Entreprenad och bemanning i japansk arbetsrätt: Juridiska ramar och praktiska skillnader

I Japan är det som en del av affärsstrategin mycket effektivt att utnyttja andra företags arbetskraft för att effektivisera verksamheten och säkerställa expertis. Det finns dock flera juridiskt distinkta former för denna användning, och var och en regleras av olika lagar. De två huvudsakliga modellerna, “entreprenad” och “personaluthyrning”, skiljer sig fundamentalt i sin juridiska natur och praktiska tillämpning. Entreprenad är ett kontrakt som syftar till att fullfölja en “specifik uppgift” och regleras främst av den japanska civilrätten. Å andra sidan syftar personaluthyrning till att tillhandahålla “arbetskraft” i sig och är underkastad strikt reglering enligt en speciell lag, “Lagen om uthyrning av arbetstagare”. Att korrekt förstå skillnaderna mellan dessa två modeller är inte bara en fråga om formella kontraktsvillkor. Det är en avgörande förutsättning för att säkerställa efterlevnad, hantera juridiska risker och bygga en personalstrategi som bäst överensstämmer med företagets affärsmål. I denna artikel förklarar vi, med utgångspunkt i japansk lagstiftning, definitionerna av dessa två modeller för arbetskraftsanvändning, parternas rättigheter och skyldigheter, samt de kärnelement som skiljer dem åt, från ett expertperspektiv.

Rättslig grund och praxis för entreprenadavtal i Japan

Den rättsliga grunden för entreprenadavtal i Japan är reglerad i det japanska civilrättsliga systemet, specifikt genom “entreprenadavtal” enligt Japans civilbalk (民法, Minpō) artikel 632. Denna artikel definierar entreprenadavtal som avtal där “en part åtar sig att slutföra ett arbete och den andra parten åtar sig att betala för resultatet av detta arbete”, vilket ger avtalet dess verkan. Som det framgår av denna artikel är det mest väsentliga kännetecknet för entreprenadavtal att de fokuserar på “slutförandet av ett arbete”. “Arbetet” i fråga begränsas inte till fysiska produkter som byggnader eller tillverkade varor, utan inkluderar även immateriella tjänster som systemutveckling, transporttjänster och städtjänster.

Parternas rättigheter och skyldigheter i detta avtalsförhållande är uppbyggda kring målet att slutföra arbetet. Den part som tar på sig arbetet (entreprenören) är skyldig att slutföra arbetet enligt avtalet och överlämna resultatet till beställaren inom den överenskomna tidsfristen. Å andra sidan är beställaren skyldig att ta emot det slutförda arbetet och betala för det. Enligt Japans civilbalk artikel 633 ska betalningen för arbetet i princip ske samtidigt som överlämnandet av det färdiga objektet.

Kärnan i entreprenadavtalet är entreprenörens oberoende. Beställaren köper “resultatet av arbetet” och inte processen för att skapa detta resultat. Därför är det entreprenörens ansvar och rättighet att självständigt hantera utförandet av arbetet, arbetsplaneringen, tidshantering och specifika instruktioner och tillsyn över sina anställda. Om beställaren ger direktiv till entreprenörens anställda, avviker detta från entreprenadavtalets rättsliga natur. Beställarens ansvar är begränsat och enligt Japans civilbalk artikel 716, är beställaren endast ansvarig för att ersätta skador som entreprenören orsakar tredje part om det finns fel eller försummelse i beställarens order eller instruktioner. Denna autonomi hos entreprenören utgör den mest grundläggande skillnaden från arbetskraftsuthyrning, vilket kommer att förklaras härnäst.

Den rättsliga ramen för arbetskraftsuthyrning och uppdragsgivarens skyldigheter enligt japansk lag

I Japan regleras arbetskraftsuthyrning strikt av en specifik lag, “Lagen om säkerställande av lämplig drift av arbetskraftsuthyrningsverksamhet och skydd av uthyrda arbetstagare” (nedan kallad “Arbetskraftsuthyrningslagen”), till skillnad från entreprenadkontrakt som grundar sig på den japanska civilrätten. Systemet bygger på en unik relation mellan tre parter: arbetskraftsuthyrningsföretaget, uppdragsgivaren och den uthyrda arbetstagaren. Arbetskraftsuthyrningsföretaget anställer arbetstagare som sedan arbetar under uppdragsgivarens ledning och kontroll.

