MONOLITH LAW OFFICE+81-3-6262-3248Будни 10:00-18:00 JST [English Only]

MONOLITH LAW MAGAZINE

General Corporate

Ключевые аспекты создания устава при учреждении акционерного общества иностранцами в Японии

General Corporate

Ключевые аспекты создания устава при учреждении акционерного общества иностранцами в Японии

Учреждение акционерного общества под юрисдикцией Японии является важным шагом для многих иностранных предпринимателей и инвесторов, стремящихся войти на японский рынок. В этом процессе устав компании является одним из самых важных юридических документов, составляющих основу компании, и его создание требует глубокого понимания японского корпоративного законодательства и точного описания. В частности, процедура учреждения компании включает в себя множество этапов, но в данной статье мы сосредоточимся на создании и утверждении устава, который является центральным элементом этого процесса.

Когда иностранцы учреждают компанию в Японии, языковой барьер, японские коммерческие обычаи и сложные юридические процедуры могут стать значительным вызовом. Создание устава не только удовлетворяет формальные требования, но и определяет множество важных вопросов, таких как цели компании, организационная структура и обращение с акциями, которые будут влиять на будущую деятельность компании. Недостатки в этом документе могут привести к тому, что учреждение компании будет признано недействительным или в будущем могут возникнуть непредвиденные юридические проблемы. Поэтому необходимо обеспечить юридическую точность и создать устав, полностью соответствующий японскому законодательству.

Юридическая фирма “Монолит” обладает обширным опытом в области корпоративного права, специализируясь на IT и интернет-сфере, и считает международное правовое обслуживание и поддержку иностранных компаний, входящих на японский рынок, одной из своих ключевых миссий. В нашей фирме работают адвокаты, владеющие английским языком и имеющие квалификацию иностранных юристов, которые предоставляют нашим зарубежным клиентам бесперебойное общение на английском языке и специализированные советы по японскому правовому регулированию. Мы предлагаем иностранным клиентам полный спектр юридической поддержки, начиная с создания устава и процедур его утверждения и заканчивая всеми аспектами корпоративного управления, чтобы они могли с уверенностью начать свой бизнес в Японии. Через эту статью мы стремимся предоставить конкретные знания о создании устава в Японии и помочь вам в развитии вашего бизнеса в этой стране.

Что такое устав компании: его роль при учреждении акционерного общества в Японии

Устав компании — это документ, определяющий основные правила организации и деятельности компании, который также называют “конституцией компании”. В соответствии с японским корпоративным законодательством для учреждения акционерного общества необходимо составить устав и получить его нотариальное удостоверение. Устав определяет множество вопросов, связанных с управлением компанией, начиная от основной информации, такой как наименование компании, цели деятельности, местонахождение головного офиса, до вопросов обращения акций, структуры органов управления и методов назначения должностных лиц.

Пункты, включаемые в устав, классифицируются в зависимости от их юридической природы и значимости на три основные категории: абсолютно обязательные пункты, относительно обязательные пункты и необязательные пункты. Понимание этих категорий необходимо для корректного составления устава.

Устав является документом, создаваемым при учреждении акционерного общества, который устанавливает основные правила организации, управления и деловой активности компании. Он служит основанием для учредительных действий компании и формирует её последующую правовую структуру. Японский корпоративный закон требует составления устава при учреждении акционерного общества. Устав приобретает юридическую силу после нотариального удостоверения (статья 30, пункт 1 Японского корпоративного закона).

Для учреждения акционерного общества необходимо составление устава. Если устав не создан или в его содержании отсутствуют абсолютно обязательные пункты, устав признается недействительным, что в свою очередь приводит к непризнанию учреждения самой компании. Устав также играет роль в обеспечении ясности бизнес-целей компании и стабильности сделок.

