Yardım Fonu Başvurusu İçin Aracı Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler ve Gerekli Sözleşme Maddelerinin Açıklaması

Bir şirketi yönetirken, çeşitli hibe başvurularını düşünme durumunuz olabilir.

Hibeler, devletin ve yerel yönetimlerin politika hedeflerini gerçekleştirmek için hedeflere uygun işletmelerin çabalarını desteklemek amacıyla bir kısmını sağladığı fonlardır.

Hibeler genellikle geri ödeme gerektirmez, bu nedenle şirketlerin nakit akışı için çok büyük bir yardımcı olur.

Ancak, hibeler her başvuranın kabul edebileceği bir şey değildir. Hibeler için karmaşık gereklilikler vardır ve bu gerekliliklere dayanarak hibe başvurusunda bulunan işin içeriğini başvuru belgelerinde anlaşılır bir şekilde belirtmek ve sunmak gerekmektedir.

Hibe başvuru belgeleri oldukça hacimli olduğu için, bir şirketin günlük işlerini yürütürken başvuru hazırlığı yapması önemli bir yük oluşturur. Bu nedenle, hibe başvurularının dış danışmanlara vb. talep edilmesi nispeten yaygın görülmektedir.

Bu nedenle, hibe başvurusu işlemlerini dışarıdan bir firmaya devreden şirketlere yönelik olarak, hibe başvurusunda bulunurken danışmanlık sözleşmesine dikkat etmeleri gereken konuları açıklıyoruz.

Hibe Başvuru İşlemleri

Hibe, başta da belirttiğimiz gibi, devlet veya yerel yönetimlerin politika hedeflerine uygun olarak, işletmelerin çabalarını desteklemek için gerekli masrafların bir kısmını sağlayan bir sistemdir.

Özellikle, Japon Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanlığı’nın (METI) çoğunlukla hibe sağladığı görülmektedir.

Hibe başvurusunda bulunurken, en son halka açık bilgi ve belirtilen başvuru formunu almanız ve belgeleri hibe başvuru süresi içinde sekretaryaya sunmanız gerekmektedir.

Daha sonra, sekretarya hibe başvurularını inceleyecek ve kabul edilip edilmeyeceğine karar verecektir.

Ayrıca, hibe kapsamına giren işlerin uygulanması, kabul kararı alındıktan sonra yapılmalıdır.

Ek olarak, hibe kabul edildikten hemen sonra şirkete ödenmez.

Hibe kabul edilen şirketler, önce tüm masrafları karşılar ve daha sonra işin uygulanması ve diğer konular hakkında rapor vererek hibeyi alabilirler.

Hibeler genellikle belirli bir bütçe sınırına sahip olduğu için, tüm başvuruların kabul edilmesi garanti değildir.

Örneğin, işletmeler arasında popüler olan “Üretim Hibesi” genellikle %50 civarında bir kabul oranına sahiptir.

Bu nedenle, başvurunun mümkün olduğunca kesin bir şekilde kabul edilmesi için, birçok şirket hibe başvuru formunu bir profesyonel danışmana teslim etmeyi tercih eder.

Not: Hibeye benzer bir kavram olarak “destek fonları” bulunmaktadır. Destek fonları da hibeler gibi, devlet veya yerel yönetimlerden sağlanır ve geri ödeme gerekmez. Hibeler ve destek fonları arasındaki fark, destek fonlarının belirli şartları karşıladığı sürece temelde sağlanabileceği noktasıdır. Ayrıca, destek fonları genellikle Japon Sağlık, Çalışma ve Refah Bakanlığı’nın (MHLW) denetimindeki istihdamla ilgili ödemeleri içerir.

Yardım Fonu Başvurusu Kimlere Yapılmalıdır?

Yardım fonu başvurusunu dışarıya devretmek durumunda kaldığınızda, kime başvurmanız gerektiği konusunda belki de kararsızsınızdır. Sonuç olarak, yardım fonu başvurusu için özel bir yetenek gerektirmez. Bu nedenle, kendilerini yardım fonu başvuru danışmanı olarak tanımlayan birçok temsilci bulunmaktadır.

Yine de, genellikle küçük ve orta ölçekli işletme danışmanları yardım fonu başvurularıyla ilgilenir.

Bunun yanı sıra, mali müşavirler ve sertifikalı muhasebecilerin de yardım fonu başvuru danışmanlığı yaptığı görülmektedir.

Yardım fonu başvuru formunun nasıl doldurulacağı konusunda belirli noktalar olduğu söylenir. Bu nedenle, yardım fonu başvurusunu dışarıya devretmeyi düşünüyorsanız, yardım fonu başvurularında geniş deneyime sahip bir danışmana başvurmanız iyi olabilir.

Ayrıca, yardım fonu başvurusu için ödeme genellikle başlangıç ücreti ve başarı ücreti olmak üzere iki aşamalıdır.

Bu durumda, başlangıç ücreti genellikle 100.000 ila 150.000 Yen arasında, başarı ücreti ise kabul edilen miktarın yaklaşık %10’u olarak belirlenir. Dolayısıyla, bu miktarın çok üzerinde bir ücret talep ediliyorsa, başvurup başvurmama konusunda dikkatli bir şekilde düşünmeniz gerekebilir.

