Co je smlouva o omezení odpovědnosti vnějších členů představenstva? Postup a důležité aspekty při tvorbě smlouvy

V posledních letech, v době, kdy dochází k řadě skandálů ve společnostech, se od správních rad vyžaduje, aby dostatečně dohlížely na vedení společnosti. Jako součást tohoto úsilí se rozvíjí využívání nezávislých členů správních rad.

Od 1. března 2021 (Reiwa 3) byla zavedena novela Japonského zákona o společnostech, která ukládá povinnost jmenovat nezávislé členy správních rad v kótovaných společnostech. Proto je zajištění nezávislých členů správních rad významným úkolem nejen pro kótované společnosti, ale i pro ty, které se chystají na burzu v budoucnu.

Navíc, i u nekótovaných společností může být přijetí nezávislých členů správních rad podmínkou pro získání investic od venture kapitálu a podobných investorů. V takových případech je běžné, že společnosti uzavírají s nezávislými členy správních rad předem smlouvy o omezení odpovědnosti.

V tomto článku podrobně vysvětlíme, co je smlouva o omezení odpovědnosti a jaké jsou potřebné kroky pro její uzavření.

Omezení odpovědnosti vnějších členů představenstva a rozsah jejich uplatnění

S rostoucím počtem vnějších členů představenstva se rozšiřuje i využívání smluv o omezení odpovědnosti.

Podle “Bílé knihy o corporate governance společností kótovaných na Tokijské burze cenných papírů 2015” (Tokyo Stock Exchange Corporate Governance White Paper 2015[ja], strana 36), v roce 2014 (Heisei 26) uzavřelo smlouvu o omezení odpovědnosti 78,6 % vnějších členů představenstva ve společnostech kótovaných na Tokijské burze, což ukazuje, že uzavírání těchto smluv se stává běžnou praxí.

Zde vysvětlíme, co přesně smlouva o omezení odpovědnosti znamená a kteří členové představenstva ji mohou uzavřít.

Pro podrobnosti o vysílání členů představenstva v rámci investičních smluv se podívejte na následující článek.

Související článek: Co znamená klauzule o vysílání členů představenstva v investičních smlouvách[ja]

Podrobnosti o investičních smlouvách uzavíraných s VC a dalšími najdete v následujícím článku.

Související článek: Klauzule týkající se řízení společnosti v investičních smlouvách[ja]

Co je smlouva o omezení odpovědnosti členů představenstva

Smlouva o omezení odpovědnosti je dohoda, která omezuje odpovědnost člena představenstva na určitou částku v případě, že by měl nést odpovědnost za škodu.

Taková smlouva se uzavírá před tím, než člen představenstva skutečně nese odpovědnost za škodu. Obvykle se uzavírá v okamžiku nástupu do funkce.

Co se týče osvobození od odpovědnosti, existují systémy, které umožňují osvobodit člena představenstva od odpovědnosti na základě usnesení valné hromady nebo představenstva, jak bude vysvětleno níže. Tyto systémy však nejsou jasné v tom, zda bude odpovědnost skutečně odpuštěna a jak vysoká bude částka osvobození, což může způsobit obavy u těch, kteří se stávají vnějšími členy představenstva, z možnosti nést vysokou finanční odpovědnost.

Na druhou stranu, smlouva o omezení odpovědnosti umožňuje omezit odpovědnost před vznikem škody. Tímto způsobem může smlouva o omezení odpovědnosti snížit riziko vysokých náhrad škody a usnadnit získávání kvalifikovaných osob pro pozici vnějšího člena představenstva. Zvyšující se počet případů uzavírání smluv o omezení odpovědnosti s vnějšími členy představenstva lze považovat za důsledek těchto okolností.

Je však třeba poznamenat, že smlouva o omezení odpovědnosti neumožňuje stanovit libovolnou horní hranici odpovědnosti. Japonský zákon o společnostech stanoví, že horní hranice odpovědnosti musí být vyšší z následujících dvou částek:

• Částka stanovená ve stanovách společnosti
• Minimální limit odpovědnosti stanovený zákonem o společnostech (článek 425, odstavec 1)

Pro vnější členy představenstva je minimální limit odpovědnosti stanoven jako dvojnásobek “odměny” (prováděcí nařízení k zákonu o společnostech, článek 113).

Výkonní členové představenstva nespadají do omezení odpovědnosti

Členové představenstva, kteří mohou uzavřít smlouvu o omezení odpovědnosti se společností, jsou omezeni na ty, kteří nejsou výkonnými členy představenstva. Proto nemohou uzavřít smlouvu o omezení odpovědnosti zástupci představenstva ani členové představenstva, kteří byli představenstvem vybráni k výkonu funkce.

