Visa de trabajo para el empleo de extranjeros en Japón: Procedimientos y requisitos de las 5 principales categorías de residencia

En el mercado laboral de Japón en los últimos años, la presencia de talento extranjero está aumentando significativamente. Según el Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón, el número de extranjeros trabajando en Japón continúa alcanzando cifras récord, y las estadísticas del Ministerio de Justicia de Japón también muestran una tendencia creciente en el número total de extranjeros residentes en el país. Esta tendencia refleja la realidad actual de muchas empresas japonesas que buscan asegurar talento excepcional más allá de sus fronteras. Sin embargo, el desafío que enfrentan las empresas no es solo encontrar talento cualificado. Más bien, radica en comprender y cumplir con precisión la compleja legislación japonesa de control de inmigración. Los malentendidos o errores en los procedimientos de solicitud de estatus de residencia (comúnmente conocido como “visa”) pueden llevar a retrasos significativos en el proceso de contratación, riesgos legales y la pérdida de oportunidades en la competencia global por adquirir talento. Este artículo ha sido creado como una guía exhaustiva y práctica para que gerentes de empresas, miembros de departamentos legales y personal de recursos humanos comprendan el panorama completo de los procedimientos legales esenciales al emplear extranjeros en Japón. En este documento, nos centramos en las cinco principales categorías de estatus de residencia relacionadas con el empleo, a saber, “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos y Negocios Internacionales”, “Habilidades”, “Transferencias dentro de la Empresa”, “Gestión y Administración” y “Actividades Específicas”. Para cada categoría de estatus de residencia, explicaremos los requisitos legales basados en leyes específicas como la “Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados de Japón” y las órdenes relacionadas del Ministerio de Justicia, las condiciones requeridas tanto para los solicitantes como para las empresas que los reciben, y los pasos detallados del proceso de solicitud.

Procedimientos Básicos: Entendiendo el Certificado de Elegibilidad de Residencia en Japón

Cuando se busca emplear a extranjeros que residen en el extranjero en Japón, el procedimiento estándar es realizar una “Solicitud de Certificado de Elegibilidad de Residencia” (Certificate of Eligibility, en adelante “COE”). El COE es un documento emitido por el Ministro de Justicia de Japón que certifica que el extranjero cumple con las condiciones para desembarcar en Japón establecidas en el artículo 7-2 de la “Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados” de Japón. La obtención del COE agiliza el proceso de emisión de visados en las embajadas y consulados japoneses en el extranjero, así como el control de inmigración en los aeropuertos de Japón.

El flujo general del procedimiento es el siguiente: primero, la empresa receptora prepara y presenta la solicitud de COE en Japón en nombre del extranjero que planea emplear. El lugar de presentación es la oficina regional de inmigración que tiene jurisdicción sobre la ubicación de la empresa o el lugar donde el extranjero planea residir. A continuación, la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón revisa la solicitud para confirmar si la educación y experiencia laboral del solicitante, así como la estabilidad y continuidad del negocio de la empresa receptora, cumplen con los criterios del estatus de residencia deseado. Si la solicitud es aprobada tras la revisión, se emite el COE y se envía a la empresa receptora en Japón. En años recientes, también es posible recibir el COE por correo electrónico. La empresa envía el original o los datos electrónicos del COE emitido al solicitante en el extranjero. El solicitante, al recibir el COE, lo presenta junto con su pasaporte y otros documentos necesarios en la embajada o consulado japonés de su país para solicitar el visado. El COE tiene un período de validez de tres meses como regla general, y es necesario solicitar el visado dentro de este período. La entrada al país debe realizarse dentro del período de validez del visado emitido. Este período de validez de tres meses es extremadamente importante. Al presentar el pasaporte y el visado durante el control de inmigración en los aeropuertos de Japón, y al entregar el COE, se emite la tarjeta de residencia y se puede comenzar oficialmente la actividad laboral en Japón.

