Bảo vệ tiền lương trong luật lao động Nhật Bản: Giải thích các nguyên tắc cơ bản mà nhà quản lý cần tuân thủ

Thanh toán tiền lương là nghĩa vụ cơ bản nhất của người sử dụng lao động và là yếu tố cốt lõi trong mối quan hệ hợp đồng lao động tại Nhật Bản. Trong quá trình kinh doanh tại Nhật Bản, việc tuân thủ nghiêm ngặt khung pháp lý liên quan đến thanh toán tiền lương là một phần quan trọng trong quản lý rủi ro. Lĩnh vực này chủ yếu được điều chỉnh bởi hai luật pháp. Một là “Luật Dân sự Nhật Bản”, dựa trên nguyên tắc tự do hợp đồng, xác định mối quan hệ giữa lao động và ‘tiền công’ tương ứng. Một khác là “Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản”, một đạo luật đặc biệt áp đặt các quy định cưỡng chế để bảo vệ người lao động, dựa trên giả định về sự không cân xứng trong quyền lực đàm phán giữa người sử dụng lao động và người lao động. Đặc biệt, các quy định về ‘tiền lương’ theo Luật Tiêu chuẩn Lao động có ưu tiên áp dụng trước các nguyên tắc chung của Luật Dân sự và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về các nguyên tắc pháp lý cốt lõi trong bảo vệ tiền lương theo Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản, đặc biệt là ‘nguyên tắc thanh toán tiền lương’ được quy định tại Điều 24 của luật này, thông qua việc phân tích cụ thể các điều luật và các ví dụ án lệ quan trọng. Mục đích là để giúp các nhà quản lý doanh nghiệp, cổ đông và nhân viên pháp lý hiểu rõ những quy định phức tạp này, đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro pháp lý một cách hiệu quả.

Tiền Lương Theo Luật Dân Sự và Luật Lao Động Cơ Bản của Nhật Bản

Trong hệ thống pháp luật của Nhật Bản, tiền công lao động được quy định dưới hai góc độ khác nhau: “Luật Dân Sự của Nhật Bản” và “Luật Lao Động Cơ Bản của Nhật Bản”, và việc hiểu rõ sự khác biệt này là cực kỳ quan trọng.

Quan điểm theo Luật Dân Sự của Nhật Bản: ‘Tiền thù lao’ trong hợp đồng lao động

Điều 623 của Luật Dân Sự Nhật Bản định nghĩa hợp đồng lao động là “một bên thỏa thuận thực hiện công việc lao động và bên kia thỏa thuận trả tiền thù lao tương ứng”, nơi ‘tiền thù lao’ được xác định dựa trên sự đồng thuận giữa các bên, tức là dựa trên nguyên tắc tự do hợp đồng. Luật Dân Sự không quy định chi tiết về phương thức thanh toán tiền thù lao và nguyên tắc chung là người lao động không thể yêu cầu tiền thù lao cho đến khi họ hoàn thành công việc đã thỏa thuận (theo Điều 624, Khoản 1 của Luật Dân Sự Nhật Bản). Điều này có nghĩa là, trong một thế giới không có Luật Lao Động Cơ Bản, thời điểm và cách thức thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào sự đồng thuận của các bên.

Quan điểm theo Luật Lao Động Cơ Bản của Nhật Bản: ‘Tiền lương’ như một quyền lợi được bảo vệ

Ngược lại, Luật Lao Động Cơ Bản của Nhật Bản mang tính chất của luật công cụ, thiết lập các tiêu chuẩn tối thiểu về điều kiện lao động. Điều 11 của luật này định nghĩa ‘tiền lương’ một cách rộng rãi là “mọi khoản tiền bao gồm lương, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản khác không phụ thuộc vào tên gọi, được người sử dụng lao động trả cho người lao động như một sự đền đáp cho công việc họ thực hiện”. Vì Luật Lao Động Cơ Bản là luật đặc biệt so với Luật Dân Sự, các quy định của nó có hiệu lực cưỡng chế. Nghĩa là, bất kỳ thỏa thuận nào trong hợp đồng lao động không đạt tiêu chuẩn do Luật Lao Động Cơ Bản quy định sẽ bị coi là vô hiệu theo Điều 13 của luật này, và các tiêu chuẩn do luật định sẽ được tự động áp dụng.

