Ombudsuppgifter omvandlas till fjärrarbete. Nödvändigt innehåll för att ingå nya kontrakt (memorandum)

På grund av effekterna av den nya coronavirusinfektionen har “distansarbete” plötsligt hamnat i rampljuset. Med ökningen av webbtjänster och gratisverktyg för hemarbete förväntas distansarbete fortsätta att expandera.

Men när en företag som tar emot en uppdragskontrakt utför sitt uppdrag via distansarbete, är det nödvändigt att ingå ett nytt kontrakt (memorandum).

I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara varje klausul i ett memorandum om att utföra uppdraget via distansarbete i ett uppdragskontrakt.

Observera att ett memorandum i denna artikel är ett dokument som ingås när parterna redan har ingått ett kontrakt och vill ändra eller lägga till innehållet i kontraktsklausulerna. I detta fall introducerar vi det som ett dokument för att lägga till “överenskommelser om att utföra arbete via distansarbete” till det ursprungliga kontraktet som redan har ingåtts.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Angående inledande anteckningar i memorandum

【Memorandum】
Aktiebolaget ●● (härefter kallat “A”) och Aktiebolaget ●● (härefter kallat “B”) har kommit överens om följande angående “Tjänsteuppdragsavtalet” (härefter kallat “originalavtalet”) daterat den ●●, och kommer därför att ingå detta memorandum (härefter kallat “detta memorandum”).

I inledningen av memorandumet är det nödvändigt att specificera vilket av de avtal som redan har ingåtts mellan parterna detta memorandum är relaterat till (kopplat till). Därför, som i exemplet ovan, inkluderar vi datumet då originalavtalet ingicks och namnet på avtalet för att identifiera vilket originalavtal detta memorandum är relaterat till.

Om klausuler relaterade till syftet

Klausul 1 (Syfte)
Syftet med detta memorandum är att förhindra spridningen av det nya coronaviruset genom att fastställa grundläggande frågor relaterade till utförandet av kontrakterade tjänster (härefter kallade “denna tjänst”) av arbetsansvariga i outsourcingverksamhet från deras hem, baserat på det ursprungliga kontraktet. Detta syftar till att smidigt utföra denna tjänst.

I klausuler relaterade till syftet beskrivs syftet med att ingå ett memorandum. Syftet med detta memorandum är att förhindra spridningen av det nya coronaviruset, och detta anges tydligt.

I exemplet på klausulerna i detta memorandum antas att arbetsansvariga i outsourcingverksamhet utför sina uppgifter hemifrån. Beroende på projektet kan det vara nödvändigt att ändra beskrivningen av hur tjänsten utförs.

Bestämmelser om distansarbete

Paragraf 2 (Distansarbete)
Distansarbete innebär att arbetsuppgifterna i det uppdragsbaserade arbetet utförs av varje ansvarig person i deras hem, genom olika nätverkslinjer, med hjälp av utrustning och verktyg som har tillhandahållits eller lånats ut för arbetet (hädanefter kallat “lånad utrustning etc.”) samt utrustning och verktyg som de äger själva.

I kontraktet kan det finnas en beskrivning av definitionen av varje term, men även i detta exempel på en klausul finns en definition av “distansarbete”. Innehållet kan ändras beroende på arbetsuppgifterna och den utrustning och verktyg som används.

Anledningen till att vi uttryckligen definierar detta är för att klargöra vad vi menar med distansarbete mellan kontraktsparterna, för att förhindra konflikter som kan uppstå på grund av olika uppfattningar. Även om distansarbete är en allmän term, finns det en betydelse med att definiera det, eftersom det är en av de viktigaste punkterna i detta memorandum.

Bestämmelser om genomförande av distansarbete

Paragraf 3 (Genomförande av distansarbete)
1. Part B ska, på begäran av Part A, följa följande när distansarbete utförs:
1) Datum och tid för utförandet av denna tjänst ska i princip vara Part A:s fastställda arbetsdagar och arbetstider.
2) Rapportera snabbt “start av arbete”, “slut på arbete”, “start och slut på pauser och förflyttningar” som arbetsrapporter.
2. Alla kostnader (inklusive men inte begränsat till verktyg och kommunikationskostnader) som uppstår när Part B utför distansarbete ska bäras av Part B.
3. Part A ska meddela Part B i förväg om distansarbetets genomförandeperiod upphör.

Denna klausul specificerar i detalj datum, tid, rapportinnehåll och kostnadsbördan när Part B:s anställda utför arbete på distans, samt meddelande vid slutet av distansarbetets genomförandeperiod.

I ovanstående paragraf 3, punkt 1, står det “på begäran av Part A”, men det kan också tänkas att Part B önskar detta, så det kan vara värt att överväga att fastställa kraven för att utföra distansarbete vid behov, med annat innehåll än ovanstående klausulexempel.

