, w zakresie niezbędnym do pośrednictwa lub odsprzedaży produktów, jest uważana za udzielającą zgody na korzystanie ze znaku towarowego podczas trwania umowy.

Znak towarowy to znak (identyfikator) używany przez przedsiębiorcę do odróżnienia swoich produktów i usług od tych oferowanych przez inne firmy. Po złożeniu wniosku do Japońskiego Urzędu Patentowego (Japanese Patent Office) i uzyskaniu rejestracji znaku towarowego, uzyskuje się prawo do znaku towarowego, co pozwala na wyłączne korzystanie ze znaku towarowego przez rejestranta. Szczegółowe informacje na temat praw własności intelektualnej, w tym praw do znaku towarowego, można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/intellectual-property-infringement-risk[ja]

Przy promowaniu produktów lub usług zleceniodawcy przez agenta sprzedaży, przewiduje się korzystanie ze znaku towarowego. Nie można korzystać ze znaku towarowego bez zgody właściciela, dlatego w punkcie 1 przykładowej klauzuli określono, że należy uzyskać zgodę zleceniodawcy, który jest właścicielem praw. Szczegółowe informacje na temat sankcji za naruszenie praw do znaku towarowego można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/penalty-for-trademark-infringement[ja]

Ponadto, punkt 2 przykładowej klauzuli zakłada, że zlecenie sprzedaży agentowi naturalnie przewiduje udzielenie mu prawa do korzystania ze znaku towarowego, chyba że zleceniodawca, który jest właścicielem praw do znaku towarowego, wyraźnie tego zabronił. W takim przypadku, przewiduje się, że zgoda na korzystanie ze znaku towarowego została udzielona.

Podsumowanie

Nie jest to ograniczone tylko do firm IT, ale często zdarza się, że podczas sprzedaży narzędzi lub aplikacji opracowanych przez własną firmę, zleca się to zadanie agencjom sprzedaży. W prawie istnieje kilka rodzajów umów z agencjami sprzedaży, a wybór zależy od takich kwestii jak miejsce, w którym chcemy generować przychody z punktu widzenia księgowości, czy też od tego, na ile zleceniodawca może zaakceptować odpowiedzialność wynikającą z umowy. Ważne jest, aby umowę dostosować tak, aby można było zrealizować takie decyzje prawne. Dlatego zalecamy skonsultowanie się ze specjalistą, takim jak prawnik, podczas tworzenia umowy z agencją sprzedaży.

Informacje o tworzeniu i przeglądaniu umów przez naszą kancelarię

W kancelarii prawnej Monolis specjalizujemy się w prawie IT, internetowym i biznesowym. Oferujemy naszym klientom i firmom, z którymi współpracujemy, nie tylko tworzenie umów dystrybucyjnych, ale także tworzenie i przeglądanie różnego rodzaju umów.

Jeśli jesteś zainteresowany, zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami poniżej.