Förklaring av systemet för bolag med nomineringskommitté enligt japansk bolagslagstiftning

Den japanska bolagslagen erbjuder flera alternativ för styrningen av aktiebolag, det vill säga för corporate governance. Bland dessa alternativ utmärker sig “företag med nomineringskommittéer” som en särskilt avancerad organisationsdesign med syfte att förbättra transparensen och tillsynsfunktionen i ledningen. Detta system har sina rötter i en reform av handelslagen från 2002 (Heisei 14) och har sedan dess förts vidare till den japanska bolagslagen som antogs 2005 (Heisei 17). Till skillnad från de traditionella japanska företagen med en revisionskommitté, kännetecknas företag med nomineringskommittéer av en tydlig separation mellan tillsyns- och verkställighetsfunktionerna i ledningen. Mer specifikt fokuserar styrelsen på att fastställa företagets grundläggande riktlinjer och tillsyn, medan den dagliga verksamheten hanteras av en position känd som “verkställande direktör”. Styrelsen är också skyldig att inrätta tre kommittéer internt: en nomineringskommitté, en revisionskommitté och en ersättningskommitté. Dessa kommittéer har till uppgift att fatta beslut om särskilt viktiga frågor inom corporate governance, såsom utnämning av styrelseledamöter, tillsyn över affärsverksamheten och fastställande av ledningens ersättning, allt från en oberoende och objektiv ståndpunkt. Kravet att en majoritet av varje kommittés medlemmar måste bestå av externa styrelseledamöter som är oberoende från företagsledningen är en viktig mekanism för att säkerställa systemets objektivitet. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara systemet med företag som har nomineringskommittéer, dess struktur och roll, baserat på bestämmelserna i den japanska bolagslagen. Vi kommer specifikt att klargöra vilka befogenheter och ansvar styrelseledamöterna och de tre kommittéerna – nomineringskommittén, revisionskommittén och ersättningskommittén – har inom detta system.

Vad är ett bolag med nomineringskommitté i Japan?

Ett bolag med nomineringskommitté i Japan definieras enligt artikel 2, punkt 12 i den japanska bolagslagen (Companies Act). Företag som antar detta system är lagligt skyldiga att inrätta tre kommittéer: en nomineringskommitté, en revisionskommitté och en ersättningskommitté. Det centrala syftet med detta system är att separera “övervakning” och “verksamhetsutövning” i företagsledningen. Detta gör att styrelsen kan distansera sig från den dagliga verksamheten och fokusera på sin roll att objektivt övervaka ledningens arbete. Den faktiska verksamhetsutövningen hanteras av “verkställande direktörer” som utses av styrelsen. Denna tydliga separation mellan övervakning och utövning syftar till att öka transparensen i beslutsfattandet och stärka ansvarsskyldigheten gentemot aktieägare och andra intressenter. Särskilt bland utländska investerare tenderar detta system att värderas som en styrningsstruktur som ligger nära internationella standarder. I ett bolag med nomineringskommitté har de tre nämnda kommittéerna omfattande befogenheter när det gäller kärnfrågor som rör företagsledning, såsom tillsättning av tjänstemän, revision och ersättning. Dessutom måste en majoritet av medlemmarna (kommittéledamöterna) i varje kommitté vara “externa styrelseledamöter” som är oberoende från företagets ledning, enligt artikel 400, stycke 3 i den japanska bolagslagen. Detta krav syftar till att förhindra att personal- och ersättningsbeslut fattas enligt ledningens egna intressen och att uppnå en objektiv och rättvis styrning.

Styrelse och styrelsemöten i japanska bolag med nomineringskommittéer

I japanska bolag med nomineringskommittéer skiljer sig styrelsens roll markant från styrelser i bolag med andra organisationsstrukturer. Den mest betydande skillnaden är att styrelsen i princip inte direkt hanterar företagets affärsverksamhet.

