Kontinuerliga skyldigheter för utländska investerare och andra särskilda rapportörer enligt Japans lag om finansiella instrument och börser

Den japanska finansmarknaden strävar efter att etablera sig som ett internationellt finanscentrum och främjar aktivt politik för att locka till sig investeringar från utlandet. Som en del av denna strävan, trädde en lag i kraft den 22 november 2021 (Reiwa 3), som hade antagits den 19 maj samma år, med syftet att stärka och säkerställa finansfunktionernas stabilitet i Japan som svar på de socioekonomiska förändringar som orsakats av COVID-19-pandemin. Denna lagändring introducerade en ny kategori i den japanska lagen om finansiella instrument och börser, känd som “särskilda affärsverksamheter för utländska investerare”.

Huvudsyftet med detta system är att möjliggöra för fonder, vars huvudsakliga investerare är utländska juridiska personer eller privatpersoner bosatta utomlands med en viss tillgångsnivå, att genom en “anmälan” kunna bedriva verksamhet inom Japan. Detta syftar till att locka utländska finansinstitut och kapital till den japanska marknaden och därmed maximera Japans funktion som en internationell finanshub, genom att minska hinder för fondförvaltare som betjänar professionella utländska investerare att komma in på marknaden. Även om systemet främst är avsett för utländska fondförvaltare som vill etablera sig på den japanska marknaden, är det också tillgängligt för inhemska aktörer som uppfyller samma krav.

Den här artikeln syftar till att detaljerat förklara de kontinuerliga skyldigheterna och rapporterings- samt offentliggörandekraven som anmälare av särskilda affärsverksamheter för utländska investerare har enligt den japanska lagen om finansiella instrument och börser samt tillhörande lagstiftning. Genom denna förklaring tillhandahålls en praktisk vägledning som hjälper utländska finansinstitut och fondförvaltare som överväger att bedriva fondverksamhet på den japanska marknaden, eller de som redan har gjort en anmälan och strävar efter att upprätthålla daglig efterlevnad, att korrekt förstå den komplexa regleringsmiljön för Japans finansmarknad och bedriva sin verksamhet på ett lämpligt sätt.

Den rättsliga ramen och positioneringen för specialverksamhet för utländska investerare i Japan

Definition av specialverksamhet enligt Japans lag om handel med finansiella instrument

Specialverksamhet för utländska investerare definieras i artikel 63-8, stycke 1 i Japans lag om handel med finansiella instrument och innebär specifikt att bedriva verksamhet (egen förvaltning) som innefattar hantering av pengar som bidragits eller tillhandahållits av “utländska investerare” som innehar andelar i kombinerade kollektiva investeringsscheman, eller att genomföra insamling eller privat placering gentemot sådana “utländska investerare” i kontor eller affärslokaler som är etablerade inom landet (egen insamling).

När egen förvaltning utförs, måste de pengar som hanteras vara bidrag från “utländska investerare”, och dessutom måste de pengar som mottagits från sådana bidrag huvudsakligen komma från icke-residenter. Här betyder “huvudsakligen” att mer än hälften av fondens totala bidragsbelopp kommer från icke-residenter.

Omfattningen och kraven för “utländska investerare” som är berättigade till specialverksamhet

De “utländska investerare” som är berättigade till specialverksamhet definieras i detalj i artikel 63-8, stycke 2 i Japans lag om handel med finansiella instrument och i kabinettsförordningen om finansiella instrumenthandelsföretag (nedan kallad “företagsförordningen”) artikel 246-10, och kan klassificeras i följande tre kategorier:

