Japonya'da Şirket Kuruluşunda Ana Sözleşme Hazırlamanın Hukuki Açıklaması

Japonya’da Şirket Kuruluş Sürecinde Ana Sözleşmenin Önemi

Japonya’da bir şirket kurma sürecinde, ana sözleşmenin hazırlanması sadece prosedürel bir adım değildir. Ana sözleşme, şirketin organizasyonunu, işleyişini ve temel kurallarını belirleyen hukuki bir belge olup, “şirketin anayasası” olarak da adlandırılır. Bu belgenin nasıl tasarlandığı ve oluşturulduğu, kuruluş sonrası şirketin yönetim yapısına, karar alma süreçlerine ve gelecekteki büyüme potansiyeline derinlemesine etki eder. Ana sözleşmenin hükümleri, hissedarları, yöneticileri ve şirketi kendisini hukuki olarak bağlayan güçlü bir etkiye sahiptir ve oluşturulmasında Japon şirketler hukukunun belirlediği katı kurallara uygunluk gereklidir. Bu makalede, Japon şirketler hukuku altında ana sözleşmenin temel yapısını açıklamaya başlayarak, zorunlu olarak yer alması gereken maddeler, belirli bir etki yaratmak için gerekli olan maddeler ve şirketin bireyselliğini yansıtmak için isteğe bağlı olarak eklenebilecek maddeler hakkında, her birinin hukuki gereklilikleri ve pratikte dikkat edilmesi gereken noktaları detaylı bir şekilde anlatıyoruz. Özellikle, şirketin iş faaliyetlerinin kapsamını belirleyen “amaç” maddesinin yorumu ve para dışındaki varlıklarla yapılan “maddi olmayan sermaye katkısı” gibi karmaşık düzenlemeler üzerinde duruyoruz, çünkü bunlar yönetim kararlarına doğrudan bağlı önemli konulardır. Son olarak, hazırlanan ana sözleşmenin hukuki etkinliğe sahip olması için gerekli olan onay işlemlerini de ayrıntılı bir şekilde açıklayarak, şirket kuruluşunun temelini oluşturmak için kapsamlı hukuki bilgi sunuyoruz.

Japonya’daki Şirket Anasözleşmesinin Temel Yapısı: Üç Türde Kayıt Maddesi

Japon şirket hukuku, şirket anasözleşmesine kaydedilecek maddeleri hukuki niteliklerine göre üç kategoriye ayırır: “mutlak kayıt maddeleri”, “göreceli kayıt maddeleri” ve “isteğe bağlı kayıt maddeleri”. Bu üç katmanlı yapı, tüm şirketler için ortak bir hukuki çerçeve sağlarken, her işletmenin kendi gerçek durumuna uygun esnek yönetişim tasarlamasına olanak tanıyan yasal bir niyeti yansıtır.

Mutlak kayıt maddeleri, adından da anlaşılacağı gibi, anasözleşmede mutlaka yer alması gereken maddelerdir. Bu maddelerden herhangi biri eksikse veya kaydedilen içerik hukuki olarak geçersizse, anasözleşme tamamen geçersiz sayılır ve şirketin kuruluşu kabul edilmez. Bunun nedeni, şirketin ticari unvanı, amacı, merkezinin bulunduğu yer gibi, şirketin temel kimliğini belirleyen ve işlemlerin güvenliğini sağlamak için hayati önem taşıyan bilgilerin içermesidir.

İkinci olarak, göreceli kayıt maddeleri, anasözleşmede yer almasalar bile anasözleşmenin geçerliliğini etkilemez. Ancak, şirket bu tür maddelerle ilgili kurallar belirlemek isterse, hukuki etki yaratmak için anasözleşmede yer alması gerekmektedir. Örneğin, hisse senetlerinin devrini kısıtlayan hükümler veya yönetim kurulu kurulmasına dair hükümler bu kategoriye girer. Bunlar, genellikle Japon şirket hukukunun belirlediği temel kurallardan farklı düzenlemeler olduğu için, şirketin en üst düzey normu olan anasözleşmede yer alarak, etkilerini açık hale getirir ve tüm hissedarları ve ilgili tarafları bağlar.

