Creșterea rapidă a semnăturilor electronice și a contractelor electronice în timpul pandemiei de Corona: Explicarea eficacității acestora

În contextul extinderii telemuncii ca urmare a pandemiei de COVID-19, contractele electronice sunt în creștere. În cazul contractelor electronice, nu mai este necesar să trimiteți documente prin poștă pentru a le semna și a le returna, ci doar să verificați conținutul pe un computer sau un dispozitiv similar și să semnați, economisind astfel timp și efort considerabil.

Aici, vom explica eficacitatea semnăturii electronice și a contractelor electronice.

Contractul și documentul contractului

Actul prin care se creează o relație juridică de drepturi și obligații între părți prin acordul lor este numit “contract”. Dacă drepturile și obligațiile apar prin acord, atunci la ce servește un “document de contract”?

Codul Civil și Contractele

Un contract nu necesită neapărat un document scris. Un contract poate fi încheiat verbal și o promisiune verbală poate fi considerată un contract. Cu toate acestea, în cazul în care apare un litigiu cu privire la contract, va fi necesar să se dovedească existența acestuia, iar un contract verbal nu oferă nicio dovadă. Pentru a preveni astfel de situații, este necesar un contract scris care să servească drept dovadă în caz de litigiu.

În cazul unui proces civil, dovezile care pot fi prezentate pentru a dovedi un contract nu se limitează la contractele scrise pe hârtie. Imaginile înregistrate pe casete video sau datele electronice stocate pe discuri magnetice pot fi, de asemenea, prezentate ca dovezi.

În ceea ce privește contractele, Codul Civil stipulează:

Articolul 522 din Codul Civil (Încheierea și forma contractului)

Un contract este încheiat atunci când o parte exprimă intenția de a încheia un contract (denumit în continuare “ofertă”) și cealaltă parte acceptă.

2. Încheierea unui contract nu necesită crearea unui document scris sau orice altă formă, cu excepția cazurilor în care există o dispoziție specială în lege.

Aceasta stipulează că un contract este încheiat atunci când părțile sunt de acord, iar alineatul 2 stipulează că nu este necesară crearea unui document scris pentru încheierea unui contract și că forma poate fi liber aleasă. Prin urmare, în prezent, nu există nicio problemă în a digitaliza aproape toate contractele.

Cu toate acestea, așa cum se menționează în alineatul 2, “cu excepția cazurilor în care există o dispoziție specială în lege”, există cazuri în care legea cere un document scris, iar în aceste cazuri, în general, crearea unui document scris pe hârtie devine o condiție pentru încheierea contractului.

De exemplu, contractele de garanție sau contractele de închiriere pe termen fix în conformitate cu Legea japoneză privind închirierea de terenuri și locuințe nu sunt recunoscute ca fiind valabile dacă nu sunt în formă scrisă. Cu toate acestea, în ceea ce privește contractele de garanție, articolul 446 alineatul 2 din Codul Civil stipulează că “un contract de garanție nu produce efecte dacă nu este în formă scrisă”, dar alineatul 3 stipulează că “dacă a fost făcut prin înregistrare electromagnetică, contractul de garanție este considerat a fi fost făcut în formă scrisă și se aplică prevederile alineatului anterior”, deci un contract electronic este valabil.

Pe de altă parte, contractele de donație permit contractele verbale, dar dacă nu sunt în formă scrisă, părțile pot rezilia contractul. În cazul contractelor de garanție, este necesar un contract scris, deci există posibilitatea ca rezilierea să fie permisă în cazul contractelor de garanție prin contracte electronice.

În plus, în cazul vânzărilor la domiciliu și al altor cazuri de răcire, comercianții au obligația de a furniza un document scris care să clarifice conținutul contractului, iar perioada de răcire nu începe dacă nu se furnizează un document scris. Consumatorii trebuie, de asemenea, să exercite dreptul de răcire în formă scrisă.

