Celkový pohled na "orgány společnosti" v japonském obchodním právu a rozdělení rolí

Podle japonského zákona o společnostech se termínem „orgány společnosti“ rozumí různé organizační struktury odpovědné za rozhodování, provádění operací a dohled ve společnosti. Tyto orgány jsou nezbytné pro správné fungování a správu společnosti. V akciových společnostech jsou nejzákladnějšími a nezbytnými orgány valná hromada a alespoň jeden člen představenstva.

Zákon o společnostech nabízí společnostem možnost flexibilně navrhovat jejich vnitřní strukturu v závislosti na velikosti, charakteru a obchodních cílech společnosti. To umožňuje podnikům vybírat si z různých kombinací orgánů, od nejjednodušších struktur až po složitější společnosti s výbory.

Základní instituce v Japonsku: Akcionáři a představenstvo

Valná hromada: Nejvyšší rozhodovací orgán v Japonsku

Role, pravomoci a typy usnesení

Valná hromada je nejvyšším rozhodovacím orgánem akciové společnosti a skládá se z akcionářů společnosti. Její pravomoci jsou široké a zahrnují všechna rozhodnutí týkající se záležitostí stanovených v japonském obchodním zákoníku a ve stanovách společnosti. V případě společností s představenstvem jsou pravomoci valné hromady obvykle omezeny na záležitosti výslovně stanovené v japonském obchodním zákoníku nebo ve stanovách.

Hlavní pravomoci valné hromady zahrnují rozhodování o záležitostech souvisejících se založením společnosti, jako je jmenování zakládajících ředitelů a auditorů, změny stanov při založení a rozhodnutí o zrušení společnosti. V oblasti akcií se rozhoduje o nákupech vlastních akcií společností, o akvizici akcií s klauzulí o celkovém odkupu a o požadavcích na převod akcií vůči dědicům a dalším osobám. Co se týče orgánů společnosti, valná hromada rozhoduje o jmenování a odvolání ředitelů, auditorů, účetních poradců a účetních auditorů. V případě rozhodnutí o důležitém provádění obchodních operací je většina z nich delegována na ředitele, ale u společností bez představenstva může být pro určité důležité záležitosti, jako je odcizení majetku nebo značné půjčky, vyžadován souhlas valné hromady.

Usnesení valné hromady se dělí na běžná usnesení, zvláštní usnesení a speciální usnesení, přičemž typ požadovaného usnesení se liší podle důležitosti předmětu rozhodnutí.

Povinnosti a odpovědnosti akcionářů a valné hromady

Základní odpovědnost akcionářů je “omezená odpovědnost”, která je omezena na hodnotu přijatých akcií. To znamená, že akcionáři nenesou osobní odpovědnost za dluhy společnosti nad rámec své investice.

Povinnosti společnosti související s valnou hromadou (obvykle zastávané představenstvem) zahrnují povinnost svolat valnou hromadu včas a vhodným způsobem, což zahrnuje zaslání pozvánky. Dále existuje povinnost poskytnout akcionářům potřebné vysvětlení týkající se bodů jednání a povinnost vytvořit a uchovávat zápis z jednání valné hromady.

Samotná valná hromada obvykle nepřebírá přímou odpovědnost, ale zakladatelé společnosti, zakládající ředitelé a zakládající auditoři mohou nést odpovědnost za náhradu škody v případě nedbalosti při plnění úkolů souvisejících se založením společnosti, jako je nedostatečná hodnota majetku nebo přetvářka při příspěvcích.

Správa a dohled nad řediteli a představenstvem podle japonského práva

Role, pravomoci a struktura

Členové představenstva jsou výkonnými pracovníky společnosti a nesou odpovědnost za každodenní provozní řízení. Každá akciová společnost v Japonsku musí mít alespoň jednoho člena představenstva. V případě společností s představenstvem je představenstvo tvořeno všemi členy představenstva. Jeho hlavními úkoly jsou rozhodování o provádění podnikových operací, dohled nad výkonem povinností jednotlivých členů představenstva a volba či odvolání zástupce představenstva, který společnost právně zastupuje.

