Які аспекти повинні бути розроблені керівниками в рамках сімейного управління? Детальний огляд методів побудови та управління.

Чи не багато серед вас, керівників, які останніми роками чули про користь “сімейного управління” і серйозно розглядають можливість його розробки та впровадження?

Сімейне управління – це загальна назва для всіх правил, які встановлюються з метою процвітання сім’ї. Особливо для керівників, сімейне управління може бути важливим, оскільки воно тісно пов’язане з майбутнім компанії. Про ефективність сімейного управління для керівників ми детально розповідаємо в цій статті.

Пов’язана стаття: Зростаюча увага до сімейного управління керівників: детальний розгляд ефективності для бізнесу[ja]

Якщо ви відчуваєте необхідність у створенні управління, наступним кроком буде розуміння, які саме правила потрібно розробити.

У цій статті ми детально розглядаємо процедуру розробки сімейного управління та зміст правил, які слід створити. Також ми звертаємо увагу на важливі аспекти під час проектування та на управління після впровадження, тому обов’язково використовуйте цю інформацію як довідник.

Огляд проектування сімейного управління

Багато хто може не знати, з чого почати та що саме потрібно створити, коли йдеться про побудову сімейного управління. Тут ми пояснимо основні кроки проектування та створення сімейного управління.

Мета та поточний стан сімейного управління

Створення сімейного управління полягає у визначенні цінностей та політики сім’ї, а також у забезпеченні їх проникнення та дотримання всіма членами сім’ї.

Сам процес створення управління не є метою, а лише засобом для захисту активів та прагнення до процвітання сім’ї у майбутньому. Спочатку необхідно якомога конкретніше визначити ідеальні цілі та завдання, яких прагне сім’я.

Далі перевіряємо існуючі неформальні правила, які вже діють у сім’ї. Такий аналіз поточного стану дозволяє виявити розрив між сьогоденням та бажаними цілями та завданнями.

Після цього, виходячи з виявлених сильних сторін сім’ї, ми приступаємо до розробки управління, щоб розвинути ці переваги та виправити недоліки.

Здійснення комунікації

Для проникнення сімейного управління важливо створити середовище, яке сприяє плавній комунікації. Якщо цінності та точки зору, які мають бути уніфіковані в сім’ї, розходяться, то навіть добре побудоване сімейне управління не зможе ефективно функціонувати.

Крім того, якщо відносини стануть розрідженими через відсутність комунікації, це саме по собі може стати ризиком для управління.

Щоб забезпечити ефективне використання побудованого управління всіма учасниками, необхідно з самого початку тісно координувати спільне розуміння.

Створення письмових правил

При створенні “правил”, які стануть основою сімейного управління, ми підготуємо наступні документи:

• Сімейна конституція
• Сімейні правила
• Майновий шлюбний договір, передшлюбний контракт
• Договір про довірче управління, довірчий договір, договір про управління майном тощо
• Заповіт, договір про дарування за смертю тощо
• Акціонерна угода

Оскільки юридична сила сімейних документів часто стає предметом спорів, процес їх створення має бути виконаний обережно. При підготовці документів слід залучати фахівців та забезпечити, щоб усі сторони договору правильно розуміли їх зміст.

Крім того, важливі документи слід оформити як нотаріально посвідчені акти. Це дозволить зміцнити їхню юридичну силу та запобігти ризикам втрати чи підробки.

Вдосконалення

Управління сімейними активами передбачає створення такої системи, яка не потребує частих вдосконалень. Зазвичай, у бізнесі правила підлягають постійному оновленню в рамках PDCA-циклу (Plan-Do-Check-Act), що дозволяє адаптуватися до змін умов.

Однак, коли мова йде про управління сімейними активами, використання PDCA-циклу для вдосконалення може бути не завжди доречним. Наприклад, угоди про розподіл майна між подружжям зазвичай укладаються до шлюбу, тому після подання заяви про реєстрацію шлюбу внести зміни до них майже неможливо.

Крім того, сімейні відносини мають емоційний характер і не обмежуються лише економічними аспектами, як це буває у бізнесі. Встановлення правил для сім’ї, якій і без того важко нав’язати дисципліну, та їх часта непередбачувана зміна може ускладнити проникнення управління.

Щоб уникнути необхідності частих та непередбачуваних змін після створення системи, важливо ретельно проробити сімейні правила з самого початку.