Mối quan hệ giữa hai luật này không chỉ dừng lại ở sự khác biệt về định nghĩa. Nó phản ánh sự chuyển đổi triết học pháp lý từ việc xem xét mối quan hệ lao động như một lĩnh vực tự do hợp đồng tư nhân sang một lĩnh vực quy định công cộng nơi nhà nước can thiệp để cung cấp mức bảo vệ tối thiểu. Trong khi Luật Dân Sự dựa trên sự ‘đồng thuận’ giữa các bên có quyền lực ngang nhau, Luật Lao Động Cơ Bản xuất phát từ việc công nhận sự không cân xứng về quyền lực cấu trúc giữa người sử dụng lao động và người lao động, và can thiệp để bảo vệ cuộc sống của người lao động. Do đó, ngay cả khi người lao động đã đồng ý với phương thức thanh toán tiền lương, nếu nội dung thỏa thuận đó vi phạm các tiêu chuẩn do Luật Lao Động Cơ Bản đặt ra, thì sự đồng ý đó sẽ bị coi là vô hiệu theo pháp luật. Hiểu lầm về điểm này có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng trong việc tuân thủ pháp luật.

Bảng dưới đây tóm tắt sự khác biệt về khái niệm ‘tiền thù lao’ theo Luật Dân Sự của Nhật Bản và ‘tiền lương’ theo Luật Lao Động Cơ Bản của Nhật Bản.

Nguyên tắc cơ bản về thanh toán tiền lương theo Luật Tiêu chuẩn lao động Nhật Bản

Điều 24 của Luật Tiêu chuẩn lao động Nhật Bản là quy định cốt lõi về bảo vệ tiền lương, được biết đến với tên gọi “Nguyên tắc cơ bản về thanh toán tiền lương”. Quy định này nêu rõ: “Tiền lương phải được thanh toán bằng tiền tệ, trực tiếp cho người lao động, và phải là toàn bộ số tiền.” “Tiền lương phải được thanh toán ít nhất một lần mỗi tháng, vào một ngày cố định.” Những nguyên tắc này không độc lập mà liên kết với nhau, tạo thành một hệ thống toàn diện nhằm đạt được mục tiêu ổn định cơ sở cuộc sống của người lao động. “Thanh toán bằng tiền tệ” và “Thanh toán trực tiếp” đảm bảo rằng tiền lương được trao đến tay người lao động một cách an toàn và có thể sử dụng được, trong khi “Thanh toán toàn bộ” bảo vệ giá trị của nó. “Thanh toán ít nhất một lần mỗi tháng” và “Thanh toán vào ngày cố định” đảm bảo khả năng dự đoán thu nhập. Việc hiểu rõ mục tiêu tổng thể này là cần thiết để giải thích các quy định ngoại lệ của từng nguyên tắc.  

Nguyên tắc thanh toán bằng tiền tệ

Theo nguyên tắc, tiền lương phải được thanh toán bằng tiền mặt của đồng tiền có tính bắt buộc lưu thông tại Nhật Bản, tức là Yên Nhật. Việc thanh toán bằng ngoại tệ, séc hoặc hàng hóa như hình thức tiền công vật chất, theo nguyên tắc, là không được phép để bảo vệ người lao động khỏi sự bất tiện trong việc đổi tiền và sự không ổn định về giá trị.

Có những ngoại lệ quan trọng được chấp nhận phù hợp với thực tế hoạt động kinh tế hiện đại. Ngoại lệ phổ biến nhất là việc chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng do người lao động chỉ định, sau khi đã nhận được sự đồng ý rõ ràng từ họ. Trong trường hợp này, việc chỉ có sự đồng ý của người lao động là không đủ, và trong nhiều trường hợp, cũng cần có sự ký kết thỏa thuận lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động về việc thực hiện chuyển khoản. Gần đây, theo sự sửa đổi của Quy tắc thi hành Luật Tiêu chuẩn Lao động, việc thanh toán tiền lương vào tài khoản của những tổ chức chuyển tiền được Bộ trưởng Bộ Lao động và Phúc lợi xã hội chỉ định (còn gọi là thanh toán số) cũng trở nên khả thi, với điều kiện có sự đồng ý của người lao động. Ngoài ra, nếu có sự đồng ý của người lao động, việc thanh toán tiền trợ cấp thôi việc bằng séc hoặc, nếu có quy định trong hợp đồng lao động, việc cung cấp tiền trợ cấp đi lại dưới hình thức vé tháng cũng được chấp nhận.