Představenstvo nemůže delegovat rozhodování o určitých důležitých provozních úkonech na jednotlivé členy představenstva. To zahrnuje dispozice a převody významného majetku, značné půjčky, jmenování a odvolání manažerů a dalších klíčových zaměstnanců, zřizování, změny a zrušení poboček a dalších důležitých organizačních jednotek, zásadní záležitosti týkající se emise dluhopisů a zajištění provádění povinností v souladu s právními předpisy a stanovami. U velkých společností s představenstvem je povinností vytvořit systém interní kontroly, který zajišťuje řádné provádění operací a dodržování zákonů a stanov.

Hlavní povinnosti: Povinnost řádné péče a povinnost věrnosti

Vztah mezi společností a jejími řediteli je založen na principu “pověření” . To znamená, že ředitelé jsou pověřeni vedením společnosti na základě rozhodnutí valné hromady akcionářů.  

Jako povinnost řádné péče jsou ředitelé povinni jednat s péčí řádného hospodáře vůči společnosti. To znamená, že musí vykonávat své povinnosti s očekávanou pozorností “dobrého správce”. Tento standard je objektivní a liší se v závislosti na postavení ředitele, jeho odborných znalostech a okolnostech . Jako povinnost věrnosti, kromě obecné povinnosti řádné péče, jsou ředitelé podle japonského obchodního zákoníku (Japanese Corporate Law) explicitně povinni dodržovat zákony, stanovy a usnesení valné hromady a věrně vykonávat své povinnosti ve prospěch akciové společnosti .  

Z těchto hlavních povinností vyplývají konkrétní povinnosti, jako je zákaz transakcí s konfliktem zájmů. Ředitelé jsou v zásadě zakázáni provádět s akciovou společností transakce, které jsou v rozporu s jejich osobními zájmy. To vyžaduje schválení správní rady nebo valné hromady akcionářů . Jako povinnost vyhýbat se konkurenci nesmějí ředitelé bez předchozího souhlasu správní rady nebo valné hromady provádět žádnou činnost, která by konkurovala společnosti, nebo provádět transakce patřící k podnikání společnosti pro sebe nebo pro třetí stranu .  

Zodpovědnost a právní odpovědnost podle japonského práva

V případě, že člen představenstva poruší svou povinnost řádné péče nebo loajality a způsobí tak společnosti škodu, nese za tuto škodu odpovědnost jako odpovědnost za zanedbání povinností. Tuto odpovědnost může uplatnit samotná společnost nebo kvalifikovaný akcionář prostřednictvím akcionářské žaloby. Co se týče odpovědnosti vůči třetím stranám, člen představenstva může být také odpovědný za škodu způsobenou třetím osobám (například věřitelům nebo akcionářům) v důsledku úmyslného jednání nebo hrubé nedbalosti při výkonu svých povinností. Japonský zákon o společnostech umožňuje omezení odpovědnosti členů představenstva prostřednictvím zvláštního usnesení valné hromady o osvobození od odpovědnosti nebo smlouvy o omezení odpovědnosti s nevýkonnými členy představenstva. V praxi se jako běžné opatření proti potenciálním nárokům na odškodnění používá pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti (D&O pojištění).

Praktikování principu obchodního úsudku

Při hodnocení, zda došlo k porušení povinnosti řádné péče členem představenstva v rámci obchodního rozhodování, japonské soudy aplikují “princip obchodního úsudku”. Tento princip uznává rizika a nejistoty inherentní obchodnímu rozhodování a poskytuje členům představenstva širokou diskreční pravomoc. Činy členů představenstva obvykle nejsou považovány za porušení povinnosti, pokud nedošlo k “významné a nedbalé chybě v poznání faktů, které byly základem rozhodnutí”, nebo pokud “proces a obsah rozhodování nebyly zvláště nerozumné nebo nevhodné” pro manažera podniku.