El período estándar de revisión del COE es de aproximadamente uno a tres meses desde la solicitud hasta la emisión, pero esto varía según el tipo de estatus de residencia, el tamaño de la empresa y la carga de trabajo de la oficina regional de inmigración correspondiente. Este sistema de COE puede interpretarse como un diseño intencional del gobierno japonés para gestionar riesgos. Centralizando la parte esencial de la revisión en la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón, que tiene el conocimiento especializado para evaluar las leyes y la realidad empresarial japonesas, se reduce la carga de revisión en las misiones en el extranjero y se asegura la uniformidad en la toma de decisiones. El papel de las misiones en el extranjero se limita principalmente a la verificación de la identidad del solicitante y la autenticidad del COE, y la decisión sustantiva de aprobación ya ha sido tomada. Este mecanismo significa que la solicitud de COE es el mayor obstáculo para las empresas, y una vez superada esta etapa, el proceso de emisión del visado se lleva a cabo con alta certeza.

Análisis Detallado de los 5 Principales Tipos de Visas de Trabajo Bajo la Ley Japonesa

Tecnología, Conocimientos Humanísticos y Negocios Internacionales bajo la Ley Japonesa

Este estatus de residencia es uno de los visados de trabajo más comunes y versátiles para profesionales especializados en Japón. Según el Anexo I, Apartado 2 de la “Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados” de Japón, esta categoría está destinada a actividades que requieren habilidades o conocimientos en campos de ciencias naturales como ciencias físicas, ingeniería (‘Tecnología’), o en campos de ciencias humanas como derecho, economía, sociología (‘Conocimientos Humanísticos’), o actividades que requieren pensamiento o sensibilidad basados en culturas extranjeras (‘Negocios Internacionales’).

Los criterios para obtener este estatus de residencia están detallados en la Ordenanza del Ministerio que establece los estándares bajo el Artículo 7, Párrafo 1, Inciso 2 de la “Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados” de Japón. Para actividades en los campos de ‘Tecnología’ o ‘Conocimientos Humanísticos’, generalmente se requiere que el solicitante haya completado una educación universitaria en un campo relacionado, o haya recibido una educación equivalente o superior, o tenga más de 10 años de experiencia práctica. Sin embargo, para los profesionales de tecnologías de la información, existe una excepción especial que relaja estos requisitos si han aprobado ciertos exámenes designados por el Ministro de Justicia. En el campo de ‘Negocios Internacionales’ (por ejemplo, traducción, interpretación, marketing, comercio internacional), generalmente se requiere un mínimo de tres años de experiencia práctica. No obstante, si el trabajo implica traducción, interpretación o enseñanza de idiomas, los graduados universitarios están exentos del requisito de tres años de experiencia. Un requisito importante común a todos estos campos es que la remuneración del solicitante debe ser igual o superior a la que recibiría un japonés realizando el mismo trabajo.

Los documentos necesarios para el proceso de solicitud varían según las 4 ‘Categorías’ establecidas en función del tamaño y la fiabilidad de la empresa receptora. Este sistema de categorías fue introducido por la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón para agilizar el proceso de revisión. La Categoría 1 incluye empresas cotizadas en la bolsa de valores de Japón, la Categoría 2 incluye entidades o individuos con un monto de impuesto sobre la renta retenido en la fuente de más de 10 millones de yenes del año anterior, la Categoría 3 incluye entidades o individuos que han presentado la tabla total de informes legales del año anterior (excluyendo la Categoría 2), y la Categoría 4 incluye nuevas empresas, entre otros.

