Як визначається дійсність звільнення за покаранням у компанії через особисті електронні листи?

Не можна безпідставно звільняти працівників за дисциплінарні порушення. Основний принцип закону полягає в тому, що можна застосовувати належне покарання, якщо існує причина для дисциплінарного покарання, заснована на його зловживанні.

Отже, наскільки прийнятним є звільнення за дисциплінарні порушення через особисті електронні листи під час роботи? Висновок полягає в тому, що це не просто питання кількості електронних листів, але вирішення, засноване на загальному розгляді різних факторів. Також, наприклад

• Якщо існує регламент роботи, який забороняє особисті електронні листи, і він порушує цей регламент, звільнення є дійсним
• Якщо такого регламенту роботи не існує, звільнення є недійсним

Це також не вирішення. У минулих судових рішеннях я представлю випадки, коли було поставлено питання про дійсність звільнення за дисциплінарні порушення через особисті електронні листи працівників.

Чи не порушує спостереження за приватними електронними листами приватність?

Перш за все, при розгляді цього питання, ми повинні взяти до уваги, чи є законним спостереження роботодавцем за тим, як працівник використовує приватну електронну пошту. Надмірне спостереження може стати проблемою у контексті приватності працівника. Детальніше про це ми розповідаємо в окремій статті.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

Випадок з приблизно 1600 листуваннями протягом 5 років

Нижче представлено судовий випадок, в якому було поставлено питання про дійсність звільнення за порушення дисципліни через особисту електронну пошту.

Спочатку, викладач професійної школи, який використовував комп’ютер на робочому місці для реєстрації на так званих сайтах знайомств і продовжував велику кількість листувань, був звільнений за порушення дисципліни, і це порушення стало проблемою.

Відповідач використовував службовий комп’ютер і електронну адресу школи, які були надані йому школою-апелянтом, для реєстрації на сайті знайомств і відправки великої кількості листів жінкам, з якими він познайомився на цьому сайті (від вересня 1998 року (Хейсей 10) до вересня 2003 року (Хейсей 15), він відправив і отримав приблизно 800 листів, приблизно половина з яких була відправлена і отримана під час робочого часу). За це він був звільнений за порушення дисципліни. Він вважав, що це звільнення було недійсним через зловживання правом на звільнення, і вимагав від школи підтвердження його статусу за трудовим договором, а також виплату зарплати і премії, які не були виплачені.

У суді першої інстанції було визнано, що дії відповідача порушують не тільки обов’язок зосередження на роботі, але і дисципліну на робочому місці, а також ставлять під сумнів його придатність як працівника освіти, і впливають на репутацію школи-апелянта. Однак, оскільки він не знехтував своїми обов’язками, і не завдав значної шкоди шкільній роботі, було визнано, що звільнення за порушення дисципліни було надмірно суворим і недійсним, і було визнано право на виплату зарплати і премії, які не були виплачені.

Проти цього школа подала апеляцію, в якій суд визнав, що:

Відповідач використовував адресу електронної пошти, яку він міг визнати як належну школі-апелянту, для відправки листів з вмістом, що вимагає партнера для SM, і ці листи могли пошкодити репутацію школи-апелянту, якщо їх могли переглянути треті особи. Це не має нічого спільного з тим, чи мав відповідач реальні стосунки через ці листи. Незважаючи на те, що відповідач мав обов’язок зосереджуватися на своїх обов’язках в школі-апелянту під час робочого часу відповідно до трудового договору з апелянтом, відповідач відправляв і отримував велику кількість особистих листів під час робочого часу протягом тривалого часу. Якби він витратив цей час і зусилля на свої основні обов’язки, він міг би досягти більших результатів. Він не може стверджувати, що він не знехтував своїми обов’язками, не дивлячись на те, що він знехтував своїм обов’язком зосереджуватися на роботі до такої міри, що це не можна ігнорувати.

Рішення Вищого суду Фукуока від 14 вересня 2005 року

Таким чином, порушення обов’язку зосередження на роботі було визнано, і звільнення за порушення дисципліни було визнано відповідним.

У цій школі не було правил використання персональних комп’ютерів, і інші працівники також використовували їх для особистих цілей, але в рішенні суду було зазначено, що “не можна відрізняти ступінь зради, залежно від того, чи були встановлені правила використання персональних комп’ютерів у школі, і немає доказів, що серед працівників школи-апелянта, крім відповідача, були ті, хто повторював особисті листи на рівні, що дорівнює відповідачу”.

