Japon Şirket Hukukunda Muhasebe Danışmanı: Rollerinin ve Sorumluluklarının Kapsamlı Açıklaması

Japon şirketler hukuku, şirketlerin sağlıklı işleyişini ve şeffaflığını sağlamak amacıyla çeşitli kurumlar belirlemiştir. Bunlar arasında “muhasebe katılımcısı”, 2006 yılında (Heisei 18) yapılan şirketler hukuku reformu ile getirilen nispeten yeni fakat son derece önemli bir pozisyondur. Muhasebe katılımcısı, şirket yöneticisi olarak iç pozisyonda bulunurken, muhasebe uzmanı olarak dış perspektife sahip benzersiz bir konuma sahiptir. Ana hedefi, özellikle denetçi kurulu veya muhasebe denetçisinin kurulması zorunlu olmayan küçük ve orta ölçekli şirketlerde, mali belgelerin güvenilirliğini ve doğruluğunu artırmaktır. Muhasebe katılımcısı, yönetim kurulu ile işbirliği yaparak mali belgelerin hazırlanma sürecine doğrudan katılarak, finansal raporlamanın kalitesini içeriden garanti eder. Bu sistem, şirketlerin finansal bilgilerinin güvenilirliğini artırarak, finans kurumları ve iş ortakları gibi paydaşların güvenini güçlendirmek için önemli bir mekanizmadır. Bu makalede, Japon şirketler hukuku altında muhasebe katılımcısının hukuki çerçevesi, yani anlamı ve amacı, atanma yöntemi ve nitelik gereksinimleri, somut görevleri ve yetkileri, ve hukuki yükümlülükleri ve sorumlulukları, yasal düzenlemelere dayanarak ayrıntılı bir şekilde açıklanacaktır.  

Japon Şirket Hukuku Altında Muhasebe Katılım Sisteminin Anlamı ve Amacı

Japon şirket hukuku altında muhasebe katılım sistemi, şirketlerin finansal raporlamasının güvenilirliğini artırmak için tasarlanmış yenilikçi bir mekanizmadır ve Japonya’da 2006 (Heisei 18) yılında yürürlüğe giren şirket kanunu ile getirilmiştir. Bu sistemin oluşturulmasının ardında özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde finansal belgelerin doğruluğunu sağlama konusunda uzun süredir devam eden bir sorun yatmaktadır. Geçmişte, sınırlı denetim veya basitleştirilmiş denetim gibi sistemlerin vergi danışmanları tarafından uygulanması düşünülmüş, ancak denetim çerçevesi ve sorumluları hakkındaki görüş ayrılıkları nedeniyle bu sistemler hayata geçirilememiştir.

Muhasebe katılım sistemi, bu tarihi sorunu farklı bir yaklaşımla çözmüştür. Bu, dışarıdan bir “denetim” yerine, muhasebe uzmanlarının şirketin “iç organı” olarak hareket ederek, yönetim kurulu üyeleriyle birlikte finansal belgeleri oluşturduğu tamamen yeni bir kavramın benimsenmesidir. Bu “ortak oluşturma” mekanizması, belgelerin tamamlanmasını ardından kontrol etmek yerine, oluşturma aşamasından itibaren uzmanların katılımıyla hataları önlemeyi ve doğruluğu aktif bir şekilde sağlamayı amaçlamaktadır. Bu önleyici yaklaşım, geleneksel dış denetimden daha verimli ve işbirlikçi bir model olarak küçük ve orta ölçekli işletmeler için avantajlıdır.

Bu sistemi benimseyen şirketler, birçok pratik fayda elde edebilirler. En önemlisi, finansal belgelere dışarıdan olan güvenin büyük ölçüde artmasıdır. Muhasebe uzmanlarının katılımıyla oluşturulan finansal bilgiler, finans kuruluşları, ticari partnerler, alacaklılar gibi paydaşlara şirketin finansal durumunun doğru bir şekilde raporlandığına dair güçlü bir mesaj gönderir. Gerçekten de, Japonya’daki birçok finans kuruluşu, muhasebe katılımı olan şirketlere kredi şartlarında iyileştirmeler ve özel kredi ürünleri sunmaktadır. Bu, muhasebe katılımının şirketin kredi gücünü doğrudan artırdığının bir kanıtıdır. Ayrıca, uzmanlarla işbirliği yaparak, şirket içi finansal yönetim sisteminin güçlendirilmesi ve işletme disiplininin artırılması gibi ikincil etkiler de beklenmektedir.

