Hợp đồng và Phái cử trong Luật Lao động Nhật Bản: Khung pháp lý và Những điểm khác biệt trong thực tiễn

Tại Nhật Bản, việc sử dụng nguồn nhân lực của các công ty khác như một phần của chiến lược kinh doanh là một phương pháp hiệu quả để tối ưu hóa công việc và đảm bảo chuyên môn hóa. Tuy nhiên, có nhiều loại hình sử dụng khác nhau được pháp luật phân biệt rõ ràng, mỗi loại hình được điều chỉnh bởi các quy định pháp luật khác nhau. Đặc biệt, hai mô hình chính là “nhận thầu xử lý công việc” và “phái cử người lao động” có bản chất pháp lý và cách thức vận hành thực tế hoàn toàn khác nhau. Nhận thầu xử lý công việc là hợp đồng nhằm mục đích “hoàn thành một công việc cụ thể” và chủ yếu được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự của Nhật Bản. Mặt khác, phái cử người lao động là việc “cung cấp sức lao động” và chịu sự điều chỉnh nghiêm ngặt của một đạo luật đặc biệt là “Luật Phái Cử Người Lao Động”. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai mô hình này không chỉ là vấn đề hình thức trên hợp đồng mà còn là yêu cầu quản trị không thể thiếu để đảm bảo tuân thủ pháp luật, quản lý rủi ro pháp lý và xây dựng chiến lược sử dụng nhân sự phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh của công ty. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về định nghĩa của hai mô hình sử dụng nguồn nhân lực này dưới góc độ chuyên môn, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan, cũng như các yếu tố cốt lõi phân biệt chúng dựa trên cơ sở pháp luật của Nhật Bản.

Cơ sở pháp lý và thực tiễn của việc nhận thầu xử lý công việc

Cơ sở pháp lý của việc nhận thầu xử lý công việc được quy định trong Bộ luật Dân sự của Nhật Bản, cụ thể là hợp đồng nhận thầu. Điều 632 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản định nghĩa hợp đồng nhận thầu là “một bên cam kết hoàn thành một công việc nào đó, và bên kia cam kết thanh toán tiền công cho kết quả công việc đó, qua đó tạo ra hiệu lực của hợp đồng” . Như có thể thấy từ điều khoản này, đặc điểm cốt lõi nhất của hợp đồng nhận thầu là tập trung vào “kết quả của công việc hoàn thành” . “Công việc” này không chỉ giới hạn ở các sản phẩm hữu hình như công trình xây dựng hay sản phẩm chế tạo, mà còn bao gồm cả việc cung cấp dịch vụ vô hình như phát triển hệ thống, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ vệ sinh.  

Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong loại hợp đồng này được xây dựng xung quanh mục tiêu là hoàn thành công việc. Bên nhận thầu (nhà thầu) có nghĩa vụ hoàn thành công việc theo đúng nội dung hợp đồng và trong thời hạn đã định, sau đó giao kết quả cho người đặt hàng . Ngược lại, bên đặt hàng (người đặt hàng) có nghĩa vụ nhận kết quả công việc hoàn thành và thanh toán tiền công cho nhà thầu. Theo Điều 633 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản, việc thanh toán tiền công này, theo nguyên tắc, phải được thực hiện đồng thời với việc giao kết quả công việc .  

Trọng tâm của hợp đồng nhận thầu là sự độc lập của nhà thầu. Người đặt hàng chỉ mua “kết quả công việc”, chứ không trực tiếp quản lý “quá trình lao động” để tạo ra kết quả đó. Do đó, phương pháp thực hiện công việc, tổ chức công việc, quản lý thời gian lao động, cũng như việc chỉ đạo và giám sát cụ thể đối với nhân viên của mình, tất cả đều do nhà thầu chịu trách nhiệm và quyền hạn . Việc người đặt hàng trực tiếp chỉ huy và ra lệnh cho nhân viên của nhà thầu là hành vi lệch lạc khỏi tính chất pháp lý của hợp đồng nhận thầu. Trách nhiệm của người đặt hàng là hạn chế, và theo Điều 716 phần ghi chú của Bộ luật Dân sự Nhật Bản, chỉ khi có lỗi trong việc đặt hàng hoặc chỉ đạo thì người đặt hàng mới phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại mà nhà thầu gây ra cho bên thứ ba . Sự tự chủ của nhà thầu này là điểm khác biệt cơ bản nhất so với việc cung cấp lao động tạm thời, điều sẽ được giải thích tiếp theo.  

