Основні аспекти отримання робочої візи для іноземних працівників в Японії в залежності від форми найму

У сучасному бізнес-середовищі, що глобалізується, для японських компаній (Japan) є невід’ємним забезпечення висококваліфікованих фахівців без врахування їхнього громадянства, аби підтримувати та підвищувати міжнародну конкурентоспроможність. Особливо активним є наймання з-за кордону керівників та фахівців з високим рівнем спеціалізації. Проте, при працевлаштуванні іноземців в Японії необхідно дотримуватися складних процедур, встановлених Японським законом про імміграційний контроль та статус біженців (далі – “Японський імміграційний закон”) та відповідними нормативними актами Міністерства юстиції. Хоча слово “віза” часто використовується в загальному сенсі, з юридичної точки зору, “віза” для в’їзду в Японію, яку видають закордонні дипломатичні установи, та “статус проживання”, що регулює види діяльності в Японії, є різними поняттями. Багато викликів, з якими стикаються компанії, пов’язані саме з отриманням та управлінням статусом проживання. Система статусу проживання в Японії строго регулюється на основі дозволених видів діяльності, і компанії несуть юридичну відповідальність за забезпечення відповідного статусу проживання для іноземців, яких вони наймають. У цій статті ми зосередимося на трьох типових формах найму, з якими зазвичай стикаються керівники та юристи компаній при працевлаштуванні іноземних фахівців: “призначення іноземців на посади керівників”, “прийняття переведених працівників з зарубіжних філій” та “найм іноземців як відряджених працівників”. Ми детально розглянемо вимоги до статусу проживання, процедури подання заявок та юридичні аспекти, на які компанії повинні звертати особливу увагу, на основі конкретних законодавчих актів.

Призначення іноземців на посади керівників: Віза «Управління та адміністрування» в Японії

Коли іноземця призначають на посаду представника або директора японської корпорації, або як керівника підрозділу компанії, зазвичай необхідно отримати візу «Управління та адміністрування». Згідно з таблицею №2 до Першого додатку Імміграційного закону Японії, цей тип візи визначається як діяльність, пов’язана з «веденням торгівлі або іншого бізнесу в країні, або зайнятість у керуванні таким бізнесом». Під час оцінки заявки на отримання цього типу візи велике значення мають не тільки особисті досягнення заявника, але й реальність, стабільність та перспективи бізнесу, яким він або вона буде керувати.

Критерії надання дозволу на в’їзд: Вимоги до основи бізнесу

Для отримання статусу проживання “Управління та керівництво” в Японії необхідно відповідати кільком вимогам, встановленим у Міністерському наказі, який визначає стандарти за пунктом 2 частини 1 статті 7 Закону Японії про імміграційний контроль та визнання статусу біженця (далі – “Стандартний міністерський наказ”). Особливо для нових бізнесів вимагається доведення цих вимог за допомогою об’єктивних документів.

Перш за все, необхідно мати бізнес-приміщення всередині Японії. Це приміщення не повинно бути просто контактною адресою, а фізичною базою, де бізнес-діяльність ведеться на постійній основі. Тому віртуальні офіси або простори, що орендуються на короткостроковій основі, зазвичай не приймаються. Використання житлової нерухомості як бізнес-приміщення можливе, але в такому випадку необхідно дотримуватися строгих умов, таких як дозвіл на використання приміщення для бізнесу в орендному договорі та чітке розділення житлової та бізнес-зон.

По-друге, заявник повинен об’єктивно продемонструвати наявність у нього здібностей та кваліфікації для управління бізнесом. Конкретно, вимагається понад 3 роки досвіду в управлінні та керівництві або ступінь магістра та вище, пов’язаний з управлінням або сферою бізнесу, яким займається заявник.

По-третє, з точки зору запобігання зловживанням системи та забезпечення стабільності бізнесу, необхідно наймати принаймні одного постійного співробітника.

По-четверте, бізнес повинен відповідати певним критеріям розміру. Для акціонерних товариств вимагається, щоб сума статутного капіталу була не менше 30 мільйонів єн, а для товариств з обмеженою та повною відповідальністю – загальна сума внесків.

По-п’яте, для ефективного ведення бізнесу в Японії та належного спілкування з клієнтами та співробітниками, від заявника або постійного співробітника вимагається достатній рівень володіння японською мовою.