Enligt artikel 416, paragraf 1 i den japanska bolagslagen (Companies Act) definieras styrelsens befogenheter i bolag med nomineringskommittéer. Dessa befogenheter kan sammanfattas i tre huvuduppgifter:

1. Fastställande av företagets grundläggande affärspolitik
2. Beslut om frågor som är nödvändiga för revisionskommitténs arbete
3. Övervakning av verkställande direktörers arbete

Först och främst fattar styrelsen beslut om företagets grundläggande affärspolitik, såsom utveckling av medellångsiktiga affärsplaner och beslut om stora investeringar, vilka är centrala för företagets kärnverksamhet. Dock utförs inte de specifika affärsaktiviteterna som baseras på dessa beslut av styrelsen själv, utan de delegeras till verkställande direktörer.

Därefter har styrelsen ansvar för att skapa en struktur som möjliggör effektivt arbete av revisionskommittén, vilken granskar verkställande direktörers och styrelsemedlemmars arbete.

Den mest betydande uppgiften är övervakningen av verkställande direktörer. Styrelsen övervakar om verkställande direktörerna följer de grundläggande riktlinjerna och utför sina arbetsuppgifter på ett korrekt sätt, samt utvärderar deras prestationer. För att göra denna övervakningsfunktion effektiv har styrelsen även befogenhet att utse och avsätta verkställande direktörer och styrelsemedlemmar (enligt artikel 416, paragraf 1 i den japanska bolagslagen). Dock är det nomineringskommittén som bestämmer innehållet i förslagen om utnämning och avsättning av styrelsemedlemmar som ska presenteras för bolagsstämman.

På detta sätt agerar styrelsemedlemmarna i bolag med nomineringskommittéer inte som verkställare av affärsverksamheten, utan som övervakare av företagsledningen. Detta är en avgörande skillnad jämfört med styrelsemedlemmar i bolag med andra organisationsstrukturer, där styrelsemedlemmarna ofta också utför verkställande arbete. Dessutom tillåter artikel 415 i den japanska bolagslagen att styrelsen kan delegera beslut om affärsverksamhetens utförande till verkställande direktörer i stor utsträckning, förutom i frågor som enligt lag eller bolagsordning ska beslutas av styrelsen själv. Detta säkerställer en tydlig separation mellan ledningens övervakning och verkställande på lagstiftningsnivå.

De tre kommittéerna och deras gemensamma organisatoriska krav enligt japansk lag

Kärnan i styrningen för bolag med nomineringskommittéer i Japan utgörs av de tre kommittéerna: nomineringskommittén, revisionskommittén och ersättningskommittén. Dessa kommittéer är organ inrättade inom styrelsen och var och en utövar oberoende viktiga befogenheter.

De tre kommittéerna har gemensamma organisatoriska krav enligt artikel 400 i den japanska bolagslagen. För det första måste varje kommitté bestå av minst tre styrelseledamöter (enligt samma artikel, första stycket). För det andra, och som den viktigaste punkten, måste en majoritet av medlemmarna i varje kommitté vara externa styrelseledamöter (enligt samma artikel, tredje stycket). Externa styrelseledamöter är de som inte är officerare eller anställda som utför den operativa verksamheten i aktiebolaget eller dess dotterbolag, utan som står oberoende från företagsledningen (enligt artikel 2, punkt 15 i den japanska bolagslagen). Detta krav säkerställer objektivitet och rättvisa i varje kommittés överläggningar och beslut.

Nomineringskommittén under japansk bolagsrätt

Nomineringskommittén har befogenheten att bestämma innehållet i förslagen om tillsättning och avsättning av styrelseledamöter som ska läggas fram vid bolagsstämman (enligt artikel 404, stycke 1 i den japanska bolagslagen). Det innebär att det inte är verkställande direktören eller företagets president som bestämmer vem som ska vara kandidat till styrelsen eller vilka styrelseledamöter som bör avsättas, utan denna uppgift ligger hos nomineringskommittén. Genom att en majoritet av nomineringskommittén består av externa styrelseledamöter, kan man förhindra det som kallas för “självbetjänande personalval”, där företagsledningen väljer styrelseledamöter som är bekväma för dem själva. Detta säkerställer objektivitet och mångfald i styrelsens sammansättning och leder till en förstärkt övervakningsfunktion.

