Перехід на віддалену роботу у сфері аутсорсингу. Необхідний зміст для укладання нового договору (протоколу)

Через вплив нового коронавірусу, “віддалена робота” раптово опинилася в центрі уваги. З ростом веб-сервісів та безкоштовних інструментів для роботи на дому, віддалена робота продовжує розширюватися.

Однак, при укладанні договору про делегування роботи між компаніями, якщо приймаюча сторона виконує прийняті обов’язки в режимі віддаленої роботи, необхідно укласти новий договір (протокол).

У цій статті ми детально розглянемо кожний пункт протоколу про виконання прийнятих обов’язків в режимі віддаленої роботи в рамках договору про делегування роботи.

Зазначимо, що протокол у цій статті – це документ, який укладається, коли сторони вже уклали договір і хочуть внести до нього деякі зміни або доповнення. У цьому випадку, це документ для додавання до вже укладеного основного договору “домовленостей про виконання роботи в режимі віддаленої роботи”.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Про вступ до меморандуму

【Меморандум】
Товариство з обмеженою відповідальністю ●● (далі “Як” ) та Товариство з обмеженою відповідальністю ●● (далі “Інші” ) домовилися про “Договір про надання послуг” від ●● року ● місяця ● дня (далі “Оригінальний договір” ), як це вказано нижче, та уклали цей меморандум (далі “Цей меморандум” ).

Спочатку, в уводі до меморандуму, необхідно визначити, до якого договору, який вже був укладений між сторонами, відноситься цей меморандум. Тому, як показано в прикладі, ми вказуємо дату укладання оригінального договору та назву договору, щоб визначити, до якого оригінального договору відноситься цей меморандум.

Стаття про мету

Стаття 1 (Мета)
Метою цього меморандуму є встановлення основних положень щодо виконання основних обов’язків (далі – “основні обов’язки”) виконавцем, який працює з дому, в рамках оригінального контракту на надання послуг, з метою запобігання поширенню нового коронавірусу. Це спрямовано на забезпечення гладкого виконання основних обов’язків.

У статті про мету описується мета укладання меморандуму. Цей меморандум укладається з метою запобігання поширенню нового коронавірусу, тому це вказано в тексті.

У цьому прикладі статті меморандуму передбачено, що виконавець виконує свої обов’язки вдома. В залежності від ситуації, може виникнути необхідність змінити опис способу виконання обов’язків.

Стаття про дистанційну роботу

Стаття 2 (Дистанційна робота)
Дистанційна робота означає, що виконавець роботи в рамках дорученого проекту виконує свої обов’язки з дому, використовуючи різні мережеві лінії, обладнання та пристрої, надані або взяті в оренду для виконання основних обов’язків (далі – “обладнання, надане в оренду”), а також власне обладнання та пристрої.

У договорі можуть бути вказані визначення різних термінів, включаючи визначення “дистанційної роботи”. Зміст цього визначення може бути змінений в залежності від характеру роботи та використовуваного обладнання та пристроїв.

Прийнято включати визначення, щоб уникнути непорозумінь між сторонами щодо того, що вони розуміють під дистанційною роботою. Це допомагає запобігти конфліктам, які можуть виникнути через розбіжності в розумінні. Незважаючи на те, що дистанційна робота є загальноприйнятим терміном, важливо включити його визначення в договір.

Про положення щодо впровадження роботи на віддаленій основі

Стаття 3 (Впровадження роботи на віддаленій основі)
1. Бета зобов’язується дотримуватися нижченаведеного, якщо вона виконує роботу на віддаленій основі за вимогою Альфа:
1) Дні та години виконання основної роботи, як правило, повинні бути визначені днем та годиною роботи Альфа.
2) Як звіт про роботу, “початок роботи”, “кінець роботи”, “початок та кінець перерви та переміщення” повинні бути негайно повідомлені.
2. Бета несе відповідальність за всі витрати (включаючи витрати на освітлення та комунікації, але не обмежуючись ними), які виникають при виконанні роботи на віддаленій основі.
3. Альфа повинен повідомити Бета заздалегідь, якщо період впровадження роботи на віддаленій основі закінчується.

Це положення детально визначає дату, час, зміст звіту та відповідальність за витрати, а також повідомлення про закінчення періоду впровадження роботи на віддаленій основі, коли співробітник Бета виконує роботу на віддаленій основі.

У пункті 1 статті 3 вказано “за вимогою Альфа”, але можна також розглянути випадок, коли Бета висуває вимогу. Тому, в залежності від обставин, можна розглянути встановлення вимог для впровадження роботи на віддаленій основі в іншому контексті, ніж у вищезазначеному прикладі положення.

