Khung pháp lý về việc thanh toán tiền lương trong luật lao động Nhật Bản: Từ góc độ tuân thủ và quản lý rủi ro

Khi kinh doanh tại Nhật Bản, việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến thanh toán tiền lương không chỉ là nghĩa vụ quản lý lao động mà còn là yếu tố quan trọng của quản trị doanh nghiệp, giúp duy trì sự phát triển bền vững và uy tín xã hội của công ty. Vi phạm quy định về tiền lương không chỉ dẫn đến nghĩa vụ thanh toán tiền lương chưa trả mà còn có thể trở thành đối tượng của cuộc điều tra và khuyến nghị sửa đổi từ phía Cơ quan Giám sát Tiêu chuẩn Lao động. Hơn nữa, trong xã hội hiện đại, việc thông tin được phát tán bởi nhân viên hoặc cựu nhân viên qua mạng xã hội có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến hình ảnh doanh nghiệp, làm khó khăn việc thu hút và giữ chân nhân tài, từ đó ảnh hưởng lớn đến việc điều hành doanh nghiệp. Hệ thống pháp luật Nhật Bản bảo vệ quyền lợi tiền lương của người lao động một cách đa tầng thông qua nhiều đạo luật khác nhau. Cụ thể, có ‘Luật Tiền Lương Tối Thiểu của Nhật Bản’ quy định mức lương tối thiểu, ‘Luật Tiêu Chuẩn Lao Động của Nhật Bản’ điều chỉnh nguyên tắc cơ bản về phương thức thanh toán, ‘Bộ Luật Dân Sự của Nhật Bản’ đảm bảo thứ tự ưu tiên của các quyền lợi, và ‘Luật Bảo Đảm Thanh Toán Tiền Lương của Nhật Bản’ đảm bảo việc thanh toán khi nghỉ việc. Những đạo luật này không hoạt động độc lập mà liên kết với nhau, tạo thành một hệ thống bảo vệ toàn diện. Do đó, việc hiểu rõ một vi phạm đối với một đạo luật có thể không chủ ý dẫn đến vi phạm các đạo luật khác, làm tăng rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp là điều cần thiết. Bài viết này sẽ phân tích khuôn khổ pháp lý về thanh toán tiền lương tại Nhật Bản dựa trên những đạo luật chính này và nghĩa vụ mà người sử dụng lao động cần tuân thủ, kết hợp với các điều khoản cụ thể và ví dụ án lệ.

Khung pháp lý của Hệ thống Tiền lương Tối thiểu tại Nhật Bản

Luật Tiền lương Tối thiểu của Nhật Bản nhằm mục đích ổn định cuộc sống của người lao động bằng cách quy định mức tiền lương tối thiểu mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động. Quy định này có hiệu lực như một điều khoản bắt buộc không thể giảm bớt thông qua thỏa thuận giữa các bên.

Điều 4, Khoản 1 của Luật Tiền lương Tối thiểu tại Nhật Bản quy định rằng người sử dụng lao động phải trả cho người lao động mức tiền lương không thấp hơn mức tiền lương tối thiểu. Hơn nữa, Khoản 2 của cùng điều luật này quy định rằng, ngay cả khi người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận về mức tiền lương thấp hơn mức tiền lương tối thiểu, phần thỏa thuận đó sẽ bị coi là vô hiệu và hợp đồng sẽ được coi như đã quy định mức tiền lương tối thiểu. Điều này có nghĩa là, bất kể sự đồng ý của người lao động, tiêu chuẩn tối thiểu theo luật định sẽ được áp dụng một cách bắt buộc.

Có hai loại tiền lương tối thiểu: “Tiền lương Tối thiểu theo Khu vực” áp dụng cho tất cả người lao động bất kể ngành nghề hay công việc, và “Tiền lương Tối thiểu theo Ngành cụ thể” áp dụng cho người lao động trong một số ngành nghề nhất định. Khi người lao động thuộc diện áp dụng cả hai loại, mức tiền lương tối thiểu cao hơn sẽ được áp dụng.