Son olarak, isteğe bağlı kayıt maddeleri, yukarıdaki iki kategoriye dahil olmayan ve Japon şirket hukuku veya diğer zorunlu hukuk kuralları, kamu düzeni ve iyi ahlaka aykırı olmadığı sürece, şirketin isteğe bağlı olarak belirleyebileceği maddelerdir. Örneğin, iş yılı tanımı veya olağan genel kurul toplantısının çağrılma zamanı gibi maddeler bunlara örnek olarak verilebilir. Bu tür maddeler, şirket içi yönetmeliklerde belirlenebilir olsa da, anasözleşmede yer alarak, bu düzenlemelerin önemini artırır ve değişiklikler için hissedarların özel kararı gibi katı prosedürler gerektirir, bu da yönetimin istikrarını sağlama etkisi yaratır. Dolayısıyla, hangi maddelerin hangi kategoriye dahil edileceği, şirketin gelecekteki işletmesini göz önünde bulundurarak yapılan önemli bir stratejik karardır.

Şirketin Temelini Oluşturan Mutlak Kayıt Unsurları

Mutlak kayıt unsurları, bir şirketin tüzel kişiliğinin temelini oluşturan en önemli bilgilerdir. Japonya’daki şirketler hukuku kapsamında, Şirketler Kanunu’nun 27. maddesi (Companies Act), anonim şirketlerin tüzüğünde mutlaka yer alması gereken beş temel unsur olarak aşağıdakileri belirlemiştir:

1. Amaç
2. Ticaret unvanı
3. Merkez ofisin bulunduğu yer
4. Kuruluş sırasında yapılan sermaye katkısının değeri veya asgari miktarı
5. Kurucuların adı veya unvanı ve adresi

Bu unsurlar arasında özellikle ‘amaç’ maddesinin kaydı, şirketin faaliyet alanını hukuki olarak belirleme açısından son derece önemlidir. Şirketin amacı, yasallık, kar amacı gütmek ve açıklık özelliklerine sahip olmalıdır. Ancak, ‘amaç kapsamı’nın yorumlanması konusunda, hukuki teori ile uygulama arasında dikkat edilmesi gereken bir ayrım bulunmaktadır.

Japonya’nın Yargıtayı, Yawata Demir ve Çelik Davası olarak bilinen kararında (Yargıtay 1970 yılı 24 Haziran Büyük Daire Kararı) ve benzeri diğer kararlarında, şirketin hak ve yeteneklerinin tüzükte belirlenen amaçlarla sınırlı olduğunu, ancak bu kapsamın geniş yorumlanması gerektiğini tutarlı bir şekilde ifade etmiştir. Yargı kararlarına göre, şirketin eylemleri, tüzükte açıkça belirtilen amaçlarla sınırlı olmayıp, bu amaçların gerçekleştirilmesi için ‘doğrudan veya dolaylı olarak gerekli olan tüm eylemleri’ kapsar. Bu yorum, işlemlerin güvenliğini sağlamak ve üçüncü tarafları korumak amacıyla yapılmıştır. Eğer şirketin eylemleri sıkı bir şekilde amaç kapsamı içinde sınırlı kalırsa, işlem yapan diğer taraf her zaman bu işlemin karşı tarafın tüzüğü içinde olup olmadığını doğrulama yükümlülüğü altında kalır ve bu durum, ekonomik faaliyetlerin akışını engeller.

