Considerații juridice privind responsabilitățile și obligațiile membrilor executivi într-o societate cu răspundere limitată din Japonia

În cadrul sistemului juridic japonez, societatea cu răspundere limitată (Godo Kaisha, GK) este utilizată pe larg de către întreprinzători, atât din Japonia cât și din străinătate, datorită procedurilor simplificate de înființare și permisivității ample a statutului său autonom. Spre deosebire de societatea pe acțiuni (Kabushiki Kaisha, KK), care principial separă proprietatea (acționarii) de management (directorii), societatea cu răspundere limitată se bazează pe ideea că investitorii, numiți “membri”, își asumă direct conducerea afacerii. Pilonul central al acestei conduceri este “membrul executiv al afacerii”. Acest membru executiv deține o autoritate extinsă în executarea afacerilor companiei, dar această autoritate vine la pachet cu obligații legale semnificative și responsabilități. Înțelegerea acestor obligații este esențială pentru operarea sănătoasă și gestionarea riscurilor unei societăți cu răspundere limitată. În acest articol, vom explica în detaliu, dintr-o perspectivă legală, obligațiile principale ale membrului executiv al afacerii unei societăți cu răspundere limitată conform legii japoneze a companiilor, și anume datoria de diligență, datoria de loialitate, interdicția concurenței, restricțiile privind tranzacțiile care implică un conflict de interese și responsabilitatea pentru neglijarea datoriei în cazul încălcării acestor obligații. Aceste reglementări formează un cadru de bază pentru disciplinarea comportamentului membrului executiv al afacerii și protejarea companiei și a părților interesate ale acesteia.

Obligațiile fundamentale ale executivilor companiilor: Datoria de diligență și datoria de loialitate sub legislația japoneză

Fundamentul tuturor acțiunilor executivilor unei companii constă în două obligații fundamentale: “datoria de diligență” și “datoria de loialitate”. Acestea formează coloana vertebrală a relației de încredere dintre executivi și companie și sunt clar definite de legea companiilor din Japonia.

În primul rând, executivii companiei au o “datorie de diligență a unui administrator prudent”, adică datoria de diligență. Această obligație este stipulată în articolul 593, alineatul (1) al legii companiilor din Japonia. Datoria de diligență înseamnă că executivii trebuie să își îndeplinească sarcinile cu nivelul de atenție care este în mod obiectiv așteptat, în funcție de poziția și responsabilitățile lor. De exemplu, dacă o companie face o investiție majoră fără o cercetare de piață adecvată sau previziuni de venituri și ia o decizie bazată pe judecata personală, rezultând în pierderi semnificative pentru companie, sau dacă neglijează verificarea creditului partenerilor comerciali, rezultând în creanțe neîncasabile, acestea pot constitui încălcări ale datoriei de diligență.

În al doilea rând, executivii companiei au o “datorie de loialitate” față de companie. Această obligație este impusă prin aplicarea articolului 593, alineatul (2) al legii companiilor din Japonia, care se referă la prevederile legate de directorii societăților pe acțiuni (articolul 355 al aceleiași legi). Datoria de loialitate înseamnă că executivii trebuie să respecte legile și statutul companiei și să își execute loial sarcinile în interesul întregii companii. Aceasta înseamnă că executivii nu trebuie să prioritizeze propriile interese sau ale terților peste interesele companiei.

Aceste datorii de diligență și de loialitate sunt cele mai fundamentale obligații ale executivilor și nu pot fi scutite sau reduse prin prevederile statutului. Obligațiile specifice, cum ar fi interdicția de concurență și restricțiile privind tranzacțiile care prezintă un conflict de interese, pot fi înțelese ca o concretizare a datoriei de diligență și de loialitate în anumite situații. Prin urmare, acțiunile care încalcă aceste prevederi specifice constituie, de asemenea, o încălcare a datoriei de diligență sau de loialitate și devin baza legală pentru urmărirea responsabilității executivilor.

Protecția oportunităților de afaceri ale companiei: Interzicerea concurenței

Pentru a preveni ca angajații care execută activități de afaceri să folosească poziția lor pentru a priva compania de oportunități de afaceri, Legea Companiilor din Japonia stabilește reglementări stricte privind “interzicerea concurenței”. Aceasta reprezintă una dintre reglementările esențiale care concretizează datoria de loialitate a angajaților care execută activități de afaceri.

