Redovisningsrådgivare i japansk bolagsrätt: En grundlig förklaring av deras roll och ansvar

Den japanska företagslagen (Japan’s Companies Act) syftar till att säkerställa företags sund drift och transparens genom att fastställa olika institutioner. Bland dessa är “kaikei san’yō” (accounting auditor), en relativt ny men ytterst viktig position som infördes med företagslagsreformen 2006. Kaikei san’yō har en unik ställning inom företaget som intern tjänsteman samtidigt som de har en extern synvinkel som expert på redovisning. Deras främsta syfte är att öka tillförlitligheten och noggrannheten i finansiella dokument, särskilt i små och medelstora företag där det inte är obligatoriskt att ha en revisionskommitté eller revisor. Genom att direkt delta i processen att skapa finansiella dokument i samarbete med styrelsen, garanterar kaikei san’yō kvaliteten på finansiell rapportering inifrån. Detta system är en viktig mekanism för att förbättra tillförlitligheten i företags finansiella information och stärka förtroendet från intressenter som finansiella institutioner och affärspartners. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara den juridiska ramen för kaikei san’yō enligt japansk företagslagstiftning, det vill säga dess betydelse och syfte, metoder för utnämning och kvalifikationskrav, specifika uppgifter och befogenheter, samt juridiska skyldigheter och ansvar, baserat på lagens bestämmelser.  

Betydelsen och syftet med det japanska systemet för redovisningsmedverkan

Systemet för redovisningsmedverkan är en banbrytande mekanism som infördes när den japanska bolagslagen (2006) trädde i kraft, i syfte att förbättra tillförlitligheten i företags finansiella rapportering. Bakgrunden till införandet av detta system var särskilt behovet av att säkerställa noggrannheten i finansiella dokument hos små och medelstora företag, en utmaning som hade pågått länge. Tidigare hade man övervägt att införa system som “begränsad revision” eller “förenklad revision” genomförda av exempelvis skatterådgivare, men dessa förslag realiserades aldrig på grund av meningsskiljaktigheter kring revisionsramverket och dess bärare.

Systemet för redovisningsmedverkan löste detta historiska problem med en annorlunda ansats. Istället för en extern “revision”, introducerade det en helt ny koncept där redovisningsexperter fungerar som en “intern enhet” inom företaget och skapar finansiella dokument i samarbete med styrelseledamöterna. Denna “samarbetsprocess” syftar till att aktivt säkerställa noggrannheten genom att involvera experter redan från dokumentens skapande, snarare än att bara kontrollera dem i efterhand, och på så sätt förebygga fel. Denna preventiva ansats kan sägas vara en mer effektiv och samarbetsvillig modell för små och medelstora företag än traditionell extern revision.

Genom att införa detta system kan företag dra nytta av många praktiska fördelar. Det viktigaste är att förtroendet för de finansiella dokumenten från externa parter ökar markant. Finansiell information som har skapats med hjälp av redovisningsexperter sänder ett starkt budskap till intressenter som finansiella institutioner, affärspartners och kreditgivare om att företagets finansiella ställning rapporteras korrekt. Faktum är att många finansiella institutioner i Japan erbjuder förmånliga lånevillkor och speciella finansieringsprodukter till företag som har ett system för redovisningsmedverkan. Detta är ett bevis på att närvaron av redovisningsmedverkan direkt kan förbättra ett företags kreditvärdighet. Dessutom kan man förvänta sig sekundära effekter såsom förstärkt finansiell förvaltning inom företaget och ökad disciplin i ledningen genom samarbete med experter.

Utnämning och kvalifikationer för en japansk “kaikei san’yō” (Accounting Auditor)

För att säkerställa professionalism och oberoende i rollen som “kaikei san’yō” (Accounting Auditor), har japansk bolagslagstiftning strikta bestämmelser.

En “kaikei san’yō” utses, precis som andra tjänstemän, genom ett vanligt beslut vid bolagsstämman. Mandatperioden är i princip begränsad till den ordinarie bolagsstämmans avslutning inom två år efter utnämningen, men för vissa typer av bolag, såsom de med begränsningar i aktieöverlåtelse, kan stadgarna tillåta en förlängning på upp till tio år.