По-шосте, важливим є визнання стабільності та перспективності бізнесу. Найважливішим документом для оцінки цього аспекту є бізнес-план. При подачі заявки на статус проживання необхідно звернутися до сертифікованого бухгалтера або податкового консультанта для перевірки бізнес-плану, а бізнес, який вважається малоактивним через аутсорсинг та інші фактори, не приймається. Це відображає політичне рішення, що статус проживання “Управління та керівництво” повинен надаватися лише тим, хто може зробити внесок у японську економіку через стійке та перспективне керівництво бізнесом.

Процедура подання заявки та необхідні документи

При запрошенні іноземця для зайняття посади керівника з-за кордону, зазвичай японська компанія-господар приймає на себе роль представника та подає заявку на отримання Сертифіката кваліфікації для проживання (Certificate of Eligibility, COE) від імені цього іноземця.

Орган, який займається процедурою, – це регіональне управління імміграції та реєстрації іноземців, що відповідає за місцезнаходження бізнесу. Стандартний період розгляду заявки та видачі сертифіката становить від одного до трьох місяців, але для нових проектів або складних справ цей термін може бути довшим.

Необхідні документи варіюються залежно від категорії, встановленої Імміграційним бюро, та базуються на розмірі та надійності приймаючої компанії. Великі компанії, що відповідають категорії 1 (наприклад, компанії, що котируються на японських фондових біржах) або категорії 2 (організації, де сума податку на доходи від заробітної плати за попередній рік перевищує 10 мільйонів єн), мають значно спрощений набір документів завдяки їх соціальному кредиту. З іншого боку, для новостворених компаній та малих та середніх підприємств, які зазвичай входять до категорій 3 та 4, вимагаються детальні документи для підтвердження законності та стабільності бізнесу.

Документи, які є обов’язковими для всіх категорій, включають:

• Форму заявки на видачу Сертифіката кваліфікації для проживання – 1 копія
• Фотографія – 1 шт.
• Конверт для відповіді – 1 шт.

Ці форми можна завантажити з вебсайту Імміграційного бюро у розділі “Кваліфікація для проживання ‘Управління та керування'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Для компаній, що відносяться до категорій 3 та 4 та подають заявку для іноземців, які займаються управлінням бізнесом, загальний перелік необхідних документів включає:

• Копію бізнес-плану
• Свідоцтво про реєстрацію компанії
• Копію статуту компанії
• Копію фінансової звітності за останній рік (для існуючих бізнесів)
• Документи, що підтверджують внесок капіталу в розмірі не менше 5 мільйонів єн (наприклад, копія банківської книжки)
• Копію витягу з реєстру нерухомості офісу або копію договору оренди
• Фотографії зовнішнього та внутрішнього вигляду офісу
• Копію повідомлення про відкриття офісу для виплати заробітної плати
• Копію статуту, що визначає винагороду керівників, або копію протоколу загальних зборів акціонерів, де було прийнято рішення про винагороду керівників

Ця система категорій відображає ризик-орієнтований підхід Імміграційного бюро до оцінки надійності компаній. Компанії категорій 1 та 2 вже мають зовнішню оцінку від ринку та податкових органів, тому їх стабільність вважається забезпеченою. Натомість, для нових бізнесів категорій 3 та 4, які не мають такої зовнішньої оцінки, на заявника покладається відповідальність за доведення життєздатності та перспективності бізнесу через бізнес-плани та фінансові документи.

Переведення працівників з-за кордону від материнських та дочірніх компаній: статус проживання «Корпоративне переведення» в Японії

Коли глобальні компанії переводять своїх співробітників з закордонних філій до японських офісів, застосовується статус проживання «Корпоративне переведення». Японське імміграційне законодавство визначає цей статус проживання як діяльність «співробітників організацій, які мають головний офіс, філії чи інші бізнес-установи за кордоном, що переводяться на певний термін до відповідних установ у країні», і обмежує види діяльності, які відповідають статусу проживання «Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи».

Необхідні вимоги для отримання

Для отримання статусу проживання “Корпоративне переведення” в Японії необхідно відповідати кільком строгим вимогам.

По-перше, переведення обмежене певними рамками. Це стосується не лише переміщення між головним офісом та філіями однієї компанії, але також між материнською компанією та її дочірніми підприємствами, або між дочірніми компаніями.

По-друге, безпосередньо перед поданням заявки, необхідно мати не менше одного року безперервної роботи в головному офісі, філії або пов’язаній компанії за кордоном. Ця вимога забезпечує, що заявник є регулярним працівником корпоративної групи та запобігає зловживанню системою.