Yine de, bu hukuki olarak geniş yorum, her iş uygulamasında geçerli değildir. Örneğin, bir finans kuruluşundan kredi alırken, kredi konusu işletmenin tüzükte belirtilen amaçlar arasında yer almaması durumunda, kredi değerlendirmesi zorlaşabilir. İnşaat veya insan kaynakları temini gibi belirli işler yapmak için devletten izin alınması gereken durumlarda, bu işlerin tüzükte belirtilen amaçlar arasında yer alması, izin almanın ön koşulu olabilir. Vergi denetimlerinde de, tüzükte belirtilmeyen bir işletmeden kaynaklanan giderlerin şirket masrafı olarak kabul edilip edilmeyeceği konusunda soru işaretleri ortaya çıkabilir.

Bu nedenle, hukuki olarak şirketin faaliyet alanının geniş kabul edilmiş olmasına rağmen, pratikte karşılaşılabilecek engelleri önlemek ve işletmenin sorunsuz yürütülmesini sağlamak için, sadece mevcut işletmeleri değil, gelecekte geliştirilebilecek potansiyel işletmeleri de kapsayacak şekilde, tüzüğün amacını mümkün olduğunca somut ve kapsamlı bir şekilde belirtmek akıllıca bir strateji olarak kabul edilebilir.

Japonya’da Etki Doğuran Koşullar Olarak Göreceli Kayıt Hususları

Göreceli kayıt hususları, şirketin özerkliğine saygı gösterirken aynı zamanda hissedarlar ve alacaklılar gibi ilgili tarafları önemli ölçüde etkileyebilecek olduğundan, etki doğuran koşullar olarak tüzüğe kaydedilmesi gereken maddelerdir. Tüzükte kayıtlı olmayan hususlar, hissedarlar genel kurulunda karar alınmış olsa bile, hukuken geçersiz sayılır.

Genel göreceli kayıt hususlarına örnek olarak, hisse senetlerinin devir kısıtlamaları, yönetim kurulu veya denetçi gibi organların kurulması, hissedar sicil defteri yöneticisinin atanması gibi maddeler sayılabilir. Bu tür düzenlemeler, Japon şirketler hukukunun standart kurallarının yerine, şirketin kendi özgün düzenlemelerini yapmasına olanak tanır; ancak önemleri göz önünde bulundurularak, tüzük gibi temel bir kurala kaydedilmesi talep edilir.

Göreceli kayıt hususları arasında özellikle katı bir disipline tabi olanlar, Japon şirketler hukukunun 28. maddesinde belirlenen ‘değişik kuruluş maddeleridir’. Bu terim, normal para yatırımıyla kurulandan farklı ‘değişik’ bir kuruluşla ilgili maddeleri ifade eder. Değişik kuruluş maddeleri aşağıdaki dört maddeyi içerir:

• Ayni sermaye: Para dışındaki varlıklarla yapılan sermaye yatırımı
• Mal kabulü: Şirket kurulduktan sonra belirli bir malın kurucular tarafından devralınmasını öngören sözleşme
• Kurucuların ödülü ve diğer özel menfaatler: Şirket kuruluşundaki hizmetler karşılığında kurucuların aldığı maddi menfaatler
• Şirketin yükümlü olduğu kuruluşla ilgili masraflar

Bu maddelerin ortak özelliği, şirketin henüz bağımsız bir karar alma organının bulunmadığı, kırılgan bir aşamada, kurucuların takdirine bağlı olarak şirketin mali temelinin zarar görebileceği riskidir. Örneğin, değeri düşük bir varlığı aşırı değerlendirerek ayni sermaye olarak yatırırsanız veya kurucular haksız yere yüksek miktarda ödül alırsa, kurulan şirketin sermayesi sadece nominal kalır ve ‘boş bir şirket’ ortaya çıkabilir, gerçek değer taşımaz.

Bu gibi durumları önlemek ve şirketin mali temelini güvence altına almak amacıyla, Japon şirketler hukuku, bu değişik kuruluş maddelerinin tüzüğe kaydedilmesini talep eder ve ayrıca, mahkeme tarafından atanan bir denetçi tarafından yapılan incelemeyi zorunlu kılarak, birden fazla kontrol mekanizması oluşturmuştur.