Det mest karakteristiska är kvalifikationskraven. Enligt artikel 333, stycke 1 i japansk bolagslag, är det endast kvalificerade revisorer, revisionsbyråer, skatterådgivare eller skatterådgivningsbyråer som kan bli “kaikei san’yō”. Detta är en nödvändig förutsättning för att utföra uppgiften att skapa finansiella dokument, som kräver hög specialiserad kunskap.

För att ytterligare garantera “kaikei san’yō”:s oberoende, fastställer samma lag i artikel 333, stycke 3, strikta diskvalificeringsgrunder. Följande personer kan inte bli “kaikei san’yō”:

• En direktör, revisor, verkställande direktör, chef eller annan anställd i aktiebolaget eller dess dotterbolag
• Personer som har fått sin verksamhet tillfälligt stoppad enligt lagen om auktoriserade revisorer eller skatterådgivare och vars avstängningsperiod inte har löpt ut
• Personer som enligt lagen om skatterådgivare inte är tillåtna att utföra skatterådgivningsarbete

Dessa bestämmelser är juridiska garantier för att “kaikei san’yō” kan utföra sina uppgifter oberoende av företagsledningen. Även om “kaikei san’yō” har en intern position som tjänsteman i företaget, baseras kraven på kvalifikationer och oberoende på standarder för externa experter. Denna “inbyggda oberoende” är kärnan i systemet för “kaikei san’yō”. De måste samarbeta nära med styrelsen samtidigt som de upprätthåller sin objektivitet och skepticism som experter och, vid behov, uttrycka sina åsikter till företagsledningen. Denna inre spänning är vad som gör rollen som “kaikei san’yō” utmanande och samtidigt källan till dess värde.

Revisors uppgifter och befogenheter enligt japansk lag

Revisorns uppgifter och befogenheter är tydligt definierade i den japanska bolagslagen, och kärnan i dessa är att säkerställa tillförlitligheten i företagets finansiella dokumentation.

En av revisorns viktigaste uppgifter är att enligt artikel 374, stycke 1 i den japanska bolagslagen, tillsammans med styrelsen, skapa företagets finansiella dokument (balansräkningar, resultaträkningar etc.) och tillhörande detaljerade specifikationer. Denna “gemensamma skapelse” innebär inte bara att granska dokument som styrelsen har framställt, utan att som expert aktivt delta i själva skapandeprocessen. Under denna process bär revisorn ansvar för att, baserat på sin professionella expertis, säkerställa rimligheten i redovisningsbehandlingen och riktigheten i presentationen. Parallellt med detta har revisorn också en skyldighet att sammanställa en “revisionsrapport” som beskriver hur arbetet utförts.

För att effektivt kunna utföra dessa uppgifter har revisorn tilldelats omfattande rättigheter till informationstillgång och undersökningsbefogenheter. Enligt artikel 374, stycke 2 i den japanska bolagslagen kan revisorn när som helst granska och kopiera företagets redovisningsböcker och relaterade material, samt begära redovisningsrapporter från styrelsemedlemmar och anställda. Dessa befogenheter inkluderar vanligtvis huvudboken och hjälpböcker, men det är allmänt accepterat att protokoll från styrelsemöten inte ingår.

Vidare, om det är nödvändigt för utförandet av sina uppgifter, kan revisorn även begära redovisningsrapporter från dotterbolag och undersöka dotterbolagens affärsverksamhet och finansiella ställning. Dock kan dotterbolagen vägra att medverka i sådana undersökningar om det finns “giltiga skäl”, såsom skydd av affärshemligheter, enligt artikel 374, stycken 3 och 4 i den japanska bolagslagen.

Revisorn är inte bara en skapare av finansiella dokument, utan spelar också en viktig roll i företagets styrning genom att utöva en övervakningsfunktion. Enligt artikel 375 i den japanska bolagslagen är revisorn skyldig att omedelbart rapportera till aktieägarna (eller till revisorerna i företag med en sådan befattning) om denne upptäcker någon oegentlighet eller allvarlig överträdelse av lagar eller stadgar av styrelsemedlemmar under utförandet av sina uppgifter. Revisorn är också skyldig att närvara vid styrelsemöten där finansiella dokument godkänns och vid behov framföra sin åsikt enligt artikel 376 i den japanska bolagslagen. Dessa befogenheter och skyldigheter utgör den rättsliga grunden för revisorns roll i att stödja företagets finansiella hälsa från flera perspektiv.