Документи, які має створити керівник під час розробки сімейного управління

При розробці сімейного управління необхідно створити багато різноманітних правил та процедур. У цій статті ми розглянемо ключові документи, які керівник повинен обов’язково підготувати.

Сімейна конституція

Сімейна конституція – це документ, що визначає основні цінності, принципи поведінки та критерії прийняття рішень у сім’ї, який є найвищим нормативом для сім’ї. Він також відомий як сімейні настанови чи сімейний кодекс і включає такі положення:

• Цінності, які мають велике значення
• Стандарти поведінки
• Відповідальна особа у сім’ї
• Члени сімейної ради
• Система та принципи управління бізнесом
• Система та принципи управління активами та передачі спадщини
• Основні правила управління сім’єю
• Методи вирішення конфліктів
• Освіта

Як правило, сімейна конституція, як тільки вона встановлена, не змінюється. Вона чітко визначає універсальні аспекти для сім’ї та сприяє формуванню спільного розуміння напрямку, яким слід рухатися.

Хоча сімейна конституція сама по собі не має юридичної сили, вона впливає на документи, які мають юридичну силу, оскільки є найвищим нормативом у сім’ї. Також може бути здійснена фактична примусова сила через взаємний контроль та інші механізми. Під час розробки важливо вести обговорення всередині сім’ї, щоб досягти згоди та спільного розуміння.

Сімейні правила

Сімейні правила – це конкретизація змісту Сімейної хартії. Рекомендуємо включати в зміст історію розвитку сім’ї та думки керівників, щоб правила, засновані на Сімейній хартії, приймалися через покоління.

Оскільки Сімейні правила встановлюють конкретні дисциплінарні норми для сім’ї, вони можуть підлягати оновленню з часом та змінам у передумовах. Тому варто встановити можливість перегляду змісту після певного періоду часу.

Що стосується юридичної обов’язковості, то, як і Сімейна хартія, Сімейні правила не мають такої. Проте, на основі змісту, визначеного Сімейними правилами та Сімейною хартією, будуть регулюватися конкретні правові відносини.

Договір про майно подружжя та передшлюбний договір

Договір про майно подружжя — це угода, яку пара укладає перед вступом у шлюб. Вона визначає розподіл домашніх обов’язків та виховання дітей, управління майном, а також поділ майна у разі розлучення.

Для конкретного роз’яснення договору про майно подружжя в контексті сімейного управління, будь ласка, зверніться до нашої пов’язаної статті.

Пов’язана стаття: Очікується публікація найближчим часом

Якщо особа, яка не є керівником сім’ї, вступає у шлюб, потрібно особливо обережно підходити до прийняття рішень. Важливо укласти договір, який забезпечить, що новий член сім’ї не принесе несподіваних труднощів. Залежно від того, хто з членів сімейного бізнесу вступає у шлюб, зміст та ключові аспекти договору про майно подружжя можуть відрізнятися.

Договори про довірче управління, трастові договори та договори про управління майном

Для підготовки до ситуацій, коли здатність приймати рішення може знизитися, важливо заздалегідь укласти договори про довірче управління та трастові договори. Також необхідно розглянути можливість використання договорів про управління майном на випадок, якщо ви втратите фізичну здатність самостійно керувати своїми справами.

Якщо керівник не може здійснювати юридичні дії, це може мати значний вплив на стейкхолдерів компанії та сім’ю. Необхідно заздалегідь визначити, які заходи будуть вжиті у випадку зниження вашої здатності приймати рішення.

Крім того, навіть якщо ви не є головою сім’ї, але володієте значними активами або глибоко залучені до бізнесу, використання вищезазначених договорів для підготовки до можливого зниження здатності приймати рішення також буде корисним.

Заповіт

Для запобігання проблемам із передачею майна надзвичайно важливим є складання заповіту. У випадку керівників бізнесу, питання передачі справ також стає актуальним, тому заповіт набуває ще більшої ваги.

Для отримання конкретних роз’яснень щодо заповітів у контексті сімейного управління, будь ласка, зверніться до наступних пов’язаних статей.