Japonya’da Şirket Kuruluşunda Özsermaye Katkısının Temel Unsurları: Sermaye Olarak Ayni Varlık Devri ve Hukuki Düzenlemeleri

Japonya’da şirket kuruluşu sürecinde en sık kullanılan ve en detaylı düzenlemelere tabi olan uygulama, sermaye olarak ayni varlık devridir. Ayni varlık devri, nakit para yerine gayrimenkul, araç, fikri mülkiyet hakları gibi varlıkların sermaye olarak şirkete devredilmesi ve bunun karşılığında hisse senedi alınması sistemidir. Nakit sermayesi kısıtlı olanlar bile, sahip oldukları varlıkları kullanarak şirketin sermayesini güçlendirebilirler.

Ancak, değerlemelerin objektifliğini sağlamak ve sermayenin değerinin haksız yere şişirilmesini önlemek amacıyla, Japon şirketler hukuku ayni varlık devrine sıkı düzenlemeler getirmiştir. Bu düzenlemeler, şirketin mali temellerini güvence altına almak ve alacaklıları korumak amacıyla oluşturulan “sermayenin güçlendirilmesi ilkesi” temel prensibine dayanmaktadır.

İlk olarak, ayni varlık devri yapılırken, Japon şirketler hukukunun 28. maddesinin 1. fıkrasına göre, şirket ana sözleşmesinde bu detayların belirtilmesi gerekmektedir. Özellikle, sermaye katılımcısının adı, devredilen varlığın ve onun değerinin yanı sıra, bu sermaye katılımcısına tahsis edilecek hisse senedi sayısının açıkça belirtilmesi zorunludur.

İkinci olarak, ana sözleşmenin onaylanmasından sonra, prensip olarak, mahkemeye bir denetçi atanması için başvuruda bulunulmalı ve bu denetçi tarafından varlığın değerinin incelenmesi gerekmektedir (Japon şirketler hukuku 33. madde). Bu işlem, zaman ve maliyet gerektirdiğinden, uygulamada büyük bir yük oluşturur.

Bu nedenle, Japon şirketler hukuku, bu katı denetçi incelemesini gerektirmeyen istisnai durumlar belirlemiştir. Uygulamada, ayni varlık devrinin çoğu bu istisna hükümlerini kullanarak gerçekleştirilir. İstisnaların kabul edildiği durumlar genellikle aşağıdaki üç durumdur:

• Ayni varlık devrinin ana sözleşmede belirtilen toplam değerinin 5 milyon yenin altında olması durumu.
• Devredilen varlığın piyasa değeri olan menkul kıymetler olması ve ana sözleşmede belirtilen değerin bu piyasa değerini aşmaması durumu.
• Ana sözleşmede belirtilen değerin uygun olduğunun, avukat, yeminli mali müşavir, vergi danışmanı gibi uzmanların onayı alınması durumu (ancak, varlık gayrimenkul ise, buna ek olarak gayrimenkul değerleme uzmanının değerlendirme raporu da gereklidir).

Üçüncü olarak, Japon şirketler hukuku, sonradan sorumluluk takibinin bir sistemini kurmuştur. Japon şirketler hukukunun 52. maddesi, şirketin kuruluş aşamasında ayni varlık devri ile ilgili gerçek değerin, ana sözleşmede belirtilen değerden “açıkça yetersiz” olduğu durumlarda, kurucuların ve kuruluş aşamasındaki yöneticilerin, bu eksik miktarı şirkete ödeme yükümlülüğü taşıdığını belirtir. Bu sorumluluk, genellikle kusurun varlığını sorgulamayan bir kusursuz sorumluluktur ve oldukça ağırdır. Değerin kanıtlanmasını yapan uzmanlar da, dikkatsizlik yapmadıklarını kanıtlayamadıkları sürece, aynı şekilde sorumluluk taşırlar. Osaka Yüksek Mahkemesi’nin 2016 yılı 19 Şubat tarihli kararı, ayni varlık devri ile ilgili değer kanıtını yapan bir avukatın sorumluluğunun sorgulandığı bir dava olup, uzmanların taşıdığı sorumluluğun ağırlığını gösteren bir örnek olarak dikkat çekmektedir.