По-третє, робота, яку виконуватимуть в Японії, повинна вимагати технічних знань у галузі природничих наук, інженерії тощо, або знань у галузі гуманітарних наук, таких як право, економіка, або робота, що вимагає мислення або чуттєвості, заснованих на іноземній культурі. Проста фізична праця, як-от робота на виробничій лінії, не допускається.

По-четверте, сума винагороди, яку отримують в Японії, повинна бути не меншою, ніж винагорода, яку отримує японець за виконання тієї ж роботи. Це важливе положення, яке запобігає використанню системи корпоративного переведення як засобу забезпечення дешевої робочої сили.

Процедура подання заяви та необхідні документи

Загальноприйнятою практикою в Японії є початок процедури подання заяви з отримання Сертифіката підтвердження статусу резидента (COE). Японська приймаюча організація подає заяву від імені іноземного працівника до місцевого бюро імміграційного контролю та управління перебуванням, що відповідає за регіон, де знаходиться організація. Стандартний період розгляду становить від 1 до 3 місяців.

Необхідні документи варіюються залежно від категорії приймаючої компанії (від 1 до 4), подібно до категорії “Управління та керівництво”.

Документи, які є спільними для всіх категорій, включають:

• Форму заяви на отримання Сертифіката підтвердження статусу резидента – 1 копія
• Фотографія – 1 шт.
• Конверт для відповіді – 1 шт.

Форму заяви можна завантажити з вебсайту Імміграційного бюро Японії, розділ “Статус резидента для внутрішньокорпоративних переведень” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Коли компанії категорій 3 та 4 подають заяву, до вищезазначених документів додаються наступні основні документи:

• Копія наказу про переведення або повідомлення про умови праці, що вказують на зміст діяльності в Японії, термін, статус та заробітну плату
• Документи, що підтверджують капітальні зв’язки між компанією, з якої відбувається переведення, та компанією, до якої відбувається переведення
• Резюме заявника
• Документ, виданий останнім місцем роботи за кордоном, що підтверджує зміст роботи, статус, заробітну плату та період роботи
• Документи, що розкривають суть діяльності компанії, до якої відбувається переведення (наприклад, брошура компанії, свідоцтво про реєстрацію компанії тощо)
• Копія фінансового звіту компанії за останній рік

Порівняння «внутрішньокорпоративного переведення» та «технічних, гуманітарних знань та міжнародної діяльності» в Японії

«Внутрішньокорпоративне переведення» та загальна кваліфікація для фахівців «технічні, гуманітарні знання та міжнародна діяльність» мають перетин у сферах діяльності, але існують вирішальні відмінності у вимогах до них. Особливо важливою є вимога до освіти. Для отримання статусу «технічні, гуманітарні знання та міжнародна діяльність» зазвичай потрібна вища освіта або понад 10 років досвіду роботи. Однак для «внутрішньокорпоративного переведення» не вимагаються такі освітні кваліфікації чи довготривалий досвід роботи. Замість цього вимагається понад річний досвід роботи у компанії, з якої відбувається переведення.

Такий дизайн системи може стати стратегічним інструментом для глобальних компаній, що дозволяє гнучко розміщувати ключових працівників, які накопичили унікальні технічні знання та ноу-хау через багаторічну роботу, незважаючи на відсутність вищої освіти. Іншими словами, японський уряд, встановлюючи вимогу понад річного неперервного стажу роботи, перевіряє, чи є заявник незамінним працівником для корпоративної групи, і в якості компенсації звільняє від вимоги вищої освіти. Таким чином, компаніям необхідно стратегічно вибирати, який тип візи найкраще підходить для працівників, залежно від їх освіти та професійного досвіду.

Особливості прийняття іноземців на роботу за договором про надання персоналу в Японії

Використання послуг з надання персоналу для прийому іноземних працівників може надати компаніям гнучкість у розстановці кадрів, але також несе в собі унікальні юридичні ризики. У такій моделі взаємодії встановлюються тристоронні відносини між іноземним працівником, компанією-надавачем персоналу (агентством з надання персоналу) та компанією-отримувачем (компанією, яка фактично керує та видає накази). З юридичної точки зору, роботодавцем іноземного працівника є компанія-надавач персоналу, яка несе відповідальність за подання та управління статусом перебування, а також за виплату заробітної плати. Однак, компанія-отримувач також не може уникнути відповідальності за законодавством про імміграцію в Японії.

