Tele çalışmanın İlerlemesi: Ofise Gelen Çalışanlar ve Evden Çalışanlar Arasındaki Maaş Farklılıkları Kabul Edilebilir mi?

Tokyo, telework kullanıcılarının yoğun olduğu bir bölge, 2021 yılı Mart ayında “Çeşitli Çalışma Biçimleri Hakkında Gerçek Durum Araştırması”nı yayınladı. Araştırmaya göre, 30’dan fazla çalışanı olan şirketlerde, telework uygulaması 2017 yılında %6.8 iken, 2020 yılının Aralık ayında %58.8’e genişlemiştir.

Çeşitli Çalışma Biçimleri Hakkında Gerçek Durum Araştırması[ja]

Çalışanlar için alışıldıktan sonra birçok avantajı olan telework, ancak devam eden zorluklar ve iş kurallarıyla uyum sağlama konusunda sorunlar yaşayan şirketler de mevcut durumdur.

Dahası, koronavirüs salgını nedeniyle performansı kötüleşen şirketlerde, telework yapan çalışanlarla ofise gelen çalışanlar arasında maaş farklılıkları ortaya çıkmıştır.

Bu nedenle, bu sefer koronavirüs salgını sırasında “ofise gelme” ve “telework ile çalışma” arasındaki maaş farklılıklarının meşruiyeti hakkında, duruma göre anlaşılır bir şekilde açıklama yapacağız.

Telework’in Üç Çeşidi

Telework genel bir terim olmasına rağmen, uygulama şekli işin yapıldığı yere bağlı olarak aşağıdaki üç kategoriye ayrılır.

Evden Çalışma

Bu, ofise gitmeden evde çalışmayı içeren bir çalışma biçimidir. Çalışanlar için, hem ulaşım yükü hem de yeni tip koronavirüs enfeksiyon riski azalır. Ayrıca, ev işleri, çocuk bakımı, yaşlı bakımı gibi faaliyetlere zaman ayırma avantajı da vardır.

Uydu Ofis Çalışması

Ana ofise gitmeden, ayrı bir uydu ofiste çalışmayı içeren bir çalışma biçimidir. Eğer uydu ofis evinize yakınsa, ulaşım süresi kısalır ve ana ofis ile aynı çalışma ortamı sağlanır.

Mobil Çalışma

Laptop, tablet, cep telefonu gibi cihazları kullanarak, iş seyahati yerlerinde, otellerde, hızlı trenlerde, kafe gibi yerlerde çalışmayı içeren bir çalışma biçimidir. İnternet bağlantısı olduğu sürece, çalışma yerini özgürce seçebilir ve bu da seyahat süresini kısaltır ve verimliliği artırır.

Şirketin Talimatıyla Tele Çalışma Durumunda Maaş Kesintisi

İş Standartları Yasası’na göre, bir şirket bir iş sözleşmesi imzaladığında, çalışanlara çalışma koşullarını açıklama yükümlülüğü bulunmaktadır.

Madde 15 (Çalışma Koşullarının Açıklanması)
İşveren, iş sözleşmesi imzalarken, çalışanlara ücret, çalışma saatleri ve diğer çalışma koşullarını açıklamalıdır. Bu durumda, ücret ve çalışma saatleri ile ilgili konular ve diğer Japon Sağlık, İş ve Refah Bakanlığı düzenlemeleri ile belirlenen konular, Japon Sağlık, İş ve Refah Bakanlığı düzenlemeleri ile belirlenen yöntemle açıklanmalıdır.

“Ücret, çalışma saatleri ve diğer çalışma koşulları” hakkında, İş Standartları Yasası Uygulama Yönetmeliği ile belirlenmiştir ve tele çalışma ile ilgili aşağıdaki konular mutlaka açıklanmalıdır:

• Çalışma yerine ve yapılacak işe ilişkin konular
• Başlama ve bitiş saatleri, belirlenen çalışma saatlerini aşan çalışma durumu, mola saatleri, tatil günleri, izinler ve çalışanların birden fazla gruba ayrıldığı durumlarda çalışma zamanı değişiklikleri ile ilgili konular
• Ücretin (emeklilik ödeneği ve geçici olarak ödenen ücretler hariç) belirlenmesi, hesaplanması ve ödenmesi yöntemleri, ücretin son ödeme tarihi ve ödeme zamanı ile ilgili konular ve zam ile ilgili konular

Bu “çalışma koşullarını” değiştirmek için, İş Sözleşmesi Yasası’nda çalışan ve işveren arasındaki bireysel anlaşmanın esas olduğu belirtilmiştir. Ancak, anlaşma ile yapılan değişiklikler bile iş düzenlemelerinde belirlenen çalışma koşullarının altına düşemez.

