Ключові моменти при створенні базового договору про посередництво у працевлаштуванні

При наймі працівників компанія може використовувати не тільки власні оголошення про вакансії, але й послуги агентства по пошуку персоналу, яке надасть кандидатів. Звернувшись до агентства по пошуку персоналу, ви можете бути впевнені, що вони детально вивчать потреби вашої компанії, що дозволить знайти найбільш підходящих кандидатів.

Завдяки цим перевагам, багато компаній, безумовно, розглядали можливість використання послуг агентств по пошуку персоналу.

Однак, при використанні послуг агентства по пошуку персоналу, важливо звернути увагу на деякі специфічні пункти в “Основному договорі про пошук персоналу”, який ви укладаєте з агентством.

У цій статті ми розглянемо ключові моменти, на які слід звернути увагу при складанні Основного договору про пошук персоналу.

Що таке бізнес з працевлаштування

Загалом, коли компанія, яка потребує персоналу, розміщує вакансії самостійно, вона може стикнутися з такими недоліками:

1. Отримання заявок від кандидатів, які не відповідають бажаним критеріям
2. Важкість управління, якщо надходить велика кількість заявок
3. Неможливість використання, якщо компанія хоче приховати факт набору персоналу
4. Неможливість привернути увагу кандидатів, які не активно шукають роботу

Бізнес з працевлаштування (сервіс працевлаштування) – це сервіс, який допомагає подолати ці недоліки, пропонуючи кандидатів компаніям, які шукають персонал.

Зазвичай, агентства з працевлаштування спочатку проводять детальне опитування щодо потреб компанії в персоналі, а потім пропонують відповідних кандидатів, які розглядають можливість зміни місця роботи.

Варто зазначити, що в агентствах з працевлаштуванням є три основні типи послуг, залежно від методу працевлаштування:

① Реєстраційний тип

Реєстраційний тип, також відомий як загальний тип, є найпоширенішим серед агентств з працевлаштування.

Цей метод полягає в тому, щоб пропонувати компаніям кандидатів з числа тих, хто зареєстрований в агентстві. Це має перевагу в тому, що компанія не платить початкові витрати, але може бути нездатною відповідати на потреби в спеціалізованих знаннях або унікальних навичках.

② Тип пошуку

Тип пошуку, також відомий як тип “headhunting”, використовує не тільки базу даних зареєстрованих кандидатів агентства, але й різні засоби, такі як соціальні мережі та особисті зв’язки, для пошуку кандидатів, які відповідають вимогам компанії.

Цей метод дозволяє знайти кандидатів, які відповідають високим або спеціфічним вимогам, але він часто вимагає вищу винагороду за успіх, ніж реєстраційний тип, і може включати початкові витрати, такі як авансовий платіж.

③ Тип підтримки зайнятості

Тип підтримки зайнятості, також відомий як тип “outplacement”, включає в себе пропозицію працівників компанії, яка хоче скоротити персонал через зменшення бізнесу або реструктуризацію, іншим компаніям.

Цей тип вимагає, щоб компанія, яка хоче скоротити персонал, оплатила витрати, тому компанія, яка приймає працівників, може найняти їх за низькою вартістю, але кількість та типи працівників обмежені.

Таким чином, кожен тип працевлаштування має свої переваги та недоліки, але загалом можна сказати, що використання сервісів працевлаштування має такі переваги:

Ви отримуєте пропозиції тільки від кандидатів, які відповідають вимогам вашої компанії

Коли ви використовуєте сервіс працевлаштування, агентство детально вивчає ваші потреби.

Наприклад, ви можете шукати кандидатів, які змінювали роботу не багато разів, мають спеціальні кваліфікації, або мають досвід роботи в певній області.

Ці детальні вимоги можуть бути важкими для включення в оголошення про вакансію, яке буде доступне для широкої аудиторії, але якщо ви звернетеся до агентства з працевлаштування, ви зможете отримати підтримку щодо цих деталей.

Крім того, вимоги вашої компанії зазвичай розкриваються тільки для кандидатів, тому ви не повинні хвилюватися про те, що умови вашого оголошення про вакансію будуть видимі для сторонніх осіб.