Крім того, можна також розглянути додавання “змісту роботи” до “звіту про роботу” у пункті 2 статті 3 вищезазначеного прикладу положення, в залежності від обставин. У принципі, при роботі на віддаленій основі важко бачити зміст роботи виконавця, тому можуть виникнути спори про те, чи була робота виконана. У цьому контексті, визначення звіту про зміст роботи має важливе значення для уникнення таких проблем. Щоб уникнути подальших проблем між сторонами, важливо детально обговорити, які пункти повинні бути включені в звіт.

Про умови поводження з обладнанням, що надається в оренду

Стаття 4 (Поводження з обладнанням, що надається в оренду)
1. Бета зобов’язується використовувати обладнання, що надається в оренду, після проведення необхідного огляду, зберігаючи та керуючи ним з усією увагою добросовісного адміністратора. Якщо Альфа окремо встановлює правила щодо обладнання, що надається в оренду, Бета зобов’язується зберігати та керувати ним відповідно до цих правил.
2. Бета зобов’язується не передавати, не перепродавати, не змінювати власника, не надавати в заставу, не використовувати обладнання, що надається в оренду, не за призначенням.
3. Бета зобов’язується негайно повернути Альфі всі документи та інші матеріали (включаючи копії та дублікати), що були надані в оренду або надані Альфою, якщо завершено основну роботу або якщо Альфа цього вимагає.
4. Якщо обладнання, що надається в оренду, було втрачено або пошкоджено через умисне або необережне поводження Бети, або якщо його неможливо повернути (включаючи випадки крадіжки та втрати), Бета зобов’язується негайно повідомити про це Альфу за допомогою телефону або інших засобів, а також надати детальний письмовий звіт і дотримуватися інструкцій Альфи. В такому випадку Альфа має право вимагати відшкодування від Бети, а метод та суму відшкодування визначаються за результатами переговорів між Альфою та Бетою.

Цей пункт визначає, як повинен поводитися замовник, який використовує обладнання, що надається в оренду, під час виконання роботи, а також визначає методи управління обладнанням, обов’язки щодо уваги, реакцію на втрату або пошкодження обладнання, та відповідальність за відшкодування.

Залежно від характеру обладнання, що надається в оренду, можна припустити, що втрата документів замовником може призвести до витоку інформації та завдати збитків замовнику. Оскільки співробітники замовника виконують роботу в приватних місцях, таких як домашнє оточення, вони повинні бути більш уважними до управління обладнанням, ніж коли вони працюють в офісі замовника або в іншому визначеному місці. Тому ми встановлюємо окремий пункт, що регулює обладнання, що надається в оренду.

Про положення щодо забезпечення безпеки

Стаття 5 (Забезпечення безпеки)
1. Виконавець зобов’язується докласти зусиль для забезпечення безпеки середовища підключення та обладнання, що надається, а також прагнути запобігти незаконному вторгненню в область, де виконується основна робота, втраті обладнання, що надається, та інфекції комп’ютерного вірусу.
2. У разі випадку виконавець повинен негайно повідомити замовника.

Це положення встановлює обов’язок виконавця докласти зусиль для запобігання шкоди та повідомити про шкоду в разі її виникнення щодо безпеки апаратного та мережевого середовища при виконанні роботи. Це тому, що рівень безпеки при віддаленій роботі може бути нижчим, ніж при виконанні роботи в офісі виконавця або в призначеному місці. Наприклад, можливо, що на комп’ютері співробітника виконавця, на якому виконується робота, не встановлено програмне забезпечення безпеки, а вторгнення в особистий будинок співробітника виконавця може бути легшим, ніж вторгнення в офіс виконавця. За потреби можна розглянути підвищення рівня обов’язків виконавця щодо забезпечення безпеки вище за обов’язок докласти зусиль, а також встановлення конкретних вимог замовника щодо забезпечення безпеки.

Підсумки

Цього разу ми розглянули меморандум щодо договору про надання послуг, який передбачає роботу на відстані. Шлях до подолання пандемії COVID-19 залишається невизначеним, але компанії повинні продовжувати щодня слідкувати за станом здоров’я своїх співробітників та долати цей складний період.

Якщо ви зараз розглядаєте можливість впровадження роботи на відстані і маєте питання або сумніви щодо способів роботи, пов’язаних з роботою на відстані, або щодо формулювання договорів, ми рекомендуємо вам звернутися до досвідченого адвоката.

Інформація про створення та перегляд договорів нашим бюро

Юридичне бюро “Monolis” як фірма, що спеціалізується на IT, інтернеті та бізнесі, не тільки займається аутсорсингом, але й надає послуги зі створення та перегляду різноманітних договорів для наших корпоративних клієнтів та партнерів.

Якщо вас цікавить, будь ласка, ознайомтеся з деталями нижче.

https://monolith.law/contractcreation[ja]