Metoda opt-in procesu při distribuci newsletteru

V oblasti e-mailového marketingu byly dříve středobodem přímé e-maily, ale s rozšířením internetu se zvyšuje význam “e-mailových bulletinů” (newsletterů).

Jednoduchost a rychlost odeslání newsletteru na jedno kliknutí uživatelům po celém světě a nízké náklady jsou velkými výhodami newsletterů.

Avšak, pokud nebudete dodržovat příslušné zákony a nařízení při rozesílání newsletterů, můžete čelit trestům, jako je vězení nebo pokuty.

Mnoho lidí málo ví o velmi důležité “regulaci opt-in”, takže tentokrát vysvětlíme jednoduše “jak provést opt-in proces při rozesílání newsletterů”, což je nezbytné pro bezpečné rozesílání newsletterů.

Co je regulace Opt-in

“Opt-in” znamená, že příjemce požádá odesílatele konkrétního elektronického mailu o zaslání mailu nebo dává “souhlas” k odeslání mailu. Zákaz reklamních e-mailů odesílaných příjemcům, kteří nevyjádřili “souhlas”, se nazývá “regulace Opt-in”.

Do změny zákona v roce 2008 (Gregorian calendar year) byla používána metoda, která zakazovala odesílání e-mailů příjemcům, kteří odesílateli oznámili odmítnutí příjmu “Opt-out”, ale kvůli nárůstu počtu byla změněna na “Opt-in”.

Základem regulace Opt-in je článek 3 odstavec 1 zákona o konkrétních elektronických mailech (japonský zákon o správném odesílání konkrétních elektronických mailů).

Článek 3 (Omezení odesílání konkrétních elektronických mailů)
Odesílatel nesmí odesílat konkrétní elektronické maily nikomu jinému než osobám uvedeným níže.
1. Osoby, které odesílateli nebo pověřenému odesílateli (osoba, která pověřila odeslání elektronického mailu (omezeno na organizace s cílem zisku a jednotlivce provozující podnikání). Dále jen stejně.) oznámily, že chtějí, aby byl odeslán konkrétní elektronický mail nebo že souhlasí s jeho odesláním
2. Kromě osob uvedených v předchozím bodě, osoby, které oznámily svou e-mailovou adresu odesílateli nebo pověřenému odesílateli podle nařízení ministerstva vnitra a kabinetu
3. Kromě osob uvedených v předchozích dvou bodech, osoby, které mají obchodní vztahy s osobami provozujícími podnikání související s reklamou nebo propagací prostřednictvím daného konkrétního elektronického mailu
4. Kromě osob uvedených v předchozích třech bodech, organizace nebo jednotlivci (omezeno na osoby provozující podnikání), kteří zveřejnili svou e-mailovou adresu podle nařízení ministerstva vnitra a kabinetu

Konkrétní elektronický mail

“Konkrétní elektronický mail” je e-mail odeslaný odesílatelem (organizace nebo jednotlivec) s cílem zisku za účelem reklamy nebo propagace, ale následující typy e-mailů také spadají do kategorie “e-mailů odeslaných za účelem reklamy nebo propagace”.

• E-maily, jejichž účelem odeslání je přesměrování na webové stránky, které se snaží propagovat informace o službách nebo produktech pro podnikání
• E-maily, které se snaží přesměrovat na webové stránky pro podnikání tím, že se vydávají za pozvánky na sociální sítě, oznámení o výhře v soutěži, e-maily od přátel nebo kontakty od ostatních členů na stránkách s členstvím

Avšak následující typy e-mailů nespadají do kategorie “konkrétní elektronické maily”.

• E-maily, které jsou oznámeními souvisejícími s obchodními vztahy, jako jsou pokyny k obchodním podmínkám nebo oznámení o účtování poplatků, které neobsahují reklamní nebo propagační obsah a nesnaží se přesměrovat na reklamní nebo propagační webové stránky
• E-maily, které jsou pouze pozdravy na určitou dobu a neobsahují reklamní nebo propagační obsah a nesnaží se přesměrovat na reklamní nebo propagační webové stránky
• E-maily odeslané neziskovými organizacemi, jako jsou politické organizace, náboženské organizace, NPO, odbory atd.

Tresty

Pokud dojde k porušení zákona o konkrétních elektronických mailech, ministr vnitra a předseda vlády mohou vůči odesílateli vydávat “příkazy k dodržení”, “příkazy k vylepšení” nebo “zrušení registrace”.

Pokud byly odeslány e-maily s falešnými informacemi o odesílateli nebo pokud nebyly dodrženy různé příkazy, může být uložen trest odnětí svobody do jednoho roku nebo pokuta do výše 1 milionu jenů (v případě právnických osob, kromě trestání pachatele, může být právnické osobě uložena pokuta do výše 30 milionů jenů).