Ви не отримуєте велику кількість заявок

Коли ви використовуєте сервіс працевлаштування, ви отримуєте пропозиції тільки від кандидатів, які відповідають вимогам вашої компанії, тому ви можете уникнути проблеми з великою кількістю заявок, яка часто виникає, коли ви розміщуєте оголошення про вакансію, і яка може перевантажити відділ кадрів.

Крім того, коли ви відхиляєте заявку від кандидата, представник агентства з працевлаштування може зробити це за вас таким чином, щоб не ображати кандидата, що зменшує навантаження на вашу компанію.

Ви можете приховати факт набору персоналу

Якщо метою використання сервісу працевлаштування є набір персоналу для нового проекту, ваша компанія може не хотіти розкривати факт набору персоналу.

Чим більше проект впливає на долю вашої компанії, тим більше розкриття факту, що ви активно набираєте персонал, може пошкодити інтереси вашої компанії, якщо це стане відомо конкурентам.

Ви можете привернути увагу людей, які не активно шукають роботу

Однією з ключових відмінностей між розміщенням вакансій вашою компанією та використанням сервісу працевлаштування є те, що ви можете звернутися до кожного кандидата через представника агентства з працевлаштування.

Серед людей, які зареєстровані в агентстві з працевлаштування, багато тих, хто задоволений своєю поточною роботою і не хоче негайно змінити роботу, але зареєструвався для збору інформації.

Ці кандидати часто високо цінуються на своїх поточних робочих місцях і рідко відгукуються на оголошення про вакансії.

Використовуючи сервіс працевлаштування, ви можете звернутися до цих висококваліфікованих кандидатів на індивідуальній основі.

Таким чином, можливість знайти кандидатів, які не активно шукають роботу, є великою перевагою використання сервісів працевлаштування.

Різниця між працевлаштуванням та тимчасовим працевлаштуванням

Коли компанія шукає людей, які будуть працювати для неї, одним з варіантів може бути використання послуг тимчасового працевлаштування.

У випадку працевлаштування, агентство з працевлаштування виступає лише як посередник, а реальний контракт про найм укладається між компанією та кандидатом.

Натомість у випадку тимчасового працевлаштування, контракт про найм укладається між агентством тимчасового працевлаштування та працівником.

Отже, можна сказати, що тимчасове працевлаштування та працевлаштування є значно різними механізмами з юридичної точки зору. Детальніше про ключові моменти при створенні базового контракту про тимчасове працевлаштування описано в статті нижче.

Ключові моменти базового договору про посередництво у працевлаштуванні

При використанні послуг з посередництва у працевлаштуванні, часто укладається базовий договір про посередництво у працевлаштуванні. В цьому договорі є декілька пунктів, на які варто звернути особливу увагу, оскільки вони є специфічними для посередництва у працевлаштуванні.

Тому нижче ми представляємо ключові моменти базового договору про посередництво у працевлаштуванні разом з конкретними прикладами пунктів.

Варто зазначити, що для проведення діяльності з посередництва у працевлаштуванні, як правило, потрібно мати дозвіл на проведення платного посередництва у працевлаштуванні.

Тому важливо перевірити, чи має агентство по роботі відповідний дозвіл перед тим, як звернутися до них.

Детальніше про дозвіл на проведення платного посередництва у працевлаштуванні ви можете прочитати в статті нижче.

Пункт 1. Зміст дорученого бізнесу

Стаття 0 (Зміст дорученого бізнесу)
А (японське “甲”) доручає Б (японське “乙”) виконання роботи, яка полягає в тому, щоб Б представив А кандидатів, які відповідають критеріям вибору, встановленим А (далі “ця робота”), і Б приймає це доручення.

※ “А” вказує на компанію, яка шукає персонал, а “Б” вказує на агентство з пошуку персоналу (далі те саме).

Основний контракт на пошук персоналу – це контракт на доручення, за яким компанія, яка шукає персонал, доручає агентству з пошуку персоналу виконання “роботи з пошуку персоналу”.

Отже, необхідно обов’язково визначити зміст дорученої роботи в контракті. Однак, оскільки основний контракт на пошук персоналу є лише “основним контрактом”, зміст роботи, який визначається, зазвичай є абстрактним, як у прикладі статті.

Тому, щодо конкретного змісту, такого як тип персоналу, який ви шукаєте, компанія вказує агентству з пошуку персоналу кожного разу, коли вона робить запит.