Điều quan trọng ở đây là “sự đồng ý” cho những ngoại lệ này không phải là một lần và không thể rút lại. Phán quyết của Tòa án Sơ thẩm Kochi ngày 18 tháng 3 năm 1981 (vụ án Mikuni Taxi) đã làm rõ điểm này. Trong vụ án này, một người lao động ban đầu đồng ý với việc chuyển khoản ngân hàng nhưng sau đó yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt, và người sử dụng lao động đã từ chối. Tòa án đã quyết định rằng hành động này của người sử dụng lao động vi phạm nguyên tắc thanh toán bằng tiền tệ. Phán quyết này cho thấy nguyên tắc thanh toán bằng tiền tệ là quyền cơ bản của người lao động và việc ngoại lệ cho sự tiện lợi (chuyển khoản) không phải là để buộc họ từ bỏ quyền cơ bản này mãi mãi. Do đó, các công ty cần duy trì một hệ thống thực tiễn để thanh toán tiền lương bằng tiền mặt cho những người lao động không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý của họ với việc chuyển khoản.

Nguyên tắc Trả lương Trực tiếp

Để loại trừ việc chiếm đoạt trung gian và đảm bảo rằng tiền công được trả đích danh cho người lao động, tiền lương phải được thanh toán trực tiếp cho bản thân họ.  

Theo nguyên tắc này, ngay cả khi người lao động ủy quyền cho người khác, việc thanh toán tiền lương cho đại lý đó (đại lý tự nguyện) là bất hợp pháp. Trong trường hợp người lao động là vị thành niên, việc thanh toán cho người giám hộ hoặc đại lý hợp pháp khác cũng bị cấm rõ ràng theo Điều 59 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản. Ngoài ra, ngay cả khi người lao động có nợ tiền, người sử dụng lao động không được phép trả tiền lương trực tiếp cho chủ nợ của họ.  

Ngoại lệ được chấp nhận là việc thanh toán cho “sứ giả” của người lao động. Sứ giả ở đây chỉ người chỉ truyền đạt hoặc thực hiện quyết định của người lao động mà không có quyền quyết định độc lập. Ví dụ, trường hợp người lao động phải nhập viện vì bệnh và một thành viên trong gia đình đến nhận phong bì lương đã được niêm phong thay thế. Tuy nhiên, sự phân biệt giữa đại lý và sứ giả đôi khi mơ hồ và có thể gây ra rủi ro pháp lý, do đó, trong thực tiễn, việc thanh toán trực tiếp cho người lao động hoặc chuyển khoản vào tài khoản có tên của họ mà họ đã đồng ý là phương pháp an toàn nhất.  

Một ví dụ quan trọng về tầm quan trọng của nguyên tắc này là phán quyết của Tòa án Tối cao vào ngày 12 tháng 3 năm 1968 (Showa 43). Trong vụ việc này, người lao động đã chuyển nhượng quyền lợi nhận tiền trợ cấp thôi việc của mình (quyền lợi tiền lương) cho bên thứ ba. Tòa án Tối cao đã quyết định rằng, mặc dù hợp đồng chuyển nhượng quyền lợi có thể hợp lệ giữa các bên (người lao động và người nhận chuyển nhượng) theo luật dân sự, nó không ảnh hưởng đến nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo Luật Tiêu chuẩn Lao động. Nói cách khác, người sử dụng lao động vẫn phải trả tiền lương (trong trường hợp này là tiền trợ cấp thôi việc) trực tiếp cho người lao động, và người nhận chuyển nhượng không thể yêu cầu người sử dụng lao động thanh toán trực tiếp. Phán quyết này cho thấy chính sách công cộng bảo vệ người lao động có thể can thiệp và thậm chí hạn chế hiệu lực pháp lý của các giao dịch tư nhân theo luật dân sự, biểu tượng cho tính chất bắt buộc của Luật Tiêu chuẩn Lao động. Do đó, các doanh nghiệp phải tiếp tục thanh toán cho người lao động mặc dù có nhận được thông báo chuyển nhượng quyền lợi tiền lương từ chủ nợ của người lao động.  

Nguyên tắc Thanh toán Toàn bộ Tiền lương

Tiền lương phải được thanh toán đầy đủ, và nguyên tắc chung là người sử dụng lao động không được phép tự ý trừ bất kỳ khoản tiền nào từ tiền lương (khấu trừ) . Mục đích của nguyên tắc này là đảm bảo cho người lao động nhận được toàn bộ số tiền đã hứa hẹn, nhằm ổn định đời sống kinh tế của họ.  

Tuy nhiên, cũng có những ngoại lệ đối với nguyên tắc này. Thứ nhất, các khoản như thuế thu nhập, thuế cư trú, phí bảo hiểm xã hội, và các khoản khác được quy định bởi pháp luật có thể được trừ trực tiếp từ tiền lương mà không cần thỏa thuận đặc biệt . Thứ hai, đối với việc trừ các khoản không dựa trên pháp luật như tiền thuê nhà công vụ hay phí đoàn thể, cần phải ký kết một thỏa thuận bằng văn bản (thỏa thuận lao động) với công đoàn do đa số người lao động tại nơi làm việc tổ chức (hoặc người đại diện cho đa số người lao động nếu không có công đoàn) để xác định các khoản được trừ .  