Vnější členové představenstva jsou vybíráni z řad členů představenstva, kteří nejsou výkonnými členy, takže není problém uzavřít smlouvu o omezení odpovědnosti, pokud jsou vnějšími členy. Je však třeba mít na paměti, že pokud vnější člen představenstva přejde na pozici výkonného člena představenstva, smlouva o omezení odpovědnosti ztrácí svou platnost (článek 427, odstavec 2 zákona o společnostech).

Postup uzavření smlouvy s omezeným ručením

Při uzavírání smlouvy s omezeným ručením není dostatečné pouze smlouvu uzavřít, ale je také nutné předem splnit postupy stanovené v japonském zákoně o společnostech (Japanese Companies Act). V tomto článku vysvětlíme postupy, které je nutné předem provést, aby bylo možné smlouvu s omezeným ručením uzavřít.

Vytvoření stanov umožňujících uzavření smlouvy s omezeným ručením

Pro uzavření smlouvy s omezeným ručením musí být v stanovách společnosti uvedeno, že je možné takovou smlouvu uzavřít. Proto je prvním krokem změna stanov, aby obsahovaly ustanovení týkající se uzavření smlouvy s omezeným ručením.

Rozhodnutí o určení maximální výše ručení ve stanovách

Maximální výše ručení v případě uzavření smlouvy s omezeným ručením bude buď částka stanovená ve stanovách, nebo minimální výše ručení stanovená zákonem, v závislosti na tom, která z těchto částek je vyšší. Proto nemá smysl stanovit ve stanovách nižší maximální výši ručení než je minimální výše ručení stanovená zákonem.

Z tohoto důvodu má stanovení maximální výše ručení ve stanovách smysl pouze v případě, že chceme tuto částku stanovit vyšší než je minimální výše ručení dle zákona. Společnost tedy musí rozhodnout, zda vůbec chce maximální výši ručení ve stanovách určit.

Skutečné rozhodnutí o určení maximální výše ručení ve stanovách se liší od společnosti k společnosti. Z pohledu akcionářů, kteří chtějí vyhledávat odpovědnost členů představenstva, je výhodnější, pokud stanovy stanoví vyšší maximální výši ručení než je minimální limit stanovený článkem 425 odst. 1 japonského zákonu o společnostech.

Na druhé straně, pokud společnost přijímá nevýkonné ředitele od investorů, může být pro stranu posílající tyto ředitele preferována nižší maximální výše ručení.

Příklad ustanovení pro určení maximální výše ručení ve stanovách

Pokud se rozhodneme určit maximální výši ručení ve stanovách, můžeme zvážit následující ustanovení:

Článek ○ (Smlouva s omezeným ručením s řediteli)
Naše společnost může podle ustanovení článku 427 odst. 1 japonského zákonu o společnostech uzavřít s řediteli (s výjimkou těch, kteří vykonávají podnikatelskou činnost) smlouvu o omezení odpovědnosti za náhradu škody podle článku 423 odst. 1. Nicméně, maximální výše ručení podle této smlouvy bude předem stanovená částka ve výši ○ jenů nebo vyšší, nebo minimální výše ručení stanovená zákonem, v závislosti na tom, která z těchto částek je vyšší.

Příklad ustanovení pro případ, že maximální výše ručení není ve stanovách určena

Pokud se rozhodneme neurčit maximální výši ručení ve stanovách, můžeme zvážit následující ustanovení:

Článek ○ (Smlouva s omezeným ručením s řediteli)
Naše společnost může podle ustanovení článku 427 odst. 1 japonského zákonu o společnostech uzavřít s řediteli (s výjimkou těch, kteří vykonávají podnikatelskou činnost) smlouvu o omezení odpovědnosti za náhradu škody podle článku 423 odst. 1. Nicméně, maximální výše ručení podle této smlouvy bude minimální výše ručení stanovená zákonem.

Souhlas auditora

Pokud se rozhodneme zahrnout do stanov ustanovení umožňující uzavření smlouvy s omezeným ručením, je nutné získat schválení tohoto změny stanov na valné hromadě akcionářů.

V případě společnosti s auditorskou radou je nutné získat předem souhlas všech členů auditorské rady před předložením návrhu na změnu stanov valné hromadě (článek 427 odst. 3 a článek 425 odst. 3 č. 1 japonského zákonu o společnostech). I v případě společnosti s auditorskou radou není pro předložení tohoto návrhu vyžadováno schválení auditorskou radou.

Zvláštní usnesení valné hromady

Po získání souhlasu auditorů je nutné získat schválení návrhu na změnu stanov na valné hromadě akcionářů.