У прикладі статті “А вказує окремо” відноситься до цього конкретного вказівки.

Пункт 2. Винагорода за посередництво у працевлаштуванні

Компанії, що здійснюють набір персоналу та користуються послугами агентства з працевлаштування, також повинні визначити винагороду за послуги з працевлаштування в основному договорі про працевлаштування.

Стаття 〇 (Винагорода)
1. Якщо Б укладає трудовий договір з працівником, якого він представив, і цей працівник починає працювати в А, то А повинен заплатити Б винагороду за цю роботу.
2. Винагорода, зазначена в попередньому пункті, становить 〇% (без ПДВ) від теоретичного річного доходу працівника, якого представив Б.
3. Теоретичний річний дохід, зазначений в попередньому пункті, відповідає сумі 12 місячних зарплат (основна зарплата, премії, різні доплати, включаючи фіксовану оплату за понаднормову роботу), які працівник, представлений Б, очікує отримати протягом року прийняття на роботу.

У статтях про винагороду за надання послуг важливі наступні два пункти:

• Умови для отримання винагороди
• Метод розрахунку винагороди

Зазвичай винагорода за працевлаштування становить “30-35% від теоретичного річного доходу, про який домовилися компанія, що здійснює набір, та кандидат, якого прийнято на роботу”. У випадку спеціалізованих професій або виконавчих посад, вона може бути встановлена на рівні “40% від теоретичного річного доходу”.

Детальніше про метод розрахунку винагороди ми розповімо нижче.

Умови для отримання винагороди

Агентства з працевлаштування, як правило, працюють за системою винагороди за результат, тому початкові витрати зазвичай не стягуються.

Умови для отримання винагороди визначені в пункті 1 прикладу статті. Згідно з цим прикладом, не тільки укладання трудового договору з кандидатом, але й фактичний початок роботи є умовою для отримання винагороди.

Це пов’язано з тим, що між укладанням трудового договору та початком роботи може статися так, що кандидат спочатку виявить намір працювати, але потім відмовиться від переходу на нову роботу через сильне утримання на поточному місці роботи.

Якщо ви повинні заплатити винагороду в момент укладання трудового договору з кандидатом, ви можете опинитися в дуже нестабільній ситуації, коли платіж стає марним через події після цього, про які ви не знали. Тому цей пункт дуже важливий.

Метод розрахунку винагороди

Метод розрахунку винагороди визначено в пунктах 2 та 3 прикладу статті.

У договорах про працевлаштування часто використовується концепція “теоретичного річного доходу” для розрахунку винагороди. Теоретичний річний дохід – це очікуваний річний дохід кандидата, якого приймають на роботу, якщо він працює в компанії від початку до кінця року.

Теоретичний річний дохід зазвичай включає основну зарплату, різні доплати та премії.

Щодо оплати за понаднормову роботу, існують різні підходи, такі як “включення середньої оплати за понаднормову роботу” або “включення тільки у випадку фіксованої оплати за понаднормову роботу”, тому вам потрібно добре перевірити це заздалегідь.

Зверніть увагу, що річний дохід встановлюється для першого року роботи, а якщо змінна зарплата, така як нічна або понаднормова робота, велика, використовується середній річний дохід цієї компанії.

Наприклад, теоретичний річний дохід у випадку місячної зарплати в 300 тисяч ієн та премії за 2 місяці становить 【місячна зарплата 300 тисяч ієн x 14 місяців = річний дохід 4,2 мільйони ієн】, але фактичний річний дохід залежить від дати прийняття на роботу, оскільки у компанії є вимоги до періоду оцінки премії та дати вступу на роботу.

Однак, теоретичний річний дохід не є концепцією, визначеною законом, тому якщо ви використовуєте теоретичний річний дохід як основу для розрахунку винагороди, обов’язково визначте конкретний метод розрахунку теоретичного річного доходу, як зазначено в пункті 3 прикладу статті.

Крім того, деякі агентства з працевлаштування можуть встановити комісію за додаткові послуги, що не входять до послуг з працевлаштування.

В будь-якому випадку, винагорода за працевлаштування часто буває високою, тому важливо ретельно розглянути, чи може ваша компанія впоратися з винагородою та комісійними витратами, враховуючи її фінансовий стан.