Пов’язані статті: будуть опубліковані найближчим часом

Заповіт має скласти не лише голова сім’ї, але й усі її члени. Оскільки заповіт можна переписувати неодноразово, спершу варто створити його разом, а потім регулярно переглядати та оновлювати з урахуванням змін умов. Залежно від позиції особи у сімейному бізнесі, зміст та ключові аспекти заповіту можуть відрізнятися.

Що стосується дітей, то вони можуть складати заповіт, починаючи з 15 років. Оскільки заповіт обов’язково має бути складений особисто, варто підготувати його, як тільки дитина досягне цього віку.

Акціонерні угоди, привілейовані акції та персональні положення

Якщо ви ведете сімейний бізнес, ви, ймовірно, будете використовувати акціонерні угоди для визначення правил поводження з акціями. Роль акціонерної угоди полягає в тому, щоб запобігти розпорошенню акцій та неконтрольованому управлінню, коли до сімейного бізнесу залучено кілька акціонерів.

Угоди можуть включати положення про примусове викуплення акцій, обмеження на їх передачу, обмеження права голосу та інші домовленості між акціонерами щодо управління та розпорядження акціями.

Крім акціонерних угод, можуть використовуватися привілейовані акції або персональні положення статуту для регулювання порядку.

Особливості та важливі аспекти акціонерних угод у сфері сімейного управління

У сімейному бізнесі часто акції знаходяться у власності членів сім’ї та родичів, тому при забезпеченні захисту активів важливим аспектом є розробка акціонерної угоди. Тому, коли керівники розробляють сімейне управління, важливо глибше зрозуміти суть акціонерних угод.

Тут ми розглянемо особливості акціонерних угод та на що слід звернути увагу під час їх створення.

Основні пункти акціонерного договору

При розробці акціонерного договору в рамках управління сімейним бізнесом ми визначаємо правила щодо таких питань:

• Заборона передачі
• Надання інформації
• Визначення питань, що вирішуються на засіданні правління
• Право вето
• Право призначення та звільнення керівників
• Політика дивідендів
• Примусове викуплення
• Заборона на працевлаштування
• Умови компенсації
• Положення про спадкування
• Підстави для розірвання

Управління сімейним бізнесом часто супроводжується складнішими ризиками, пов’язаними з передачею та обробкою акцій, ніж зазвичай. Тому необхідно передбачити всі можливі проблеми та встановити правила, які відповідають потребам вашої родини.

Особливості дизайну та експлуатації

Однією з особливостей акціонерної угоди є висока гнучкість умов угоди та процедур змін у порівнянні з привілейованими акціями чи персональними положеннями статуту. Наприклад, привілейовані акції можуть бути випущені лише згідно з законодавчо встановленим змістом. Що стосується персональних положень статуту, то обсяг регулювання таких пунктів є обмеженим.

З іншого боку, акціонерна угода є результатом вільних переговорів між рівноправними сторонами. Допоки вміст угоди не суперечить імперативним нормам права або не є явно несправедливим, її дійсність визнається.

Крім того, зміни до статуту компанії чи умов привілейованих акцій вимагають дотримання процедур, встановлених корпоративним законодавством. Натомість, зміни до акціонерної угоди можуть бути здійснені без особливих процедур, за умови згоди всіх сторін угоди.

Таким чином, акціонерна угода є зручним інструментом з точки зору гнучкості дизайну та експлуатації.

Особливості дії у разі порушення

Недоліком акціонерних угод є те, що у разі порушення умов, вони мають слабшу примусову силу для притягнення до відповідальності порівняно з преференційними акціями чи персональними умовами.

Дії компанії, що вчинені з порушенням статуту чи процедур загальних зборів акціонерів преференційних акцій, викликають сумніви щодо їхньої дійсності. Офіцери, які порушили правила, можуть бути притягнуті до відповідальності за порушення обов’язку добросовісного управління, і іноді можливо зупинити такі дії.

З іншого боку, оскільки акціонерні угоди є лише звичайними контрактами, вони не можуть ставити під сумнів дійсність чи відповідальність дій компанії. Можна вимагати відшкодування збитків за невиконання зобов’язань між сторонами угоди, але неможливо вимагати більшої відповідальності чи заборонних заходів. Тому з точки зору захисту та запобігання шкоді для сторони, яка зазнала порушення умов, більш ефективним буде використання статуту чи преференційних акцій.

Проте, можливо забезпечити захист у разі порушення, якщо заздалегідь встановити у контракті пенальті за такі дії.