Пункты, которые должны быть включены в устав, делятся на три категории в зависимости от их значимости: абсолютно обязательные пункты, относительно обязательные пункты и необязательные пункты. Абсолютно обязательные пункты должны быть включены в устав, иначе он признается недействительным. Относительно обязательные пункты, если они не включены, не влекут за собой недействительность устава, но без их указания соответствующие пункты не имеют юридической силы. Необязательные пункты могут быть включены или исключены по усмотрению учредителей компании; их отсутствие не влияет на юридическую силу, но их включение может уточнить правила компании.

Устав не является просто формальным документом, он функционирует как основная книга правил компании. Он определяет множество важных аспектов будущей бизнес-деятельности, таких как цели компании, структура организации, обращение акций и другие. Недостатки в этом документе могут привести к недействительности учреждения компании или вызвать непредвиденные юридические проблемы в будущем, поэтому его составление требует тщательного внимания и юридической точности.

Необходимые пункты для включения в устав компании: Обязательные пункты

Обязательные пункты, которые должны быть включены в устав компании, определены в статье 27 Японского закона о компаниях (会社法) и являются неотъемлемыми элементами, без которых устав считается недействительным, и, как следствие, невозможно учредить акционерное общество. Для иностранных учредителей, основывающих компанию в Японии, крайне важно точно понимать и полностью включать эти пункты в устав.

Обязательные пункты включают в себя следующие пять элементов:

  1. Цель: необходимо конкретно указать, каким видом деятельности будет заниматься компания. Например, “разработка и продажа программного обеспечения”, “управление ресторанами” и так далее, обычно описывается весь спектр потенциальных видов деятельности. Цель компании является ключевым элементом, определяющим сферу её деятельности и обеспечивающим безопасность сделок. Если в будущем компания захочет начать новый вид деятельности, который не указан в уставе, потребуется процедура изменения устава, поэтому рекомендуется изначально предусмотреть достаточно широкий спектр деятельности.
  2. Торговое наименование: необходимо указать название компании. Существуют определённые правила для выбора торгового наименования. Например, нельзя использовать одно и то же торговое наименование по одному адресу. Кроме того, использование названий, указывающих на определённые виды деятельности, такие как “банк”, “страхование жизни”, “траст”, ограничено законодательством. Также запрещено использовать названия, которые могут быть спутаны с другими компаниями. Торговое наименование является лицом компании, поэтому его выбор должен быть особенно внимательным.
  3. Местонахождение головного офиса: необходимо указать местоположение головного офиса компании. В уставе достаточно указать минимальную административную единицу (например, “Токио” или “район Сибуя, Токио”), однако при подаче заявления на регистрацию необходимо определить конкретный адрес (вплоть до номера дома). В уставе также можно указать конкретный адрес, но учитывая возможность будущего переезда, рекомендуется ограничиться более широким описанием, чтобы избежать необходимости изменения устава.
  4. Сумма вклада или минимальная сумма вклада при учреждении: необходимо указать общую сумму вклада, который вносят учредители при учреждении компании, или минимальную сумму вклада. Это является основой капитала компании и важным элементом, показывающим финансовое состояние компании. Этот пункт необходим для ясности финансовой основы компании.
  5. Фамилии и адреса учредителей: необходимо указать фамилии и адреса всех учредителей компании. Учредители – это лица, которые инициируют процедуру учреждения компании и подписывают акции при её создании. Если учредителей несколько, необходимо точно указать фамилии и адреса каждого из них.

Эти обязательные пункты представляют собой минимальный и необходимый набор информации для юридического утверждения существования акционерного общества. Подтверждение точности этих пунктов является одним из основных требований при составлении устава компании.

Пункты относительного указания, которые должны быть включены в устав для их юридической силы в Японии

Пункты относительного указания не делают устав недействительным, если они не включены, однако для придания юридической силы этим пунктам, их необходимо явно указать в уставе. Эти пункты особенно важны, когда компания желает установить особые правила, отличные от общих положений Японского корпоративного закона, в отношении управления компанией и обращения акций. Для иностранных учредителей, желающих вести бизнес в соответствии со специфическими потребностями своей компании или коммерческими обычаями своей страны происхождения, рассмотрение и включение этих пунктов относительного указания в устав может быть эффективным.