Enligt artikel 2.1 i Arbetskraftsuthyrningslagen definieras “arbetskraftsuthyrning” som att låta sina anställda arbeta under anställningsförhållandet och under ledning och kontroll av en annan part. Den mest kritiska juridiska komponenten här är “att ta emot ledning och kontroll från en annan part”. Direkta arbetsinstruktioner och order till arbetstagare, som inte är tillåtna i entreprenadkontrakt, är juridiskt tillåtna i arbetskraftsuthyrning.

Men som kompensation för att tillåta denna lednings- och kontrollrätt, åläggs uppdragsgivaren många juridiska skyldigheter enligt Arbetskraftsuthyrningslagen. Detta återspeglar lagens syfte att uppdragsgivaren bör bära direkt ansvar för arbetsmiljön, trots att de uthyrda arbetstagarna inte är deras egna anställda. De viktigaste skyldigheterna inkluderar följande:

För det första, utnämningen av en ansvarig person hos uppdragsgivaren. Enligt artikel 41 i Arbetskraftsuthyrningslagen måste uppdragsgivaren utse en ansvarig person på varje arbetsplats för att centralt hantera arbetsförhållandena för de uthyrda arbetstagarna. Denna person ansvarar för att hantera klagomål från uthyrda arbetstagare och för att samordna med arbetskraftsuthyrningsföretaget.

För det andra, skapandet och hanteringen av ett kontrollregister hos uppdragsgivaren. Uppdragsgivaren är skyldig att skapa och förvara ett register med uppgifter om de uthyrda arbetstagarnas namn, arbetsuppgifter, arbetstider, raster etc., och att bevara detta register i tre år efter avtalsslutet.

För det tredje, att uppdragsgivaren enligt japanska arbetsrättsliga lagar som Arbetsstandardlagen och Lagen om arbetsmiljö och säkerhet, bär arbetsgivaransvar för vissa aspekter. Till exempel, även om de inte direkt anställer de uthyrda arbetstagarna, är uppdragsgivaren ansvarig för bestämmelser relaterade till arbetstid, raster, ledigheter och åtgärder för att säkerställa säkerhet och hälsa på arbetsplatsen. Dessa regleringar grundar sig på uppfattningen att uppdragsgivaren, som drar nytta av arbetskraften för affärsmässig vinning, också bör bära ett lämpligt ansvar för skyddet av dessa arbetstagare.

Kärnelementet för att skilja på entreprenad och bemanning: Förekomsten av en lednings- och kontrollrelation

Som vi har sett är det mest avgörande och grundläggande elementet för att juridiskt skilja mellan entreprenad och uthyrning av arbetstagare förekomsten av en “lednings- och kontrollrelation”. Även om ett kontrakt är benämnt som “uppdragsavtal” eller “entreprenadavtal”, kan det juridiskt anses vara uthyrning av arbetstagare om beställaren ger direkt arbetsrelaterade instruktioner och hantering till entreprenörens anställda. I japansk arbetsrätt prioriteras verklighetens arbete framför kontraktets form.  

För att konkretisera denna bedömningsgrund har Japans ministerium för hälsa, arbete och välfärd fastställt “Kriterier för att skilja mellan uthyrningsverksamhet och verksamhet som utförs genom entreprenad” (Showa 61 (1986) arbetsministeriets anmälan nr 37). Enligt denna anmälan måste en entreprenör för att erkännas som en korrekt entreprenad både “använda sin egen anställdas arbetskraft direkt” och “självständigt hantera det arbete som har åtagits sig som sin egen verksamhet, oberoende av kontraktspartnern”.  

Om det finns en “lednings- och kontrollrelation” bedöms genom att överväga följande element i sin helhet:

För det första, instruktioner och hantering av hur arbetet ska utföras. Om beställaren ger specifika instruktioner till entreprenörens anställda om hur arbetet ska fortskrida, arbetsordningen, takt och så vidare, tenderar det att bedömas att det finns en lednings- och kontrollrelation. I en korrekt entreprenad bör all denna hantering utföras av entreprenörens ansvariga.  