Muhasebe Denetçisinin Atanması ve Nitelikleri

Muhasebe denetçisinin atanması ve nitelikleri, görevlerinin uzmanlık ve bağımsızlığını sağlamak amacıyla, Japon şirketler hukukunda katı düzenlemelerle belirlenmiştir.

Muhasebe denetçisi, diğer yöneticiler gibi, genel kurulun olağan kararıyla atanır. Görev süresi, esasen atandıktan sonra iki yıl içinde sona eren hesap dönemi boyunca, son olağan genel kurul toplantısının sonuna kadar olarak belirlenmiştir; ancak, hisse devrine sınırlamalar getiren şirketler gibi belirli türdeki şirketlerde, tüzük ile en fazla on yıla kadar uzatılabilir.

En belirgin özellik, nitelik gereksinimleridir. Japon şirketler hukukunun 333. maddesinin 1. fıkrası, muhasebe denetçisi olabilecek kişileri, muhasebe uzmanları olan yeminli mali müşavirler, denetim firmaları, vergi danışmanları veya vergi danışmanlığı firmaları ile sınırlamaktadır. Bu, finansal belgelerin hazırlanması gibi yüksek düzeyde uzmanlık bilgisi gerektiren görevleri yerine getirmek için zorunlu bir koşuldur.

Ayrıca, muhasebe denetçisinin bağımsızlığını garanti altına almak için, aynı madde 333’ün 3. fıkrası katı yetersizlik nedenlerini belirlemiştir. Buna göre, aşağıdaki kişiler muhasebe denetçisi olamazlar:

• Bu anonim şirketin veya bağlı şirketlerinin yönetim kurulu üyeleri, denetçileri, icra direktörleri, müdürleri veya diğer çalışanları
• Yeminli mali müşavirlik kanunu veya vergi danışmanlığı kanunu hükümleri uyarınca mesleki faaliyetlerinin durdurulmasına karar verilen ve bu sürenin henüz dolmamış olan kişiler
• Vergi danışmanlığı kanunu hükümleri uyarınca vergi danışmanlığı faaliyetlerini yürütemeyen kişiler

Bu düzenlemeler, muhasebe denetçisinin şirket yönetiminden bağımsız bir pozisyonda görevlerini yasal olarak yerine getirmesini teminat altına alır. Muhasebe denetçisi şirketin “yöneticisi” olarak içsel bir konuma sahip olmasına rağmen, nitelik ve bağımsızlık gereksinimleri dışarıdan bir uzmanın standartlarına dayanmaktadır. Bu “içselleştirilmiş bağımsızlık”, muhasebe denetçisi sisteminin özünü oluşturur. Yönetim kurulu ile yakın iş birliği içinde görevlerini yerine getirirken, bir uzman olarak objektiflik ve şüpheciliği korumak ve gerektiğinde yönetim kuruluna karşı görüş bildirmek zorundadır. Bu içsel gerilim, muhasebe denetçisinin rolünün zorluklarını ve aynı zamanda değerinin kaynağını oluşturur.

Muhasebe Denetçisinin Görevleri ve Yetkileri

Muhasebe denetçisinin görevleri ve yetkileri, Japonya’daki şirketler hukukunda açıkça tanımlanmıştır ve bu görevlerin merkezinde, finansal belgelerin güvenilirliğini sağlama amacı yatar.

Muhasebe denetçisinin en önemli görevi, Japon Şirketler Kanunu’nun (374. madde 1. fıkra) gereğince, yönetim kurulu üyeleriyle birlikte şirketin finansal belgelerini (bilanço, gelir tablosu vb.) ve bunlara ait detaylı açıklamaları hazırlamaktır. Bu “ortak hazırlama” süreci, yönetim kurulu tarafından oluşturulan belgelerin sadece gözden geçirilmesi değil, sürecin kendisine bir uzman olarak derinlemesine katılımı ifade eder. Bu süreçte muhasebe denetçisi, kendi profesyonel bilgisine dayanarak, muhasebe işlemlerinin uygunluğunu ve ifadelerin doğruluğunu sağlama sorumluluğunu üstlenir. Ayrıca, muhasebe denetçisi, görevlerini yerine getirme durumunu özetleyen “Muhasebe Denetçisi Raporu”nu hazırlama yükümlülüğüne de sahiptir.