1. Utländska juridiska personer eller individer bosatta utomlands som uppfyller kraven enligt kabinettsförordningen: Denna kategori inkluderar utländska juridiska personer och individer bosatta utomlands som uppfyller något av följande krav:
   • Vid tidpunkten för förvärv av andelar i kombinerade kollektiva investeringsscheman förväntas personens totala tillgångar minus totala skulder (nettovärde) vara minst 300 miljoner yen, och den totala summan av investeringsrelaterade finansiella tillgångar förväntas också vara minst 300 miljoner yen, samt att personen har haft ett konto för handel med värdepapper eller derivat hos en finansiell instrumenthandlare (inklusive motsvarande utländska enheter) i minst ett år.
   • Personen är enligt utländsk lagstiftning jämförbar med en specifik investerare.
2. Kvalificerade institutionella investerare (inklusive de som kabinettsförordningen anser vara jämförbara): Denna kategori inkluderar kvalificerade institutionella investerare (såsom förstahandsfinansiella instrumenthandlare, investeringsförvaltningsföretag, banker, försäkringsbolag, investeringsfonder, kreditkooperativ) samt specifika investerare (investorer som anses vara specifika investerare enligt artikel 34-3 eller artikel 34-4 i Japans lag om handel med finansiella instrument) och fonder som huvudsakligen hanterar och betalar ut pensioner och liknande enligt utländsk lagstiftning.
3. Nära anknutna parter till anmälare av specialverksamhet för utländska investerare: Denna kategori definieras som personer som har en nära relation till anmälaren av specialverksamhet för utländska investerare enligt artikel 17-13-5, stycke 3 i förordningen för genomförande av Japans lag om handel med finansiella instrument och företagsförordningen artikel 246-10, stycke 3. Specifikt inkluderar detta anmälarens styrelseledamöter, anställda, moderbolag, dotterbolag, systerbolag, förvaltningsuppdragstagare, investeringsrådgivningsuppdragstagare, deras tjänstemän samt anmälarens släktingar inom tredje led.

Att definitionen av “utländska investerare” är mångfacetterad och att detaljerade krav (tillgångsbelopp, erfarenhetsår, relationer) är fastställda indikerar att anmälaren har en skyldighet att kontinuerligt genomföra due diligence och övervakning av investerare. Särskilt krävs konkreta bevisdokument för att verifiera individuella tillgångskrav, vilket innebär att anmälaren måste kontinuerligt bekräfta och hantera om investeraren fortfarande är kvalificerad efter att ha bedömts som sådan, eller om andelarna har överförts och den nya innehavaren är kvalificerad. Detta utgör en viktig compliancebörda som går utöver enbart anmälningsplikten och blir mer komplex ju mer diversifierad investerarbasen är.

De kontinuerliga skyldigheterna för särskilda rapportörer av utländska investerare i Japan

Särskilda rapportörer av utländska investerare i Japan har en rad skyldigheter som de måste uppfylla för att bedriva sin verksamhet på ett korrekt och kontinuerligt sätt. Dessa skyldigheter grundar sig i de grundläggande målen för den japanska lagen om finansiella instrument och börser (2006), vilka är att upprätthålla rättvisa och transparens på Japans finansmarknader och att skydda investerare.

Upprätthållande av organisationsstruktur och intern kontrollsystem

Först och främst måste anmälaren säkerställa att de har en ledning med tillräcklig kompetens för att kunna utföra verksamheten som finansiella instrumentföretag på ett rättvist och korrekt sätt i Japan. Dessutom krävs det att de tjänstemän som är engagerade i den dagliga verksamheten förstår innehållet i den japanska lagen om finansiella instrument och andra relevanta regler och tillsynsriktlinjer, och besitter tillräcklig kunskap och erfarenhet för att kunna genomföra en rättvis och korrekt handel med finansiella instrument, samt har tillräcklig kunskap och erfarenhet inom compliance och riskhantering. Det är nödvändigt att upprätthålla en organisationsstruktur och personalstyrka där lämplig personal är placerad i varje avdelning för att säkerställa korrekt utförande av arbetsuppgifterna, och där ansvariga för intern kontroll är korrekt tillsatta. Särskilt viktigt är inrättandet av en compliance-avdelning (eller ansvarig person) som är oberoende från försäljningsavdelningen, och att denna person har tillräcklig kunskap och erfarenhet. Vidare måste det finnas personal som kan hantera skapandet, förvaltningen, offentliggörandet, riskhanteringen, datasystemhanteringen, handelshantering, kundhantering, granskning av reklam, hantering av kundinformation, klagomål och problemhantering samt internrevision.