Khi xác định xem tiền lương thực tế có vượt qua mức tiền lương tối thiểu hay không, cần phải loại trừ một số khoản tiền lương nhất định khỏi tiền lương đó để tính toán. Theo Quy định thi hành Luật Tiền lương Tối thiểu của Nhật Bản, tiền lương được trả một cách tạm thời (như tiền phụ cấp kết hôn) hoặc tiền lương được trả cho một khoảng thời gian vượt quá một tháng (như thưởng) không được tính vào cơ sở tính tiền lương tối thiểu. Trong trường hợp tiền lương hàng tháng hoặc hàng ngày, số tiền này sẽ được chia cho số giờ làm việc quy định để chuyển đổi thành số tiền theo giờ và so sánh với mức tiền lương tối thiểu áp dụng (theo giờ).

Nếu người sử dụng lao động không trả tiền lương ít nhất bằng mức Tiền lương Tối thiểu theo Khu vực, họ có thể phải đối mặt với mức phạt lên đến 500.000 yên theo Điều 40 của Luật Tiền lương Tối thiểu tại Nhật Bản.

Một ví dụ về trường hợp pháp lý liên quan đến phạm vi áp dụng của Luật Tiền lương Tối thiểu là vụ án NHK (Đài phát thanh Nagoya) (Phán quyết của Tòa án Cấp cao Nagoya ngày 26 tháng 6 năm 2018). Trong vụ án này, việc một nhân viên đang nghỉ phép vì lý do sức khỏe tâm thần và thực hiện “thử việc” để đánh giá khả năng trở lại làm việc mà không được trả lương đã trở thành vấn đề tranh chấp. Tòa án đã chú trọng đến thực tế rằng việc thử việc này diễn ra dưới sự chỉ đạo và giám sát của người sử dụng lao động và sản phẩm của nó (bản thảo tin tức mà nhân viên đã tham gia sản xuất) thực sự đã được phát sóng, điều này cho thấy người sử dụng lao động đã hưởng lợi từ nó. Tòa án đã quyết định rằng, mặc dù có yếu tố phục hồi chức năng, nhưng việc thử việc về mặt thực chất vẫn là “lao động” dưới sự chỉ đạo và giám sát của người sử dụng lao động và đã ra lệnh cho công ty phải trả tiền lương ít nhất bằng mức tiền lương tối thiểu. Phán quyết này ám chỉ rằng, bất kể tên gọi của hợp đồng hay ý định của các bên thế nào, nếu công việc thực tế được đánh giá là dưới sự chỉ đạo và giám sát của người sử dụng lao động, nó sẽ thuộc phạm vi áp dụng của Luật Tiền lương Tối thiểu. Điều này cũng cho thấy rằng, các hoạt động được thực hiện dưới danh nghĩa thực tập, đào tạo, hoặc thời gian thử việc có thể phát sinh nghĩa vụ trả tiền lương dựa trên bản chất thực tế của chúng, và do đó, các doanh nghiệp cần phải xem xét cẩn thận khi thiết kế các chương trình này.

Nguyên tắc cơ bản của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản trong việc thanh toán tiền lương

Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản quy định các nguyên tắc cơ bản nhằm bảo vệ cuộc sống của người lao động thông qua việc đặt ra cách thức và thời điểm cụ thể cho việc thanh toán tiền lương. Các nguyên tắc được quy định trong Điều 24 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản này được biết đến là “Ngũ nguyên tắc thanh toán tiền lương” và là một trong những quy tắc cơ bản nhất trong quản lý lao động tại Nhật Bản. Nếu vi phạm những nguyên tắc này, có thể bị phạt tiền dưới 300.000 yên theo Điều 120 của cùng luật này.

Thứ nhất, “nguyên tắc thanh toán bằng tiền tệ”. Tiền lương phải được thanh toán bằng tiền tệ của Nhật Bản (tiền mặt) theo nguyên tắc. Việc cung cấp hàng hóa như sản phẩm của công ty hoặc phiếu quà tặng thay cho tiền lương là bị cấm theo nguyên tắc. Tuy nhiên, việc chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng do người lao động chỉ định hoặc thanh toán vào tài khoản của những tổ chức chuyển tiền đáp ứng những yêu cầu nhất định (còn gọi là thanh toán số hóa) được chấp nhận như một ngoại lệ nếu có sự đồng ý của người lao động.