Los documentos a presentar incluyen la ‘Solicitud de Certificado de Elegibilidad para el Estatus de Residencia’ (con fotografía adjunta) y un sobre de respuesta, que son comunes a todas las categorías, además de documentos que prueben la categoría de la empresa (por ejemplo, una copia del informe trimestral para la Categoría 1), certificados de graduación o certificados de empleo que prueben la educación y la experiencia laboral del solicitante, y certificados de registro de la empresa receptora o los estados financieros más recientes (especialmente para las Categorías 3 y 4). Además, de acuerdo con el Artículo 15 de la “Ley de Normas Laborales” de Japón, es esencial una copia del contrato de trabajo o del aviso de condiciones laborales que detalle el contenido del trabajo, el salario y el período de empleo. Los formularios de solicitud están disponibles en el sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón, y las solicitudes deben presentarse en la oficina regional de inmigración que tenga jurisdicción sobre la ubicación de la empresa.

Habilidades

La categoría de visa de “Habilidades” en Japón está dirigida a profesionales con habilidades especializadas en ciertos sectores industriales, más que a aquellos con formación académica. Entre los tipos de empleo específicos se incluyen cocineros de cocina extranjera, entrenadores deportivos, pilotos de aeronaves y artesanos en el procesamiento de metales preciosos, entre otros. Esta categoría de visa se diferencia de la “Habilidad Específica”, que busca aceptar una fuerza laboral más amplia en sectores industriales específicos donde la escasez de mano de obra es grave, por requerir un alto nivel de especialización.

El criterio central para la autorización de desembarco no es la educación, sino la experiencia práctica acumulada a lo largo de los años. Según las ordenanzas del Ministerio de Justicia de Japón, se establece concretamente el número de años de experiencia práctica necesarios para cada tipo de empleo. Por ejemplo, para los cocineros de cocina extranjera, se requiere más de diez años de experiencia práctica, incluyendo el tiempo de estudio en instituciones educativas relacionadas. En el caso de los entrenadores deportivos, se requiere más de tres años de experiencia práctica o experiencia en competiciones internacionales como los Juegos Olímpicos o campeonatos mundiales. A los sommeliers y pilotos de aeronaves también se les exige más de cinco años de experiencia práctica o un número específico de horas de vuelo y calificaciones. Además, al igual que con otras categorías de trabajo, es una condición esencial recibir una remuneración igual o superior a la que recibiría un japonés desempeñando el mismo trabajo.

El proceso de solicitud sigue el flujo estándar para la emisión del Certificado de Elegibilidad (COE). Los documentos presentados deben enfocarse en demostrar objetivamente la amplia experiencia práctica del solicitante. Los certificados de empleo anteriores emitidos por empleadores, que detallan el puesto, el contenido específico del trabajo y el período de empleo, son evidencias importantes. El formulario de solicitud “Solicitud de Certificado de Elegibilidad (Habilidades)” está disponible en el sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón, y las solicitudes deben presentarse en la oficina regional de inmigración correspondiente.

Traslados Internos en Empresas Bajo la Ley Japonesa

Este tipo de visado está especializado para el personal que trabaja en oficinas extranjeras y se traslada por un período determinado a la sede central, sucursales o filiales relacionadas en Japón para desempeñar sus funciones. Las actividades que se realizan en Japón deben estar dentro del ámbito de trabajo permitido por la visa de “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos o Servicios Internacionales”.

Los criterios de admisión establecen requisitos claros tanto para el solicitante como para la empresa. En cuanto al solicitante, es necesario que justo antes del traslado haya estado trabajando continuamente durante más de un año en tareas correspondientes a “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos o Servicios Internacionales” en la oficina de origen en el extranjero. En cuanto a la empresa, se requiere que exista una relación de capital clara entre la oficina de origen y la de destino, como una relación matriz-filial o entre la sede central y las sucursales. En cuanto a la remuneración, también es necesario que sea igual o superior a la que recibiría un japonés desempeñando las mismas funciones.