Khung pháp lý về việc phái cử người lao động và nghĩa vụ của nơi tiếp nhận tại Nhật Bản

Trong khi việc nhận thầu xử lý công việc dựa trên Bộ luật Dân sự của Nhật Bản làm cơ sở pháp lý, thì việc phái cử người lao động lại được quản lý chặt chẽ bởi một đạo luật đặc biệt là “Luật Đảm bảo Hoạt động Phái cử Người Lao Động Một Cách Chính Xác và Bảo Vệ Người Lao Động Phái Cử” (sau đây gọi là “Luật Phái cử Người Lao Động”). Hệ thống này dựa trên mối quan hệ đặc biệt giữa ba bên: chủ sở hữu doanh nghiệp phái cử, công ty tiếp nhận và người lao động được phái cử. Cấu trúc cơ bản của việc phái cử người lao động là việc chủ sở hữu doanh nghiệp phái cử cho phép người lao động mà họ tuyển dụng làm việc dưới sự chỉ đạo và mệnh lệnh của công ty tiếp nhận.

Điều 2, Khoản 1 của Luật Phái cử Người Lao Động định nghĩa “phái cử người lao động” là “việc một người sử dụng lao động cho phép người lao động của mình làm việc dưới mối quan hệ tuyển dụng hiện tại và tuân theo chỉ đạo và mệnh lệnh của người khác để phục vụ lợi ích của người đó”. Yếu tố pháp lý quan trọng nhất ở đây là “tuân theo chỉ đạo và mệnh lệnh của người khác”. Trong khi các chỉ thị và mệnh lệnh trực tiếp đối với người lao động không được chấp nhận trong hợp đồng nhận thầu, thì chúng lại được pháp luật cho phép trong việc phái cử người lao động.

Tuy nhiên, để đổi lấy quyền chỉ đạo và mệnh lệnh này, công ty tiếp nhận phải chịu nhiều nghĩa vụ pháp lý theo Luật Phái cử Người Lao Động. Điều này phản ánh mục đích của luật pháp rằng, mặc dù người lao động phái cử không phải là nhân viên của công ty tiếp nhận, nhưng công ty tiếp nhận vẫn phải chịu trách nhiệm trực tiếp đối với môi trường làm việc của họ. Các nghĩa vụ chính bao gồm:

Thứ nhất, việc bổ nhiệm người chịu trách nhiệm tại nơi tiếp nhận. Theo Điều 41 của Luật Phái cử Người Lao Động, công ty tiếp nhận phải bổ nhiệm một người chịu trách nhiệm quản lý việc làm của người lao động phái cử một cách thống nhất tại mỗi địa điểm kinh doanh. Người chịu trách nhiệm này sẽ đảm nhận các vai trò như xử lý khiếu nại từ người lao động phái cử và điều phối liên lạc với chủ sở hữu doanh nghiệp phái cử.

Thứ hai, việc tạo lập và quản lý sổ sách quản lý tại nơi tiếp nhận. Công ty tiếp nhận có nghĩa vụ tạo lập một sổ sách ghi chép tên, nội dung công việc, giờ làm việc, giờ nghỉ của người lao động phái cử và phải lưu trữ sổ sách này trong vòng 3 năm kể từ ngày kết thúc hợp đồng.

Thứ ba, về một số phần của các quy định liên quan đến lao động như Luật Tiêu chuẩn Lao động của Nhật Bản hay Luật An toàn và Sức khỏe Lao động, nơi tiếp nhận phải chịu trách nhiệm như một người sử dụng lao động. Ví dụ, đối với các quy định về giờ làm việc, giờ nghỉ, ngày nghỉ, hay các biện pháp đảm bảo an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc, công ty tiếp nhận phải chịu trách nhiệm ngay cả khi họ không trực tiếp tuyển dụng người lao động phái cử. Những quy định này dựa trên quan điểm rằng, công ty tiếp nhận nên chịu trách nhiệm tương xứng đối với việc bảo vệ người lao động mà họ sử dụng để thu lợi từ hoạt động kinh doanh.