Çalışma koşullarındaki değişiklikler, iş düzenlemelerinin değiştirilmesi yoluyla da mümkün olabilir, ancak bu durumda aşağıdaki gerekliliklerin karşılanması gerekmektedir:

• Çalışanlara değiştirilmiş iş düzenlemelerini duyurmak
• İş düzenlemelerinin değiştirilmesi sonucu çalışanların maruz kalacağı olumsuz etkilerin derecesi ve değişikliğin gerekliliği gibi konuların makul olması

Yukarıdakileri göz önünde bulundurduğumuzda, şirketin talimatıyla tele çalışma durumunda, “Tele Çalışma” hakkında iş düzenlemelerinde hüküm bulunmadığı sürece, genellikle çalışanların rızası olmadan maaş kesintisi yapılmasının mümkün olmadığı düşünülmektedir.

İstihdam sözleşmesi (iş sözleşmesi) hakkında daha fazla bilgi almak isteyenler, aşağıdaki makalede detaylı olarak anlatılmıştır, bu makaleyi de okumanızı öneririz.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

Çalışanların Kendi İstekleriyle Uzaktan Çalışmayı Tercih Etmesi Durumunda Maaş Kesintisi

Çalışanın talebine şirketin onay vermesi durumunda, Japon İş Kanunu’nun 8. maddesine göre iş koşullarının değiştirilmesi mümkündür. Ancak bu durumda genellikle “iş yeri” ile birlikte “iş içeriği”, “çalışma saatleri”, “ücret” gibi iş koşulları da gözden geçirilir.

Örneğin, iş kurallarında ofis çalışması belirlenmişse, çalışanın evden çalışması durumunda çocuk bakımı veya bakım gibi zaman kazanıldığı için, maaş kesintisi konusunda anlaşma sağlanmışsa sorun yoktur. Ancak aşağıda tanıtılacak durumlarda dikkatli olunmalıdır.

“İşyeri Dışı Kabul Edilen Çalışma” Gerekçesiyle Fazla Mesai Ücreti Kesintisi

Çalışanın uzaktan çalışma ile ofis dışında iş yapması durumunda, belirli koşulları karşıladığında, Japon İş Standartları Yasası’nda belirlenen “İşyeri Dışı Kabul Edilen Çalışma Saatleri Sistemi” uygulanır ve iş kurallarında belirlenen belirli çalışma saatlerinde çalışıldığı kabul edilir.

Madde 38-2, Fıkra 1
Çalışanın iş saatlerinin tamamını veya bir kısmını işyeri dışında geçirdiği durumlarda, çalışma saatlerinin hesaplanması zor olduğunda, belirlenen çalışma saatlerinde çalışıldığı kabul edilir. Ancak, belirli bir işin yerine getirilmesi için genellikle belirlenen çalışma saatlerinin aşılması gerektiği durumlarda, bu işle ilgili olarak, Çalışma, Sağlık ve Refah Bakanlığı’nın belirlediği yerlere göre, bu işin yerine getirilmesi için genellikle gereken saatlerde çalışıldığı kabul edilir.

“İşyeri Dışı Kabul Edilen Çalışma Saatleri Sistemi” uygulandığında, belirli çalışma saatlerini aşan çalışma gerektiren özel durumlar dışında, belirli çalışma saatlerinden daha uzun süre çalışılsa bile fazla mesai ücreti ödenmez.

Ancak, aşağıdaki iki koşulun karşılanmaması durumunda “İşyeri Dışı Kabul Edilen Çalışma Saatleri Sistemi” uygulanmaz, bu nedenle dikkatli olunmalıdır.

• Bilgi ve iletişim teknolojilerinin, şirketin talimatlarına göre sürekli iletişim kurabilecek durumda olmaması.
• İşin, kullanıcının belirli talimatlarına dayanarak sürekli olarak yapılmaması

Yani, 1. Çalışanın iletişimi serbestçe kesme veya bilgi ve iletişim teknolojilerinden uzaklaşma hakkı tanınmış, 2. Şirketin talimatlarına hızlı bir şekilde yanıt verme yükümlülüğü bulunmamakta ve 3. Şirketin belirli talimatlarına dayanmayan işler yapılmaktadır. Bu durumda, çalışma saatlerinin hesaplanmasının zor olduğu kabul edilmez.

“Ara Verme Süresi” Gerekçesiyle Maaş Kesintisi

Evden çalışma gibi uzaktan çalışma durumlarında, çalışanın belirli bir süre işten ayrılmasına “ara verme süresi” denir.