Thứ hai, “nguyên tắc thanh toán trực tiếp”. Tiền lương phải được trả trực tiếp cho người lao động để ngăn chặn việc bóc lột thông qua trung gian. Việc thanh toán cho người đại diện hợp pháp như người giám hộ hoặc người đại diện tự nguyện được ủy quyền không được chấp nhận. Ngoại lệ cho nguyên tắc này bao gồm việc thanh toán cho “sứ giả” được xem là đồng nhất với người lao động theo quan điểm xã hội, như vợ/chồng của họ, trong trường hợp người lao động bị bệnh, hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo quyết định của tòa án về việc phong tỏa tài sản.

Thứ ba, “nguyên tắc thanh toán toàn bộ”. Tiền lương phải được thanh toán đầy đủ. Việc chủ sử dụng lao động một phía trừ nợ hoặc các khoản tín dụng khác mà họ có đối với người lao động từ tiền lương là bị cấm theo nguyên tắc. Các ngoại lệ cho nguyên tắc này được quy định chặt chẽ, chỉ cho phép trừ các khoản như thuế thu nhập hoặc phí bảo hiểm xã hội theo luật định, hoặc khi có thỏa thuận bằng văn bản (thỏa thuận lao động) giữa chủ sử dụng lao động và công đoàn đại diện cho đa số người lao động hoặc người đại diện cho đa số người lao động, mới được phép trừ tiền thuê nhà công vụ từ tiền lương. Sự đồng ý cá nhân của người lao động không đủ, mà cần có sự đồng thuận tập thể, điều này thể hiện ý chí mạnh mẽ của luật pháp trong việc bảo vệ tiền lương – nguồn sống của người lao động – khỏi việc bị trừ một cách dễ dàng.

Thứ tư, “nguyên tắc thanh toán ít nhất một lần mỗi tháng”. Để đảm bảo sự ổn định trong cuộc sống của người lao động, tiền lương phải được thanh toán ít nhất một lần mỗi tháng. Ngay cả khi áp dụng hệ thống lương năm, số tiền đó cũng cần được chia nhỏ và thanh toán hàng tháng. Tuy nhiên, đối với tiền lương được thanh toán một cách tạm thời, thưởng, hoặc các khoản khác tương tự được quy định bởi Bộ Lao động và Phúc lợi, nguyên tắc này không áp dụng.

Thứ năm, “nguyên tắc thanh toán vào ngày cố định”. Việc xác định trước ngày thanh toán tiền lương cũng là bắt buộc. Cần phải xác định cụ thể ngày thanh toán như “ngày 25 hàng tháng” hoặc “ngày cuối cùng của tháng”. Việc đặt ngày thanh toán có sự thay đổi theo tháng như “thứ Sáu thứ ba của mỗi tháng” hoặc đặt một khoảng thời gian cho ngày thanh toán như “từ ngày 15 đến ngày 25 hàng tháng” không được chấp nhận. Đây cũng là một quy định quan trọng nhằm giúp người lao động có thể lập kế hoạch tài chính ổn định cho cuộc sống của mình.

Vị thế ưu tiên của quyền lợi tiền lương: Sự bảo vệ theo Bộ luật Dân sự Nhật Bản

Không chỉ các quy định về lao động, Bộ luật Dân sự Nhật Bản cũng thiết lập các quy định mạnh mẽ để bảo vệ quyền lợi tiền lương. Đó là hệ thống được gọi là “quyền ưu tiên đặc biệt”. Quyền ưu tiên đặc biệt là quyền mà pháp luật quy định cho phép người có một số loại quyền lợi cụ thể được ưu tiên nhận thanh toán từ tài sản của người nợ trước các chủ nợ khác.

Điều 306, khoản 2 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản quy định rằng quyền lợi phát sinh từ “mối quan hệ lao động” sẽ được thiết lập “quyền ưu tiên chung” trên toàn bộ tài sản của người nợ (người sử dụng lao động). “Quyền lợi phát sinh từ mối quan hệ lao động” này, tất nhiên, bao gồm quyền lợi tiền lương của người lao động. Và Điều 308 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản làm rõ rằng quyền ưu tiên này tồn tại đối với tiền lương.