Därefter krävs det att anmälaren följer lagar och andra föreskrifter, ordnar ett internt kontrollsystem och ser till att investerarnas skydd upprätthålls. Även om de inte är medlemmar i Association for Financial Instruments Business Operators av typ två, måste de skapa interna regler som överensstämmer med föreningens stadgar och andra regler, och etablera ett system för att följa dessa interna regler. Interna regler bör inkludera riktlinjer för annonsering och representation, tillhandahållande av premier, investeringsrekommendationer, kundhantering, avbrott av relationer med antisociala krafter, och skydd av personuppgifter.

Slutligen anses företag som bedriver verksamhet med särskilda undantag för utländska investerare vara diskvalificerade om de inte har ett kontor eller en affärsplats i Japan, eller om de inte har utsett en representant i landet. Detta innebär att det i praktiken är obligatoriskt att etablera en fysisk närvaro i Japan. För huvudkontor eller kontor (inklusive huvudkontor eller kontor för utländska företag i Japan) samt kontor som bedriver verksamhet med särskilda undantag för utländska investerare är det inte tillåtet att använda så kallade virtuella kontor. Dessutom måste utländska företag som anmäler sig ha en representant eller agent i Japan. Det finns flera källor som nämner kraven för inrikes kontor, men det är särskilt viktigt att notera att fysisk närvaro i landet är ett krav för verksamhet med särskilda undantag för utländska investerare och att virtuella kontor inte är tillåtna. Detta är en del av en policy för att minska barriärerna för marknadstillträde genom anmälningssystemet och samtidigt säkerställa substantiell affärsverksamhet och effektiv tillsyn av tillsynsmyndigheterna, vilket utgör en betydande initial investering och löpande kostnadsbörda för utländska företagare.

Efterlevnad av beteenderegleringar

Även för särskilda rapportörer såsom utländska investerare gäller i princip samma beteenderegleringar som för aktörer inom handel med finansiella instrument. Den japanska lagen om handel med finansiella instrument (Financial Instruments and Exchange Act) syftar till att skydda investerare och säkerställa kapitalmarknadens integritet genom att kräva registrering av finansiella tjänsteleverantörer och genom att införa beteenderegleringar. Särskilda rapportörer måste också följa denna lags anda och bedriva sina verksamheter på ett lämpligt sätt. Dock kan det i dessa särskilda verksamheter, där kunderna ofta är kvalificerade investerare, finnas situationer där vissa beteenderegleringar kan undantas.

Övriga fortlöpande skyldigheter

Registrerade företag har, utöver skyldigheten att upprätthålla ovan nämnda system, även en skyldighet att rapportera olika händelser som uppstår i affärsverksamheten till de ansvariga myndigheterna i Japan. Detta inkluderar ändringar av styrelsemedlemmar, ändringar i bolagsordningen, att bli part i en rättegång eller medling, inträffade olyckor, eller om det egna kapitalet faller under det minsta tillåtna kapitalbeloppet. Dessutom krävs omedelbar rapportering om kontinuiteten i verksamheten som berör handel med finansiella instrument blir betydligt svårare, eller om en styrelsemedlem eller en viktig anställd bryter mot lagar och förordningar.

Här följer en översikt över de huvudsakliga fortlöpande skyldigheterna för registrerade företag som är undantagna för utländska investerare.

Detaljer om rapporterings- och offentliggörandekrav

Specialrapportörer för utländska investerare i Japan är skyldiga att regelbundet lämna in rapporter och offentliggöra information för att säkerställa affärsverksamhetens transparens och skydda investerare.

Inlämning av affärsrapporter under japansk lag

Anmälningsskyldiga måste upprätta en affärsrapport för varje räkenskapsår och inom tre månader efter varje räkenskapsårs slut lämna in den till den ansvariga myndigheten. Denna inlämning sker i princip genom att använda det integrerade affärsstödsystemet hos den japanska finansinspektionen (nedan kallat “det integrerade systemet”).

