Biện pháp cần thiết cho quy định về công việc phụ - Giải thích các điểm cần lưu ý khi soạn thảo quy tắc làm việc

Trước đây, hầu hết các công ty không cho phép nhân viên làm thêm hoặc làm nhiều công việc cùng một lúc. Tuy nhiên, tình hình đã thay đổi lớn khi Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản đã sửa đổi “Quy tắc Lao động Mẫu” – một hướng dẫn cho quy định lao động, dựa trên “Kế hoạch Thực hiện Cải cách Phong cách Làm việc” vào năm 2018 (năm Heisei 30).

Trong Quy tắc Lao động Mẫu mới, điều khoản “Người lao động không được tham gia vào công việc của các công ty khác mà không có sự cho phép” đã bị bãi bỏ. Thay vào đó, nó rõ ràng nêu rằng “Người lao động có thể tham gia vào công việc của các công ty khác ngoài giờ làm việc”.

Do tình hình kinh tế suy thoái và sự lây lan của dịch bệnh COVID-19, nhiều nhân viên đang phải đối mặt với những lo ngại về thu nhập, do đó số lượng công ty áp dụng chế độ làm thêm đang tăng lên.

Tuy nhiên, khi áp dụng việc làm thêm, việc xem xét lại quy định lao động là cần thiết. Lần này, chúng tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về những điểm cần lưu ý khi tạo quy định lao động cần thiết cho việc công ty chấp nhận việc làm thêm.

Công việc phụ là gì?

Công việc phụ là việc làm ngoài “công việc chính”, giúp nhân viên có thể phát huy khả năng của mình một cách rộng rãi, từ đó có thể tăng thu nhập và nâng cao kỹ năng.

Có nhiều hình thức công việc phụ khác nhau. Bạn có thể được thuê bởi một công ty như là một nhân viên, làm việc bán thời gian hoặc làm thêm, hoặc bạn có thể tự mình khởi nghiệp và trở thành chủ doanh nghiệp, hoặc làm việc như một chuyên gia thông qua hợp đồng hoặc ủy thác. Có nhiều phong cách và phương pháp khác nhau.

Trong trường hợp công việc chính và công việc phụ được coi là tương đương nhau, hoặc khi bạn khởi nghiệp trong khi vẫn làm việc cho một công ty, chúng ta thường gọi đó là “công việc song song”. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, không có sự khác biệt rõ ràng. Trong bài viết này, chúng tôi sử dụng thuật ngữ “công việc phụ” để chỉ cả công việc phụ và công việc song song.

Lợi ích của công việc phụ

・Lợi ích cho nhân viên

1. Có thể làm công việc khác trong khi vẫn duy trì công việc chính, từ đó có thể nâng cao kỹ năng và có thêm kinh nghiệm với rủi ro thấp.
2. Có thể sử dụng thu nhập từ công việc chính để thử thách những điều mình muốn làm.
3. Có thể tăng thu nhập.

・Lợi ích cho doanh nghiệp

1. Có thể mong đợi nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức mà họ không thể đạt được trong công ty.
2. Có thể tăng cường tính tự lập và sự chủ động của nhân viên.
3. Có thể mong đợi thu hút và giữ chân nhân tài.

Nhược điểm của công việc phụ

・Nhược điểm cho nhân viên

1. Phải tự quản lý thời gian và sức khỏe của mình.
2. Phải luôn ý thức về nghĩa vụ bảo mật và tránh cạnh tranh.
3. Có thể không được áp dụng bảo hiểm lao động.

・Nhược điểm cho doanh nghiệp

Có những lo ngại về việc kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên, quản lý sức khỏe, và rò rỉ thông tin bí mật.

Lý do cần thiết phải có ‘quy định về việc làm thêm’ trong quy tắc làm việc

Việc làm thêm là việc nhân viên làm việc ở nơi khác ngoài công ty của mình, do đó, có những phần mà công ty không thể quản lý được, từ đó có thể phát sinh những vấn đề không thể dự đoán được.

Do đó, khi công ty cho phép nhân viên làm thêm, cần phải xác định trước trong quy tắc làm việc về quy trình thực hiện việc làm thêm và cách xử lý khi có vấn đề phát sinh, để tránh xảy ra rắc rối giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Đặc biệt, cần phải chú trọng đảm bảo rằng việc làm thêm không gây ra vấn đề cho sức khỏe của nhân viên hoặc làm hại lợi ích của công ty một cách không công bằng.