Bu şekilde, Japon şirketler hukuku, ana sözleşmeye kayıt, önceden yapılan denetim ve sonradan gelen sorumluluk olmak üzere üç katmanlı bir düzenleme ile ayni varlık devrinin kötüye kullanılmasını önlemekte ve sermayenin güçlendirilmesi ilkesini somut olarak güvence altına almaktadır.

Şirketin Kişiliğini Yansıtan İsteğe Bağlı Hükümler

İsteğe bağlı hükümler, zorunlu ve göreceli hükümler dışında kalan ve şirketin işleyişini kolaylaştırmak için ana sözleşmeye isteğe bağlı olarak eklenebilen kurallardır. Bu hükümler, ana sözleşmede yer almasalar dahi yasal olarak geçersiz olmazlar ve yönetim kurulu yönetmeliği gibi alt düzey düzenlemelerle belirlenebilirler. Ancak, şirketin en üst düzey normu olan ana sözleşmeye bilinçli olarak eklenmelerinin önemli bir anlamı vardır.

Ana sözleşmede yer alan hükümleri değiştirmek için, genel olarak, oy haklarının çoğunluğuna sahip hissedarların katıldığı genel kurulun özel kararı, yani katılan hissedarların oy haklarının üçte ikisinden fazlasının onayı gereklidir. Bu, şirket içi düzenlemelerin yönetim kurulu kararı gibi kolayca değiştirilebilmesine kıyasla çok daha katı bir gerekliliktir.

Bu nedenle, hangi hükümlerin isteğe bağlı olarak ana sözleşmeye dahil edileceği, yönetimin ‘esnekliği’ ve ‘istikrarı’ arasındaki dengeyi göz önünde bulundurarak stratejik bir karar olacaktır. Örneğin, aşağıdaki gibi hükümler genellikle isteğe bağlı olarak ana sözleşmeye dahil edilir:

• Olağan genel kurulun toplanma zamanı
• Yönetim kurulu ve denetçi üyelerinin sayısı
• Yöneticilerin ücretlerinin belirlenme yöntemi
• İş yılı

Özellikle, birden fazla hissedarı olan ortak girişimlerde veya dış yatırımcılardan sermaye alan şirketlerde, belirli işletme kurallarını ana sözleşmede ‘sabit’ olarak isteğe bağlı hükümler olarak belirlemek, azınlık hissedarların haklarının korunması veya kurucular arasındaki anlaşmaların uygulanmasını sağlamak için etkili bir yöntem olabilir. Örneğin, yönetim kurulu üyelerinin sayısını ana sözleşmede açıkça belirlemek, çoğunluk hissedarların tek taraflı olarak yönetim kurulu yapısını değiştirmesini önleyebilir. Bu şekilde, isteğe bağlı hükümler, şirketin kişiliğini ve paydaşlar arasındaki güç dinamiklerini yansıtarak, gelecekteki anlaşmazlıkları önlemek için bir yönetişim aracı olarak işlev görür.

Anayasa Oluşturmanın Son Aşaması: Onay İşlemleri

Japonya’daki anonim şirketlerin kuruluşunda, kurucular tarafından hazırlanan anayasa (ilk anayasa), Japon Şirketler Kanunu’nun 30. maddesinin 1. fıkrasında belirtildiği üzere, noter onayı almadıkça yürürlüğe girmemektedir. Bu onay işlemi, anayasanın açıklığını sağlamak, ileride çıkabilecek anlaşmazlıkları önlemek ve anayasanın yasal prosedürlere uygun olarak oluşturulduğunu resmi olarak kanıtlamak için önemli bir süreçtir.