La visa de “Traslado Interno en Empresa” es un medio importante para que las empresas globales posicionen estratégicamente a su personal. Especialmente porque, a diferencia de la visa de “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos o Servicios Internacionales” que normalmente requiere un título universitario, este criterio no está explícitamente mencionado para este tipo de visa. En su lugar, se da prioridad a la experiencia laboral de más de un año en la oficina de origen. Esto permite que las empresas trasladen a Japón a personal altamente especializado y con años de experiencia, aunque no cuenten con una educación formal. En otras palabras, este sistema valora más el rendimiento y la experiencia dentro de la empresa que la educación externa, siendo una herramienta esencial para las empresas que desean desarrollar talento internamente y aprovechar sus habilidades más allá de las fronteras.

El proceso de solicitud utiliza el proceso estándar de emisión del Certificado de Elegibilidad (COE) y el sistema de categorías Negocios mencionado anteriormente. Los documentos clave para la presentación incluyen aquellos que prueban la relación de capital entre la oficina de origen y la de destino (por ejemplo, documentos que muestran la relación de inversión), un certificado de empleo que demuestra más de un año de experiencia laboral en la oficina de origen, y órdenes de traslado o nombramientos emitidos por la empresa. El formulario de solicitud “Solicitud de Certificado de Elegibilidad para Traslado Interno en Empresa” se puede obtener del sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración y se presenta en la oficina regional de inmigración correspondiente.

Gestión Empresarial

La categoría de visado “Gestión Empresarial” está dirigida a extranjeros que desean realizar actividades de gestión o administración de negocios o comercio en Japón. Esto incluye a representantes legales de empresas, directores y gerentes.

Los criterios para la concesión de este tipo de visado son particularmente estrictos en comparación con otros visados de trabajo. Según las ordenanzas del Ministerio de Justicia de Japón, en primer lugar, es necesario asegurar una oficina física dentro del territorio japonés para llevar a cabo el negocio. Las oficinas virtuales o simplemente direcciones residenciales no son aceptadas en principio. Además, en cuanto a los requisitos del tamaño del negocio, se debe cumplir con alguna de las siguientes condiciones: emplear a más de dos empleados a tiempo completo que residan en Japón, además de la persona involucrada en la gestión o administración; o bien, contar con un capital social o una inversión total de más de 5 millones de yenes. Además, si el solicitante se dedica a la gestión como administrador y no como inversor o propietario del negocio, se requiere más de tres años de experiencia en la gestión o administración del negocio (incluyendo el tiempo dedicado a estudiar temas relacionados con la gestión o administración en un programa de posgrado). En cuanto a la remuneración, también es necesario que sea igual o superior a la que recibiría un japonés en un puesto equivalente.

El procedimiento para solicitar el Certificado de Elegibilidad (COE) es estándar, pero la documentación requerida es muy variada. Además de los documentos personales del solicitante, se necesitan un plan de negocios detallado que demuestre la especificidad y viabilidad del negocio, documentos que prueben una inversión de más de 5 millones de yenes (por ejemplo, extractos bancarios que confirmen el pago del capital social), el contrato de arrendamiento del local comercial, el certificado de registro de la empresa y, si se emplea a más de dos empleados a tiempo completo, los contratos de trabajo y copias de las tarjetas de residencia de dichos empleados. El formulario de solicitud “Solicitud de Certificado de Elegibilidad (Gestión Empresarial)” está disponible en el sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración y Residencia de Japón, y la solicitud debe presentarse en la oficina regional de inmigración correspondiente al lugar donde se encuentra la empresa.

Actividades Específicas Bajo la Ley Japonesa

Las “Actividades Específicas” constituyen una categoría comprensiva y especial establecida para extranjeros que se dedican a actividades que no se clasifican bajo ninguna otra categoría de estatus de residencia en Japón. A diferencia de otras categorías de estatus de residencia definidas en el Apéndice de la “Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados” de Japón, este estatus se concede cuando el Ministro de Justicia especifica individualmente las actividades para cada extranjero. Este estatus de residencia se divide en actividades predefinidas por el Ministerio de Justicia (Actividades Específicas Notificadas) y aquellas que, aunque no están predefinidas, se permiten considerando circunstancias individuales (Actividades Específicas No Notificadas). Es importante tener en cuenta que su naturaleza es muy fluida, con nuevas actividades que se agregan en respuesta a los cambios en la situación socioeconómica.