Основные примеры пунктов относительного указания следующие:

  1. Пункты, связанные с необычным учреждением компании (Matters Related to Abnormal Establishment): Это важные пункты, оказывающие значительное влияние на имущество компании, предусмотренные в статье 28 Японского корпоративного закона. Конкретно включают следующее:
    • Вклад неденежными средствами: при вкладе имущества, отличного от денег (недвижимость, движимое имущество, долговые обязательства и т.д.), необходимо указать содержание этого имущества, его стоимость и количество акций, которые будут выделены в обмен на него. Вклад неденежными средствами может вызвать споры относительно адекватности оценки, поэтому его следует четко указать в уставе и, при необходимости, провести проверку инспектором.
    • Прием имущества: если компания обещает принять определенное имущество после своего учреждения, это должно быть указано.
    • Вознаграждение учредителей: если устанавливается вознаграждение для учредителей в качестве оплаты за учреждение компании, это должно быть указано.
    • Расходы на учреждение: если компания берет на себя расходы, связанные с ее учреждением, это должно быть указано. Эти пункты напрямую связаны с финансовой базой компании и не имеют юридической силы, если они не указаны в уставе.
  2. Ограничения на передачу акций: если компания устанавливает ограничения на передачу выпущенных ею акций, например, требуя одобрения совета директоров, это должно быть указано. Особенно для малых и средних предприятий или частных компаний, установление таких ограничений является обычной практикой для предотвращения нежелательного распространения акций третьим лицам и обеспечения стабильности управления. Без таких ограничений акции могут свободно передаваться.
  3. Управляющий реестром акционеров: если создание и управление реестром акционеров поручается специализированному учреждению (например, трастовому банку), это должно быть указано. Это позволяет сэкономить усилия по управлению акционерами и обеспечить точность.
  4. Запрос на продажу акционерам-наследникам: если акции с ограниченной передачей приобретаются в результате наследования или слияния, компания может требовать выкупа этих акций, что должно быть указано. Это эффективное средство для предотвращения диверсификации акций и поддержания определенной структуры акционеров.
  5. Количество акций в одной единице: если устанавливается количество акций, необходимое для осуществления права голоса акционерами, это должно быть указано. Например, если установлено, что одна единица составляет 100 акций, акционеры не смогут осуществлять право голоса, если у них менее 100 акций. Это позволяет оптимизировать проведение общего собрания акционеров.
  6. Выпуск акционерных билетов: если компания решает выпускать акционерные билеты, это должно быть указано. По Японскому корпоративному закону, в основном не предусмотрен выпуск акционерных билетов, но если это предусмотрено уставом, их можно выпускать.
  7. Сокращение срока уведомления о созыве общего собрания акционеров, совета директоров и т.д.: если срок уведомления о созыве, установленный Японским корпоративным законом (например, обычно за две недели до общего собрания акционеров), сокращается, это должно быть указано. Это позволяет принимать решения быстрее.
  8. Установление совета директоров, учетных советников, аудиторов, аудиторского комитета, бухгалтерских аудиторов и комитетов: это пункты, связанные с организационной структурой компании, и если эти органы устанавливаются, это должно быть указано в уставе. Особенно для компаний без совета директоров (компании с аудиторами или бухгалтерскими аудиторами) необходимо ясно указать это.

Эти пункты относительного указания являются важным инструментом для гибкого проектирования внутреннего управления и методов управления компанией. Для иностранных учредителей, желающих внедрить определенную систему управления или политику управления акциями при развитии бизнеса в Японии, необходимо адекватно включить эти пункты в устав.

Дополнительные пункты, которые могут быть указаны по желанию: Дополнительные пункты устава

Дополнительные пункты устава — это те пункты, которые основатели компании могут свободно включать в устав, при условии, что они не противоречат японскому корпоративному законодательству и общественному порядку. Эти пункты не влияют на юридическую силу устава, даже если они не указаны в нем. Однако их включение может ясно определить внутренние правила компании и предотвратить будущие споры и неоднозначности в толковании. Это особенно важно, когда в создании компании участвуют основатели с международным бэкграундом, поскольку устранение неопределенностей и документирование четких правил способствует эффективному управлению компанией.