Conform articolului 594, alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia, angajații care execută activități de afaceri nu pot, în principiu, să se angajeze în anumite activități concurențiale fără aprobarea tuturor celorlalți angajați . Există două tipuri de “tranzacții concurențiale” care sunt subiectul acestei reglementări. Primul tip este “efectuarea de tranzacții care aparțin categoriei de afaceri ale companiei pentru sine sau pentru o terță parte” . Aceasta interzice angajaților care execută activități de afaceri să efectueze tranzacții care sunt în concurență directă cu afacerile companiei, fie pe cont propriu, fie pe contul altcuiva. Al doilea tip este “a deveni director, ofițer executiv sau angajat care execută activități de afaceri într-o companie care are ca obiectiv afaceri de același tip cu cele ale companiei partenere” . Aceasta limitează participarea la conducerea unei companii concurente.

Cel mai important aspect al acestei reglementări este că cerința de aprobare este, în principiu, “consensul tuturor celorlalți angajați” . Comparativ cu directorii unei societăți pe acțiuni, care pot obține aprobarea prin votul majorității la adunarea directorilor sau la adunarea generală a acționarilor, această cerință este extrem de strictă. Această severitate reflectă natura cooperativă a companiilor cu răspundere limitată și se bazează pe o relație de încredere puternică între membri. Dacă un singur membru se opune, activitatea concurențială nu este permisă.

Totuși, Legea Companiilor din Japonia permite o mare flexibilitate companiilor cu răspundere limitată, iar acest principiu strict poate fi modificat prin dispoziții speciale în statut . De exemplu, statutul poate relaxa cerințele de aprobare, cum ar fi “aprobarea majorității celorlalți membri” . Prin urmare, pentru a înțelege regulile specifice privind concurența angajaților care execută activități de afaceri, este esențial să se verifice nu doar articolele din Legea Companiilor, ci și statutul companiei respective.

Chiar dacă un angajat care execută activități de afaceri încalcă această reglementare și efectuează o tranzacție concurențială, pentru a proteja siguranța tranzacției, aceasta este considerată validă . Cu toate acestea, angajatul care a încălcat reglementarea este responsabil pentru daunele cauzate companiei. În acest sens, articolul 594, alineatul (2) din Legea Companiilor din Japonia stabilește o reglementare importantă pentru a reduce povara dovezii pentru companie. Adică, profitul obținut de angajat sau de o terță parte din tranzacția concurențială este presupus a fi echivalent cu daunele suferite de companie . Astfel, compania poate solicita despăgubiri pe baza profitului obținut de încălcător, fără a fi nevoie să demonstreze concret valoarea daunelor.

Restricții privind tranzacțiile cu conflict de interese: Coliziunea dintre interesele companiei și ale angajaților în Japonia

Pentru a reglementa tranzacțiile în care angajații care execută afaceri ar putea să-și prioritizeze propriile interese în detrimentul celor ale companiei, Legea Companiilor din Japonia stabilește “Restricții privind tranzacțiile cu conflict de interese”. Aceasta reprezintă încă un sistem important pentru asigurarea datoriei de loialitate pe care angajații care execută afaceri o datorează companiei.

Articolul 595, alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia prevede că, în principiu, atunci când angajații care execută afaceri efectuează tranzacții cu conflict de interese, trebuie să obțină aprobarea majorității celorlalți angajați . Această reglementare este mai relaxată comparativ cu cerința de “unanim” pentru tranzacțiile concurente, fiind necesară doar “majoritatea”, ceea ce sugerează că legea consideră că tranzacțiile cu conflict de interese prezintă un risc relativ diferit, deoarece problema principală în aceste cazuri este corectitudinea prețurilor și condițiilor în tranzacții individuale, spre deosebire de tranzacțiile concurente care reprezintă o amenințare gravă și constantă pentru afacerile companiei în sine.

Tranzacțiile cu conflict de interese vizate de această reglementare se împart în principal în două categorii. Prima este “tranzacția directă”. Aceasta se referă la cazurile în care angajații care execută afaceri încheie contracte direct cu compania, fie pentru ei înșiși, fie pentru terți . De exemplu, cazurile în care un angajat care execută afaceri vinde companiei un imobil pe care îl deține personal sau împrumută bani de la companie se încadrează aici .