Entre las principales “Actividades Específicas” relacionadas con la actividad empresarial se encuentran:

• Búsqueda de empleo para graduados de universidades en Japón: Es un estatus de residencia para estudiantes internacionales que se han graduado de universidades o escuelas técnicas en Japón y desean permanecer en el país para continuar con su búsqueda de empleo. Normalmente, el período de residencia es de 6 meses, con la posibilidad de una única renovación de otros 6 meses (hasta un máximo de 1 año). Para obtener este estatus, se requiere una carta de recomendación de la universidad a la que asistieron, entre otros documentos.
• Prácticas profesionales (Internship): Se concede a estudiantes que están matriculados en universidades extranjeras y participan en prácticas profesionales en empresas japonesas como parte de su currículo educativo. Se requiere que exista un contrato entre la universidad y la empresa receptora, y que la duración de las prácticas normalmente no exceda de un año y no supere la mitad del tiempo de estudio en su universidad de origen.
• Working Holiday: Es un programa que permite a jóvenes de países o regiones con los que Japón tiene acuerdos, permanecer en Japón con el propósito principal de vacaciones y realizar trabajos incidentales para complementar sus fondos de viaje. Normalmente hay un límite de edad de 18 a 30 años.
• Nómadas Digitales: Una categoría establecida en 2024, dirigida a extranjeros que trabajan de forma remota sin estar atados a un lugar específico mientras obtienen ingresos elevados. Los requisitos principales incluyen tener un ingreso anual de más de 10 millones de yenes, ser ciudadano de un país o región que está exento de visa y que ha firmado un tratado fiscal con Japón, y estar inscrito en un seguro médico privado. El período de residencia es de 6 meses y no se permite la renovación.

Los procedimientos de solicitud para estas actividades varían significativamente según su naturaleza. Por ejemplo, para los nómadas digitales y las prácticas profesionales, la invitación desde el extranjero (solicitud de emisión de COE) es el procedimiento estándar, mientras que para la búsqueda de empleo después de la graduación universitaria, es común que los estudiantes internacionales que ya se encuentran en Japón cambien su estatus de residencia. Los documentos necesarios también varían según la actividad; para la búsqueda de empleo se necesita una carta de recomendación de la universidad, para las prácticas profesionales un contrato entre la universidad y la empresa, y para los nómadas digitales se requieren certificados de ingresos y seguro médico. La información sobre la solicitud se puede encontrar en la página “Estatus de Residencia ‘Actividades Específicas'” en el sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración y Residencia de Japón.

Comparativa de los principales visados de trabajo bajo la ley japonesa

Los cinco principales tipos de estatus de residencia que hemos explicado hasta ahora tienen diferentes propósitos y requisitos. Para que los responsables de contratación y los directivos de las empresas puedan determinar rápidamente cuál es el estatus de residencia más adecuado para el perfil y las funciones laborales previstas del talento extranjero que están considerando contratar, presentamos a continuación una tabla comparativa de sus características.

Como se puede ver en esta comparación, la elección del estatus de residencia no es simplemente un trámite administrativo, sino que está profundamente relacionada con la estrategia de contratación en sí. Por ejemplo, si se desea emplear a un desarrollador de software excepcional que no tiene un título universitario pero cuenta con 15 años de experiencia práctica, no cumpliría con los requisitos académicos para “Tecnología, Conocimientos Humanísticos, Negocios Internacionales”, pero podría solicitarlo en base a los requisitos de experiencia laboral. Si ese talento ha trabajado más de un año en una empresa del grupo, también podría considerarse la opción de “Transferencia dentro de la empresa”, que podría simplificar el proceso. De esta manera, analizar previamente el perfil del candidato y seleccionar el estatus de residencia con la mayor probabilidad de aprobación es extremadamente importante para agilizar el proceso de contratación. Que los departamentos de recursos humanos y legales se involucren desde las primeras etapas de la contratación y establezcan la estrategia de visado más óptima no solo mejora la eficiencia de los trámites administrativos, sino que también es clave para que las empresas aseguren una ventaja competitiva en la adquisición de talento global.