Пункт 3. Повернення винагороди через звільнення протягом певного періоду

Стаття 〇 (Повернення винагороди)
Якщо кандидат, якого Б привів до компанії А, звільняється протягом визначеного періоду, незалежно від відповідальності А, Б повертає частину вже отриманої винагороди А, як визначено нижче.
1. Якщо він звільняється протягом місяця після приєднання до компанії, Б повертає 70% отриманої винагороди.
2. Якщо він звільняється після місяця, але протягом трьох місяців, Б повертає 30% отриманої винагороди.

У базовому контракті на рекрутацію часто встановлюється положення про повернення частини винагороди, якщо працівник, прийнятий на роботу через рекрутацію, звільняється протягом певного періоду після приєднання до компанії.

Винагорода за рекрутацію часто є високою, тому якщо працівник, за якого було сплачено винагороду, звільняється до того, як він може проявити свої здібності в компанії, це стає великим економічним збитком для компанії, яка його найняла.

Тому, положення про повернення винагороди при звільненні протягом певного періоду є обов’язковим для включення в контракт для компаній, які наймають працівників.

Період, що підлягає поверненню, і відсоток винагороди, який повертається, можуть варіюватися в залежності від рекрутаційної компанії, тому важливо уважно перевірити це.

Пункт 4. Заборона прямих угод

Стаття 〇 (Заборона прямих угод)
1. Сторона А не повинна здійснювати прямі контакти з кандидатами, яких представила сторона Б, без попереднього дозволу від сторони Б. Однак, це не стосується випадків, коли минув рік з моменту, коли сторона Б представила цього кандидата стороні А.
2. Якщо сторона А порушує положення попереднього пункту, сторона Б має право вимагати відшкодування, яке має складатися з винагороди, яку сторона Б повинна була отримати в разі прийняття на роботу цього кандидата стороною А, а також штрафу в розмірі 10% від цієї винагороди.

Бізнес з працевлаштування полягає в тому, щоб знайти відповідність між компаніями, які шукають персонал, та шукачами роботи.

Тому, з точки зору агентства з працевлаштування, прямі угоди між компанією та кандидатом, якого вони представили, можуть позбавити агентство винагороди, що є великою проблемою, яка може підірвати основи їхнього бізнесу.

Щоб уникнути такої ситуації, зазвичай в договорах про працевлаштування встановлюється, що компанія та шукач роботи не можуть здійснювати прямі контакти до укладення трудового договору. Можливо, ви також зустрінете положення, які вимагають “попереднього дозволу”, як у наведеному вище прикладі.

Щоб забезпечити ефективність заборони прямих угод, часто встановлюються штрафні санкції, як вказано в пункті 2 прикладу вище.

Якщо штрафні санкції обмежуються лише обов’язком сплатити винагороду, яку повинно було отримати агентство з працевлаштування, компанії, які шукають персонал, можуть подумати: “Якщо виявиться пряма угода, я просто сплачу винагороду”, і це не буде мати достатнього ефекту стримування.

Тому, як штраф за прямі угоди, зазвичай встановлюється, що до винагороди агентства з працевлаштування додається штраф, як вказано в прикладі вище.

Підсумок: Звертайтеся до адвоката для юридичної перевірки договору про надання послуг з працевлаштування

Ефективне використання послуг з працевлаштування дозволяє швидко і ефективно наймати кваліфікованих співробітників.

Оскільки набір талановитих співробітників важливий для росту компанії, очікується, що бізнес з працевлаштування буде розвиватися все більше і більше.

Як для тих, хто надає послуги з працевлаштування, так і для тих, хто користується цими послугами, важливо провести юридичну перевірку договору заздалегідь, щоб уникнути проблем.

Рекомендуємо звертатися до адвоката, який спеціалізується на корпоративному праві, для консультації щодо змісту договору та методів переговорів.

Інформація про створення та перегляд договорів нашим бюро

Юридичне бюро “Monolith” як юридична фірма, що спеціалізується на IT, Інтернеті та бізнесі, надає послуги зі створення та перегляду різноманітних договорів, не обмежуючись основними договорами про надання персоналу, для наших корпоративних клієнтів та клієнтів-консультантів.

Деталі наведено нижче.

https://monolith.law/contractcreation[ja]