Особливості призначення неповнолітньої дитини спадкоємцем

Призначаючи неповнолітню дитину спадкоємцем, особливу увагу слід звернути на право відмови від договору, яке стосується юридичних дій неповнолітніх (Японський Цивільний кодекс, стаття 5), особливо коли така дитина стає стороною акціонерної угоди.

Передача акцій неповнолітній особі сама по собі не є проблемою. Однак, коли мова йде про укладення акціонерної угоди, виникають юридичні зобов’язання, і якщо угоду укладено без дозволу, існує ризик її скасування.

Звісно, якщо договір укладає законний представник, тобто батьки або опікуни, то він залишається чинним і має юридичну силу для неповнолітньої особи. Проте, якщо батьки або опікуни є стороною акціонерної угоди, вони можуть діяти без належних повноважень. У такому випадку необхідно отримати призначення спеціального представника від сімейного суду.

Особливості, пов’язані з подружжям

При передачі акцій подружжю необхідно звернути увагу, щоб право на скасування шлюбного договору (стаття 754 Японського Цивільного кодексу (民法)) не було застосоване до акціонерного договору, укладеного між ними.

Якщо передбачається, що до шлюбу один із подружжя буде залучений до сімейного бізнесу, деталі участі в бізнесі слід визначити у передшлюбному контракті (шлюбному договорі). Якщо домовленості відбуваються після вступу в шлюб, переконайтеся, що договір про акції не є шлюбним контрактом.

Методи управління та впровадження сімейного управління для керівників

Для забезпечення ефективності створеного сімейного управління необхідне гладке управління та впровадження. Тут ми пояснимо основні методи управління та впровадження сімейного управління.

Управління органами засідань

Для того, щоб сімейне управління стало ефективним, важливою є комунікація між членами сім’ї. Одним із ефективних способів свідомого спілкування є створення та управління органами засідань. Залежно від розміру сім’ї та наявності сімейного бізнесу, слід розглянути наступні форми органів засідань:

• Чи варто вибирати членів складу
• Чи буде це орган засідань, що приймає рішення
• Чи буде це орган засідань, що висловлює консультативні думки без обов’язковості рішень

Спочатку можна використовувати події, подібні до новорічних зустрічей, як засідання для сімейного управління. Потім можна поступово вносити зміни, щоб додати серйозності та важливості цим засіданням.

Сімейний офіс

Для того, щоб створене сімейне управління та органи засідань сім’ї працювали як ефективна система, корисним є організування сімейного офісу. Від сімейного офісу вимагаються такі функції:

• Управління, використання та передача активів
• Податкове планування
• Інвестиційна стратегія
• Попередження та вирішення конфліктів

Додавання професіоналів у зазначених областях до складу сімейного офісу дозволить комплексно вирішувати всі проблеми, що оточують керівника. Це дуже ефективний метод для забезпечення надійного управління та впровадження сімейного управління.

Підсумок: у разі проблем із сімейним управлінням звертайтеся до адвоката

Розробка сімейного управління починається з визначення цілей сім’ї та побудови конкретного змісту для досягнення цих ідеалів. Якщо ви часто змінюєте створену систему, стане складно проникнути глибоко в сімейне управління. Тому на етапі проектування важливо ретельно працювати, водночас підтримуючи комунікацію.

Однак, проектування сімейного управління вимагає визначення різноманітних конкретних домовленостей, передбачаючи майбутні розвитки та симулюючи їх. Крім того, необхідно забезпечити, щоб значення було повністю викладене у письмовому контексті.

Щоб забезпечити ефективність сімейного управління, ми рекомендуємо отримати поради від адвокатів, які добре обізнані з широким спектром правових галузей.

Ознайомлення з заходами нашої юридичної фірми

Юридична фірма “Моноліт” спеціалізується на IT, зокрема на інтернет-праві та юридичних питаннях. У процесі розвитку сімейного управління іноді виникає необхідність у створенні контрактів. Наша фірма пропонує послуги зі створення та перегляду контрактів для різноманітних клієнтів, від компаній, що котируються на Токійській фондовій біржі Prime, до стартапів. Якщо у вас виникли проблеми з контрактами, будь ласка, зверніться до наступної статті.

Сфери діяльності юридичної фірми “Моноліт”: створення та перегляд контрактів тощо[ja]