Výjimky z regulace Opt-in

Regulace Opt-in umožňuje odesílání určitých elektronických zpráv nejen v případě, kdy příjemce vyjádřil svůj ‘souhlas’ s odesláním, ale také v následujících případech.

Osoby, které poskytly svou e-mailovou adresu písemně

Pokud jste předali ‘písemný’ dokument, jako je vizitka, na které je uvedena vaše e-mailová adresa, je předpokládáno, že chápete možnost odesílání e-mailů od druhé strany. Proto je možné odesílat určité elektronické zprávy i bez ‘souhlasu’ příjemce.

Dále, i když nejde o ‘písemný’ dokument, je možné odesílat určité elektronické zprávy bez ‘souhlasu’ příjemce, pokud jste poskytli svou e-mailovou adresu prostřednictvím webové stránky nebo podobně, v následujících případech:

• Při zveřejňování reklamy v e-mailu týkajícím se důležitých záležitostí, jako je ‘uzavření smlouvy’, ‘obsah smlouvy’, ‘potvrzení objednávky’
• Při zveřejňování reklamy v části e-mailu, jako je newsletter, který je odesílán se ‘souhlasem’ příjemce
• Při zveřejňování reklamy jako podmínky pro bezplatné využití e-mailové adresy, jako je freemail

Pozor, online výměna vizitek není považována za ‘písemný’ dokument, a proto podléhá regulaci Opt-in.

Osoby v obchodním vztahu

Například, pokud zákazník, který si otevřel účet u finanční instituce, pokračuje v jejím využívání, je považován za to, že mezi finanční institucí a zákazníkem existuje obchodní vztah, a v tomto případě se jedná o výjimku z regulace Opt-in.

Na druhou stranu, pokud jste například pouze jednou nakoupili v internetovém obchodě, nelze říci, že mezi internetovým obchodem a zákazníkem existuje trvalý obchodní vztah, a proto podléháte regulaci Opt-in.

Osoby, které zveřejnily svou e-mailovou adresu

Cílem zveřejnění e-mailové adresy je přijímat e-maily od třetích stran, takže se předpokládá, že odesílání určitých elektronických zpráv je povoleno, a proto nejsou považovány za předmět regulace Opt-in. Nicméně, pokud je zobrazeno, že odmítáte přijímat určité elektronické zprávy, stáváte se předmětem regulace Opt-in.

Jak provést opt-in proces

Jak získat ‘souhlas’

Nejdůležitějším prvkem v opt-in regulaci je získání ‘souhlasu’ od příjemce k odeslání konkrétního elektronického mailu. Pro určení, zda byl ‘souhlas’ udělen, jsou potřeba následující kritéria:

• Příjemce je si vědom, že bude odeslán ‘konkrétní elektronický mail’
• Existuje ‘projev souhlasu’ s tímto

Aby bylo možné jasně získat ‘souhlas’, je třeba, aby příjemce odpověděl na potvrzovací e-mail nebo podobnou zprávu.

<Příklad>
‘※Tento e-mail je odesílán osobám, které se v minulosti zúčastnily našich seminářů, kontaktovaly nás atd. Pokud si přejete dostávat náš newsletter s informacemi o našich službách a produktech, odpovězte prosím na tento e-mail.’

Jak zobrazit požadavek na ‘souhlas’

Při získávání ‘souhlasu’ musí příjemce rozpoznat ① odesílatele e-mailu a ② skutečnost, že bude odeslán elektronický mail obsahující reklamu nebo propagaci. Doporučené způsoby zobrazení těchto informací jsou následující:

• Zvýrazněte text pomocí ‘velikosti’ nebo ‘barvy’
• Umístěte informace ‘blízko tlačítka pro odeslání’
• Zaškrtávací políčko ‘Chci dostávat reklamní e-maily’ by mělo být prázdné a příjemce by měl zaškrtnout políčko sám (výchozí nastavení je vypnuto)
• Pokud je zaškrtávací políčko ‘Chci dostávat reklamní e-maily’ již zaškrtnuto (výchozí nastavení je zapnuto), ujistěte se, že příjemce si je vědom zaškrtnutí, například pomocí barvy nebo podtržení
• Pokud bude odeslán elektronický mail obsahující reklamu nebo propagaci od více firem, uveďte ‘obor’, ‘název firmy’, ‘název webu’ atd. pro každou z nich

Doporučujeme také zobrazit ① skutečnost, že příjemce souhlasil s odesláním konkrétního elektronického mailu a ② název konkrétního elektronického mailu na potvrzovací stránce nebo podobně, aby se zabránilo nesprávnému ‘souhlasu’ příjemce.