Основные примеры дополнительных пунктов устава следующие:

  1. Финансовый год: определяет бухгалтерский период компании. Например, можно указать «с 1 апреля текущего года по 31 марта следующего года». Это важно для налоговой отчетности и закрытия года, поэтому должно соответствовать бизнес-плану компании.
  2. Количество членов совета директоров и других должностных лиц: указывает конкретное количество или пределы числа директоров и аудиторов. Согласно японскому корпоративному законодательству, должен быть как минимум один директор, но установление конкретного числа в уставе может обеспечить стабильность структуры управления.
  3. Председатель общего собрания акционеров: указывает, кто будет председательствовать на общем собрании акционеров. Например, можно установить, что «председательствующим является исполнительный директор». Это способствует более эффективному проведению собрания.
  4. Сроки созыва регулярного общего собрания акционеров: указывает время проведения регулярного общего собрания акционеров после окончания финансового года. Например, «в течение трех месяцев после окончания финансового года».
  5. Базовый день: указывает день, на который акционеры, зарегистрированные в реестре акционеров, могут реализовать определенные права (например, право на получение дивидендов или право голоса).
  6. Способ публикации объявлений: указывает, будет ли компания публиковать объявления в официальном вестнике, ежедневной газете или посредством электронного объявления. Если устав не определяет способ публикации, согласно статье 939, пункт 4 японского корпоративного законодательства, автоматически применяется метод публикации в официальном вестнике. Электронное объявление предпочтительно для многих компаний, так как позволяет снизить расходы.

Эти дополнительные пункты устава позволяют основателям компании создавать более детализированные внутренние правила, соответствующие их управленческой стратегии и реальной ситуации. Четкое указание этих пунктов в уставе помогает донести до внутренних и внешних заинтересованных сторон политику управления компанией и повысить предсказуемость ее деятельности.

Создание и процесс утверждения устава компании в Японии

Создание и утверждение устава являются ключевыми юридическими шагами при учреждении акционерного общества в Японии. Этот процесс состоит из трех основных этапов: «создание устава», «бронирование в нотариальной конторе» и «утверждение устава». Для иностранных учредителей понимание этого процесса необходимо для обеспечения бесперебойного создания компании.

Создание устава

Сначала необходимо составить устав, включающий абсолютно обязательные, относительно обязательные и необязательные пункты, такие как наименование компании, цели, местонахождение головного офиса, сумму уставного капитала, информацию о учредителях. На этом этапе крайне важно учитывать будущее развитие бизнеса и политику управления компании, чтобы включить все необходимые пункты точно и без упущений. Особенно важно тщательно продумать пункты, касающиеся целей деятельности компании, так как они могут повлиять на будущую бизнес-деятельность.

Бронирование в нотариальной конторе

Утверждение устава происходит в нотариальной конторе, которая находится в юрисдикции местонахождения головного офиса компании. Для получения утверждения обычно необходимо заранее забронировать время. Бронирование можно осуществить по телефону или через веб-сайт Ассоциации нотариусов Японии. Важно заранее убедиться, что вы обратились в нотариальную контору правильной юрисдикции, иначе утверждение не будет возможно.

Утверждение устава

В назначенное время необходимо посетить нотариальную контору с необходимыми документами и платой за утверждение, чтобы получить утверждение от нотариуса. Как правило, в процессе утверждения устава должны участвовать все учредители, но возможно назначение представителя.

Существует два основных типа уставов:

  • Бумажный устав: традиционный формат устава на бумаге. Бумажный устав считается налогооблагаемым документом, поэтому требуется оплата гербового сбора в размере 40 000 иен. Также необходимо распечатать и переплести документ, а на каждой странице в месте сгиба поставить печать всех учредителей.
  • Электронный устав: устав в формате PDF-файла с электронной подписью. Главное преимущество электронного устава заключается в том, что не требуется уплата гербового сбора в 40 000 иен, необходимого для бумажного устава. Это позволяет снизить расходы на учреждение компании. Однако может потребоваться электронный сертификат для электронной подписи и специальное программное обеспечение для преобразования данных.