Jako příklad můžeme uvést soudní případ Apaman Shop (Nejvyšší soud Japonska, 15. července 2010), kde Nejvyšší soud zrušil rozhodnutí vyššího soudu, které uznalo odpovědnost členů představenstva za nákup akcií dceřiné společnosti za cenu výrazně vyšší než vnější hodnocení. Nejvyšší soud zdůraznil, že formulace plánu podnikové reorganizace, zejména stanovení ceny akcií, je ponechána na odborném obchodním úsudku, který zahrnuje předpovědi do budoucnosti. Při zohlednění potřeby hladké akvizice, udržení dobrých vztahů s franšízovými obchody a širokého rozsahu hodnocení neveřejných akcií soud uvedl, že rozhodnutí členů představenstva nelze označit za “výrazně nerozumné”. Tento případ ukazuje jemný přístup soudu k vyvážení soudního dohledu a manažerské diskrece.

“Princip obchodního úsudku” je zásadním pojmem pro pochopení odpovědnosti členů představenstva v Japonsku. Případ Apaman Shop jasně ukazuje praktické uplatnění tohoto principu a s ním spojené vnitřní napětí. Soudy, i když uznávají širokou diskreční pravomoc členů představenstva, přísně zkoumají “proces a obsah” rozhodování, zda neobsahují “výraznou nerozumnost”. Skutečnost, že tento případ prošel různými rozhodnutími okresního soudu, vyššího soudu a Nejvyššího soudu, zdůrazňuje subjektivní povahu tohoto hodnocení. To znamená, že členové představenstva nemohou použít “obchodní úsudek” jako výmluvu a musí prokázat “rozumný a pilný proces” shromažďování informací, analýzy a rozhodování, i když výsledek nemusí být příznivý. Pro zahraniční společnosti to naznačuje, že zatímco japonské právo chrání rozumné obchodní rozhodnutí, je zásadní důkladná dokumentace procesu rozhodování.

Auditní a dozorčí orgány: Zajištění zdraví podniků v Japonsku

Auditorní a auditorská rada podle japonského práva

Role a rozsah auditu

Auditor je zákonný orgán jmenovaný valnou hromadou akcionářů, jehož úkolem je auditovat výkon povinností představenstva. Jeho hlavní rolí je ověřovat, zda představenstvo řádně plní své povinnosti a fungovat jako nezávislá kontrolní funkce vůči vedení společnosti. Auditor se nezapojuje do provádění operací .  

Rozsah auditu auditora obvykle zahrnuje jak operativní, tak účetní audit. U neveřejných společností je možné rozsah auditu auditora omezit pouze na účetní audit podle ustanovení stanov .  

Auditor má povinnost sestavit auditní zprávu shrnující výsledky auditu za jeden rok .  

Pravomoci, povinnosti a odpovědnost

Pro zajištění efektivního dohledu jsou auditorovi uděleny následující důležité pravomoci: právo auditovat výkon povinností představenstva , právo vyžadovat zprávy o podnikání od představenstva, právo prozkoumat podnikání a finanční situaci společnosti , právo prozkoumat dceřiné společnosti , povinnost a právo vyjádřit názor na zasedání představenstva , právo požadovat svolání zasedání představenstva a právo na svolání , právo požadovat zákaz nezákonných činů představenstva , právo zastupovat společnost v soudních sporech mezi společností a představenstvem , právo souhlasit s návrhy na částečné osvobození odpovědnosti představenstva , pravomoc rozhodovat o návrzích týkajících se jmenování, odvolání nebo neopětovného jmenování účetních auditorů a právo souhlasit s rozhodnutím o odměně účetních auditorů .  

Hlavní povinnosti zahrnují účast na zasedáních představenstva, prozkoumání a zprávu o návrzích valné hromady akcionářů a zprávu představenstvu.  

Auditor může být odpovědný za náhradu škody společnosti, pokud nesplní své povinnosti řádně .  

Kvalifikační požadavky a nezávislost

Osoby s určitými trestními záznamy nebo osoby, které zastávají funkce představenstva, správců, jiných zaměstnanců, účetních poradců nebo výkonných pracovníků ve společnosti nebo jejích dceřiných společnostech, nemají kvalifikaci stát se auditorem. To je z důvodu zajištění nezávislosti na vedení společnosti .  

Společnosti s auditorskou radou musí mít nejméně tři auditory, z nichž většina musí splňovat určitá kritéria nezávislosti a být externími auditory .  