Doporučení pro double opt-in

Double opt-in znamená, že po ‘souhlasu’ příjemce s odesláním elektronického mailu se na e-mailovou adresu příjemce odešle potvrzovací e-mail bez reklamy nebo propagace a ‘souhlas’ s odesláním konkrétního elektronického mailu se potvrdí odpovědí příjemce.

Tato metoda je doporučována jako účinný způsob prevence neoprávněného použití e-mailových adres jiných osob a prokázání ‘souhlasu’ příjemce.

Je možné získat ‘souhlas’ telefonicky?

Podle zákona není metoda získání souhlasu omezena, takže je možné získat souhlas telefonicky. Nicméně, je povinné uchovávat záznamy prokazující ‘souhlas’, včetně ‘doby’ a ‘způsobu’ získání souhlasu.

Povinnosti odesílatele newsletteru

Odesílatelé specifických elektronických e-mailů, jako jsou newslettery, mají kromě získání “souhlasu” od příjemce několik dalších povinností.

Zobrazení možnosti odhlášení (opt-out)

Podle japonského zákona o specifických elektronických e-mailech a jeho prováděcích předpisů jsou pro specifické elektronické e-maily stanoveny následující povinnosti zobrazení:

• Jméno nebo název osoby odpovědné za odeslání specifického elektronického e-mailu
• Adresa osoby odpovědné za odeslání
• Uvedení možnosti odhlášení (opt-out)
• E-mailová adresa nebo adresa webové stránky pro odhlášení
• Telefonní číslo, e-mailová adresa nebo adresa webové stránky pro stížnosti a dotazy

<Příklad uvedení možnosti odhlášení>
“Distribuci můžete kdykoli zastavit pomocí odkazu na konci e-mailu.”

<Příklad způsobu odhlášení>
“Pokud si přejete zastavit distribuci, odhlaste se prosím pomocí následujícího odkazu.”
“Změna nebo zrušení služby newsletteru je zde”

Klíčem k odhlášení je, aby příjemce mohl snadno rozpoznat “velikost”, “barvu” a “umístění” textu.

Doporučení pro doplnění zásad ochrany osobních údajů

Doporučujeme přidat ustanovení o zásadách ochrany osobních údajů týkající se “zveřejnění”, “opravy” a “zastavení použití” osobních údajů příjemce, jako je e-mailová adresa, před zobrazením “kontaktních informací” na webové stránce.

<Příklad>
“Naše společnost odpoví bez zbytečného odkladu v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů na žádosti o zveřejnění, opravu, přidání, odstranění, zastavení použití, vymazání atd. (dále jen “zveřejnění atd.”) osobních údajů, které máme, po ověření, že osoba, která požaduje “zveřejnění atd.”, je ta samá osoba.”

Pokud chcete vědět více o “klíčových bodech při vytváření zásad ochrany osobních údajů v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů”, podívejte se na následující detailní popis spolu s tímto článkem.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Uchovávání “záznamů prokazujících souhlas”

V případě regulace opt-in je pro určení legality důležitá existence předchozího “souhlasu” příjemce, a proto je v článku 3 odst. 2 japonského zákona o specifických elektronických e-mailech stanovena povinnost uchovávat “záznamy prokazující souhlas”.

Obsah uchovávání

Obsah “záznamů prokazujících souhlas” je následující:

• Záznamy ukazující “e-mailovou adresu”, “čas” a “způsob” získání souhlasu
• V případě získání “souhlasu” prostřednictvím písemné formy, e-mailu nebo webové stránky, záznamy standardních částí textu nebo struktury obrazovky prezentované příjemci při získávání “souhlasu”

Doba uchovávání

Doba uchovávání je stanovena jako doba od ukončení odesílání specifických elektronických e-mailů do uplynutí jednoho měsíce. Avšak v případě porušení příslušných zákonů a nařízení a přijetí opatření se doba uchovávání mění podle posledního dne odesílání, takže je třeba být opatrný.

Shrnutí

V tomto článku jsme podrobně vysvětlili, co je ① Opt-in regulace, ② výjimky z Opt-in regulace, ③ postup Opt-in a ④ povinnosti odesílatele newsletteru, na základě ‘Japonského zákona o specifických elektronických e-mailech’ a souvisejících právních předpisů.

Ve skutečném obchodním prostředí se mohou objevit případy, které nejsou pokryty obsahem tohoto článku.

V takových případech doporučujeme konzultovat s právníkem, který má bohaté odborné znalosti a zkušenosti, místo toho, abyste se rozhodovali sami.