Điểm pháp lý phức tạp đặc biệt là liệu người sử dụng lao động có thể đối trừ quyền đòi nợ của họ đối với người lao động (ví dụ như quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại hay quyền đòi trả khoản vay) với quyền lợi tiền lương hay không. Nguyên tắc chung là việc đối trừ một cách đơn phương như vậy là vi phạm nguyên tắc thanh toán toàn bộ tiền lương và không được phép. Điều này được minh họa trong phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản vào ngày 2 tháng 11 năm 1956 (vụ án Kansai Seiki), nơi tòa án không chấp nhận việc đối trừ tiền lương với quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại mà người sử dụng lao động đã đưa ra .  

Tuy nhiên, có hai ngoại lệ được công nhận trong các trường hợp hạn chế. Một là “đối trừ điều chỉnh”. Điều này ám chỉ việc điều chỉnh số tiền lương trả thừa do lỗi tính toán, bằng cách trừ vào số tiền lương phải trả sau này. Phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản vào ngày 18 tháng 12 năm 1969 (vụ án Fukushima Kenkyo) đã cho phép việc điều chỉnh này trong trường hợp số tiền trả thừa và thời gian điều chỉnh có mối liên hệ hợp lý, và số tiền đối trừ không đe dọa đến đời sống kinh tế của người lao động . Tuy nhiên, trong trường hợp không có thông báo trước mà trừ đi một nửa tiền thưởng, thì hành động đó đã bị xem là bất hợp pháp, ngay cả khi được coi là đối trừ điều chỉnh (phán quyết của Tòa án Cấp cao Tokyo ngày 9 tháng 4 năm 2008) .  

Ngoại lệ thứ hai là việc đối trừ dựa trên “sự đồng ý tự do” của người lao động. Phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản vào ngày 26 tháng 11 năm 1990 (vụ án Nisshin Steel) là trường hợp tiêu biểu về vấn đề này . Trong vụ án này, người lao động đã tự nguyện yêu cầu sử dụng tiền trợ cấp thôi việc để trả nợ cho người sử dụng lao động, và không có bất kỳ sự ép buộc nào từ phía người sử dụng lao động trong quá trình đưa ra quyết định đó, do đó việc đối trừ giữa tiền trợ cấp thôi việc và khoản nợ được coi là hợp lệ. Điều mà phán quyết này muốn nhấn mạnh là không đủ chỉ với việc có chữ ký trên giấy tờ đồng ý mà cần phải xem xét liệu sự đồng ý đó có thực sự dựa trên ý chí tự do, không bị ảnh hưởng bởi mối quan hệ lao động không cân xứng hay không. Xét đến “chất lượng của sự đồng ý” này và những yêu cầu cao đặt ra, có thể nói rằng cho doanh nghiệp, việc không tiến hành đối trừ tiền lương là lựa chọn an toàn nhất.  

Nguyên tắc Thanh toán Ít Nhất Một Lần Mỗi Tháng và Nguyên tắc Thanh toán vào Ngày Cố Định

Cả hai nguyên tắc này đều hoạt động cùng nhau để mang lại tính quy tắc và khả năng dự đoán cho thu nhập của người lao động.  

Nguyên tắc “Thanh toán Ít Nhất Một Lần Mỗi Tháng” yêu cầu phải có ít nhất một ngày thanh toán tiền lương trong khoảng thời gian từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng của mỗi tháng dương lịch. Điều này cũng áp dụng cho trường hợp áp dụng hệ thống lương hàng năm, nơi cần phải chia tổng số tiền lương hàng năm thành ít nhất 12 phần và thanh toán hàng tháng. Ví dụ, việc thanh toán tiền lương cho vài ngày làm việc của người lao động nhập công vào cuối tháng và gộp chung với tiền lương của tháng sau để thanh toán vào tháng tiếp theo sẽ vi phạm nguyên tắc này.  

Nguyên tắc “Thanh toán vào Ngày Cố Định” đòi hỏi việc xác định cụ thể ngày thanh toán. Việc đặt ngày thanh toán là “ngày 25 hàng tháng” hoặc “ngày cuối cùng của tháng” là hợp pháp, nhưng việc đặt ngày thanh toán trong khoảng từ “ngày 20 đến ngày 25 hàng tháng” hoặc “thứ Sáu tuần thứ ba của mỗi tháng” – khi ngày thanh toán thay đổi theo từng tháng – sẽ bị coi là không hợp pháp vì không xác định được ngày cụ thể.  