“Değiştirilmiş İş Sağlığı ve Güvenliği Yasası”, 2019 yılında (Gregorian takvimine göre 2019) 1 Nisan’dan itibaren şirketlere “çalışma saatlerinin objektif kontrolü” zorunluluğu getirdi. Bu nedenle, şirketlerin işe başlama ve bitiş saatlerini doğrulayarak çalışma saatlerini doğru bir şekilde kaydetmeleri gerekmektedir.

Bu durumda, normal çalışma saatlerinin başlangıç saati 9:00, bitiş saati 18:00, mola süresi 1 saat olduğunda, “ara verme süresi” olduğunda çalışma saatleri azalır, bu nedenle 1. Çalışma saatlerinin düşürülmesi, 2. Yıllık izin kullanımının saatlik birimler halinde alınması, 3. Maaşın düşürülmesi gibi durumlar düşünülebilir.

Ancak, 1. ve 2. durumlar için iş kurallarının değiştirilmesi veya işçi-işveren anlaşmasının yapılması, 3. durum için ise iş koşullarının değiştirilmesi gerekmektedir. Bu nedenle, şirket ve çalışan arasında bireysel bir anlaşma veya iş kurallarının değiştirilmesi gibi işlemler gereklidir.

Yeni Tip Koronavirüs Enfeksiyonunun Önlenmesi Gerekçesiyle

Çalışanın yeni tip koronavirüs enfeksiyonunu önlemek için aynı ücretle uzaktan çalışma izni talep etmesi durumunda, aşağıdaki noktaları göz önünde bulundurarak durumun makul olup olmadığına karar verilir.

• Şirketin enfeksiyon önleme önlemleri yetersizdir ve ofise gitmek, yeni tip koronavirüs enfeksiyonuna yakalanma riskini objektif olarak artırır.
• Ofis dışında da ofisle eşdeğer bir güvenlik ortamı sağlanabilir ve işin yürütülmesinde bir engel yoktur.

Şirketin genellikle düşünülebilecek enfeksiyon önleme önlemlerini alması ve yukarıdaki koşulları karşılamaması durumunda, ofise gitmeyi emretme hakkına sahip olabilir ve bu emre uymayanlar için iş kurallarına uygun olarak maaş kesintisi dahil disiplin cezaları veya işten çıkarma gibi önlemler alınabilir.

Ancak, acil durum ilanı altında, uzaktan çalışma koşullarını tam olarak karşılamasa bile yaşam ve beden güvenliği öncelikli olup, uzaktan çalışmayı seçen çalışanlara yönelik disiplin cezaları veya işten çıkarma gibi önlemlerin geçersiz sayılma olasılığı vardır, bu nedenle dikkatli olunmalıdır.

Özet

Buraya kadar, Corona salgını sırasında ofis çalışması ve uzaktan çalışma arasındaki maaş farklılıkları hakkında, olası durumları ve ilgili yasaları açıkladık.

Ofis çalışması ve uzaktan çalışma arasında çalışma saatleri ve diğer çalışma koşulları farklılık gösteriyorsa, işyeri kurallarına uzaktan çalışma hakkında hükümler eklemeniz gerekmektedir.

Ayrıca, uzaktan çalışmanın uygulanmasıyla ilgili olarak “Esnek Çalışma Saatleri” veya “İşyeri Dışı Kabul Edilen Çalışma Saatleri” gibi uygulamaların getirilmesi durumunda, sadece işyeri kurallarının değiştirilmesi değil, aynı zamanda işçi-işveren anlaşmalarının yapılması gibi durumlar da gerekebilir. Bu nedenle, kendi başınıza karar vermek yerine, iş standartlarına ilişkin yasalar konusunda uzman bilgi ve deneyime sahip bir avukata önceden danışmanızı öneririz.

Büromuz Tarafından Alınan Önlemler

Monolith Hukuk Bürosu, özellikle IT ve hukuk alanlarında yüksek uzmanlığa sahip bir hukuk firmasıdır. Korona virüs salgını ile birlikte, uzaktan çalışmanın faydaları gelecekte daha da ön plana çıkacaktır. Ancak, uzaktan çalışma ile ilgili çalışma ortamının düzenlenmesi ve sözleşme ilişkilerinin düzenlenmesi konusunda birçok şirket hala gelişme aşamasındadır. Büromuz, çeşitli Japon hukuk düzenlemelerini göz önünde bulundurarak, mevcut veya başlatmayı planladığınız işletmelerle ilgili hukuki riskleri analiz eder ve işleri olabildiğince durdurmadan yasal hale getirmeye çalışır. Ayrıntılar aşağıdaki makalede belirtilmiştir.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]