För det andra, hantering av arbetstider. Om beställaren specificerar entreprenörens anställdas start- och sluttider eller raster, eller direkt beordrar övertid eller arbete på helgdagar, är det också ett starkt bevis för förekomsten av en lednings- och kontrollrelation. Tidshantering bör vara en fråga som arbetsgivaren, entreprenören, hanterar själv.  

För det tredje, hantering av företagsordning och inblandning i personalbedömning. Om beställaren bestämmer placeringen av entreprenörens anställda, utvärderar deras arbetsprestation eller ger instruktioner om tjänsteregler, anses det att oberoendet mellan parterna har gått förlorat.  

För att klargöra dessa juridiska skillnader sammanfattar vi de huvudsakliga egenskaperna hos entreprenad och uthyrning av arbetstagare i tabellen nedan.

Som tabellen visar är valet mellan dessa två former inte bara en fråga om att använda olika kontrakt, utan det är direkt kopplat till en strategisk ledningsbeslutning om i vilken utsträckning arbetskraften ska integreras i företagets organisation och hanteras direkt.

De huvudsakliga typerna och tidsbegränsningarna för arbetskraftsuthyrning under japansk lag

Systemet för arbetskraftsuthyrning i Japan är indelat i flera kategorier för att möta företagens varierande behov. De två huvudsakliga formerna är “allmän arbetskraftsuthyrning” och “uthyrning med syfte att anställa”. Allmän arbetskraftsuthyrning är den mest standardiserade formen av uthyrning och syftar till att flexibelt möta företagens behov av arbetskraft, exempelvis under högsäsong eller för tillfälliga specialistuppgifter.

Å andra sidan kombinerar “uthyrning med syfte att anställa” arbetskraftsuthyrning med jobbförmedling. I detta system är det tänkt att arbetskraften på sikt ska anställas direkt av företaget som hyr in dem (som fast anställd eller kontraktsanställd) efter en period på upp till sex månader. Denna period fungerar som en provanställning där både företaget och arbetstagaren kan utvärdera om de passar för varandra. Till skillnad från allmän arbetskraftsuthyrning tillåts därför urvalsförfaranden som granskning av CV och intervjuer före uthyrningens start i detta fall.

Arbetskraftsuthyrningslagen i Japan inför strikta begränsningar för hur länge arbetskraft får hyras ut för att säkerställa stabilitet i anställningen för uthyrda arbetstagare. Detta är känt som “3-årsregeln”. Regeln tillämpas på två olika nivåer.

Den första är “tidsbegränsning på arbetsplatsnivå”. Detta begränsar den period under vilken en enskild arbetsplats (som en fabrik eller ett kontor) kan ta emot uthyrda arbetstagare till i princip högst tre år. Denna period börjar räknas från den dag då arbetsplatsen först tog emot en uthyrd arbetstagare. Denna tidsbegränsning kan dock förlängas vart tredje år genom korrekta förfaranden, såsom att inhämta åsikter från majoriteten av fackföreningen på arbetsplatsen eller från en representant för majoriteten av arbetstagarna.

Den andra är “tidsbegränsning på individnivå”. Detta begränsar den period under vilken en och samma uthyrda arbetstagare kan arbeta inom samma organisatoriska enhet (som en avdelning eller sektion) hos ett företag till högst tre år. Även om tidsbegränsningen på arbetsplatsnivå förlängs, kan samma person inte fortsätta att arbeta i samma avdelning i mer än tre år. I sådana fall måste företaget som hyr in arbetstagaren antingen omplacera personen till en annan avdelning eller övergå till direkt anställning.

Det finns dock vissa undantag från denna 3-årsregel. Till exempel är uthyrda arbetstagare som har ett obegränsat anställningsavtal med uthyrningsföretaget, arbetstagare över 60 år, arbetstagare som deltar i projekt med ett tydligt slutdatum, eller arbetstagare som ersätter anställda som tar föräldraledighet eller mammaledighet, inte underkastade denna tidsbegränsning. Denna 3-årsregel är inte bara en fråga om efterlevnad utan har också en politisk avsikt att förhindra företag från att använda uthyrd arbetskraft som en permanent del av kärnverksamheten och att främja långsiktig personalplanering.