Sức mạnh của quyền ưu tiên chung này là cực kỳ mạnh mẽ. Khi các quyền ưu tiên chung xung đột với nhau, thứ tự ưu tiên được quy định trong Điều 329, khoản 1 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản, và quyền ưu tiên từ mối quan hệ lao động được xếp ở vị trí thứ hai, chỉ sau quyền ưu tiên cho “chi phí chung”, đây là một vị thế ưu tiên rất cao.

Điều này có nghĩa là, ngay cả khi tình hình tài chính của người sử dụng lao động xấu đi và không thể thanh toán đầy đủ cho tất cả các chủ nợ, tiền lương chưa thanh toán của người lao động phải được ưu tiên thanh toán từ toàn bộ tài sản của công ty trước nhiều loại nợ khác như tiền vay từ các tổ chức tài chính hay các khoản phải trả cho các đối tác giao dịch thông thường. Quy định này nâng cao vị thế của quyền lợi tiền lương từ một quyền lợi hợp đồng thông thường thành một quyền lợi được ưu tiên bảo đảm thực tế, có tài sản tổng của công ty làm tài sản đảm bảo. Từ góc độ của người quản lý và cổ đông, việc nhận thức rằng tiền lương chưa thanh toán không chỉ là vấn đề lao động hay rủi ro quy định mà còn là một khoản nợ tài chính cần được xử lý ưu tiên hàng đầu, ảnh hưởng đến toàn bộ tài sản của công ty, là điều quan trọng.

Đảm bảo Thanh toán Tiền Lương Khi Nghỉ Việc theo Luật Nhật Bản

Để đảm bảo việc thanh toán tiền lương khi người lao động nghỉ việc được thực hiện một cách chắc chắn, Nhật Bản có một đạo luật đặc biệt. Đó là “Luật Đảm bảo Thanh toán Tiền Lương, v.v. của Nhật Bản” (sau đây gọi là “Luật Đảm bảo Thanh toán Tiền Lương”). Mục đích của đạo luật này là nhằm đảm bảo việc thanh toán tiền lương và các vấn đề liên quan được thực hiện một cách chính xác, đặc biệt là trong trường hợp người lao động rời bỏ công việc.

Trong Luật Đảm bảo Thanh toán Tiền Lương, một trong những quy định quan trọng nhất được đặt ra tại Điều 6 là hệ thống liên quan đến “lãi suất chậm trả”. Theo khoản 1 của Điều này, người sử dụng lao động phải thanh toán lãi suất chậm trả cho người lao động đã nghỉ việc nếu họ không thanh toán toàn bộ hoặc một phần tiền lương (không bao gồm tiền thưởng nghỉ việc) đến hạn thanh toán. Lãi suất chậm trả này được tính bằng cách nhân tỷ lệ 14.6% hàng năm vào số tiền chưa thanh toán. Tỷ lệ lãi suất 14.6% hàng năm này được quy định tại Điều 1 của Pháp lệnh thi hành Luật Đảm bảo Thanh toán Tiền Lương của Nhật Bản.

Tỷ lệ lãi suất 14.6% này, khi so sánh với lãi suất pháp định thông thường trong giao dịch thương mại hoặc giới hạn lãi suất chậm trả trong hợp đồng tiêu dùng, được thiết lập ở mức đáng kể cao hơn. Việc thiết lập mức lãi suất cao này không chỉ nhằm mục đích bồi thường cho người lao động vì không nhận được tiền lương, mà còn có ý nghĩa trừng phạt mạnh mẽ đối với người sử dụng lao động để họ không trì hoãn việc thanh toán tiền lương khi nghỉ việc. Nói cách khác, cơ quan lập pháp muốn ngăn chặn người sử dụng lao động trì hoãn việc thanh toán tiền lương cho người nghỉ việc và sử dụng số tiền đó như một khoản vay ngắn hạn không lãi suất, bằng cách áp đặt một hình phạt cao đến mức không hợp lý về mặt kinh tế.