Onay yöntemleri arasında, geleneksel “yazılı onay” ve modern “elektronik anayasa ile onay” olmak üzere iki tür bulunmaktadır. Her iki yöntemin en büyük farkı, maliyet açısından, özellikle damga vergisi olup olmamasıdır. Yazılı olarak hazırlanan anayasalar, Japon Damga Vergisi Kanunu’na göre vergilendirilen belgeler arasında yer aldığından, 40.000 yenlik gelir damgası yapıştırılması gerekmektedir. Diğer yandan, elektronik anayasa elektronik veri olduğu için “belge” kapsamına girmez ve bu nedenle damga vergisi uygulanmaz.

Yine de, elektronik anayasa oluşturmak ve onay almak için, elektronik imza atmak için gerekli olan yazılım, IC kart okuyucu/yazıcı gibi özel ekipmanlar ve My Number kartında saklanan elektronik sertifikalar gibi şeyler gereklidir. Bu ekipmanları bireysel olarak sıfırdan hazırlamak, başlangıç yatırımının damga vergisi tasarrufunu aşabileceği anlamına gelebilir. Bu nedenle, özellikle tek seferlik şirket kuruluşu durumunda, elektronik onay altyapısını zaten hazırlamış olan yasal danışmanlar veya avukatlar gibi uzmanlara başvurmak, maliyet ve zaman açısından en verimli seçenek olabilir.

Aşağıdaki tablo, yazılı onay ve elektronik onay arasındaki temel farkları özetlemektedir.

Bu tablo gösterildiği gibi, elektronik onay damga vergisi ödenmemesi açısından belirgin bir avantaja sahiptir, ancak bu avantajdan yararlanmak için teknik hazırlıklar gereklidir. Şirketinizin durumuna uygun en iyi yöntemi seçmek önemlidir.

Özet

Bu makalede ayrıntılı olarak anlattığımız üzere, şirket ana sözleşmesi sadece bir kuruluş belgesi değil, aynı zamanda şirketin hukuki kimliğini, yönetişimini ve işletme faaliyetlerinin temelini belirleyen en önemli belgedir. Zorunlu maddeler olarak bilinen kesin hükümler üzerine, şirketin stratejik yapılandırmasını şekillendiren göreceli maddeler ve özgün işletme kurallarını içeren isteğe bağlı maddeler eklenerek, her şirkete özgü bir ‘anayasa’ oluşturulur. Özellikle, şirketin iş alanını belirleyen ‘amaç’ maddesinin hukuki yorumu ile iş dünyasının talepleri arasındaki denge ve sermaye yeterliliğinin ilkesini somutlaştıran ‘ayni sermaye’ ile ilgili karmaşık düzenlemeler, uzmanlık bilgisi olmadan uygun bir şekilde ele alınması zordur. Bu hükümleri doğru bir şekilde anlamak ve ana sözleşmeye doğru bir şekilde yansıtmak, gelecekteki hukuki riskleri en aza indirgemek ve sürdürülebilir büyümeyi sağlamak için sağlam bir temel oluşturmak açısından hayati önem taşır.

Biz Monolith Hukuk Bürosu olarak, Japonya’da (日本) çok sayıda müşteriye bu konuda geniş bir deneyim sunmaktayız. Büromuzda, Japon avukatlık lisansına sahip çift dilli avukatların yanı sıra, İngilizce konuşan yabancı avukatlık lisansına sahip birçok üye de bulunmaktadır ve uluslararası iş ortamında faaliyet gösteren siz değerli müşterilerimizin özel ihtiyaçlarına uygun detaylı hukuki destek sağlayabiliriz. Ana sözleşmenin hazırlanmasından onaylanmasına, kuruluştan sonra yönetişim yapısının oluşturulmasına kadar her aşamada, uzman bilgimize dayalı en uygun çözümleri sunmaktayız.