Zaměření judikatury: Klíčová rozhodnutí týkající se odpovědnosti auditorů v Japonsku

V judikatuře, rozhodnutí Tokijského vrchního soudu ze dne 25. července 2012 (2012) uznalo, že auditor, který na žádost akcionáře podal žalobu na představenstvo za účelem vymáhání odpovědnosti, má právo požadovat náhradu nezbytných nákladů od společnosti. I když žaloba nedokázala odpovědnost představenstva, pokud byly kroky auditora celkově v souladu se zájmy společnosti, společnost nemůže odmítnout nárok, pokud nedokáže, že náklady nebyly „nezbytné pro výkon povinností auditora“.  

Dále, rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 19. července 2021 (2021) objasnilo odpovědnost auditorů omezených na účetní audit. Nejvyšší soud zrušil rozhodnutí vyššího soudu, který zamítl odpovědnost auditora, který přehlédl zpronevěru, a uvedl, že i účetní auditorní by neměli předpokládat přesnost účetních knih jako samozřejmost. Měli by podniknout kroky, jako je vyžádání zpráv od představenstva a ověření základních dokumentů, aby zajistili, že účetní dokumenty správně odrážejí finanční a ziskovou situaci společnosti. To naznačuje, že i u auditorů s omezeným rozsahem auditu se vyžaduje vyšší standard péče o povinnosti.  

Účetní poradce: Odborná podpora při tvorbě účetních dokumentů v Japonsku

Role, kvalifikace a společná odpovědnost

Účetní poradce je instituce zřízená za účelem zvýšení důvěryhodnosti účetních dokumentů společnosti. Na rozdíl od jiných institucí mají účetní poradci jedinečnou charakteristiku, že společně s představenstvem vytvářejí účetní dokumenty, přílohy a konsolidované účetní dokumenty.

Pro zajištění odborných znalostí musí být účetní poradce buď certifikovaným účetním, auditorskou firmou, daňovým poradcem nebo daňovou poradenskou firmou.

Zřízení účetního poradce může být volitelně stanoveno ve stanovách společnosti.

Pravomoci, povinnosti a odpovědnost

Účetní poradci mají právo prohlížet a kopírovat účetní knihy a související materiály a mohou požadovat zprávy o účetnictví od představenstva, účetních poradců, správců a dalších zaměstnanců.

Mezi jejich povinnosti patří vytváření zpráv pro akcionáře a věřitele a v případě zjištění vážného porušení zákonů nebo stanov představenstvem při výkonu svých povinností musí neprodleně informovat akcionáře (nebo v případě společností s auditorem i auditory). Dále jsou povinni účastnit se schůzí představenstva, kde se schvalují účetní dokumenty, a vyjádřit svůj názor, pokud je to potřeba, vysvětlit účetní dokumenty na valné hromadě, pokud jsou o to požádáni, a uchovávat účetní dokumenty a zprávy účetních poradců po dobu pěti let.

Co se týče odpovědnosti, účetní poradci nesou značnou právní odpovědnost. Pokud při vytváření účetních dokumentů nebo při jiných povinnostech zanedbají své úkoly a způsobí škodu společnosti, akcionářům, investorům nebo věřitelům, mohou být povinni k náhradě škody. Jejich vztah se společností je založen na smlouvě o mandátu a nesou povinnost řádné péče.

Účetní poradci jsou vnějšími odborníky, kteří zároveň “společně” s představenstvem vytvářejí účetní dokumenty, což vytváří jedinečnou dynamiku. Tento požadavek je zamýšlen tak, aby do procesu finančního výkaznictví bylo přímo začleněno vnější odborné znalosti, nejen aby se prováděl vnější audit, ale také aby se od samého počátku zvyšovala přesnost a důvěryhodnost finančních informací. Tato struktura poskytuje další vrstvu zvyšující finanční transparentnost a důvěryhodnost, zejména pro malé a střední podniky, kde není povinnost mít účetního auditora, a je klíčovým prvkem pro zahraniční společnosti při pochopení zdraví finančního výkaznictví v Japonsku.