Hibe Başvuru Danışmanlık Sözleşmesi

Hibe başvurusunu dışarıya yaptırmak istediğinizde, bir danışmanla iş sözleşmesi oluşturmanız ve imzalamanız gerekecektir. Bu nedenle, danışmanlık sözleşmesinin kontrol noktalarını ayrıntılı olarak açıklıyoruz.

Aşağıda belirtilen sözleşme şablonunda, ‘A’ hibe başvurusunu yaptırmak üzere bir şirketi, ‘B’ ise hibe başvurusunu yürüten danışmanı ifade eder.

Ayrıca, gerçek bir sözleşme oluştururken, aşağıda belirtilen maddeleri olduğu gibi şablon olarak kullanmak yerine, tarafların gerçek durumuna göre düzenlemeye dikkat edin.

Genel iş sözleşmesi içeriği hakkında, aşağıdaki makalede de ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Görevlendirme İşlemlerinin İçeriği Hakkında Madde

Madde ○ (İş İçeriği)
A, aşağıdaki işleri (bundan böyle “bu iş” olarak anılacaktır) B’ye görevlendirir ve B bu işi kabul eder.
(1) Reiwa ○ yılı (2019 yılı) için ○○ hibe başvuru formu ve diğer gerekli belgelerin hazırlanması
(2) Yukarıdaki maddede belirtilen işlerin yerine getirilmesi sırasında ortaya çıkan ek işler

Danışmanlık sözleşmesinde merkezi bir madde, danışmanlık hizmetlerinin içeriği hakkındadır. Burada, işin içeriği ve kapsamının açıkça belirtildiği kontrol edilir. Özellikle, hangi hibe başvurusunun görevlendirileceğinin açıkça belirtilmesi önemlidir.

Hibeler genellikle, başvurunun yapıldığı yıl ve hibe adı ile belirlenir. Bu nedenle, hibe başvurusu yapan ülke veya yerel yönetimlerin başvuru koşulları ile karşılaştırılarak, hibe adında veya diğer bilgilerde hata olup olmadığı kontrol edilmelidir.

Ücret İle İlgili Maddeler

Madde ○ (Ücretler)
Bu işin karşılığı aşağıdaki gibidir.
(1) Başlangıç Ücreti
A tarafı, B tarafına başlangıç ücreti olarak, ○○ Yen (KDV dahil) öder.
(2) Başarı Ücreti
Bu iş kapsamında yapılan hibe başvurusu kabul edilirse, A tarafı, B tarafına kabul edilen miktarın %○○’u (KDV dahil) öder.

İşin içeriği ile birlikte önemli bir madde, işin karşılığı (ücret) ile ilgili maddedir. Yukarıda belirtildiği gibi, hibe başvurusu için ücret genellikle başlangıç ücreti ve başarı ücreti olmak üzere iki aşamalıdır.

Bu nedenle, hibe başvurusunda bulunacak bir şirket olarak, ücretin hesaplama yöntemi ve miktarının danışmanlık sözleşmesinde açıkça belirlenmiş olup olmadığını kontrol etmek gereklidir.

Ayrıca, başlangıç ücreti veya ücret dışında şirketin karşılaması gereken diğer ücretler veya masraflar belirlenmişse, sorunları önlemek için masrafların içeriğini önceden tam olarak kontrol etmekte fayda vardır.

Not: Son zamanlarda, hibe başvuruları ile ilgilenen danışmanların sayısının artması nedeniyle, bazı danışmanların başlangıç ücreti almadan tamamen başarı ücretine dayalı bir sistem benimsediği görülmektedir.

Yeniden Taahhüt Hakkındaki Madde

Madde ○ (Yeniden Taahhüt)
(1) B tarafının bu işi üçüncü bir tarafa taahhüt etmesi durumunda, A’dan önceden yazılı onay alması gerekmektedir.
(2) Birinci fıkraya dayanarak B’nin bu işi üçüncü bir tarafa yeniden taahhüt etmesi durumunda, B’nin, bu sözleşmeye dayanarak kendisinin üstlendiği yükümlülüklerle eşit veya daha fazla yükümlülükleri ilgili üçüncü tarafa yüklemesi gerekmektedir.

Hibe başvuruları, başvuru sürelerinin birkaç ayda bir belirlenmesi nedeniyle, başvuru işlemlerini yürüten danışmanlar için belirli bir dönemde işlerin aşırı derecede yoğunlaşma eğilimi vardır.

Bu nedenle, dış yardım kuruluşlarına hibe başvuru formunun hazırlanmasını yeniden taahhüt etme durumu olabilir.

Bununla birlikte, talep eden tarafın yeniden taahhüt edilip edilmediğini anlayabileceği bir durumda olması gerekmektedir. Bu nedenle, yukarıdaki madde örneğinde, yazılı onayı bir koşul olarak belirlemekteyiz.