Praktiska överväganden och viktiga rättsfall i Japan

I praktiken är den mest betydande juridiska risken “falsk entreprenad” (偽装請負), där ett avtal i teorin är ett entreprenadavtal, men i verkligheten utför beställaren direktiv och kommandon till arbetstagaren. Om det bedöms vara en falsk entreprenad, kan det anses vara en olaglig handling som undgår regleringen av lagen om utsändning av arbetstagare, vilket kan leda till administrativa åtgärder och straff.

Den största affärsrisken med falsk entreprenad är att en domstol fastställer att det finns ett “underförstått anställningsavtal” direkt mellan beställaren och arbetstagaren. Om ett sådant underförstått anställningsavtal erkänns, skulle beställaren bära alla juridiska ansvar som en direkt arbetsgivare, inklusive regleringar kring uppsägning och skyldigheten att teckna socialförsäkring för arbetstagaren.

Som ett ledande fall i Japan kan Panasonic Plasma Display-fallet (Högsta domstolens dom den 18 december 2009) nämnas. I detta fall hävdade en arbetstagare som arbetade på Panasonics fabrik som anställd hos en entreprenadfirma, att han i realiteten hade fått direktiv och kommandon från Panasonics anställda och att det fanns ett underförstått anställningsavtal mellan honom och Panasonic.

Högsta domstolen upphävde de lägre instansernas beslut och förnekade etableringen av ett underförstått anställningsavtal. I sitt domskäl angav Högsta domstolen viktiga kriterier för bedömningen. Det vill säga, det faktum att beställaren har utfärdat direktiv och kommandon till entreprenadföretagets arbetstagare (en situation av falsk entreprenad) innebär inte automatiskt att ett underförstått anställningsavtal har etablerats. För att ett sådant avtal ska erkännas krävs ytterligare omständigheter, såsom att beställaren väsentligen är inblandad i beslut om anställning eller behandling (till exempel lön) av arbetstagaren, till den grad att entreprenadföretaget endast är ett namn och beställaren kan anses vara den faktiska arbetsgivaren.

Detta rättsfall ger två viktiga insikter för företagsledare. För det första, även om det finns brister i hanteringen av kommandostrukturen, leder det inte automatiskt till ett direkt anställningsansvar, vilket ger en viss trygghet. Men den andra är en mer allvarlig varning: ju mer beställaren är inblandad i entreprenadföretagets grundläggande personalbefogenheter och arbetsledning, desto större är risken att domstolen ser bortom avtalets form och erkänner en direkt anställningsrelation. Därför är det avgörande att respektera entreprenörens oberoende och strikt separera kommandostrukturen för att säkert undvika juridiska risker.

Sammanfattning

I det japanska arbetsrättsliga systemet är det ytterst viktigt att skilja mellan entreprenad av tjänster och uthyrning av arbetskraft. Entreprenad av tjänster baseras på Japans civilrätt och syftar till “fullbordandet av ett arbete”, där entreprenören självständigt hanterar sina anställda. I kontrast till detta har uthyrning av arbetskraft som mål att “tillhandahålla arbetskraft” under de speciella regleringarna i lagen om uthyrning av arbetskraft, där arbetskraftsmottagaren har direkt befäl över arbetstagarna men också bär många juridiska skyldigheter. Valet mellan dessa två former är inte bara en fråga om kontrakt, utan reflekterar företagets strategiska beslut om de söker en oberoende tjänst eller en arbetskraft som integreras i den egna organisationen. Att felaktigt hantera denna relation kan leda till allvarliga juridiska risker. Därför är noggrann utformning av kontrakt och strikt hantering av den dagliga verksamheten nyckeln till att säkerställa efterlevnad och stabil affärsdrift.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att tillhandahålla arbetsrättsliga tjänster, inklusive de teman som nämns här, till en mångfald av klienter i Japan. Vår byrå har flera medarbetare som är kvalificerade utländska advokater och engelsktalande, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda tydliga och praktiska juridiska råd om de komplexa japanska arbetsrättsliga regleringarna som företag med internationell verksamhet kan stöta på. Från korrekt konstruktion av avtal till etablering av arbetsledningssystem och rådgivning om efterlevnad, erbjuder vi omfattande stöd anpassat till ert företags behov.