Účetní auditor: Externí finanční kontrola v Japonsku

Role a povinnost zřízení

Účetní auditor je nezávislý odborník, který je buď certifikovaným účetním nebo auditní firmou, a jeho hlavní rolí je auditovat účetní dokumenty společnosti a příslušné podrobné výkazy. Povinnost zřídit účetního auditora je uložena následujícím společnostem: velkým společnostem, jejichž kapitál na rozvaze za poslední obchodní rok činí 500 milionů jenů nebo více, nebo jejichž celková částka závazků přesahuje 20 miliard jenů. Dále jsou společnosti s pokročilou strukturou řízení, jako jsou společnosti s výborem pro audit nebo výborem pro jmenování, povinny jmenovat účetního auditora. Kromě toho, pokud společnost dobrovolně stanoví ve svých stanovách, že bude mít účetního auditora, poté co je jednou dobrovolně zřízen, stává se jeho audit povinným podle zákona.

Pravomoci, povinnosti a kvalifikace

Účetní auditor má pravomoc kdykoliv prohlížet a kopírovat účetní knihy a související dokumenty a může požadovat zprávy o účetnictví od členů správní rady, účetních poradců, správců nebo jiných zaměstnanců. Je také možné provádět šetření v dceřiných společnostech. Hlavní povinností účetního auditora je provádět audit účetních dokumentů společnosti a vytvářet účetní auditní zprávy. Co se týče kvalifikace, nelze se stát účetním auditorem, pokud nejste certifikovaný účetní nebo auditní firma. Ohledně odměny, účetní auditor je odměňován rozhodnutím správní rady, ale je vyžadován souhlas auditního výboru nebo auditního výboru. Tento mechanismus má za cíl zajistit nezávislost účetního auditora na vedení společnosti.

Povinnost zřídit účetního auditora ve velkých společnostech a společnostech s výborem jasně ukazuje, že Japonsko klade důraz na nezávislou finanční kontrolu zvenčí. Zatímco účetní poradci spolupracují s vedením společnosti na přípravě dokumentů, účetní auditor poskytuje kontrolní funkci z vnějšku a zvyšuje důvěryhodnost vůči investorům a věřitelům. Zejména systém vyžadující souhlas auditního výboru pro rozhodnutí o odměně účetního auditora je jemný, ale důležitý mechanismus, který chrání jejich nezávislost na vedení společnosti, které auditují, aby mohli vykonávat své povinnosti nezávisle. Tato struktura odráží pevný závazek k silnému finančnímu výkaznictví a transparentnosti, což je nezbytný prvek pro přilákání a udržení zahraničních investorů.

Pokročilá struktura řízení: Společnosti s výbory podle japonského korporátního práva

Společnosti s výbory pro jmenování a podobně

Struktura a filozofie

Tato struktura správy (governance) je navržena s cílem jasně oddělit dohledovou funkci správní rady a výkonnou funkci výkonných ředitelů, a to podle vzoru západních modelů.  

Je povinné zřídit následující tři zákonné výbory uvnitř správní rady. Výbor pro jmenování rozhoduje o návrzích týkajících se jmenování a odvolání ředitelů a účetních komisařů. Výbor pro audit provádí audit výkonných ředitelů a členů správní rady. Výbor pro odměňování určuje obsah individuálních odměn a podobně pro výkonné ředitele a členy správní rady.

Důležitým rysem této struktury je povinnost mít účetního auditora.  

Společnosti, které tuto strukturu přijmou, nemohou mít auditního inspektora nebo auditní výbor, protože jejich funkce jsou absorbovány auditním výborem.  

Role a pravomoci jednotlivých výborů

Výbor pro jmenování rozhoduje o obsahu návrhů týkajících se jmenování a odvolání ředitelů a účetních komisařů, které se předkládají na valné hromadě akcionářů.  

Výbor pro audit provádí audit výkonných ředitelů a členů správní rady a rozhoduje o obsahu návrhů týkajících se jmenování, odvolání nebo neprodloužení mandátu účetního auditora. Více než polovina členů výboru musí být externími řediteli. Na rozdíl od auditního výboru má výbor pro audit hlasovací právo v rámci správní rady a jeho členové se mohou přímo podílet na rozhodování. Nese odpovědnost za sestavení auditní zprávy a pro efektivní audit se výrazně spoléhá na interní kontrolní systém společnosti.  

Výbor pro odměňování určuje obsah individuálních odměn a podobně pro výkonné ředitele a členy správní rady.  