В последнее время также внедряются методы утверждения электронного устава с использованием онлайн-сервисов и веб-конференций. Это позволяет сэкономить время на посещение нотариальной конторы, что особенно удобно для иностранных учредителей, проживающих за границей. В случае утверждения через веб-конференцию, нотариус проводит проверку личности и подтверждение намерений учредителя через веб-конференцию. Данные утвержденного электронного устава можно получить через онлайн-систему или по электронной почте.

Если в содержании устава обнаруживаются недочеты, нотариус может потребовать их исправления. Мелкие ошибки можно исправить на месте, но при наличии серьезных недочетов может потребоваться исправление устава и повторное посещение нотариальной конторы. Поэтому на этапе создания устава очень полезно провести предварительную проверку документа специалистом, чтобы процедура прошла гладко.

Документы, необходимые иностранцам для удостоверения устава компании в Японии

Когда иностранцы учреждают акционерное общество в Японии и проходят процедуру удостоверения устава, им может потребоваться предоставление документов, отличающихся от тех, что необходимы японским гражданам, или дополнительных документов. Тщательная подготовка этих документов заранее является ключевым фактором для обеспечения бесперебойности процесса.

Общие необходимые документы

Прежде всего, даже если основатели являются иностранцами, следующие документы являются общими требованиями.  

  • Устав в трех экземплярах: необходимо подготовить три экземпляра устава для хранения в нотариальной конторе, для хранения в компании и для подачи заявления на регистрацию. В случае устава на бумажном носителе требуются подписи всех учредителей с использованием их личных печатей (実印) и печатей для удостоверения подписи (割印).
  • Заявление о лице, которое должно стать фактическим контролером: это документ, в котором указывается лицо, которое будет фактическим контролером предполагаемой к учреждению корпорации, и заявляется, что оно не имеет отношения к членам организованной преступности или антисоциальным силам. Это требование является частью мер по борьбе с отмыванием денег. В случае акционерных обществ часто бывает, что лицо, владеющее более чем 50% акций, считается фактическим контролером.

Документы для подтверждения личности инициатора

Если инициатор является иностранцем, для подтверждения личности потребуется либо «сертификат оттиска печати», либо «сертификат подписи».

  • Сертификат оттиска печати: Иностранцы, проживающие в Японии и имеющие карту резидента или сертификат специального постоянного резидента, могут зарегистрировать свою печать в муниципалитете по месту жительства и получить сертификат оттиска печати. Этот сертификат широко используется в различных государственных и частных процедурах в Японии, таких как договоры аренды недвижимости, поэтому регистрация печати очень удобна для иностранцев, проживающих в Японии.
  • Сертификат подписи: Иностранные инициаторы, проживающие за пределами Японии или не зарегистрировавшие свою печать в Японии, должны предоставить сертификат подписи (сертификат подтверждения подписи) или заверенное заявление с подтвержденной подписью вместо сертификата оттиска печати. Сертификат подписи – это документ, в котором государственный служащий официально подтверждает подлинность подписи лица.

Сертификат подписи, как правило, получают в государственных учреждениях страны инициатора или в консульствах и посольствах этой страны, расположенных в Японии. При получении сертификата необходимо принести документы, которые должен подписать инициатор, и подписать их в присутствии консульского работника. Подтверждение уже подписанных документов невозможно. В случаях, когда это необходимо для определенных целей, таких как регистрация недвижимости в Японии, могут быть признаны документы, заверенные нотариусом США. Кроме того, для подтверждения личности в нотариальной конторе можно использовать паспорт или карту резидента с фотографией. Однако, поскольку сложно прямо на оригинале паспорта или карты резидента поставить подтверждение, в зависимости от страны представления документов, может потребоваться заверение копии в нотариальной конторе.

