Kan ett systemutvecklingsavtal slutas utan ett kontrakt?

I systemutveckling är det inte ovanligt att utvecklaren fortsätter med arbetet innan ett kontrakt har skapats. Men denna typ av arbetsflöde är faktiskt “farligt”. Om ett kontrakt inte har skapats, finns det en risk att om det uppstår problem senare, kan beställaren säga “kontraktet har ännu inte ingåtts, så det finns ingen anledning att betala ersättning”. I faktiska tvister relaterade till systemutveckling, är det inte ovanligt att själva kontraktets giltighet ifrågasätts, och att beslut som är ogynnsamma för utvecklaren fattas. Som utvecklare finns det en risk att du inte kommer att få betalt om beställaren avbryter projektet eller byter till ett annat företag. Dessutom, som vi kommer att diskutera senare, finns det fall där kontraktets giltighet förnekas även om ett kontrakt har skapats.

Här kommer vi att förklara om kontraktets giltighet för systemutvecklingskontrakt, samt den lagliga strukturen för att begära pengar om kontraktets giltighet inte erkänns.

Ingående av kontrakt

Principen för kontraktsingående är att båda parterna kommer överens om kontraktets element (överensstämmelse mellan uttrycket för att ansöka och acceptera).

När ett kontrakt ingås, är båda parter bundna av kontraktet, och om en part inte uppfyller kontraktets innehåll, kan den andra parten tvinga till uppfyllelse genom domstol eller kräva skadestånd för icke-uppfyllelse. “Kontraktselement” måste vara specifika eller konkreta till den grad att de kan tvingas till uppfyllelse och icke-uppfyllelse kan fastställas.

Ingående av systemutvecklingskontrakt

Naturen av ett systemutvecklingskontrakt är huvudsakligen ett kontrakt och ett quasi-kommissionskontrakt. Ett kontrakt är ett löfte om att slutföra ett jobb och betala för det. Ett betalt quasi-kommissionskontrakt är ett löfte om att utföra en uppgift och betala för den.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Därför, om det finns en överenskommelse mellan parterna om “innehållet i arbetet eller uppgiften” och “betalningsbeloppet”, som är kontraktselement, erkänns kontraktet som ingått.

Observera att ett kontrakt kan ingås med ett enkelt muntligt löfte, och ett kontrakt är inte nödvändigt.

Penningkrav vid avbrott efter ingående av systemutvecklingskontrakt

Om ett systemutvecklingskontrakt har ingåtts och användaren ensidigt säger att det ska avbrytas, juridiskt sett, har det meddelats att kontraktet har upphävts.

Om ett kontrakt har ingåtts, kan leverantören när som helst upphäva kontraktet innan arbetet är slutfört av användaren, men det är fastställt att skadestånd ska betalas vid sådana tillfällen (japansk civil lag 641). Därför, om skadestånd inte betalas av användaren, kan leverantören kräva “skadestånd” som är beloppet som dras av från kostnaderna som leverantören har lagt ut fram till den tidpunkten och det belopp som skulle ha erhållits, minus kostnaderna som sparats genom att slippa slutföra systemet.

Om ett quasi-kommissionskontrakt har ingåtts, kan uppdragstagaren kräva betalning i proportion till prestanda när uppdraget avslutas mitt i utförandet (ändrad japansk civil lag 648, paragraf 3). Därför kan leverantören kräva betalning för det arbete som redan har utförts.

Framgång eller misslyckande med systemutvecklingsavtal

Specifikation av systeminnehåll

Vanligtvis, i affärstransaktioner mellan företag, särskilt när beloppen är stora, används skriftliga avtal. Om ett kontrakt har upprättats, är det lättare att erkänna att ett avtal har ingåtts.

Systemet som är föremål för utveckling konkretiseras gradvis genom olika processer. Därför anses det att specifikationen av systeminnehållet, som motsvarar “arbetsinnehållet” i ett kontraktsavtal, är tillräckligt specifikt om omfattningen och översikten av det system som ska systematiseras är känd.

I rättsfall har det inte varit någon tvist om ingåendet av grundavtalet och sekretessavtalet. I grundavtalet finns en anteckning om att “tekniskt stöd för e-handelsverksamhet, stöd för webbplatskonstruktion och relaterade tjänster” ska delegeras. Men det fanns inga specifika detaljer om innehållet i e-handelsverksamheten, omfattningen av de delegerade tjänsterna, eller omfattningen av systemutveckling och design. I detta fall nekades avtalets ingående.