Quy định này gửi một thông điệp rõ ràng đến các nhà quản lý rằng họ cần ưu tiên việc thanh toán tiền lương cuối cùng cho nhân viên sắp nghỉ việc. Ngay cả khi việc trì hoãn thanh toán chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn, lãi suất cao này có thể khiến lãi suất chậm trả tăng lên nhanh chóng, trở thành một gánh nặng tài chính không lường trước được cho doanh nghiệp. Đây là một chi phí hoàn toàn có thể tránh được và việc phát sinh nó có thể được coi là dấu hiệu của sự thiếu sót trong quản lý tài chính và hệ thống tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Bảng So Sánh: Tổng Quan về Các Hệ Thống Pháp Lý Bảo Vệ Quyền Lợi Tiền Lương tại Nhật Bản

Như đã được giải thích trước đây, hệ thống pháp luật Nhật Bản bảo vệ quyền lợi tiền lương thông qua việc sử dụng nhiều luật khác nhau như Luật Tiền Lương Tối Thiểu, Luật Tiêu Chuẩn Lao Động, Bộ Luật Dân Sự và Luật Đảm Bảo Thanh Toán Tiền Lương. Mỗi luật này, mặc dù có mục đích và phương tiện khác nhau, nhưng cùng nhau tạo nên một hệ thống đồng bộ nhằm đảm bảo rằng tiền lương của người lao động được thanh toán một cách chắc chắn và công bằng. Bảng dưới đây so sánh vai trò và đặc điểm của từng luật để tổng hợp một cách rõ ràng.

Như bảng trên đã chỉ ra, Luật Tiền Lương Tối Thiểu xác định “số tiền” tối thiểu mà tiền lương phải được thanh toán, trong khi Luật Tiêu Chuẩn Lao Động quy định “phương thức thanh toán” tiền lương. Bộ Luật Dân Sự bảo vệ “thứ tự ưu tiên” của quyền lợi tiền lương trong trường hợp thanh toán bị trì hoãn, và Luật Đảm Bảo Thanh Toán Tiền Lương áp đặt hình phạt nghiêm khắc đối với việc chậm trả tiền lương “khi nghỉ việc”. Như vậy, mỗi luật bảo vệ quyền lợi tiền lương từ những khía cạnh khác nhau, tạo nên một hệ thống đảm bảo thực hiện toàn diện và không có sơ hở.

Tóm lược

Như đã được tổng quan trong bài viết này, việc tuân thủ quy định về thanh toán tiền lương ở Nhật Bản không chỉ đơn thuần là tuân theo một đạo luật duy nhất mà còn đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về hệ thống pháp luật phức tạp được tạo nên từ nhiều quy định khác nhau. Việc chắc chắn thực hiện các nghĩa vụ cơ bản như tuân thủ mức lương tối thiểu, thực hiện nghiêm ngặt nguyên tắc thanh toán tiền lương theo quy định của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Act), và thanh toán tiền lương cuối cùng một cách nhanh chóng khi nhân viên nghỉ việc, là những vấn đề quản lý doanh nghiệp không thể thiếu để tránh các hình phạt pháp lý, tổn thất tài chính, và rủi ro về uy tín khó có thể phục hồi. Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật hệ thống tính lương, nội dung hợp đồng lao động, và quy định nội bộ để phù hợp với các luật lệ mới nhất và thường xuyên xem xét lại chúng.

Văn phòng luật sư Monolith của chúng tôi có kinh nghiệm cung cấp lời khuyên phong phú liên quan đến các vấn đề pháp lý lao động, bao gồm cả chủ đề được đề cập trong bài viết này, cho nhiều khách hàng trong nước Nhật Bản. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, và am hiểu các thách thức đặc biệt mà các doanh nghiệp mở rộng quốc tế phải đối mặt. Chúng tôi có khả năng cung cấp hỗ trợ pháp lý toàn diện, từ việc xây dựng hệ thống tuân thủ pháp luật lao động phức tạp của Nhật Bản, đánh giá rủi ro lao động, cho đến việc xử lý cụ thể các vấn đề phát sinh.