Доверенность (в случае удостоверения через представителя)

Если для всех инициаторов затруднительно лично посетить нотариальную контору, они могут уполномочить представителя на процедуру удостоверения устава. В этом случае потребуются следующие документы:

  • Доверенность: Необходима доверенность от инициатора к представителю. В доверенности должна быть подпись инициатора с его личной печатью (если в Японии зарегистрирована печать) или подпись (если прилагается сертификат подписи).
  • Сертификат печати или сертификат подписи инициатора: К доверенности прилагается сертификат печати (действителен в течение трех месяцев после выдачи) или сертификат подписи инициатора, который ее заверил. Если инициатор является юридическим лицом, требуется сертификат регистрационных данных юридического лица и сертификат печати его представителя.
  • Документы, удостоверяющие личность представителя: Необходим сертификат печати представителя и его личная печать, или удостоверение личности с фотографией, такое как водительское удостоверение или паспорт, и печать для удостоверения.

При использовании доверенности, составленной на иностранном языке, в японской нотариальной конторе, как правило, необходимо приложить перевод на японский язык. В переводе должны быть указаны имя переводчика и его печать (или подпись), а также отметка о том, что документ переведен. Стоимость удостоверения доверенности на иностранном языке обычно выше, чем на японском. Кроме того, при удостоверении перевода, даже если оригинальный документ является официальным, переведенный документ рассматривается как частный документ, и нотариус удостоверяет оригинальный документ, перевод и заявление вроде “Прилагаемый документ является сертификатом ○○ и его переводом на японский язык без каких-либо расхождений”.

Эти сложные требования к документам могут стать значительной нагрузкой для иностранных учредителей. Особенно это касается случаев, когда среди инициаторов есть несколько лиц, проживающих за границей, или когда необходимо адаптировать документы на иностранном языке к юридическим процедурам в Японии. В таких ситуациях поддержка специализированной юридической фирмы становится необходимой.

Заключение

Создание устава и его нотариальное удостоверение при учреждении акционерного общества в Японии являются крайне важными процессами, которые закладывают основу для последующего ведения бизнеса. Особенно для иностранных учредителей, японская правовая система, язык и уникальные традиции могут представлять сложные задачи. Упущение абсолютно необходимых пунктов может привести к недействительности устава, а невключение относительно необходимых пунктов не позволит уставу иметь предполагаемую правовую силу. Кроме того, при нотариальном удостоверении устава необходимо точно понимать и подготавливать документы, специфичные для иностранцев, такие как сертификаты печати и подписи, перевод и нотариальное удостоверение документов на иностранном языке.

Юридическая фирма “Монолит” специализируется на корпоративном праве в сфере IT и интернета и активно занимается международным правовым обслуживанием и поддержкой иностранных компаний, входящих на японский рынок. В нашей фирме работают адвокаты, владеющие английским языком и имеющие квалификацию иностранных юристов, которые предоставляют нашим зарубежным клиентам беспрепятственное общение и специализированные, практичные советы по японской правовой системе.

Мы предоставляем широкий спектр юридических услуг, начиная с обеспечения юридической точности при создании устава, процедур нотариального удостоверения в нотариальной конторе и заканчивая разработкой договоров для последующего ведения бизнеса, соблюдением законодательства и защитой интеллектуальной собственности. Юридическая фирма “Монолит” готова стать вашим надежным партнером и поддержать вас на всех этапах, чтобы иностранные предприниматели могли с уверенностью начать и развивать свой бизнес в Японии. Если у вас есть вопросы по созданию устава или учреждению компании в Японии, пожалуйста, обращайтесь в юридическую фирму “Монолит”.

Managing Attorney: Toki Kawase

The Editor in Chief: Managing Attorney: Toki Kawase

An expert in IT-related legal affairs in Japan who established MONOLITH LAW OFFICE and serves as its managing attorney. Formerly an IT engineer, he has been involved in the management of IT companies. Served as legal counsel to more than 100 companies, ranging from top-tier organizations to seed-stage Startups.

Вернуться наверх