Skyldigheter och ansvar för revisorer enligt japansk lag

Revisorer bär på ett tungt juridiskt ansvar som följer med deras viktiga uppgifter och befogenheter. Detta ansvar kan delas upp i två kategorier: ansvar gentemot själva bolaget och ansvar gentemot tredje parter såsom aktieägare och borgenärer.

Först och främst, när det gäller ansvar gentemot bolaget, stadgar artikel 423, paragraf 1 i den japanska bolagslagen (Companies Act) att revisorer, inklusive andra tjänstemän, som försummar sina uppgifter och därigenom orsakar skada för bolaget, är skyldiga att ersätta denna skada. Exempel på sådan försummelse kan vara att ignorera allvarliga fel i finansiella dokument, att godkänna behandling som inte överensstämmer med redovisningsstandarder, eller att underlåta att rapportera upptäckta oegentligheter av styrelseledamöter. Detta ansvar kan endast delvis undantas eller begränsas under vissa förutsättningar, såsom med samtycke från alla aktieägare eller genom särskilda beslut i bolagsstämman och enligt bolagsordningen.

Därefter är ansvar gentemot tredje parter också av yttersta vikt. Artikel 429, paragraf 1 i den japanska bolagslagen föreskriver att tjänstemän som agerar med illvilja eller grov oaktsamhet i utförandet av sina uppgifter, och därigenom orsakar skada för tredje parter, är skyldiga att ersätta denna skada. Ett exempel på detta kan vara när en finansiell institution som har beviljat lån till ett bolag på grundval av de finansiella rapporter som revisorn varit delaktig i att smycka upp, lider förlust på grund av bolagets konkurs.

Ytterligare skärper paragraf 2 i samma artikel kraven på revisorer. Enligt denna bestämmelse, om det finns väsentliga felaktigheter i de finansiella dokument eller revisionsrapporter som revisorn har varit involverad i att skapa, bär revisorn ansvar för skadestånd till tredje parter, såvida de inte kan bevisa att de inte varit oaktsamma i sitt agerande. Detta innebär att bevisbördan flyttas till revisorn, vilket gör det lättare för tredje parter att kräva ansvar. Detta visar på den höga nivå av omsorgsplikt som krävs av revisorer.

Förutom dessa civilrättsliga ansvar kan överträdelser av bolagslagens bestämmelser, såsom brister i att hålla finansiella dokument tillgängliga eller att göra falska påståenden, även resultera i administrativa sanktioner såsom böter på upp till en miljon yen.

Rättsliga bedömningar av revisorers skyldigheter i Japan

För att förstå vilken nivå av omsorgsplikt som åligger en revisor, finns det en rättslig bedömning som tjänar som en mycket viktig vägledning. Det är ett beslut fattat av Japans högsta domstol den 19 juli 2021 (Reiwa 3). Detta prejudikat rörde i första hand inte revisorer, utan “en bolagsrevisor vars revision enligt bolagsordningen begränsades till att endast omfatta redovisning” (en revisor med begränsat redovisningsansvar), men den juridiska logiken är djupt relaterad till revisorers arbete.  

I detta fall var problemet att en bolagsrevisor med begränsat redovisningsansvar inte hade upptäckt en anställds långvariga förskingringsbeteende. Den anställde hade förfalskat bankens saldoattester, och revisorn hade inte märkt detta och skapade en revisionsrapport som godkände de finansiella dokumenten. I en lägre instans, högre domstolen, ansågs det att “så länge det inte finns några särskilda omständigheter som gör det lätt att inse att bokföringen saknar tillförlitlighet, bör en revisor kunna lita på de räkenskapsböcker som företaget har upprättat för sin revision”. Domstolen förnekade därmed revisorns ansvar.  

Men högsta domstolen omvände detta beslut. Domstolen fastslog att i företag där ingen revisor är etablerad, bör en tjänsteman som ansvarar för revision av redovisningen inte “anta att innehållet i räkenskapsböckerna är korrekt som en självklar förutsättning för att utföra revision av finansiella dokument”. Domstolen påpekade att det finns tillfällen då det är nödvändigt att begära en rapport om hur räkenskapsböckerna har upprättats eller att kontrollera de underliggande dokumenten för att bekräfta att de finansiella dokumenten korrekt återspeglar företagets ekonomiska ställning.  