Cea de-a doua categorie este “tranzacția indirectă”. Aceasta se referă la tranzacțiile între companie și o terță parte care nu este angajatul care execută afaceri, dar în care interesele companiei și ale angajatului care execută afaceri sunt în mod substanțial în conflict . Un exemplu tipic este cazul în care compania garantează datoriile personale ale unui angajat care execută afaceri sau când compania stabilește drepturi de garanție asupra activelor sale pentru a asigura datoriile angajatului .

La fel ca în cazul reglementărilor privind tranzacțiile concurente, cerințele de aprobare pentru tranzacțiile cu conflict de interese pot fi modificate prin dispoziții speciale în statutul companiei . De exemplu, pentru tranzacții mai importante, cerințele de aprobare pot fi înăsprite, iar pentru tranzacții minore, aprobarea poate fi considerată inutilă, permițând astfel o proiectare flexibilă adaptată la realitățile companiei.

Dacă o tranzacție cu conflict de interese se efectuează fără aprobare, validitatea acesteia poate varia în funcție de faptul dacă partea opusă în tranzacție este un terț sau nu, dar, în considerarea securității tranzacției, este adesea interpretată ca fiind în principiu valabilă . Cu toate acestea, angajatul care execută afaceri și care a neglijat să obțină aprobarea poate fi răspunzător pentru neglijența în îndeplinirea sarcinilor dacă compania suferă daune. În plus, alineatul (2) al articolului 595 din Legea Companiilor din Japonia clarifică faptul că dispozițiile privind interzicerea contractelor de auto-reprezentare și reprezentare dublă stabilite de articolul 108 din Codul Civil Japonez nu se aplică tranzacțiilor cu conflict de interese care au primit o aprobare legală . Astfel, după parcurgerea procedurii de aprobare, angajatul care execută afaceri poate încheia contracte în numele companiei, chiar dacă este parte în tranzacție.

Compararea obligațiilor în cadrul companiilor cu răspundere limitată și societăților pe acțiuni în Japonia

Pentru a înțelege mai bine caracteristicile obligațiilor pe care le au membrii executivi ai companiilor cu răspundere limitată, este util să le comparăm cu obligațiile directorilor din societățile pe acțiuni, care sunt cea mai comună formă de companie în Japonia. Deși obligațiile sunt similare, diferențele structurale fundamentale ale organizațiilor conduc la diferențe importante în procedurile de aprobare și altele asemenea.

Diferența fundamentală constă în relația dintre companie și manageri. În societățile pe acțiuni, proprietarii, adică acționarii, și managerii, adică directorii, sunt în principiu separați, iar relația dintre directori și companie este legal definită ca o relație de “mandat”. Pe de altă parte, în companiile cu răspundere limitată, membrii care sunt investitori conduc de obicei afacerile, astfel încât proprietatea și managementul sunt integrate. Relația dintre membrii executivi și companie este reglementată nu printr-un contract de mandat, ci printr-un contract între membri, bazat pe statutul companiei.

Această diferență structurală are un impact direct asupra cerințelor de aprobare pentru tranzacțiile concurente și cele cu conflict de interese. Tabelul de mai jos rezumă principalele diferențe între cerințele de aprobare pentru membrii executivi ai companiilor cu răspundere limitată și directorii societăților pe acțiuni.

După cum se poate vedea din tabel, cea mai mare caracteristică a companiilor cu răspundere limitată este posibilitatea de “modificare prin statut”. În societățile pe acțiuni, organele de aprobare pentru tranzacțiile concurente și cele cu conflict de interese sunt fixate prin lege și nu pot fi schimbate prin statut. Cu toate acestea, în companiile cu răspundere limitată, aceste aspecte guvernamentale extrem de importante pot fi proiectate liber pentru a se potrivi realităților proprii ale companiei prin intermediul statutului. De exemplu, într-o companie mică cu o relație de încredere foarte puternică între membri, se pot menține reguli stricte conform principiilor legale, în timp ce într-o companie cu mulți membri, unde se cere o luare de decizie mai rapidă, este posibilă relaxarea cerințelor de aprobare. Această flexibilitate este atât farmecul companiilor cu răspundere limitată, cât și motivul pentru care examinarea atentă a statutului este esențială în evaluarea guvernanței companiei.

Răspunderea pentru Neglijență în Îndeplinirea Sarcinilor: Consecințele Legale ale Încălcării Obligațiilor Sub Legislația Japoneză

Când un angajat responsabil cu executarea sarcinilor încalcă obligațiile de diligență și loialitate, precum și obligația de a evita concurența sau restricțiile privind tranzacțiile care generează conflicte de interese, acesta poate fi tras la răspundere legală. Această răspundere este cunoscută sub numele de “răspundere pentru neglijență în îndeplinirea sarcinilor”, iar Legea Companiilor din Japonia stabilește două tipuri de răspundere: față de companie și față de terți.