Revisionskommittén

Revisionskommittén har befogenhet att granska verkställande direktörers och styrelseledamöters tjänsteutövning och att upprätta revisionsrapporter enligt artikel 404, paragraf 2, punkt 1 i den japanska bolagslagen (Heisei 17 (2005)). Detta inkluderar omfattande befogenheter att undersöka företagets affärsverksamhet och finansiella ställning. Revisionskommittén kan när som helst begära rapporter om verksamheten från verkställande direktörer och anställda och undersöka företagets affärer och finansiella situation enligt artikel 405, paragraf 1 i den japanska bolagslagen. Vidare är det deras skyldighet att rapportera till styrelsen om de upptäcker olagliga handlingar eller betydande orättvisor enligt samma paragraf, punkt 2. Dessutom har revisionskommittén befogenhet att besluta om innehållet i förslag rörande utnämning, avskedande eller icke-omval av företagets revisorer enligt artikel 404, paragraf 2, punkt 2 i den japanska bolagslagen. Detta säkerställer även revisorernas oberoende. Jämfört med revisionsutskott i företag med en revisionsstyrelse, har revisionskommittén starkare befogenheter och är som en intern del av styrelsen mer direkt involverad i tillsynen av företagsledningen.

Ersättningskommittén

Ersättningskommittén har befogenhet att besluta om innehållet i individuell ersättning och liknande för verkställande direktörer och styrelseledamöter enligt artikel 404, paragraf 3 i den japanska bolagslagen (Heisei 17 (2005)). I japansk bolagslagstiftning avser ersättning och liknande förmåner som erhålls från företaget som betalning för utförande av tjänster. Ersättningskommittén beslutar om den specifika ersättningsnivån för varje styrelseledamot i enlighet med objektiva kriterier baserade på företagets prestationer och varje ledamots bidrag. Genom att ha en ersättningskommitté där majoriteten består av externa styrelseledamöter, förhindras orimligt höga ersättningar till ledamöter och brist på transparens i beslutsprocessen. Transparens och rättvisa i processen för att bestämma styrelseledamöters ersättning är av yttersta vikt för att vinna aktieägarnas förtroende, och ersättningskommittén spelar en systematisk roll för att garantera detta.

Jämförelse med andra organisationsstrukturer

För att fördjupa förståelsen för företag med nomineringskommittéer i Japan, jämför vi dem med den mest vanliga organisationsstrukturen i japanska företag, nämligen företag med en styrelse som har en revisionskommitté. Tabellen nedan sammanfattar de huvudsakliga skillnaderna mellan de två.

Som tabellen visar, har företag med nomineringskommittéer etc. i Japan en organisationsstruktur där övervakningsfunktionen och verkställande funktionen är systematiskt separerade, och där externa styrelseledamöter spelar en stark roll i beslut om viktiga frågor som personal och ersättning. Detta syftar till att uppnå en mer objektiv och transparent styrning, vilket är en grundläggande skillnad jämfört med företag med en revisionskommitté.

Sammanfattning

I denna artikel har vi förklarat det systematiska ramverket för företag med nomineringskommittéer enligt japansk bolagslagstiftning, deras roller och hur de jämför sig med andra system. Företag med nomineringskommittéer syftar till att tydligt separera tillsynsfunktionen av styrelsen från verkställande direktörernas operativa funktioner genom att inrätta tre kommittéer inom styrelsen för nomineringar, revision och ersättningar. Detta för att öka objektiviteten och transparensen i företagsledningen. Särskilt kravet på att en majoritet av varje kommittés medlemmar ska vara externa styrelseledamöter är en viktig faktor för att vinna förtroende från internationella investerare. För företag som bedriver verksamhet i Japan eller överväger transaktioner och investeringar med japanska företag är det avgörande att förstå motpartens styrningssystem.

Monolith Law Office har omfattande erfarenhet och en stark meritlista inom affärsjuridik, inklusive japansk bolagsrätt. Vår byrå har flera specialister som inte bara är kvalificerade japanska advokater utan också har utländska juridiska kvalifikationer och är flytande i både japanska och engelska. Vi har tillhandahållit praktiska och konkreta juridiska råd till inhemska och internationella klienter om övergången till företag med nomineringskommittéer, utnämning av externa styrelseledamöter, kommittéhantering och andra komplexa frågor relaterade till japansk bolagslagstiftning. När du behöver bygga en stark styrningsstruktur i Japan eller hantera relaterade juridiska utmaningar, tveka inte att kontakta oss på Monolith Law Office.