Den inverkan detta beslut från högsta domstolen har på revisorer kan inte överskattas. Om ens en revisor med begränsat redovisningsansvar inte får lita blint på räkenskapsböckerna, är det logiskt att en revisor, som inte bara granskar finansiella dokument utan också “gemensamt skapar dem” tillsammans med styrelsen, bör åläggas en lika hög eller till och med högre nivå av omsorgsplikt. Detta prejudikat tydliggör att revisorer har ett ansvar att inte bara ta emot information från ledningen utan att som experter och med en professionell skepticism aktivt verifiera giltigheten av de underliggande dokumenten.

Jämförelse med andra institutioner

I japansk bolagsrätt (日本の会社法) finns, förutom en redovisningsrådgivare, även institutioner som “revisor” och “revisionsbyrå” som är involverade i övervakningen av företagets finanser och ledning. Dessa roller kan ofta förväxlas, men deras befogenheter, kvalifikationer och positioner inom företaget skiljer sig fundamentalt åt. För att förstå redovisningsrådgivarens unika roll är det nödvändigt att jämföra den med dessa institutioner.

Det mest framträdande kännetecknet för en redovisningsrådgivare är att den som en intern institution (tjänsteman) skapar finansiella dokument “tillsammans med” styrelsen. Syftet är att genom att involvera experter redan från skapandet aktivt bygga upp finansiell informationens noggrannhet.

Till skillnad från detta är revisorn också en intern institution (tjänsteman), men deras huvudsakliga uppgift är inte att skapa finansiella dokument, utan att “granska (övervaka)” styrelsens arbetsutförande i allmänhet. Revisorns granskningsområde kan begränsas till redovisningsrelaterade frågor enligt bolagsordningen, men deras grundläggande roll är att övervaka ledningen, inte att vara involverad i skapandeprocessen. Till skillnad från redovisningsrådgivaren krävs det i princip inte att revisorn har en professionell kvalifikation som certifierad revisor eller skatterådgivare.

Å andra sidan är revisionsbyrån en helt oberoende “extern” expert. En revisionsbyrå måste vara en certifierad revisor eller en revisionsfirma, och deras uppgift är att oberoende granska om de finansiella dokument som företaget har skapat är korrekta och uttrycka sin åsikt genom en revisionsrapport. Inrättandet av en revisionsbyrå är obligatoriskt för större företag och vissa andra typer av företag. Till skillnad från redovisningsrådgivaren som internt stöder skapandet, verifierar revisionsbyrån den färdiga produkten från utsidan, vilket tydligt skiljer deras position och funktion.

Sammanfattningsvis kan skillnaderna mellan dessa roller illustreras i följande tabell:

Således spelar redovisningsrådgivaren en unik och viktig roll i japansk bolagsrätt genom att vara en intern tjänsteman som ändå har extern expertis och är involverad i skapandeprocessen före övervakning och efterföljande revision.

Sammanfattning

Som vi har beskrivit i detalj i denna artikel, är en ‘kaikei sanyo’ (会計参与) ett unikt system enligt japansk bolagsrätt som syftar till att internt öka tillförlitligheten i ett företags finansiella dokumentation. En ‘kaikei sanyo’ är en redovisningsexpert som, i egenskap av företagsledare, samarbetar med styrelsen för att skapa finansiella dokument, vilket aktivt säkerställer noggrannheten i finansiell rapportering. Denna roll bidrar till betydande praktiska fördelar, såsom att förbättra företagets kreditvärdighet och underlätta smidig finansiering. Dock medföljer denna viktiga befogenhet även ett omfattande juridiskt ansvar gentemot företaget och tredje parter. Nyligen har Högsta domstolens beslut i Japan visat att den nivå av omsorg som krävs av en ‘kaikei sanyo’ är exceptionellt hög, och att utförandet av deras uppgifter kräver hög grad av specialkunskap och yrkesetik.

Monolith Advokatbyrå har en gedigen erfarenhet av att tillhandahålla juridiska tjänster relaterade till företagsstyrning, inklusive etablering och hantering av ‘kaikei sanyo’, till en mångfald av klienter i Japan. Vår byrå har flera experter som talar engelska och som innehar juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda specialiserat stöd till företag som bedriver internationell verksamhet för att följa de komplexa kraven i japansk bolagsrätt och bygga upp ett effektivt och compliance-baserat styrelsesystem.