Las importantes obligaciones legales de las empresas receptoras en Japón

Las empresas que emplean a extranjeros en Japón no solo deben cumplir con los procedimientos de la Ley de Control de Inmigración, sino que también tienen obligaciones basadas en las leyes laborales japonesas. En particular, los siguientes dos puntos son extremadamente importantes, ya que están directamente relacionados con la solicitud y el mantenimiento del estatus de residencia.

Obligación de clarificar las condiciones laborales

El Artículo 15 de la “Ley de Normas Laborales Japonesas” obliga a los empleadores a especificar por escrito los salarios, las horas de trabajo y otras condiciones laborales principales cuando se celebra un contrato de trabajo con los trabajadores. Este documento generalmente se conoce como “notificación de condiciones laborales” y es un documento esencial en la solicitud de estatus de residencia, ya que demuestra la existencia de una relación laboral válida y los detalles del salario y las responsabilidades del trabajo. Los “elementos de especificación absoluta” que deben expresarse por escrito incluyen la duración del contrato de trabajo, el lugar de trabajo y las tareas a realizar, las horas de inicio y fin de la jornada laboral, los días festivos y vacaciones, el método de determinación y pago de salarios, y los asuntos relacionados con la renuncia.

Obligación de inscripción en seguros sociales y laborales

Por ley, los empleados extranjeros que cumplan con los mismos requisitos de inscripción que los empleados japoneses deben ser inscritos en el sistema de seguros sociales y laborales de Japón. Esto incluye el seguro de salud, el seguro de pensiones de bienestar, el seguro de empleo y el seguro de compensación de accidentes laborales (seguro de accidentes de trabajo). Cumplir con la obligación de inscribir a los empleados en estos seguros no es solo un asunto de ley laboral. En años recientes, la Agencia de Servicios de Inmigración y Residencia ha tendido a verificar rigurosamente el estado de inscripción en los seguros sociales al revisar las solicitudes de renovación del período de residencia. Si una empresa no inscribe adecuadamente a sus empleados en los seguros, esto puede convertirse en una razón para negar la renovación del período de residencia, lo que lleva a un riesgo directo de que la empresa no pueda mantener su valioso talento extranjero.

Resumen

La correcta implementación del sistema de visados de trabajo en Japón es un proceso complejo que requiere conocimientos legales especializados y una planificación estratégica cuidadosa. Comprender con precisión los requisitos de cada estatus de residencia, preparar meticulosamente una gran cantidad de documentos y adaptarse constantemente a las reformas legales puede representar una carga significativa para muchas empresas. Incluso pequeños errores en los procedimientos pueden entrañar el riesgo de frustrar planes de contratación enteros. Monolith Law Office posee un historial probado de proporcionar una amplia gama de servicios legales a numerosos clientes tanto nacionales como internacionales, desde la solicitud de visados de trabajo, como se ha explicado en este artículo, hasta la gestión del estatus de residencia posterior. Nuestra fortaleza radica no solo en un profundo conocimiento de la ley japonesa, sino también en que contamos con varios miembros que son hablantes nativos de inglés y poseen calificaciones legales extranjeras. Basándonos en esta comprensión profunda tanto del derecho japonés como de las prácticas comerciales internacionales, podemos ofrecer un soporte fluido y completo a los desafíos que enfrentan nuestras empresas clientes. Si su empresa enfrenta desafíos relacionados con la contratación de extranjeros o está planeando hacerlo, no dude en consultar con nuestro equipo de expertos en Monolith Law Office.