На що слід звернути увагу при використанні SNS співробітниками? Роз'яснення розробки правил використання SNS

З поширенням соціальних мереж, таких як Facebook та Twitter, ризики, пов’язані з використанням SNS працівниками, продовжують зростати.

Недбалі дописи працівників можуть широко поширюватися, і в деяких випадках можуть призвести до скандалів. Тому багато керівників, безумовно, замислюються над тим, як краще регулювати використання SNS працівниками.

У цій статті ми обговоримо питання, на які слід звернути увагу при створенні правил використання SNS для працівників.

Пункти, які слід включити до директив SNS для співробітників

Який вміст слід включити до директив SNS для співробітників? Нижче наведено перелік цього вмісту. Компанія, до якої ви належите, буде позначена як “наша компанія”.

Пункти, які слід включити за замовчуванням

Основні пункти, які слід включити до рекомендацій щодо використання соціальних мереж, виглядають наступним чином:

Положення щодо використання соціальних мереж у службових цілях

• При використанні соціальних мереж у службових цілях, необхідно отримати попередню згоду нашої компанії
• У разі виникнення проблем з третіми особами, негайно повідомити про це та дотримуватися вказівок нашої компанії
• Щодо облікового запису, використаного у службових цілях, слід дотримуватися вказівок нашої компанії щодо його використання та управління навіть після звільнення з нашої компанії
• Забороняється використовувати обліковий запис, використаний у службових цілях, для отримання особистого прибутку або проведення бізнесу, ідентичного або схожого на бізнес нашої компанії

Корпоративні облікові записи, як правило, мають більше підписників і впливу, ніж особисті. Тому важливо перевіряти вміст перед публікацією, щоб уникнути недоречних дописів.

Про те, як компанія повинна реагувати у разі скандалу в інтернеті, детально описано в наступній статті.

Положення щодо використання соціальних мереж у приватних цілях

• Навіть при використанні соціальних мереж у приватних цілях, при публікації матеріалів, пов’язаних з роботою нашої компанії, слід дотримуватися цих рекомендацій
• Не робити дописи, які містять конфіденційну інформацію нашої компанії, порушують громадський порядок або містять образи
• У разі витоку конфіденційної інформації нашої компанії через використання соціальних мереж або у разі загрози репутації нашої компанії, негайно повідомити про це
• Застосовувати заходи щодо інформаційної безпеки

Навіть якщо співробітник використовує соціальні мережі у приватних цілях, у разі скандалу в інтернеті можуть виявити його місце роботи, і це може завдати шкоди компанії.

Крім того, інформація, яка одного разу опублікована в інтернеті, може залишитися там надовго, навіть якщо ви намагаєтеся її видалити. Це явище називається “цифровим тату”.

Тому важливо чітко вказати правила використання соціальних мереж не тільки для службових, але і для приватних цілей.

Про ризики “цифрового тату” детальніше читайте в наступній статті.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Положення щодо санкцій

Слід вказати, що співробітник може бути покараний у разі порушення цих рекомендацій.

Хоча рекомендації щодо використання соціальних мереж не включаються до трудового договору або правил роботи, якщо вони будуть відомі всім, їх можна розглядати як вказівки або накази від компанії. Тому, у разі порушення цих рекомендацій, можливо застосування санкцій за порушення вказівок або наказів.

Додаткові пункти для підвищення ефективності настанов

Крім того, для підвищення ефективності настанов, ефективно додати наступні пункти:

• Створити комітет з питань використання соціальних мереж, який регулярно проводитиме опитування щодо використання соціальних мереж та надаватиме консультації з проблем, пов’язаних з соціальними мережами, для співробітників
• Проводити щорічне навчання для співробітників щодо використання соціальних мереж

Однак, врахуйте, що такі заходи можуть значно збільшити навантаження на компанію, тому додавайте їх після ретельного обмірковування.

Методи розповсюдження правил користування соціальними мережами для співробітників

Навіть якщо ви створили правила користування соціальними мережами для співробітників, вони не матимуть значення, якщо співробітники про них не знають.

Коли ви створюєте правила користування соціальними мережами, розповідайте про них співробітникам через електронну пошту або розміщуйте на внутрішньому дошці оголошень. Крім того, правила користування соціальними мережами слід розмістити в місці, доступному для перегляду всіма співробітниками, щоб вони могли їх переглядати в будь-який час.

Підсумки

Якщо працівник викликає проблеми у соціальних мережах, це може не тільки погіршити імідж компанії, але й призвести до бойкоту, або до падіння цін на акції, що може призвести до великих збитків. Щоб хоча б трохи зменшити ці ризики, варто встановити правила користування соціальними мережами для працівників та забезпечити їх дотримання.

Якщо у вас є питання або занепокоєння щодо розробки та використання правил користування соціальними мережами, рекомендується звернутися до адвоката, який спеціалізується на протидії в соціальних мережах.