Mối quan hệ chỉ huy – điều hành: Yếu tố cốt lõi phân biệt hợp đồng thầu và phái cử lao động

Như chúng ta đã thấy, yếu tố quyết định và cốt lõi nhất để phân biệt giữa hợp đồng thầu công việc và phái cử lao động theo pháp luật là sự tồn tại của mối quan hệ chỉ huy – điều hành. Dù tên của hợp đồng có thể là “hợp đồng ủy thác công việc” hay “hợp đồng thầu”, nếu trong thực tế, người đặt hàng có sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp đối với nhân viên của người nhận thầu, thì hợp đồng đó có thể được pháp luật xem là hợp đồng phái cử lao động. Trong luật lao động của Nhật Bản, thực chất công việc được coi trọng hơn hình thức hợp đồng.

Để cụ thể hóa tiêu chí này, Bộ Lao động và Phúc lợi Xã hội Nhật Bản đã đặt ra “Tiêu chuẩn phân biệt giữa kinh doanh phái cử lao động và kinh doanh thực hiện thông qua hợp đồng thầu” (Thông báo số 37 của Bộ Lao động năm Showa 61 (1986)). Theo thông báo này, để một dự án được công nhận là hợp đồng thầu hợp lệ, người thầu phải “tự mình trực tiếp sử dụng sức lao động của nhân viên mà mình tuyển dụng” và “xử lý công việc mà mình nhận thầu như là công việc kinh doanh của mình và độc lập với bên kia hợp đồng”.

Cụ thể, việc có tồn tại mối quan hệ chỉ huy – điều hành hay không được xác định dựa trên việc tổng hợp xem xét các yếu tố sau đây.

Thứ nhất là việc chỉ đạo và quản lý phương pháp thực hiện công việc. Nếu người đặt hàng đưa ra hướng dẫn cụ thể cho nhân viên của người nhận thầu về cách tiến hành công việc, trình tự làm việc, phân phối thời gian, thì có xu hướng được xem là có mối quan hệ chỉ huy – điều hành. Trong một hợp đồng thầu hợp lệ, tất cả những quản lý này nên do người đứng đầu bên thầu thực hiện.

Thứ hai là quản lý thời gian làm việc. Nếu người đặt hàng chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc, thời gian nghỉ ngơi, hoặc trực tiếp yêu cầu làm thêm giờ hoặc làm việc vào ngày nghỉ cho nhân viên của người nhận thầu, đây cũng là bằng chứng mạnh mẽ cho thấy sự tồn tại của mối quan hệ chỉ huy – điều hành. Việc quản lý thời gian làm việc nên do chính người thầu, tức là nhà tuyển dụng, thực hiện.

Thứ ba là quản lý trật tự doanh nghiệp và sự tham gia vào đánh giá nhân sự. Nếu người đặt hàng quyết định việc bố trí nhân viên của người nhận thầu, đánh giá khả năng thực hiện công việc, hoặc đưa ra hướng dẫn về kỷ luật làm việc, thì sự độc lập giữa hai bên được coi là đã mất.

Để làm rõ những khác biệt pháp lý này, bảng dưới đây tổng hợp các đặc điểm chính của hợp đồng thầu công việc và phái cử lao động.

Như bảng trên cho thấy, việc lựa chọn hình thức nào không chỉ là vấn đề sử dụng hợp đồng khác nhau, mà còn liên quan trực tiếp đến quyết định chiến lược kinh doanh về mức độ cần tích hợp và quản lý trực tiếp nguồn lực lao động vào tổ chức của mình.

Các loại hình chính và giới hạn thời gian của việc phái cử người lao động

Hệ thống phái cử người lao động ở Nhật Bản được chia thành một số loại hình khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Trong số đó, hai loại hình chính là “phái cử người lao động chung” và “phái cử người lao động dự kiến giới thiệu việc làm”. Phái cử người lao động chung nhằm mục đích linh hoạt đáp ứng nhu cầu lao động của doanh nghiệp, như bổ sung nhân sự trong thời kỳ cao điểm hoặc hỗ trợ tạm thời cho các công việc chuyên môn.