Bu görevleri etkin bir şekilde yerine getirebilmek için, muhasebe denetçisine güçlü bir bilgi erişim hakkı ve araştırma yetkisi verilmiştir. Japon Şirketler Kanunu’nun (374. madde 2. fıkra) hükümlerine göre, muhasebe denetçisi istediği zaman şirketin muhasebe defterlerini ve ilgili belgeleri inceleyebilir, kopyalayabilir ve yönetim kurulu üyelerinden veya çalışanlardan muhasebe ile ilgili rapor talep edebilir. Bu yetkinin kapsamına genel muhasebe defterleri ve yardımcı defterler dahildir, ancak genellikle yönetim kurulu toplantı tutanakları bu kapsamın dışında tutulur.

İlaveten, görevlerini yerine getirirken gerekli olduğunda, muhasebe denetçisi, bağlı şirketlerden muhasebe ile ilgili rapor talep edebilir veya bağlı şirketlerin işleyişi ve mali durumunu inceleyebilir. Ancak, bağlı şirketler, ticari sırların korunması gibi “geçerli nedenler” olduğunda bu incelemeyi reddedebilir (Japon Şirketler Kanunu’nun 374. maddesi 3. ve 4. fıkraları).

Muhasebe denetçisi, sadece finansal belgelerin hazırlayıcısı olmanın ötesinde, şirket yönetişiminde önemli bir denetim işlevi de üstlenir. Japon Şirketler Kanunu’nun (375. madde) belirttiği üzere, muhasebe denetçisi görevini yerine getirirken yönetim kurulu üyelerinin yolsuzluklarını veya yasalara veya tüzüğe aykırı ciddi olayları keşfettiğinde, bunları derhal hissedarlara (denetçi kurulu olan şirketlerde denetçiler) bildirme yükümlülüğü vardır. Ayrıca, finansal belgelerin onaylandığı yönetim kurulu toplantısına katılma ve gerektiğinde görüş bildirme zorunluluğu da vardır (Japon Şirketler Kanunu’nun 376. maddesi). Bu yetkiler ve yükümlülükler, muhasebe denetçisinin şirketin mali sağlığını çok yönlü olarak desteklemesi için hukuki bir temel oluşturur.

Japonya’da Muhasebe Denetçisinin Yükümlülükleri ve Sorumlulukları

Muhasebe denetçisi, önemli görevleri ve yetkileri nedeniyle ağır hukuki sorumluluklar taşır. Bu sorumluluklar, şirkete karşı olanlar ve hissedarlar veya alacaklılar gibi üçüncü şahıslara karşı olanlar olmak üzere iki ana kategoriye ayrılır.

Öncelikle, şirkete karşı sorumluluklar kapsamında, Japon Şirketler Kanunu’nun (2005) 423. maddesinin 1. fıkrası, muhasebe denetçisi de dahil olmak üzere yöneticilerin görevlerini ihmal etmeleri (görev ihmal) sonucunda şirkete zarar verilmesi durumunda, bu zararı tazmin etme sorumluluğunu yükler. Muhasebe denetçisi açısından “görev ihmal”, örneğin, finansal raporların hazırlanmasında ciddi hataları göz ardı etmek, muhasebe standartlarına uymayan uygunsuz işlemleri kabul etmek veya tespit edilen yönetim kurulu üyelerinin usulsüzlüklerini rapor etmemek gibi durumları içerir. Bu sorumluluk, tüm hissedarların onayı olduğu durumlar veya tüzüğün hükümleri ve hissedarlar kurulunun özel kararları gibi belirli koşullar altında kısmen muaf tutulabilir veya sınırlanabilir.

İkinci olarak, üçüncü şahıslara karşı sorumluluk da son derece önemlidir. Japon Şirketler Kanunu’nun 429. maddesinin 1. fıkrası, yöneticilerin görevlerini yerine getirirken kötü niyet veya ağır ihmal bulunması durumunda, bu nedenle üçüncü şahıslara verilen zararları tazmin etme yükümlülüğünü belirtir. Örneğin, muhasebe denetçisinin dahil olduğu ve sonrasında şirketin iflası nedeniyle zarara uğrayan bir finans kuruluşunun şirkete kredi verdiği makyajlı bir mali tabloya inanması bu duruma örnektir.