Om det inte är möjligt att använda det integrerade systemet, är det tillåtet att lämna in en skriftlig förklaring som specificerar detta och skälen till det, tillsammans med den skriftliga rapporten. När det integrerade systemet används är det obligatoriskt att använda en dator med japanskt operativsystem (OS) och formulär i Excel-format som laddats ner från det integrerade systemet. Om en utländsk affärsrepresentant i Japan tvingas använda ett icke-japanskt OS, kan det vara möjligt att efter samråd med den lokala finansbyrån få tillstånd att lämna in rapporten via post (på CD-R och papper).

Kravet på ett japanskt OS kan bakom digitaliseringens framsteg bli en dold barriär i praktiken för utländska företag. Eftersom många utländska företag standardmässigt använder engelska OS i en global IT-miljö, kan detta krav leda till behovet av ytterligare IT-infrastruktur, rekrytering av personal med goda kunskaper i japanska, eller valet av den ineffektiva metoden att lämna in rapporter på papper. Detta visar på en klyfta mellan politiska mål om att göra Japan till ett internationellt finanscentrum och de lokala begränsningarna i den digitala infrastrukturen, vilket kan innebära oväntade administrativa kostnader och besvär för utländska företag.

För utländska företag finns det även ett system för att godkänna förlängning av tidsfristen för inlämning av affärsrapporter.

Offentlig granskning och offentliggörandeskyldighet under japansk lag

Anmälningsskyldiga ska inte bara snabbt göra innehållet i nya anmälningar och ändringsanmälningar tillgängliga för offentlig granskning, utan de måste även varje räkenskapsår utarbeta förklarande dokument och göra dessa tillgängliga för offentlig granskning inom fyra månader efter varje räkenskapsårs slut. Dessa förklarande dokument kan ersättas med en kopia av verksamhetsrapporten.

Offentliggörandet kan ske genom att hålla dokumenten tillgängliga på huvudkontoret och alla kontor där särskilda tjänster utförs, eller genom att publicera dem på företagets egen webbplats. Japans finansinspektion publicerar inte en lista över anmälningsskyldiga för att garantera deras trovärdighet, men listan gör det möjligt för investerare att kontrollera informationen.

Offentlig granskning och offentliggörandeskyldighet baseras på den grundläggande principen om att upprätthålla marknadens rättvisa och transparens enligt Japans lag om handel med finansiella instrument, och reflekterar tillsynsmyndighetens avsikt att även om anmälningssystemet är en relativt lättsam form av marknadstillträde, krävs strikt informationsutlämnande för investerarskydd. Oavsett formen av marknadstillträde, indikerar detta att informationsutlämnande och transparens gentemot investerare är oeftergivliga principer i japansk finansiell reglering. Särskilt möjligheten att offentliggöra på webbplatser visar på en anpassning till moderna krav på snabb och omfattande informationsförsörjning, vilket underlättar tillgången till information för utländska investerare och bidrar till att öka systemets övergripande transparens.

Olika typer av anmälningsplikter

I den japanska lagen om handel med finansiella instrument och den tillhörande kabinettsförordningen finns det en mängd olika anmälningsplikter. Dessa inkluderar bland annat övertagande av status som undantagsverksamhetsanmälare, upphörande av verksamhet, upplösning och anmälningar relaterade till undantagsverksamheter utförda av finansiella instrumenthandlare .

Vid förändringar i registrerade uppgifter måste en ändringsanmälan i princip lämnas in inom en månad efter att förändringen inträffat . Detta gäller vid händelser som ändring av styrelsemedlemmar, ändring av bolagsordningen, om företaget blir part i en rättegång eller medling, paus, återupptagande eller upphörande av verksamhet, upplösning, eller om verksamheten blir betydligt svår att fortsätta. Det krävs också att man utan dröjsmål anmäler om en styrelsemedlem eller en viktig anställd har brutit mot lagar och förordningar .

Nedan följer en lista över rapporterings- och offentliggörandekrav för undantagsverksamhetsanmälare för utländska investerare.