Pro změnu stanov je vyžadováno zvláštní usnesení valné hromady (článek 466 a článek 309 odst. 2 č. 11 japonského zákonu o společnostech).

Pro zvláštní usnesení je obvykle vyžadována přítomnost akcionářů s více než polovinou hlasovacích práv a souhlas více než dvou třetin hlasovacích práv přítomných akcionářů.

Vzhledem k tomu, že změna stanov je zásadní změnou základů společnosti, je vyžadován souhlas více než dvou třetin hlasovacích práv přítomných akcionářů.

Registrace změny

Ustanovení stanov týkající se smlouvy s omezeným ručením se stávají předmětem zápisu do obchodního rejstříku. Proto je po schválení změny stanov na valné hromadě a zařazení ustanovení o smlouvě s omezeným ručením do stanov nutné tuto změnu zaregistrovat (článek 911 odst. 3 č. 25 japonského zákonu o společnostech).

Registrace této změny musí být provedena do dvou týdnů od nabytí účinnosti změny stanov (článek 915 odst. 1 japonského zákonu o společnostech).

Pozorování při tvorbě smlouvy o omezení odpovědnosti

Při uzavírání smlouvy o omezení odpovědnosti s externím členem představenstva je nutné dbát na to, aby nedocházelo k rozporům s ustanoveními stanov, zejména co se týče výše limitu odpovědnosti.

Konkrétně mohou být stanoveny následující ustanovení (kde “A” je akciová společnost a “B” je externí člen představenstva).

Článek ○ (Omezení náhrady škody)
Pokud B způsobí společnosti A škodu tím, že se nedostatečně zhostí svých povinností jako člen představenstva, a přitom jednal v dobré víře a bez závažné nedbalosti, bude odpovědný za náhradu škody do výše stanovené ve stanovách společnosti A nebo do výše minimálního limitu odpovědnosti stanoveného v článku 425 odstavec 1 Japonského zákona o společnostech (Japanese Companies Act), podle toho, která částka je vyšší. Za škodu přesahující tuto částku je B společnosti A odpovědností zproštěn.

Dále je možné zahrnout ustanovení o tom, že smlouva o omezení odpovědnosti se vztahuje i na činy, které byly provedeny členem představenstva během trvání smlouvy, i po jejím vypršení, stejně jako ustanovení týkající se omezení stanovených Japonským zákonem o společnostech.

Jak snížit odpovědnost výkonných ředitelů

Na rozdíl od nevýkonných ředitelů nemohou výkonní ředitelé, jako jsou například generální ředitelé, uzavírat smlouvy o omezení odpovědnosti.

Přesto je možné snížit odpovědnost i těchto ředitelů na základě zvláštního usnesení valné hromady akcionářů, a to do výše stanovené minimální odpovědnosti podle zákona (článek 425 odstavec 1 Japonského zákona o společnostech).

Dále je možné odpovědnost snížit usnesením správní rady, opět do výše stanovené minimální odpovědnosti podle zákona (článek 426 odstavec 1 Japonského zákona o společnostech). V tomto případě je nutné mít ve stanovách společnosti ustanovení, které umožňuje snížení odpovědnosti na základě rozhodnutí správní rady. Pokud existuje souhlas všech akcionářů, je možné odpovědnost ředitelů zcela odstranit (článek 424 Japonského zákona o společnostech).

Závěr: Při vytváření smlouvy o omezení odpovědnosti se poraďte s právníkem

V souvislosti se zvyšujícím se počtem společností, které zavádějí pozici externích členů představenstva, se stává běžným užívání smluv o omezení odpovědnosti jako způsobu, jak usnadnit jejich přijetí. Nicméně, při uzavírání smlouvy o omezení odpovědnosti je nutné předem zvážit řadu bodů, jako jsou požadavky stanovené ve stanovách společnosti, omezení týkající se členů představenstva, kteří mohou smlouvu uzavřít, a limit odpovědnosti.

Je zvláště důležité věnovat pozornost tomu, aby byly dodrženy postupy stanovené v zákoně o obchodních korporacích, jako jsou změny stanov, protože v případě jejich opomenutí může být smlouva považována za neplatnou. Doporučujeme, aby se ti, kdo zvažují uzavření smlouvy o omezení odpovědnosti s externím členem představenstva, poradili s právníkem specializujícím se na firemní právo.

Představení opatření naší kanceláře

Naše kancelář poskytuje služby vytváření a revize smluv pro širokou škálu klientů, od firem kótovaných na Prime Market Tokijské burzy až po startupové společnosti. Pokud máte jakékoli potíže týkající se firemního práva, prosím, věnujte pozornost následujícím informacím.

Související článek: Vytváření a revize smluv[ja]