Dahası, aynı maddenin 2. fıkrası, muhasebe denetçisi için özellikle sert bir düzenleme getirir. Bu düzenlemeye göre, muhasebe denetçisinin hazırlanmasına katkıda bulunduğu finansal raporlarda veya muhasebe denetçisi raporlarında önemli konularla ilgili yanlış beyanlar varsa, muhasebe denetçisi, bu eylemlerinde dikkatsizlik yapmadığını kendisi kanıtlamadığı sürece, üçüncü şahıslara karşı zarar tazminatı sorumluluğu taşır. Bu, ispat yükünü muhasebe denetçisi tarafına kaydıran bir düzenlemedir ve üçüncü şahısların sorumluluğu daha kolay takip etmelerini sağlar. Bu, muhasebe denetçisine çok yüksek bir dikkat yükümlülüğü getirildiğini gösterir.

Bu sivil sorumluluklara ek olarak, finansal raporların muhafaza yükümlülüğünün ihlali veya yanlış beyan gibi Şirketler Kanunu’nun hükümlerine aykırı davranışlar durumunda, 1 milyon yen’e kadar idari para cezası gibi idari yaptırımların uygulanabileceği de unutulmamalıdır.

Japon Hukuku Altında Muhasebe Katılımcılarının Dikkat Yükümlülüğüne İlişkin Yargı Kararı

Muhasebe katılımcılarının üstlenmesi gereken dikkat yükümlülüğünün seviyesini anlamak için, son derece önemli bir yargı kararı bulunmaktadır. Bu, Japonya’nın en yüksek mahkemesi olan Yargıtay’ın 2021 yılı 19 Temmuz (Reiwa 3) tarihinde verdiği karardır . Bu emsal karar, doğrudan muhasebe katılımcılarını değil, “muhasebeyle ilgili işlemleri sınırlayan şirket tüzüğü hükümleri bulunan bir şirketin denetçisi” (muhasebe sınırlı denetçisi) üzerinde yoğunlaşmış olsa da, hukuki mantığı muhasebe katılımcılarının görevleriyle derinden ilintilidir.  

Bu davada, şirketin muhasebe departmanındaki bir çalışanın uzun süreli zimmetine geçirme eylemleri, muhasebe sınırlı denetçi tarafından fark edilememiş olması sorun teşkil etmiştir. Çalışan, banka bakiye belgelerini sahtelemiş ve denetçi bunu fark etmeyerek, hesap dokümanlarını uygun bulduğunu belirten bir denetim raporu hazırlamıştır . Alt mahkeme olan Yüksek Mahkeme, “muhasebe defterlerinin güvenilirliğinin kolaylıkla sorgulanabilir olduğu gibi özel durumlar olmadıkça, şirketin hazırladığı muhasebe defterlerinin kayıtlarına güvenerek denetim yapmanın yeterli olduğu” yönünde bir karar vererek, denetçinin sorumluluğunu reddetmiştir .  

Fakat Yargıtay bu kararı bozmuştur. Yargıtay, muhasebe denetçisi bulunmayan şirketlerde, muhasebeyle ilgili denetimi üstlenen yöneticilerin, “muhasebe defterlerinin içeriğinin doğru olduğunu varsayarak hesap dokümanlarının denetimini yapmanın doğru olmadığını” belirtmiştir . Ayrıca, hesap dokümanlarının şirketin mali durumunu doğru bir şekilde yansıtıp yansıtmadığını doğrulamak için, muhasebe defterlerinin oluşturulma durumuna ilişkin rapor talep etmek veya bunun temelini oluşturan belgeleri incelemek gerektiğini vurgulamıştır .  

Bu Yargıtay kararının muhasebe katılımcılarına etkisi ölçülemeyecek kadar büyüktür. Muhasebe sınırlı denetçiler bile muhasebe defterlerine koşulsuz güvenemezken, hesap dokümanlarını sadece gözden geçirmek yerine, yönetim kurulu ile “ortaklaşa oluşturduğu” daha aktif ve esaslı bir rol üstlenen muhasebe katılımcılarına, en azından aynı seviyede veya daha yüksek bir dikkat yükümlülüğü yüklenmesi mantıklıdır. Bu emsal karar, muhasebe katılımcılarının yönetim tarafından sunulan bilgileri sorgusuz kabul etmek yerine, bir uzman olarak mesleki şüpheciliğini koruyarak, bu bilgilerin temelini oluşturan belgelerin geçerliliğini aktif bir şekilde denetleme sorumluluğu olduğunu açıkça göstermektedir.