Även om du har skapat ett grundavtal för systemutveckling, kan det vara svårt att erkänna att ett avtal har ingåtts om arbets- eller tjänsteinnehållet är abstrakt och inte specifikt. Ett avtal kan erkännas om arbets- eller tjänsteinnehållet och beloppet för ersättningen är specificerade tillräckligt konkret för att tvinga fram utförande och bekräfta icke-utförande, till exempel genom ett kontrakt.

Observera att vi har en detaljerad förklaring av vad man bör tänka på vid avtal mellan individuella ingenjörer och företag i artikeln nedan.

https://monolith.law/corporate/engineer-joint-enterprise-contract[ja]

Leverantören presenterar offerter och specifikationer, användaren godkänner och beställer

Vanligtvis i företagsaffärer används skriftliga dokument, så om ett kontrakt inte har skapats, blir det svårt att erkänna att ett avtal har ingåtts. I systemutveckling börjar arbetet ofta innan ett kontrakt har skapats, men hur tänker man i sådana fall om avtalets framgång eller misslyckande?

I en rättsfall (Nagoya District Court, 28 januari 2004 (Heisei 16)) om ingåendet av ett systemutvecklingskontrakt, sägs följande:

• Efter förhandlingar om specifikationer etc. mellan leverantören och användaren,
• presenteras specifikationer och offerter etc. från leverantören,
• och genom att användaren godkänner och beställer detta, ingås avtalet.

I detta rättsfall hade leverantören, som är en lokal myndighet, fått i uppdrag att införa ett finansiellt redovisningssystem etc., och ett RFP med titeln “Förfrågan om förslag till införande av ett integrerat administrativt informationssystem” presenterades. Leverantören presenterade ett förslag och en offert i enlighet med detta, och ett “antagningsmeddelande” lämnades in av användaren. Leverantören hade inte noggrant övervägt användarens affärsinnehåll etc. genom att ha möten med användaren, och det fanns ingen bekräftelse på att innehållet och kostnaden för anpassningen hade diskuterats i detalj inom användaren. Leverantörens förslag var inte specifikt, det var inte klart vad användaren hade godkänt, och avtalet erkändes inte.

Jag kommer att ge en kompletterande förklaring till avtalets ingående, med hänsyn till andra rättsfall etc.

Efter förhandlingar om specifikationer etc. mellan leverantören och användaren

Från uttrycket “efter förhandlingar” blir det svårt att erkänna att ett avtal har ingåtts om systeminnehållet och ersättningsbeloppet är “under förhandling”, och det har inte nåtts någon överenskommelse.

Emellertid, i ett kontrakt kan ersättningen fastställas till marknadspriset, så det finns rättsfall där det erkändes att ett kontrakt hade ingåtts med en ersättning motsvarande marknadspriset, eftersom användaren hade godkänt systeminnehållet och “ungefärliga” ersättningsbelopp.

För att kunna säga att “förhandlingar har ägt rum” bör leverantören noggrant överväga användarens affärsinnehåll, systeminnehåll etc. genom att ha möten med användaren, och det är bra att dokumentera detta i e-post eller mötesprotokoll.

Leverantören presenterar specifikationer och offerter etc., och användaren godkänner och beställer detta

• Om en beställning eller order ges från användaren, är det lättare att erkänna att ett avtal har ingåtts. Om leverantören lämnar in en ansökan eller utför arbete baserat på en beställning etc., kommer det att vara lättare att erkänna att ett avtal har ingåtts eftersom det finns mer “överenskommelse”.
• Användarens interna dokument är ofta innehåll som planeras att ingå ett avtal i framtiden, och det är svårt att erkänna att ett avtal har ingåtts. Emellertid, om det inte finns någon sådan anteckning, och om innehållet i systemutvecklingen och ersättningsbeloppet är så specifikt som möjligt, kommer det att bidra till att erkänna att ett avtal har ingåtts.
• Det är svårt att erkänna att ett avtal har ingåtts om ett memorandum, avtal, bekräftelsebrev etc. antas vara preliminärt för att ingå ett separat avtal, eller om innehållet är abstrakt.
• Om ett kontraktsförslag inte har stämplats, är det svårt att erkänna att ett avtal har ingåtts eftersom stämplingen innebär att det har ingåtts.
• En offert är bevis för att ersättningsbeloppet har överenskommits mellan parterna.

För övrigt, i systemutveckling, när processen har gått en viss väg, finns det en detaljerad förklaring i följande artikel om huruvida det är möjligt att begära en ökning av det ursprungliga uppskattade beloppet för efterföljande specifikationsändringar eller tillägg av funktioner.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Avräkningsöverenskommelse

Om arbete utförs på instruktioner från användaren med förutsättningen att ett avtal ska ingås, kan det vara möjligt att erkänna en “avräkningsöverenskommelse” som avräknar kostnaden för arbetet fram till dess att det avbryts. För att denna överenskommelse ska bli lättare att godkänna, kan det vara bra att få användaren att skriva ner metoden för att avräkna ersättningen i händelse av att ett avtal inte ingås, i ett internt meddelande eller liknande dokument, eller att få godkännande från en behörig användare för ett dokument som leverantören har skapat.