Správní rada v této struktuře má jako svou hlavní funkci určování základních směrů podnikání a dohled nad výkonem práce výkonných ředitelů a členů správní rady. Nemůže delegovat určitá klíčová strategická rozhodnutí na výkonné ředitele.  

Model společnosti s výbory pro jmenování a podobně představuje významný posun od tradičního systému zaměřeného na auditní inspektory. Jeho základním principem je oddělení dohledové a výkonné funkce, přičemž velký důraz je kladen na nezávislý dohled z vnějšku tím, že většina členů auditního výboru jsou externí ředitelé. Navíc hlasovací právo auditního výboru v rámci správní rady, na rozdíl od auditního výboru bez hlasovacího práva, naznačuje jeho přímější a aktivnější roli v rámci správy. Tento model je navržen tak, aby zvýšil transparentnost společnosti, zodpovědnost a schopnost reagovat na globální standardy správy, což jej činí obzvláště atraktivní volbou pro zahraniční investory.

Společnosti s výborem pro audit a další úkoly

Struktura a účel

Struktura zavedená v roce 2014 (Heisei 26) v rámci reformy japonského obchodního zákoníku je pozicionována jako střední model mezi tradičním systémem auditorů a plně vybaveným systémem společností s výbory. Je zvláště oblíbená mezi společnostmi, které usilují o IPO, kde její využití stále roste.

Její charakteristickým rysem je zřízení výboru pro audit a další úkoly v rámci správní rady. Na rozdíl od jiných společností s výbory nemůže mít společnost s výborem pro audit a další úkoly auditory.

Role a pravomoci výboru pro audit a další úkoly

Výbor pro audit a další úkoly se skládá z nejméně tří členů správní rady, kteří jsou auditoři, přičemž většina z nich musí být nezávislými členy správní rady. Mezi jeho pravomoci patří audit provádění povinností členů správní rady a účetních poradců, vytváření auditních zpráv a právo hlasovat na zasedáních správní rady. To je klíčový rozdíl oproti auditorům, protože umožňuje členům výboru přímo se účastnit rozhodování správní rady. Rozsah auditu zahrnuje nejen zákonnost, ale také vhodnost provádění obchodních operací. Na valné hromadě může výbor vyjadřovat své názory na návrhy na jmenování dalších členů správní rady nebo na jejich odměny. Bez ohledu na velikost společnosti je povinností zřídit systém vnitřní kontroly.

Model výboru pro audit a další úkoly je pozicionován jako strategický kompromis. Začleněním auditní funkce přímo do správní rady a poskytnutím hlasovacích práv jejím členům se dosahuje aktivnějšího a efektivnějšího dohledu než u tradičních auditorů, aniž by bylo nutné přijmout radikálnější strukturu plně vybaveného systému společností s výbory. Rozšíření auditního rozsahu na “vhodnost” naznačuje posun od pouhého dodržování zákonů k hodnocení zdraví manažerského rozhodování. Tato struktura je zvláště atraktivní pro společnosti, které chtějí posílit své řízení společnosti bez úplného přijetí složitějšího západního systému výborů, a nabízí rovnováhu mezi flexibilitou a posíleným dohledem.

Shrnutí

Japonské korporační právo (Japanese Corporate Law) poskytuje flexibilní, avšak složitý rámec pro orgány společnosti, který vyvažuje dohled akcionářů a efektivitu řízení. Je nesmírně důležité porozumět konkrétním rolím, pravomocem, povinnostem a odpovědnostem jednotlivých orgánů, od základních valných hromad a správních rad až po specializované kontrolní orgány a společnosti s výbory.

Právní kancelář Monolith má rozsáhlé zkušenosti s japonským korporačním právem a corporate governance. Využíváme hluboké odborné znalosti a vícejazyčné schopnosti k poskytování na míru šitých rad, které překlenují právní a kulturní rozdíly. Naše služby zahrnují strategické poradenství v oblasti návrhu orgánů a restrukturalizace podniků, tvorbu a revizi stanov a interních předpisů, vedení v oblasti povinností, odpovědnosti a snižování rizik pro ředitele a úředníky, podporu valných hromad a vztahů s investory, komplexní právní due diligence pro fúze a akvizice a zastupování v korporačních soudních sporech.