Diğer Kurumlarla Karşılaştırma

Japonya’daki şirketler hukukunda, muhasebe katılımcısının yanı sıra şirketin finansal ve yönetim denetimini yürüten kurumlar olarak “denetçi” ve “muhasebe denetçisi” de belirlenmiştir. Bu roller sıklıkla karıştırılabilir, ancak yetkileri, nitelikleri ve şirket içindeki konumları temelde farklıdır. Muhasebe katılımcısının özgünlüğünü anlamak için, bu kurumlarla karşılaştırma yapmak şarttır.

Muhasebe katılımcısının en belirgin özelliği, şirketin iç organı (yönetici) olarak, yönetim kurulu ile “birlikte” hesap dokümanlarını hazırlamasıdır. Amaç, uzmanların hazırlık aşamasından itibaren sürece dahil olmasıyla, finansal bilgilerin doğruluğunu aktif bir şekilde oluşturmaktır.

Buna karşılık, denetçi de şirketin iç organı (yönetici) olmakla birlikte, asıl görevi hesap dokümanlarının hazırlanması değil, yönetim kurulunun işlerinin genelini “denetlemek”tir. Denetçinin denetim kapsamı tüzük ile muhasebeyle ilgili konularla sınırlı olabilir, ancak temel rolü yönetimin denetimidir ve hazırlık sürecine dahil olmaz. Ayrıca, muhasebe katılımcısının aksine, denetçi için genellikle yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir gibi uzmanlık nitelikleri talep edilmez.

Öte yandan, muhasebe denetçisi tamamen bağımsız bir “dış” uzmandır. Muhasebe denetçisi, yeminli mali müşavir veya denetim firması olmak zorundadır ve görevi, şirketin hazırladığı hesap dokümanlarının uygun olup olmadığını bağımsız bir pozisyondan “muhasebe denetlemesi” yapmak ve denetim raporu aracılığıyla görüş bildirmektir. Muhasebe denetçisinin atanması, büyük şirketler gibi belirli şirketler için zorunlu kılınmıştır. Muhasebe katılımcısı içeriden hazırlığı desteklerken, muhasebe denetçisi dışarıdan bitmiş ürünü doğrulama konusunda, pozisyon ve işlev açısından net bir ayrım yapılır.

Bu farklılıkları özetlemek gerekirse, aşağıdaki tablo gibi olur:

Bu şekilde, muhasebe katılımcısı, iç organ olmasına rağmen dış uzmanlık taşıyan ve denetim veya sonrasındaki denetim yerine, önceden hazırlık sürecine dahil olan Japonya şirketler hukukundaki benzersiz ve önemli bir rol üstlenmektedir.

Özet

Bu makalede ayrıntılı olarak anlatıldığı üzere, muhasebe danışmanı, Japon şirketler hukuku (Japan’s Corporate Law) tarafından belirlenen, şirketlerin finansal raporlarının güvenilirliğini içeriden artırmak için tasarlanmış yenilikçi bir sistemdir. Muhasebe danışmanları, muhasebe uzmanlarının şirket yöneticisi olarak görev alıp yönetim kurulu ile birlikte finansal raporları ortaklaşa hazırlaması yoluyla, finansal raporlamanın doğruluğunu aktif olarak sağlar. Bu rol, şirketin kredi gücünü artırma ve sorunsuz finansman sağlama gibi pratikte büyük faydalar sunar. Ancak, bu önemli yetkinin, şirket ve üçüncü taraflara karşı ağır hukuki sorumlulukları da beraberinde getirdiği unutulmamalıdır. Son yıllarda Yargıtay’ın kararları, muhasebe danışmanlarının üzerine düşen dikkat yükümlülüğünün son derece yüksek olduğunu göstermekte ve bu görevin yerine getirilmesinde yüksek düzeyde uzmanlık ve mesleki etik gerektiğini vurgulamaktadır.

Monolith Hukuk Bürosu, Japonya’daki (in Japan) çeşitli müşterilere, muhasebe danışmanlarının kurulması ve yönetimi de dahil olmak üzere, kurumsal yönetişimle ilgili hukuki hizmetler sunmada geniş bir deneyime sahiptir. Büromuzda, yabancı avukatlık niteliklerine sahip İngilizce konuşan uzmanlar bulunmakta ve bu sayede uluslararası işler yürüten şirketlerin, Japon şirketler hukukunun (Japanese Corporate Law) karmaşık gerekliliklerine uygun hareket etmelerini ve etkili ve uyumlu bir yönetişim yapısı oluşturmalarını destekleyecek profesyonel destek sağlanabilmektedir.