Inlämningsställe och förfarande

Diverse anmälningar och rapporter ska lämnas in till den finansbyrå eller finanskontor som har jurisdiktion över den anmälande partens huvudsakliga affärsställe eller kontor (ett original och en kopia).

Det är särskilt värt att notera att för utländska företag som inte har något affärsställe eller kontor i Japan, centraliseras inlämningsstället till Sekretariatet för Värdepappersövervakning, Avdelning 3, vid Kanto Local Finance Bureau. Denna distinktion, baserad på närvaron eller frånvaron av en inhemsk affärsplats, visar att de japanska finansiella myndigheterna har etablerat ett tillsynssystem som är anpassat efter de utländska företagens faktiska verksamhet och plats. Myndigheterna justerar flexibelt sitt tillsynssystem beroende på om företaget har en fysisk närvaro i landet eller inte, för att främja utländska företags inträde samtidigt som de upprätthåller effektiv tillsyn. Speciellt för utländska företag utan en bas i Japan, är systemet där Kanto Local Finance Bureau fungerar som en central kontaktpunkt, avsett att förenkla förfaranden och underlätta tillgången från utlandet, samtidigt som det syftar till att effektivisera tillsynen över internationella finansiella aktiviteter.

Inlämning sker i princip via Financial Services Agency’s elektroniska ansöknings- och anmälningssystem, men i undantagsfall är det också möjligt att lämna in dokument i pappersform.

Även om verksamhet som involverar utländska investerare och liknande är under ett “anmälningssystem”, vidtas strikta åtgärder vid brott mot lagar och förordningar.

Sammanfattning och Viktiga Punkter att Observera

Specialbestämmelserna för utländska investerare är ett banbrytande system som främjar finansiellt engagemang från utlandet och bidrar till internationaliseringen av Japans finansmarknad. Dock innebär detta “anmälningssystem” inte att regleringen är lös. Tvärtom är upprätthållandet av en kontinuerlig organisationsstruktur, efterlevnad av beteenderegler och strikt rapportering och offentliggörande av skyldigheter livsnerven för fortsatt affärsverksamhet på den japanska marknaden.

Särskilt finns det specifika punkter att beakta för utländska företagare, såsom:

• Kontinuerlig kontroll av överensstämmelse med den komplexa definitionen av “utländska investerare etc.”: På grund av investerarnas mångfald är det avgörande att kontinuerligt verifiera och hantera deras berättigande.
• Obligationen att etablera en fysisk närvaro i Japan: Virtuella kontor accepteras inte, och det är nödvändigt att inrätta en verklig inhemsk försäljningsfilial. Detta innebär en initial investering och en kontinuerlig kostnadsbörda vid affärsstart.
• Anpassning till ett elektroniskt rapporteringssystem baserat på ett japanskt operativsystem: Finansinspektionens elektroniska inlämningssystem förutsätter en japansk miljö, vilket kan tvinga utländska företag att vidta ytterligare åtgärder eller att ineffektivt lämna in dokument på papper.

Den japanska lagen om finansiella instrument och relaterade lagar är komplexa, och tolkning och tillämpning kräver specialiserad kunskap. För att anmälare av specialbestämmelser för utländska investerare ska kunna säkerställa efterlevnad av kontinuerliga skyldigheter, rapporterings- och offentliggörandekrav samt hantera potentiella risker, rekommenderas starkt samarbete med experter som är väl insatta i japansk finansjuridik, såsom advokater och konsulter. Med hjälp av experter kan man undvika oväntade risker för lagöverträdelser och säkerställa en stabil fortsättning av verksamheten på den japanska marknaden.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att stödja ett stort antal inhemska och internationella klienter inom juridiken kring Japans lagen om finansiella instrument. Vår byrå har flera engelsktalande med utländsk advokatlegitimation, som kan förklara de komplexa kraven i japansk finanslagstiftning inom en internationell affärskontext och ge praktiska råd. Vi är fullt utrustade för att stödja ert företag så att er verksamhet i Japan kan fortskrida smidigt och i enlighet med lagstiftningen.