Те, що “немає правил використання”, не означає, що дозволено зловживати комп’ютером на робочому місці і проводити велику кількість особистого листування. Особливо в цьому випадку, вміст листів пошкодив репутацію робочого місця, і можна сказати, що сувора реакція була необхідною.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

Випадок з приблизно 1700 листуваннями протягом 6 місяців

З іншого боку, існує випадок, коли працівник, який протягом 6 місяців обмінювався 1700 приватними електронними листами під час робочого часу, подав позов до суду, вважаючи незаконним звільнення, яке здійснила компанія. Відповідач-компанія оцінила, що позивач, який працював як системний інженер зі статусом керівника в інформаційно-оброблювальній компанії, не мав достатніх здібностей як системний інженер, не мав здатності керувати проектами, не мав комерційних навичок, не мав бажання працювати, і його робочі результати були погані через очевидну недостатність здібностей. Компанія рекомендувала йому піти на пенсію, і під час цієї дискусії була піднята проблема електронних листів позивача.

Відповідач-компанія стверджувала, що, незважаючи на те, що йому було відібрано комп’ютер за захоплення чатами під час робочого часу, він продовжував відправляти приватні електронні листи за допомогою IP-месенджера NTT Docomo, відправивши приблизно 1700 листів протягом 6 місяців. Зміст цих листів включав у себе різноманітні речі, такі як запрошення на пити, поведінка, схожа на сексуальне домагання до жінок, та заклики до проведення прощальних вечірок. Відповідач-компанія стверджувала, що така діяльність не тільки порушує обов’язок позивача зосереджуватися на роботі, але також заважає роботі колег, які отримали ці листи, і що він мав серйозні порушення трудової дисципліни та значні порушення обов’язку зосереджуватися на роботі.

На це суд відповів, визнавши аргументи відповідача про кількість та зміст, і заявив, що “проведення приватних розмов під час робочого часу, як це було зроблено тут, порушує трудову дисципліну та обов’язок зосереджуватися на роботі. Більше того, обладнання, таке як комп’ютери, які позивач використовував у NTT Docomo, було дозволено використовувати тільки для робочих цілей від клієнтів, тому очевидно, що ця діяльність містить серйозні проблеми”. Він визнав порушення трудової дисципліни та обов’язку зосереджуватися на роботі, але

однак, з досвіду відомо, що обмін приватними розмовами до певної міри корисний для підтримання хорошого робочого середовища, і зазвичай допускається приватне використання інформаційного обладнання, такого як комп’ютери, в межах певних обмежень. Хоча приватне використання позивачем перевищує звичайні обмеження за частотою та змістом, з іншого боку, якщо це було б крайньо незвичайним порушенням обов’язку зосереджуватися на роботі, багато колег, які отримали ці листи, повинні були б повідомити про це керівництву відповідача, і це повинно було б бути відразу визнано проблемою, і позивачу повинні були б бути вжиті якісь заходи або покарання, але це не стало проблемою і було вказано відповідачем тільки після того, як справа дійшла до суду.

Рішення Токійського окружного суду від 22 червня 2007 року

Враховуючи те, що це не було визнано проблемою до цього часу, що не було слідів дисциплінарних покарань за подібні дії, і що в цьому випадку не виникло жодних проблем з клієнтами або іншими сторонами, було визнано право на підтвердження статусу, і було наказано виплатити зарплату, яка не була виплачена. З цих двох прикладів можна сказати, що приватні електронні листи не оцінюються тільки за їх кількістю.

У випадку з 32 листами протягом 13 місяців

Існує випадок, коли працівник компанії, який відправляв 2-3 особисті листи на місяць під час робочого часу, був звільнений за порушення трудового регламенту і подав позов до суду, звинувачуючи компанію в зловживанні правом на звільнення.

У цій компанії були такі трудові правила:

• Не використовувати комп’ютер у компанії з метою, що не пов’язана з роботою
• Не розсилати та не отримувати особисті листи в компанії
• Не підключатися до Інтернету в компанії з метою, що не пов’язана з роботою

Позивач, незважаючи на це, під час робочого часу багато разів відправляв та отримував листи, які не мали відношення до роботи, з іншими співробітниками, а також відправляв та отримував багато особистих листів з іншими знайомими. Це було визнано порушенням трудового регламенту.

Суд, визнавши, що деякі листи позивача під час робочого часу були особистими, зазначив:

“Розмови, які не мають прямого відношення до роботи, такі як балачки, критика колег або обговорення чуток, планування спільного відпочинку, є загальноприйнятими в суспільстві. Ці дії не можна вважати порушенням обов’язку зосередженості на роботі, оскільки вони можуть бути необхідними для формування та підтримки гладких відносин на роботі. Також, трудовий регламент відповідача забороняє обмін особистими листами, але це, головним чином, спрямовано на запобігання недбалості до обов’язків через обмін особистими листами під час робочого часу. Тому, питання, чи перевищує обмін особистими листами позивача допустимі межі в суспільстві і чи викликає це перешкоди для виконання обов’язків, має бути вирішено. Якщо це підтверджено, тоді можна говорити про порушення трудового регламенту.”