Điểm quan trọng khi soạn thảo quy tắc làm việc hướng tới việc giới thiệu công việc phụ

①Trách nhiệm của công ty đối với vấn đề “bệnh tật – làm việc quá sức” do công việc phụ

Theo Điều 5 của Luật Lao động Nhật Bản, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải đảm bảo an toàn cho sức khỏe và cuộc sống của người lao động trong quá trình làm việc (nghĩa vụ đảm bảo an toàn).

Nếu công ty biết rằng tổng khối lượng công việc và thời gian làm việc của nhân viên do công việc phụ là quá nặng nhưng không có bất kỳ sự quan tâm nào và gây ra tác động xấu đến sức khỏe của nhân viên, công ty có thể bị truy cứu trách nhiệm vì đã bỏ qua nghĩa vụ đảm bảo an toàn.

Để ngăn chặn việc nhân viên bị ảnh hưởng xấu đến sức khỏe do làm việc quá sức, quy tắc làm việc có thể quy định rằng “nếu có trở ngại trong việc cung cấp lao động do làm việc quá giờ, công việc phụ có thể bị cấm hoặc hạn chế”.

②Ngăn chặn “rò rỉ bí mật” của nhân viên do công việc phụ

Nhân viên có nghĩa vụ bảo vệ bí mật trong công việc của công ty, nhưng có khả năng rò rỉ bí mật công việc cho người sử dụng lao động khác do công việc phụ.

Để ngăn chặn việc lợi ích của công ty bị xâm phạm không công bằng do công việc phụ của nhân viên, quy tắc làm việc có thể quy định rằng “nếu bí mật công việc bị rò rỉ, công việc phụ có thể bị cấm hoặc hạn chế”.

③Ngăn chặn “vi phạm nghĩa vụ tránh cạnh tranh” của nhân viên do công việc phụ

Nhân viên nói chung được hiểu là có nghĩa vụ không thực hiện công việc cạnh tranh với công ty trong thời gian làm việc, nhưng công việc mà nhân viên thực hiện dưới sự quản lý của người sử dụng lao động khác có thể vi phạm nghĩa vụ tránh cạnh tranh.

Để ngăn chặn việc lợi ích của công ty bị xâm phạm không công bằng do công việc phụ của nhân viên, quy tắc làm việc có thể quy định rằng “nếu cạnh tranh làm hại lợi ích hợp pháp của công ty, công việc phụ có thể bị cấm hoặc hạn chế”.

Nếu bạn muốn biết thêm về nghĩa vụ tránh cạnh tranh, vui lòng xem bài viết dưới đây cùng với bài viết này.

④ Ngăn chặn “vi phạm nghĩa vụ trung thực” của nhân viên do công việc phụ

Nhân viên có nghĩa vụ trung thực, bao gồm nghĩa vụ bảo vệ bí mật, nghĩa vụ tránh cạnh tranh, không làm tổn hại đến danh dự và uy tín của công ty, và hành động một cách trung thực.

Để ngăn chặn việc lợi ích của công ty bị xâm phạm không công bằng do công việc phụ của nhân viên, quy tắc làm việc có thể quy định rằng 【nhấn mạnh】”nếu có hành động làm tổn hại đến danh dự và uy tín của công ty hoặc phá vỡ mối quan hệ tin tưởng, công việc phụ có thể bị cấm hoặc hạn chế”【nhấn mạnh】.

Quy định về công việc phụ trong “Quy tắc làm việc mẫu”

Đây là một mẫu quy tắc làm việc bao gồm các điểm cần lưu ý từ ① đến ④ ở trên, được Bộ Lao động, Y tế và Phúc lợi Nhật Bản soạn thảo dưới dạng “Quy tắc làm việc mẫu”. Hãy sử dụng nó như một tài liệu tham khảo khi soạn thảo quy tắc làm việc.