Legea civilă a procesului și contractele

Conform articolului 522 alineatul 2 din Codul Civil Japonez, în absența unei dispoziții speciale, un contract este valabil chiar și fără un document scris. Cu toate acestea, faptul că un contract este valabil și dacă acesta este acceptat ca probă în instanță sunt două probleme diferite. Atunci când apar dispute legate de un contract, este necesar să se stabilească validitatea acestuia prin dovezi.

Atunci, oare contractele electronice sunt valabile în instanță? În Legea civilă a procesului (Legea civilă a procesului Japoneză), în ceea ce privește prezentarea documentelor ca dovezi, se stipulează că:

Articolul 228 din Legea civilă a procesului (Formarea documentelor)

Documentele trebuie să demonstreze că au fost create în mod autentic.

(omis)

4. Se presupune că documentele private au fost create autentic atunci când există o semnătură sau un sigiliu al persoanei în cauză sau al reprezentantului său.

Articolul 228 din Legea civilă a procesului stipulează că dacă nu se poate dovedi că un document a fost creat în mod autentic, acesta nu va fi recunoscut ca probă. În practică, poate fi dificil să se demonstreze autenticitatea unui document. De exemplu, chiar și în cazul unui contract de împrumut, trebuie să se clarifice cine l-a scris și cine l-a creat, dar acest lucru poate fi dificil de dovedit.

Prin urmare, alineatul 4 al aceluiași articol prevede o “presupunere” că, chiar și în cazul documentelor private care nu sunt documente oficiale, “atunci când există o semnătură sau un sigiliu al persoanei în cauză sau al reprezentantului său, se presupune că a fost creat în mod autentic”. Adică, “semnătura sau sigiliul” sunt condițiile de presupunere că documentul a fost “creat în mod autentic”.

Însă, nu este suficient să existe doar un sigiliu pentru a fi considerat autentic, trebuie să se poată dovedi că acesta aparține persoanei în cauză. Dacă este un sigiliu oficial, se poate dovedi că acesta aparține persoanei în cauză prin prezentarea unui certificat de sigiliu, dar dacă se utilizează un sigiliu simplu, poate fi dificil să se dovedească că acesta aparține persoanei în cauză.

În cazul documentelor electronice, articolul 231 din Legea civilă a procesului prevede că “dispozițiile acestei secțiuni se aplică și obiectelor care nu sunt documente, dar care au fost create pentru a reprezenta informații, cum ar fi desene, fotografii, benzi de înregistrare, benzi video și altele”. Prin urmare, chiar și documentele electronice sunt tratate ca documente în conformitate cu această dispoziție, iar dacă conținutul unui e-mail este credibil, acesta poate fi recunoscut ca probă în instanță.

Legea semnăturii electronice și contractele

“Legea semnăturii electronice (Legea privind semnăturile electronice și serviciile de autentificare)” este o lege care reglementează “semnătura electronică” aplicată documentelor electronice, definind și efectele acesteia, precum și activitatea de autentificare a acesteia, stabilind validitatea legală a semnăturii electronice.

Definiția semnăturii electronice este:

Articolul 2 din Legea semnăturii electronice

În această lege, “semnătura electronică” se referă la o măsură luată pentru informațiile care pot fi înregistrate într-o înregistrare electromagnetică (o înregistrare realizată într-un mod electronic, magnetic sau alt mod care nu poate fi recunoscut prin percepția umană și care este utilizată pentru procesarea informațiilor de către un computer. Același lucru se aplică în continuare.) și care îndeplinește ambele cerințe de mai jos.

1 Este destinat să arate că informațiile respective sunt legate de crearea de către persoana care a luat această măsură.

2 Este ceva care poate confirma dacă au fost făcute modificări la informațiile respective.

Deci, o “măsură luată pentru informațiile care pot fi înregistrate într-o înregistrare electromagnetică”, care “arată că persoana care a luat această măsură este creatorul” și “poate confirma că nu au fost făcute modificări la informațiile respective”, este o semnătură electronică.