Có những ngoại lệ cho các nguyên tắc này dựa trên Điều 24, Khoản 2, Điểm b của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Act). Đối với tiền lương được thanh toán một cách tạm thời (như tiền phụ cấp kết hôn) hoặc thưởng, cũng như các khoản phụ cấp khác được thanh toán dựa trên hiệu suất công việc trong một khoảng thời gian vượt quá một tháng, do bản chất của chúng, việc thanh toán vào một ngày cố định hàng tháng có thể khó khăn hoặc không phù hợp, và do đó, những trường hợp này được miễn áp dụng các nguyên tắc trên.  

Rủi ro quản lý do vi phạm pháp luật

Trong trường hợp vi phạm bất kỳ nguyên tắc nào trong năm nguyên tắc về thanh toán tiền lương được quy định tại Điều 24 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản, có thể sẽ bị áp dụng hình phạt hình sự là khoản tiền phạt dưới 300.000 yên theo Điều 120 của cùng luật này. Trong luật lao động Nhật Bản, không chỉ cá nhân chịu trách nhiệm về hành vi vi phạm mà cả doanh nghiệp – là pháp nhân – cũng thường xuyên trở thành đối tượng của các quy định phạt đồng thời, do đó trách nhiệm của doanh nghiệp không thể được miễn trừ.

Trên bề ngoài, số tiền phạt 300.000 yên có thể được cảm nhận là không đáng kể, đặc biệt đối với các công ty lớn. Tuy nhiên, hình phạt trực tiếp này thường chỉ là khởi đầu của những rủi ro quản lý lớn hơn. Cuộc điều tra của Cục Giám sát Tiêu chuẩn Lao động không chỉ dừng lại ở một vụ vi phạm cụ thể mà có thể phát triển thành một cuộc kiểm toán toàn diện về quản lý lao động của doanh nghiệp. Kết quả có thể là việc đưa ra khuyến nghị sửa đổi, buộc doanh nghiệp phải thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, việc vi phạm pháp luật được công khai có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín xã hội của doanh nghiệp, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động tuyển dụng, giao dịch với khách hàng và thậm chí là việc huy động vốn. Do đó, việc tuân thủ nguyên tắc thanh toán tiền lương không chỉ là mục tiêu tiêu cực nhằm tránh khoản tiền phạt mà còn là một vấn đề quan trọng liên quan đến cốt lõi của quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ cho sự tăng trưởng và ổn định lâu dài của doanh nghiệp.

Tóm lược

Năm nguyên tắc cơ bản về thanh toán tiền lương theo định nghĩa của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản, bao gồm “thanh toán bằng tiền tệ”, “thanh toán trực tiếp”, “thanh toán đầy đủ”, “thanh toán ít nhất một lần mỗi tháng” và “thanh toán vào ngày cố định”, không chỉ là những hướng dẫn hành chính mà còn là yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt và bắt buộc, dựa trên chính sách công cộng mạnh mẽ về bảo vệ người lao động. Những nguyên tắc này không thể thay đổi hoặc miễn trừ thông qua thỏa thuận riêng tư giữa người lao động và người sử dụng lao động. Đối với tất cả các công ty hoạt động tại Nhật Bản, việc hiểu sâu rộng về những quy tắc này và thiết lập hệ thống nội bộ để tuân thủ nghiêm ngặt là một trách nhiệm không thể thiếu để xây dựng mối quan hệ lao động ổn định và tránh rủi ro pháp lý. Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm cung cấp lời khuyên phong phú cho khách hàng đa dạng trong và ngoài nước về các vấn đề phức tạp liên quan đến luật lao động Nhật Bản, đặc biệt là về tuân thủ tiền lương và tính toán tiền lương. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư thông thạo pháp luật Nhật Bản và cũng có luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài. Sự kết hợp giữa khả năng ngôn ngữ và kiến thức pháp lý xuyên suốt nhiều lĩnh vực pháp luật này là một sự hỗ trợ mạnh mẽ không thể tìm thấy ở nơi khác, đặc biệt đối với các công ty nước ngoài và đa quốc gia trong việc điều chỉnh chính sách nhân sự toàn cầu phù hợp với quy định pháp luật của Nhật Bản. Từ việc xem xét lại hệ thống quản lý lao động của quý công ty và đánh giá rủi ro, cho đến việc đại diện giải quyết tranh chấp, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp. Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.