Вирок від 18 вересня 2007 року (2007 рік за Григоріанським календарем)

Таким чином, суд, зробивши висновок, що відповідає попереднім судовим рішенням, зазначив:

“Протягом приблизно 13 місяців, від 5 квітня 2004 року (2004 рік за Григоріанським календарем) до 21 квітня 2005 року (2005 рік за Григоріанським календарем), позивач відправив 32 особисті листи, що є доказом (пункти ① до ③), а їхня частота не перевищує 2-3 листи на місяць. Крім того, їх вміст також включає відповіді на розмови з представниками партнерів, відповіді на консультації з працевлаштування від молодших колег зі старої школи, планування спільного відпочинку з колегами та інші необхідні речі, які важко заперечити. Немає доказів, що створення цих листів займало багато часу і викликало конкретні перешкоди для роботи.”

Те саме

Таким чином, суд визнав, що “особисті листи позивача не перевищують допустимі межі в суспільстві, і їх не можна вважати порушенням трудового регламенту”, і визнав звільнення недійсним. Незалежно від того, які трудові правила були, вважати цю кількість листів проблемою все ж здається надмірним.

Випадок з 28 взаємодіями протягом 7 місяців

Був випадок, коли співробітники X1 та X2 зі здоров’я страхової спілки вимагали визнання недійсними рішень про зниження посади X1 та зниження зарплати X1 та X2, а також виплати зарплати, зменшеної внаслідок цих рішень. Вони стверджували, що причини для цих рішень не існують або що це було зловживанням дисциплінарною владою. X1 також вимагав підтвердження, що він займає посаду начальника відділу, яку він займав до цих рішень, та виплати різниці в доплатах до зарплати до та після цих рішень.

Дії, які стали причиною дисциплінарних рішень щодо X1, були наступними:

• Не повідомивши свого керівника, він не звернув увагу на те, що його підлеглий відправляв особисті електронні листи під час робочого часу.
• Він також відправляв особисті електронні листи своєму підлеглому. Дії, які стали причиною дисциплінарних рішень щодо X2, включали встановлення Yahoo Messenger на комп’ютері без дозволу та запрошення інших співробітників до участі в розмовах за допомогою цієї програми.
• Він використовував чат для особистих контактів та розмов з людьми поза офісом під час робочого часу.
• Він використовував комп’ютер для відправлення особистих електронних листів між співробітниками під час робочого часу.

Основним питанням було, чи порушують ці дії положення “Співробітники не повинні витрачати або використовувати майно для особистих потреб” та “Співробітники не повинні безпідставно залишати своє робоче місце під час робочого часу” в Правилах служби співробітників спілки, а також чи є ці рішення зловживанням дисциплінарною владою, навіть якщо вони порушують ці положення.

Щодо рішень про використання комп’ютера для особистих потреб (перше рішення), суд визнав, що особисті електронні листи, які X1 та X2 відправляли, були використані для особистих потреб за допомогою комп’ютера, який є майном спілки, тому це очевидно порушує положення (заборона використання майна для особистих потреб). Однак, суд також розглянув питання, чи є це зловживанням дисциплінарною владою. Суд вказав, що хоча X1 та X2 відправляли багато особистих електронних листів, спілка не мала правил щодо використання службових комп’ютерів, не було попереджень або зауважень щодо особистого використання комп’ютерів співробітниками, і були сумніви щодо справедливості методу дослідження записів кореспонденції. Крім того, рішення про зниження зарплати порушило положення статті 91 Закону про трудові стандарти “Зниження зарплати не повинно перевищувати половину середньої денної зарплати за один раз”, тому рішення про зниження зарплати X1 та X2 було визнано надмірно суворим за соціальними стандартами та недійсним через зловживання дисциплінарною владою. (Рішення Саппоро District Court від 26 травня 2005 року)

Щодо частоти, наприклад, випадок X1 обмежувався лише 28 разами протягом приблизно 7 місяців, але спілка стверджувала, що X1 та X2 видалили записи кореспонденції, тому можна припустити, що вони використовували комп’ютер для особистих потреб багато разів. Однак, суд зазначив, що “дисциплінарні рішення є видом покарання, тому рішення, засновані на простих припущеннях або здогадках без доказів, не повинні бути допустимими”, і відхилив це твердження.

Підсумки

На початку цієї статті ми поставили питання, скільки особистих електронних листів може бути визнано проблематичними. Однак проблема не лише в кількості особистих листів. Важливо враховувати умови, в яких вони надсилаються, середовище, частоту та характер особистої кореспонденції. Якщо особисті листи стають проблемою на робочому місці або в інших місцях, рекомендується звернутися до досвідченого адвоката, перш ніж ситуація стане ще гіршою.