În prezent, mecanismul care realizează semnătura electronică este tehnologia de criptare cunoscută sub numele de criptare cu cheie publică. Se creează o pereche de chei de criptare și de decriptare, iar dacă există un text criptat care poate fi decriptat cu o anumită cheie de decriptare, se poate dovedi că acest text criptat este textul original care nu a fost criptat cu cheia de criptare corespunzătoare cheii de decriptare.

Dacă cheia de decriptare este făcută publică ca cheie publică prin intermediul internetului etc., iar cheia de criptare este păstrată ca cheie privată, se presupune că textul criptat care poate fi decriptat cu cheia publică a fost criptat de administratorul cheii private care formează o pereche cu cheia publică. Acest mecanism, care permite presupunerea creatorului fișierului electronic și a faptului că fișierul creat nu a fost modificat, este criptarea cu cheie publică.

În ciuda acestui fapt, textul legii semnăturii electronice nu impune utilizarea criptării cu cheie publică. Acest lucru se datorează faptului că a fost luată în considerare posibilitatea ca, pe măsură ce tehnologia avansează în viitor, să fie posibil să se trateze legal noile tehnologii care devin practice ca semnături electronice, fără a se limita la tehnologia de criptare cu cheie publică, deoarece ar putea fi găsite metode mai bune pentru a dovedi identitatea personală și integritatea.

În Legea semnăturii electronice, în ceea ce privește documentele electronice, se spune:

Articolul 3 din Legea semnăturii electronice (Presupunerea stabilirii autentice a înregistrării electromagnetice)

O înregistrare electromagnetică care a fost creată pentru a reprezenta informații (cu excepția celor create de funcționarii publici în cursul îndeplinirii îndatoririlor lor.) este presupusă a fi stabilită autentic atunci când este efectuată o semnătură electronică de către persoana respectivă (limitată la cele care pot fi efectuate numai de către persoana respectivă prin gestionarea corespunzătoare a codurilor și obiectelor necesare pentru a o efectua.)

Se presupune că a fost stabilită autentic dacă a fost efectuată o semnătură electronică pe care numai persoana respectivă o poate face.

Dacă este o semnătură electronică făcută de persoana respectivă poate fi dovedită folosind un certificat electronic. În cazul ștampilelor, se verifică dacă amprenta și ștampila sunt aceleași cu ajutorul unui certificat de ștampilă, dar semnătura electronică poate fi verificată dacă este corectă cu ajutorul unui certificat electronic. Certificatul electronic conține “cheia publică”, care este informația necesară pentru a verifica semnătura electronică, astfel încât semnătura electronică care poate fi verificată cu cheia publică poate fi dovedită ca fiind a persoanei respective.

Rezumat

În schimburile pe internet sau alte medii similare, nu este necesară interacțiunea față în față, deci este esențial să confirmăm dacă receptorul și emitentul informațiilor sunt cu adevărat persoanele pe care le pretind și dacă informațiile nu au fost modificate pe parcurs. Semnătura electronică există ca un mijloc eficient pentru acest scop.

Semnătura electronică are aceeași forță juridică ca și o ștampilă. Chiar și în cazul contractelor electronice, validitatea acestora este recunoscută, iar în instanță, contractul electronic poate fi utilizat ca probă.

Orientări privind măsurile luate de biroul nostru

Biroul nostru de avocatură, Monolis, este specializat în IT, în special în aspectele legale ale internetului. Se preconizează că utilizarea în siguranță a contractelor electronice va deveni din ce în ce mai solicitată în viitor. La biroul nostru, ne ocupăm de crearea și revizuirea contractelor pentru o varietate de cazuri, de la companiile listate pe Tokyo Stock Exchange Prime (Bursa de Valori Tokyo Prime) până la startup-uri. Dacă aveți probleme cu contractele, vă rugăm să consultați articolul de mai jos.

https://monolith.law/contractcreation[ja]