Điều 67 (Công việc phụ / Công việc kết hợp)

1. Nhân viên có thể làm việc cho công ty khác ngoài giờ làm việc.
2. Dựa trên thông báo từ nhân viên về việc tham gia vào công việc nêu trong khoản trước, công ty có thể cấm hoặc hạn chế việc nhân viên tham gia vào công việc đó nếu nhân viên đó thuộc một trong các mục sau:
   (a) Có trở ngại trong việc cung cấp lao động
   (b) Bí mật công ty bị rò rỉ
   (c) Có hành động làm tổn hại đến danh dự và uy tín của công ty hoặc phá vỡ mối quan hệ tin tưởng
   (d) Cạnh tranh làm hại lợi ích của công ty

Điều này quy định rằng ① nguyên tắc công nhận công việc phụ của nhân viên, ② yêu cầu thông báo khi thực hiện công việc phụ, và ③ các trường hợp có thể cấm hoặc hạn chế công việc phụ.

Cách tính giờ làm việc từ công việc phụ

Theo Luật lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Act), nếu người lao động làm việc dưới sự quản lý của nhiều người sử dụng lao động khác nhau, thì thời gian làm việc của họ sẽ được cộng dồn.

Do đó, thời gian làm việc sẽ không được cộng dồn trong các trường hợp sau đây:

＜Ví dụ về trường hợp Luật lao động không áp dụng＞
Freelancer, tự do, khởi nghiệp, cố vấn, tư vấn, người hướng dẫn, thành viên hội đồng quản trị, giám sát viên, v.v.

＜Trường hợp Luật lao động áp dụng nhưng không áp dụng quy định về thời gian làm việc＞
Nông nghiệp, chăn nuôi, nuôi tằm, ngư nghiệp, người quản lý giám sát, người xử lý công việc mật, người làm việc giám sát, người làm việc đứt quãng, người thuộc hệ thống chuyên nghiệp cao cấp

Trường hợp tổng thời gian làm việc vượt quá thời gian làm việc quy định theo luật

Thời gian làm việc của công ty mà bạn đã ký hợp đồng lao động trước sẽ được ưu tiên, do đó, công ty mà bạn ký hợp đồng lao động sau sẽ phát sinh thời gian làm việc ngoài giờ quy định.

Ví dụ, so với thời gian làm việc quy định là 8 giờ một ngày, nếu nhân viên làm việc 5 giờ tại công ty A mà họ đã ký hợp đồng lao động trước, và làm việc 4 giờ tại công ty B mà họ đã ký hợp đồng lao động sau, thì công ty B sẽ phát sinh 1 giờ làm việc ngoài giờ quy định.

Nói cách khác, công ty mà bạn làm việc chính sẽ được ưu tiên về thời gian làm việc quy định.

Tóm tắt

Việc giới thiệu công việc phụ là một cách làm việc có nhiều lợi ích cho cả công ty và nhân viên, nhưng có thể có trường hợp công ty bị xâm phạm lợi ích một cách không công bằng do công việc phụ của nhân viên, hoặc nhân viên có thể bị hỏng sức khỏe do làm việc quá sức và công ty có thể bị đặt ra trách nhiệm của người sử dụng lao động.

Để tránh điều đó, cần phải rõ ràng quy định về việc xử lý công việc phụ trong quy tắc làm việc, và cần phải thảo luận kỹ với nhân viên đã thông báo về công việc phụ về nội dung công việc phụ, sự an toàn, những mối quan tâm về sức khỏe, v.v.

Có nhiều hình thức giới thiệu công việc phụ phù hợp với doanh nghiệp của công ty, vì vậy khi thêm quy định về công việc phụ vào quy tắc làm việc, chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận trước với luật sư có kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn phong phú thay vì tự mình suy nghĩ.

Giới thiệu về các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolis chuyên về IT, đặc biệt là Internet và luật, có chuyên môn cao trong cả hai lĩnh vực này. Về việc làm thêm, nếu bạn tạo ra quy định lao động giữa nhân viên và công ty, bạn có thể ngăn chặn sự cố trước. Tại văn phòng luật sư của chúng tôi, chúng tôi tạo và xem xét hợp đồng cho các vụ việc khác nhau, từ các công ty niêm yết trên Tokyo Stock Exchange Prime đến các công ty khởi nghiệp. Nếu bạn gặp khó khăn với hợp đồng, vui lòng tham khảo bài viết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]