Обов’язки компанії-отримувача щодо перевірки та ризики злочину за сприяння нелегальній зайнятості

Для компанії-отримувача найважливішим юридичним обов’язком є перевірка того, чи має іноземний працівник, якого вона приймає, дійсний статус перебування, який дозволяє йому займатися роботою, яку компанія має намір йому доручити. Навіть якщо компанія-надавач персоналу стверджує, що “всі процедури в порядку”, сліпо покладатися на такі запевнення є надзвичайно ризикованим.

Стаття 73-2 Закону про імміграцію Японії визначає “злочин за сприяння нелегальній зайнятості”. Цей злочин стосується не тільки тих, хто наймає нелегальних працівників, але й тих, хто “ставить їх під свій контроль” для здійснення нелегальної трудової діяльності. У контексті договору про надання персоналу, іноземний працівник працює під керівництвом компанії-отримувача, тому остання може бути визнана такою, що “ставить під свій контроль”, і стати суб’єктом злочину за сприяння нелегальній зайнятості. Якщо працівник-надавач не має дійсного статусу перебування або займається роботою, що виходить за рамки дозволених діяльностей, компанія-отримувач не може виправдатися незнанням і може стати об’єктом кримінального переслідування.

Для уникнення цього ризику компанія-отримувач повинна вжити наступні заходи:

По-перше, перед укладенням договору про надання персоналу та перед початком роботи іноземним працівником, необхідно завжди перевіряти оригінал його картки перебування та зберігати її копію. На картці перебування необхідно перевірити три пункти: “тип статусу перебування”, “дату закінчення терміну перебування” та “наявність обмежень на працевлаштування”.

По-друге, строго перевіряти, чи відповідає робота, яку планується доручити іноземному працівникові, діапазону діяльностей, дозволених його статусом перебування. Наприклад, якщо IT-інженер зі статусом перебування “Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи” приймається на роботу за договором про надання персоналу, йому не можна доручати просту роботу на виробничій лінії або обслуговування клієнтів у магазині. Така невідповідність між змістом роботи та статусом перебування може бути розцінена як нелегальна зайнятість. Компанія-отримувач повинна чітко вказати передбачуваний зміст роботи у договорі про надання персоналу, укладеному з компанією-надавачем, і взаємно підтвердити, що ця робота відповідає дозволеному діапазону діяльностей за статусом перебування.

Крім того, згідно з японським Законом про надання персоналу, компанія-отримувач несе певну відповідальність за управління безпекою та охороною здоров’я наданих працівників, а також інші трудові зобов’язання. Більше того, “Керівні принципи щодо поліпшення управління наймом іноземних працівників”, встановлені Міністерством охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення Японії, забороняють дискримінацію за національною ознакою і вимагають забезпечення належних умов праці, і ці принципи також поширюються на компанії-отримувачі. Таким чином, компанія-отримувач повинна усвідомлювати не тільки відповідальність за законодавством про імміграцію, але й трудові зобов’язання, і відповідно організувати систему дотримання законодавства.

Підсумки

Процес найму іноземних працівників в Японії значно відрізняється залежно від форми прийому на роботу та вимагає дотримання різних законів та процедур. Для призначення на посаду керівника необхідно отримати статус проживання “Управління та керування”, де строго оцінюються реалізованість бізнес-плану та стабільність бізнес-основи. У випадку переведення співробітників з зарубіжних філій компанії, статус проживання “Внутрішньокорпоративне переведення” є найбільш підходящим, де вимоги до освіти можуть бути зняті, але важливим є досвід роботи в компанії-відправнику. При прийомі на роботу через агентство тимчасової зайнятості, не тільки компанія-роботодавець, але й компанія-замовник несуть ризик порушення закону про нелегальну зайнятість, тому існує строгий обов’язок самостійно перевіряти відповідність статусу проживання та характеру роботи. Оскільки ці процедури вимагають спеціалізованих знань, ключем до забезпечення відповідності законодавству та успішного найму персоналу є ретельне виконання за допомогою відповідних юридичних консультацій.

Юридична фірма “Моноліт” має значний досвід у наданні юридичних послуг, пов’язаних з наймом іноземних фахівців для численних клієнтів у Японії, як описано в цій статті. У нашій фірмі працюють кілька англомовних юристів з іноземними юридичними кваліфікаціями, які можуть надати оптимальні рішення, відповідно до ситуації вашої компанії, у обох мовах, японській та англійській, щодо складних процедур, пов’язаних з японським імміграційним законодавством та супутніми правилами. Наша команда досвідчених фахівців ефективно підтримає вас у вирішенні юридичних питань, що виникають на всіх етапах, від призначення іноземних керівників до внутрішньокорпоративних переведень та прийому працівників через агентства тимчасової зайнятості.