Dessutom kan det vara värt att överväga att lägga till “arbetsinnehåll” som en “arbetsrapport” enligt punkt 2 i paragraf 3, punkt 1 i ovanstående klausulexempel. I distansarbete blir det svårare att se entreprenörens arbetsinnehåll, vilket kan leda till konflikter om arbete har utförts eller inte. Det är meningsfullt att fastställa rapportering av arbetsinnehåll som en “arbetsrapport” för att undvika sådana problem. För att inte lämna några problem mellan parterna i framtiden, är det nödvändigt att noggrant diskutera vilka punkter som ska rapporteras.

Bestämmelser om hantering av utlåningsutrustning etc.

Paragraf 4 (Hantering av utlåningsutrustning etc.)
1. Part B ska använda utlåningsutrustning etc. efter att ha utfört nödvändiga kontroller och ska förvara och hantera dem med omsorg som en god förvaltare. Om part A separat har fastställt försiktighetsåtgärder för utlåningsutrustning etc., ska dessa följas vid förvaring och hantering.
2. Part B ska inte överlåta, vidareuthyra, överföra besittningen, erbjuda säkerhet eller använda utlåningsutrustning etc. för andra ändamål.
3. När part B har slutfört sitt arbete eller om part A begär det, ska part B omedelbart återlämna alla dokument etc. (inklusive kopior och reproduktioner) som har tillhandahållits av part A.
4. Om utlåningsutrustning etc. förstörs eller skadas på grund av part B:s avsiktliga eller vårdslösa handlingar, eller om återlämning blir omöjlig (inklusive i händelse av stöld eller förlust), ska part B omedelbart rapportera detta till part A via telefon eller liknande medel, och även rapportera detaljerna skriftligen och följa part A:s instruktioner. I detta fall kan part A kräva skadestånd från part B, och metoden och beloppet för skadestånd ska bestämmas genom samråd mellan part A och B.

I denna klausul fastställs hur part B ska hantera utlåningsutrustning etc. när de utför sitt arbete, graden av skyldighet att vara försiktig, och hur man ska agera och vilket ansvar man har för skadestånd om utrustningen förstörs eller skadas.

Beroende på innehållet i utlåningsutrustningen, kan det antas att skada kan uppstå för part A om part B förlorar dokument från part A och innehållet läcker ut. Eftersom anställda hos part B utför sitt arbete på privata platser som hemma, är det nödvändigt att vara mer medveten om att hantera utlåningsutrustning än när man arbetar på part B:s kontor eller på en angiven plats. Därför har vi fastställt en separat klausul för utlåningsutrustning.

Om klausuler rörande säkerhetsåtgärder

Klausul 5 (Säkerhetsåtgärder)
1. Part B ska sträva efter att säkerställa säkerheten i anslutningsmiljön och utlåningsutrustningen, samt förebygga skador orsakade av obehörig intrång i området där denna tjänst utförs, förlust av utlåningsutrustning, och infektion av datorvirus.
2. Om en olycka inträffar, måste Part B omedelbart rapportera detta till Part A.

I denna klausul regleras skyldigheten att sträva efter att förebygga skador och rapporteringsskyldigheten vid skada i samband med säkerhetsaspekterna av hårdvaru- och nätverksmiljön när tjänsten utförs. Detta beror på att säkerhetsnivån vid distansarbete kan vara lägre än när tjänsten utförs på Part B:s kontor eller på en angiven plats. Till exempel kan det finnas fall där säkerhetsprogramvara inte har installerats på en dator som används av en anställd hos Part B för att utföra tjänsten, och det kan vara lättare att bryta sig in i en anställds hem än att bryta sig in på Part B:s kontor. Beroende på behov kan man överväga att höja nivån på Part B:s skyldighet att säkerställa säkerheten från en skyldighet att sträva efter detta, och att fastställa specifika krav från Part A om att säkerställa säkerheten.

Sammanfattning

Den här gången har vi diskuterat ett memorandum om arbetsavtal som tillåter distansarbete. Vägen till att få bukt med den nya coronavirusinfektionen är osäker, men företag måste fortsätta att vara uppmärksamma på sina anställdas hälsotillstånd varje dag och övervinna denna svåra situation.

För dem som överväger att införa distansarbete och är oroliga eller osäkra på hur man ska hantera distansarbete i enskilda fall, eller hur man ska formulera avtalsdokument, rekommenderar vi att du konsulterar en advokat med omfattande expertkunskap.

Information om kontraktsskapande och granskning av vårt kontor

På Monolis juridiska byrå, som en juridisk byrå med styrkor inom IT, internet och affärer, erbjuder vi tjänster som att skapa och granska olika kontrakt, inte bara för uppdragsarbete, till våra rådgivande företag och klientföretag.

Om du är intresserad, vänligen se detaljerna nedan.

https://monolith.law/contractcreation[ja]