Mặt khác, “phái cử người lao động dự kiến giới thiệu việc làm” là một hình thức đặc biệt kết hợp giữa việc phái cử và giới thiệu việc làm. Trong hệ thống này, việc phái cử người lao động được thực hiện với điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp tiếp nhận sẽ tuyển dụng trực tiếp người lao động đó (như nhân viên chính thức hoặc nhân viên hợp đồng) trong tương lai, với thời hạn tối đa là 6 tháng. Thời gian phái cử này có tính chất là một thời gian thử việc, để cả doanh nghiệp và người lao động có thể đánh giá sự phù hợp của nhau. Do đó, những hoạt động tuyển chọn như kiểm tra sơ yếu lý lịch hoặc phỏng vấn trước khi bắt đầu phái cử, mặc dù bị cấm trong phái cử người lao động chung, lại được chấp nhận một cách ngoại lệ trong phái cử người lao động dự kiến giới thiệu việc làm.

Ngoài ra, Luật Phái Cử Người Lao Động Nhật Bản đặt ra những hạn chế nghiêm ngặt về thời gian sử dụng người lao động phái cử nhằm mục đích ổn định việc làm cho họ. Điều này được biết đến như là “quy tắc 3 năm”. Quy tắc này được áp dụng ở hai cấp độ khác nhau.

Một là “giới hạn thời gian theo đơn vị cơ sở”. Điều này giới hạn thời gian mà một cơ sở cụ thể (như nhà máy hoặc văn phòng) có thể tiếp nhận người lao động phái cử, nguyên tắc là không quá 3 năm. Thời gian này được tính từ ngày cơ sở đó lần đầu tiên tiếp nhận người lao động phái cử. Tuy nhiên, giới hạn thời gian này có thể được gia hạn mỗi 3 năm thông qua quy trình thích hợp như việc lắng nghe ý kiến từ công đoàn đa số tại cơ sở hoặc đại diện đa số người lao động.

Thứ hai là “giới hạn thời gian theo cá nhân”. Điều này giới hạn thời gian mà một người lao động phái cử cụ thể có thể làm việc trong cùng một đơn vị tổ chức của doanh nghiệp tiếp nhận (như bộ phận hoặc phòng ban), nguyên tắc là không quá 3 năm. Ngay cả khi thời gian theo đơn vị cơ sở được gia hạn, cùng một người không thể tiếp tục làm việc trong cùng một bộ phận quá 3 năm. Trong trường hợp này, doanh nghiệp tiếp nhận phải tìm cách chuyển người lao động đó sang bộ phận khác hoặc chuyển sang hình thức tuyển dụng trực tiếp.

Tuy nhiên, có một số ngoại lệ cho quy tắc 3 năm này. Ví dụ, người lao động phái cử ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn với doanh nghiệp phái cử, người lao động trên 60 tuổi, người lao động tham gia vào dự án có thời hạn rõ ràng, hoặc người lao động được phái cử như nhân viên thay thế trong thời gian nghỉ sinh hoặc nghỉ chăm sóc con cái, không phải tuân theo giới hạn thời gian này. Quy tắc 3 năm không chỉ là một giới hạn tuân thủ pháp luật mà còn mang ý nghĩa chính sách, nhằm ngăn chặn việc doanh nghiệp sử dụng lực lượng lao động phái cử một cách không giới hạn cho các công việc cốt lõi lâu dài và khuyến khích họ lập kế hoạch nhân sự từ một góc độ dài hạn.

Những Điểm Lưu Ý Trong Thực Tiễn và Giải Thích về Các Phán Quyết Quan Trọng

Trong thực tiễn, rủi ro pháp lý cần được chú ý nhất là tình trạng “giả danh nhận thầu” khi mà trên hợp đồng là nhận thầu nhưng thực tế người đặt hàng lại chỉ đạo công nhân như là người lao động của mình. Nếu tình trạng giả danh nhận thầu được xác định, đó có thể được coi là hành vi vi phạm pháp luật về việc lách luật quy định của Luật Phái Cử Lao Động Nhật Bản và có thể trở thành đối tượng của hướng dẫn hành chính hoặc các hình phạt.

Rủi ro quản lý lớn nhất trong giả danh nhận thầu là việc tòa án xác định có sự thành lập một “hợp đồng lao động ngầm” trực tiếp giữa người đặt hàng và người lao động. Nếu hợp đồng lao động ngầm được công nhận, người đặt hàng sẽ phải chịu tất cả trách nhiệm pháp lý của một nhà tuyển dụng trực tiếp, bao gồm quy định về sa thải và nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội.