Rättslig struktur för att begära betalning om ett avtal inte erkänns

Försumlighet vid avtalsslut

När förhandlingar om att ingå ett avtal påbörjas, har parterna en skyldighet enligt god tro (japansk civil lag 1 paragraf 2) att inte skada varandras egendom. Om avtalet inte kommer till stånd, kan du begära skadestånd om det finns objektiva omständigheter som får motparten att förvänta sig att avtalet kommer att slutföras och det finns ansvar. Detta kallas försumlighet vid avtalsslut.

Här presenterar vi en översikt över fall där försumlighet vid avtalsslut har erkänts i domstolsavgöranden.

• En leverantör hade avslutat kravspecifikationen på begäran av användaren och hade även genomfört en del av grundläggande och detaljerad design. Användaren förklarade att handlingen att låta andra företag delta i anbudet var formellt för att få godkännande från VD, men ett annat företag valdes strax före avtalsslut och avtalet kom inte till stånd.
• En leverantör hade fortsatt arbeta på begäran av användaren att hålla tidsfristen, och datumet för avtalsslut var nära att fastställas. Inom användarens företag hade förberedelser för egen utveckling pågått, men detta hade hemlighållits och avtalet kom inte till stånd.
• En leverantör hade meddelats av användaren att de hade valts som systembyggare, och det fanns inga frågor om offerten, och de hade utfört arbete som specifikationer baserat på möten med användaren, och användaren var medveten om kostnaderna. Avtalet avslogs på grund av att de inte kunde komma överens om offertbeloppet.

Å andra sidan, som exempel på domstolsavgöranden där försumlighet vid avtalsslut inte erkändes, finns det fall där möjligheten att välja ett annat företag och villkoren för att nå ett avtal klart angavs.

Om du fortsätter att arbeta på begäran av användaren och avtalsförhandlingarna plötsligt avbryts utan att klart ange möjligheten att ett annat företag väljs eller villkoren för överenskommelse, kan du ha rätt till skadestånd.

Det finns ingen tvist om att de kostnader som har betalats fram till dess ingår i “skada”. Dessutom finns det domstolsavgöranden som inkluderar vinsten från det faktiska arbetet som utförts. Dessutom, om du kan presentera bevis på att du har lidit skada motsvarande den vinst du skulle ha fått om du hade fortsatt att arbeta efter att ha avvisat en ansökan från ett annat företag, kan det också ingå.

Japansk handelslag 512

Om en leverantör har utfört handlingar relaterade till systemutveckling för en användare, kan de begära en rimlig ersättning enligt japansk handelslag 512.

När du börjar förhandla om systemutveckling, är det bra att båda parter erkänner systeminnehållet och ersättningsbeloppet med hjälp av e-post eller mötesprotokoll, och lämnar bevis på att de erkänner omständigheter som får dem att tro att avtalet kommer att slutföras och att elementen i avtalet har konkretiserats.

Faktum är att även om du vägras betalning på grund av att du inte har ingått ett avtal, kan du fortfarande ha rätt att begära betalning som beskrivs ovan.

Sammanfattning

Såsom vi har sett, tenderar domstolar att göra en “negativ” bedömning av kontraktsförhållanden när det inte finns något skriftligt kontrakt, åtminstone jämfört med hur företaget på uppdragssidan uppfattar situationen. Från uppdragstagarens perspektiv skulle man vilja hävda att “vi började arbeta först, med förväntan om att kontraktet skulle slutas i efterhand, så kontraktet är faktiskt i kraft”. Men denna argumentation är inte alltid accepterad.

Om kontraktet inte anses ha ingåtts, kan det finnas fall där man kan kräva pengar baserat på lagliga strukturer som försummelse vid kontraktsslut eller den japanska handelslagen (Japanese Commercial Code) artikel 512, men detta är inte heller något “säkert”.

Om du måste börja arbeta innan kontraktet är undertecknat, bör du:

• Överväga om det är värt att investera tid i projektet, trots riskerna (särskilt för små och medelstora företag och startups, kan det finnas situationer där man måste ta ett affärsbeslut att “agere först” för att få affärserfarenhet med stora företag. Om riskerna är inräknade, kan detta vara ett möjligt affärsbeslut.)
• Överväga om det är möjligt att ingå en avvecklingsöverenskommelse eller liknande om kontraktet inte kommer till stånd

Det kan sägas att dessa överväganden är nödvändiga.