În primul rând, răspunderea față de companie este reglementată de articolul 596 din Legea Companiilor din Japonia. Conform acestui articol, angajații responsabili cu executarea sarcinilor sunt răspunzători pentru a compensa compania pentru orice daune rezultate din “neglijarea îndeplinirii sarcinilor lor”. Dacă mai mulți angajați sunt implicați în neglijență, ei vor fi solidar răspunzători. “Neglijarea îndeplinirii sarcinilor” include toate acțiunile care încalcă obligațiile de diligență și loialitate, cum ar fi efectuarea de tranzacții concurente sau în conflict de interese fără aprobare, rezultând în daune pentru companie.

În al doilea rând, răspunderea față de terți este definită de articolul 597 din Legea Companiilor din Japonia. Această răspundere apare când angajații responsabili cu executarea sarcinilor cauzează daune terților (parteneri de afaceri, creditori etc.) în timpul îndeplinirii îndatoririlor lor. Cu toate acestea, spre deosebire de răspunderea față de companie, condițiile pentru recunoașterea răspunderii sunt mai stricte. Articolul prevede că angajații sunt răspunzători pentru compensarea daunelor terților doar “când există rea-voință sau neglijență gravă”. Pentru o simplă neglijență (neglijență ușoară), angajații nu vor fi personal responsabili față de terți.

Diferența dintre aceste cerințe de răspundere reflectă intenția legii. În relațiile interne ale companiei, angajații responsabili cu executarea sarcinilor trebuie să își asume o obligație de diligență ridicată și pot fi trași la răspundere chiar și pentru o ușoară lipsă de atenție, menținând astfel disciplina internă. Pe de altă parte, în relațiile cu terții, este necesar să se protejeze angajații pentru a putea lua decizii rapide și îndrăznețe fără a se teme excesiv de riscurile asociate cu deciziile de management obișnuite. Dacă chiar și pentru o neglijență ușoară ar exista riscul unui proces din partea terților, managementul ar putea deveni inhibat. Prin urmare, legea recunoaște răspunderea personală față de terți doar în cazuri extrem de grave, cum ar fi atunci când se cauzează daune intenționat (rea-voință) sau când se manifestă o lipsă flagrantă de atenție pe care o persoană obișnuită nu ar omite-o (neglijență gravă). Această proiectare echilibrată a sistemului este o bază legală importantă pentru promovarea unei gestionări sănătoase a companiilor.

Concluzie

Așa cum am detaliat în acest articol, membrii care execută operațiunile unei societăți cu răspundere limitată în Japonia joacă un rol crucial în gestionarea afacerilor companiei, având în același timp obligații cuprinzătoare, cum ar fi datoria de diligență și loialitate, conform Legii Japoneze a Companiilor. În plus, pentru a proteja interesele companiei, există restricții specifice impuse asupra activităților concurente și tranzacțiilor care implică un conflict de interese, care, în principiu, necesită aprobarea celorlalți membri. Încălcarea acestor obligații și cauzarea de daune companiei sau terților poate duce la răspunderea personală pentru despăgubiri, ca urmare a neglijării îndatoririlor. În special, având în vedere că societățile cu răspundere limitată în Japonia beneficiază de o largă autonomie prin statutul lor, este esențial să se verifice statutul fiecărei companii pentru a înțelege regulile specifice aplicabile, în combinație cu prevederile legale.

Cabinetul de Avocatură Monolith are o bogată experiență în furnizarea de servicii juridice în Japonia, legate de guvernanța societăților cu răspundere limitată și responsabilitatea directorilor, așa cum am explicat în acest articol. Cabinetul nostru include experți care nu numai că dețin calificări de avocat în Japonia, dar și calificări de avocat străine și sunt vorbitori de engleză, permițându-ne să explicăm cu precizie și să oferim sfaturi practice privind dispozițiile complexe ale Legii Japoneze a Companiilor în contextul afacerilor internaționale. De la înființarea unei societăți cu răspundere limitată, proiectarea statutului, construirea unui cadru de conformitate pentru executarea operațiunilor, până la gestionarea disputelor, suntem pregătiți să susținem puternic afacerea dumneavoastră din punct de vedere juridic.