Baştan itibaren yeniden taahhüt edileceği biliniyorsa, madde örneğinin birinci fıkrasında “B, bu işi ○○’ye yeniden taahhüt edebilir ve A bunu kabul eder” şeklinde bir ifade düşünülebilir.

Taahhüt eden taraf olarak, yeniden taahhüt edilen yer hakkında mümkün olduğunca işletme adı gibi bilgilerin açıklanmasını talep etmek iyi olacaktır.

Ayrıca, hibe başvurusu ile ilgili belgeler, şirket için işletme sırlarını içerir. Bu nedenle, dış hizmet sağlayıcılara yeniden taahhüt edilmesi durumunda bile, en azından gizlilik yükümlülüğünün yeniden taahhüt edilen tarafa da yüklenip yüklenmediğini kontrol etmek gerekmektedir.

Bu amacı içeren madde, yukarıdaki madde örneğinin ikinci fıkrasıdır.

Sözleşmenin Feshine İlişkin Madde

Madde ○ (Sözleşmenin Feshi)
1. Taraflardan herhangi biri, diğer tarafın aşağıdaki maddelerden herhangi birine uyması durumunda, bu sözleşmeyi yazılı bir bildirimle feshedebilir.
(1) Sözleşmenin herhangi bir maddesine aykırı hareket ettiğinde
(2) Kredi durumunun kötüleştiği zaman
(3) Sözleşmenin amacını gerçekleştiremeyecek başka bir neden olduğunda
2. Eğer A tarafı, hibe kabul edildikten sonra hibenin alınmasını reddeder veya A tarafının projeyi uygulamaması nedeniyle hibe alınamazsa, bu sözleşme feshedilemez.

Madde örneğinin ilk fıkrası, genel bir sözleşme feshi hükmüdür. Hibe başvurusu işlerinin taahhütünde özellikle sorun olabilecek olan, madde örneğinin ikinci fıkrasıdır. Hibe başvurusu işlemlerinin başarı ücreti, genellikle hibenin kabul edildiği anda ortaya çıkar.

Ancak, gerçekten de müşteri olan şirketin hibeyi alabilmesi, kabul edilen projenin uygulanmasının ardından mümkün olur. Madde örneğinin ikinci fıkrasına göre, hibe kabul edildikten sonra müşterinin durumu nedeniyle hibe alınamazsa bile, başarı ücreti ortaya çıkar.

Müşterinin hibeyi almak için prosedürleri takip etmemesi durumunda, danışmanın sorumluluğu olmadığından, bu tür bir hükmün eklenmesi kaçınılmaz olabilir.

Genel Maddeler

Yukarıda belirtilen madde örneklerinin yanı sıra, sözleşmelerde genellikle belirlenen genel maddeler bulunmaktadır.

Genel maddeler arasında, örneğin zarar tazminatı sorumluluğu ile ilgili maddeler, karşı taraf ile sorun yaşandığında yetkili mahkeme ile ilgili maddeler, gizlilik yükümlülüğü ile ilgili maddeler bulunmaktadır.

Bu maddeler arasında, hibe başvurusunda bulunurken şirketin iş planı veya mali bilgiler gibi gizlilik düzeyi yüksek bilgileri danışmana sağladığınız için, gizlilik yükümlülüğü ile ilgili madde çok önemlidir. Çünkü, bilgilerin rakip şirketlere sızması durumunda şirketin zarar görmesi riski bulunmaktadır.

Gizlilik yükümlülüğü ile ilgili olarak, danışmanlık sözleşmesinde belirlenebileceği gibi, önemine binaen NDA olarak adlandırılan gizlilik sözleşmesi de ayrıca oluşturulabilir.

Gizlilik Sözleşmesi (NDA) hakkında ayrıntılı bilgi aşağıdaki makalede bulunabilir.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Özet

Harici bir danışmanı etkin bir şekilde kullanarak hibe alırsanız, bu durum şirket için çok büyük bir avantaj olacaktır.

Hibe başvurusu ile ilgili işleri dışarıya devretme durumunda, mutlaka bir sözleşme yapmalısınız.

İşin içeriği ve ücret konusunda özellikle sorunlar kolayca ortaya çıkabilir, bu yüzden sözleşmeyi dikkatlice kontrol etmeniz gerekmektedir. Sözleşme içeriği konusunda endişeleriniz varsa, şirket hukuku konusunda deneyimli bir avukata danışabilir ve tavsiye alabilirsiniz.

Büromuz Tarafından Alınan Önlemler

Yukarıda belirtildiği gibi, hibe temsilciliği işinin güvenli bir şekilde kullanılabilmesi için sözleşme oluşturulması gerekmektedir.

Monolith Hukuk Bürosu, IT ve özellikle internet ve hukuk alanlarında yüksek uzmanlığa sahip bir hukuk bürosudur. Büromuzda, Tokyo Borsası Prime listesindeki şirketlerden girişimlere kadar çeşitli durumlar için sözleşme oluşturma ve inceleme hizmetleri sunmaktayız.

Eğer sözleşme ile ilgili bir sorunuz varsa, lütfen aşağıdaki makaleye bakınız.

https://monolith.law/contractcreation[ja]