Một trường hợp tiêu biểu trong pháp luật Nhật Bản liên quan đến vấn đề này là vụ Panasonic Plasma Display (phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 18 tháng 12 năm 2009 (2009)). Trong vụ việc này, một người lao động làm việc tại nhà máy của Panasonic dưới danh nghĩa là nhân viên của công ty nhận thầu đã tuyên bố rằng thực tế họ nhận chỉ đạo trực tiếp từ nhân viên của Panasonic và do đó có một hợp đồng lao động ngầm với Panasonic.

Tòa án Tối cao đã bác bỏ quyết định của tòa án cấp dưới và phủ nhận sự thành lập của hợp đồng lao động ngầm. Trong lý do phán quyết, Tòa án Tối cao đã đưa ra một tiêu chuẩn quan trọng: việc người đặt hàng chỉ đạo công nhân của công ty nhận thầu (tình trạng giả danh nhận thầu) không đồng nghĩa với việc tự động có sự thành lập hợp đồng lao động ngầm. Để công nhận sự thành lập hợp đồng, cần có thêm các tình huống đặc biệt như người đặt hàng tham gia quyết định về tuyển dụng hoặc đối xử (như lương) của người lao động một cách thực chất, khiến công ty nhận thầu chỉ còn là tồn tại danh nghĩa và người đặt hàng có thể được coi là nhà tuyển dụng thực sự.

Phán quyết này mang lại hai hàm ý quan trọng cho các nhà quản lý. Một là, ngay cả khi có sơ hở trong quản lý hệ thống chỉ đạo, điều đó không tự động dẫn đến trách nhiệm tuyển dụng trực tiếp, cung cấp một phần an tâm nhất định. Tuy nhiên, điều thứ hai là một cảnh báo nghiêm trọng hơn: càng sâu sắc người đặt hàng tham gia vào quyền quản lý nhân sự cốt lõi và quản lý lao động của công ty nhận thầu, rủi ro tòa án vượt qua hình thức hợp đồng để công nhận mối quan hệ tuyển dụng trực tiếp càng tăng. Do đó, để chắc chắn tránh được rủi ro pháp lý, việc tôn trọng sự độc lập của nhà thầu và thực hiện nghiêm ngặt việc tách biệt hệ thống chỉ đạo là điều cần thiết.

Tóm lược

Trong hệ thống pháp luật lao động của Nhật Bản, việc phân biệt giữa hợp đồng thầu xử lý công việc và việc cung cấp lao động tạm thời là vô cùng quan trọng. Hợp đồng thầu xử lý công việc dựa trên Bộ luật Dân sự Nhật Bản và nhằm mục tiêu “hoàn thành công việc”, trong đó nhà thầu quản lý nhân viên của mình một cách tự chủ. Ngược lại, việc cung cấp lao động tạm thời được điều chỉnh bởi Luật Cung cấp Lao động Tạm thời đặc biệt của Nhật Bản, với mục đích “cung cấp sức lao động”, nơi mà nơi nhận lao động có quyền chỉ huy và ra lệnh trực tiếp đối với người lao động nhưng đồng thời phải chịu nhiều nghĩa vụ pháp lý. Việc lựa chọn hình thức nào không chỉ là vấn đề hợp đồng mà còn là quyết định chiến lược của doanh nghiệp, phụ thuộc vào việc họ muốn tìm kiếm dịch vụ độc lập hay muốn tích hợp nguồn lực lao động vào tổ chức của mình. Việc vận dụng sai lầm mối quan hệ này có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Do đó, việc thiết kế hợp đồng cẩn thận và quản lý nghiêm ngặt trong hoạt động hàng ngày là chìa khóa để đảm bảo tuân thủ pháp luật và thực hiện ổn định kinh doanh.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến lao động cho đa dạng khách hàng tại Nhật Bản, bao gồm cả chủ đề này. Chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng cung cấp lời khuyên pháp lý rõ ràng và thực tiễn về các quy định pháp luật lao động phức tạp của Nhật Bản mà các doanh nghiệp quốc tế có thể đối mặt. Từ việc xây dựng hợp đồng phù hợp đến việc thiết lập hệ thống quản lý lao động và tư vấn về tuân thủ pháp luật, chúng tôi cung cấp hỗ trợ toàn diện phù hợp với nhu cầu của quý công ty.