Transformación del trabajo por encargo a trabajo remoto. Contenido necesario para la celebración de un nuevo contrato (memorándum)

Debido al impacto de la nueva enfermedad por el coronavirus, el “trabajo remoto” ha cobrado un gran protagonismo. Con el aumento de servicios web y herramientas gratuitas para el trabajo desde casa, se espera que el trabajo remoto siga expandiéndose aún más en el futuro.

Sin embargo, cuando una empresa contratista realiza el trabajo contratado de forma remota en un contrato de subcontratación entre empresas, es necesario establecer un nuevo contrato (memorándum).

Por lo tanto, en este artículo, explicaremos en detalle cada cláusula del memorándum que establece que el trabajo contratado en un contrato de subcontratación se realizará de forma remota.

En este artículo, el memorándum se refiere a un documento que se establece cuando se desea modificar o añadir a los contenidos de las cláusulas contractuales ya acordadas entre las partes. En este caso, se presenta como un documento para añadir “acuerdos sobre la realización del trabajo de forma remota” al contrato original ya firmado.

Sobre la descripción al inicio del memorándum

【Memorándum】
La empresa ●● (en adelante, “Parte A”) y la empresa ●● (en adelante, “Parte B”) han acordado lo siguiente con respecto al “Contrato de Encargo de Trabajo” fechado el ●● del ●● del año ●● (en adelante, “Contrato Original”), por lo que se celebra este memorándum (en adelante, “este Memorándum”).

En primer lugar, en la descripción al inicio del memorándum, es necesario especificar a qué contrato, de los ya celebrados entre las partes, se refiere este Memorándum. Por lo tanto, como se muestra en el ejemplo, se incluye la fecha de celebración del Contrato Original y el nombre del contrato para identificar a qué Contrato Original se refiere este Memorándum.

Sobre la cláusula de propósito

Artículo 1 (Propósito)
El propósito de este memorándum es establecer los principios básicos relacionados con la ejecución de las tareas subcontratadas (en adelante, “las tareas”) que se realizan en el hogar del trabajador encargado de las tareas subcontratadas, con el fin de prevenir la propagación de la infección por el nuevo coronavirus. Este memorándum tiene como objetivo facilitar la ejecución de las tareas.

En la cláusula de propósito, se describe el propósito de la firma del memorándum. Este memorándum se firma con el propósito de prevenir la propagación de la infección por el nuevo coronavirus, por lo que se menciona este hecho.

En el ejemplo de cláusula de este memorándum, se asume que el trabajador encargado de las tareas subcontratadas realizará las tareas en su hogar. Dependiendo del caso, puede ser necesario cambiar el contenido de la descripción del método de ejecución de las tareas.

Sobre las cláusulas relacionadas con el trabajo remoto

Artículo 2 (Trabajo Remoto)
El trabajo remoto se refiere a cuando el encargado de las tareas en el trabajo contratado realiza su trabajo en su hogar, utilizando las instalaciones y equipos (en adelante, “equipos prestados, etc.”) que se le han prestado o proporcionado para el trabajo, así como las instalaciones y equipos que posee, a través de varias líneas de red.

En los contratos, puede haber ocasiones en las que se describan las definiciones de cada término. En el ejemplo de la cláusula, también se describe la definición de “trabajo remoto”. Es posible cambiar el contenido de lo que se describe dependiendo del trabajo y los equipos que se utilicen.

El propósito de describirlo explícitamente como una definición es aclarar el significado del trabajo remoto que las partes del contrato asumen, para prevenir disputas que surjan de diferencias en la percepción. El trabajo remoto es también un punto clave de este memorándum, por lo que tiene sentido describirlo como una definición, incluso si es un término general.

Sobre la cláusula de implementación del trabajo remoto

Artículo 3 (Implementación del trabajo remoto)
1. La Parte B, a solicitud de la Parte A, deberá cumplir con lo siguiente al realizar el trabajo remoto:
1) Los días y horas de ejecución de este trabajo serán, en principio, los días y horas de trabajo establecidos por la Parte A.
2) Como informe de trabajo, se informará rápidamente el “inicio del trabajo”, “fin del trabajo”, “inicio y fin de los descansos y desplazamientos”.
2. Todos los gastos incurridos por la Parte B al realizar el trabajo remoto (incluyendo, pero no limitado a, los costos de servicios públicos y comunicaciones) serán asumidos por la Parte B.
3. La Parte A notificará a la Parte B con antelación cuando finalice el período de implementación del trabajo remoto.

Esta cláusula detalla la fecha, hora, contenido del informe y la responsabilidad de los gastos, así como la notificación al final del período de implementación del trabajo remoto, cuando los empleados de la Parte B realizan su trabajo a través del trabajo remoto.

En el primer párrafo del Artículo 3 mencionado anteriormente, se dice “a solicitud de la Parte A”, pero también se puede considerar el caso en que la Parte B lo solicite. Por lo tanto, se puede considerar estipular los requisitos para implementar el trabajo remoto, si es necesario, en un contenido diferente al ejemplo de la cláusula mencionada anteriormente.

Además, en el segundo punto del primer párrafo del ejemplo de la cláusula mencionada anteriormente, se puede considerar agregar “contenido del trabajo” como “informe de trabajo”, si es necesario. En el trabajo remoto, es difícil ver el contenido del trabajo del contratista, por lo que puede surgir una disputa sobre si se ha realizado o no el trabajo. En este sentido, es significativo estipular el informe del contenido del trabajo como “informe de trabajo”. Para evitar dejar problemas entre las partes en el futuro, será necesario discutir suficientemente qué asuntos se reportarán.

Sobre las cláusulas relacionadas con el manejo de equipos prestados, etc.

Artículo 4 (Manejo de equipos prestados, etc.)
1. El prestatario utilizará los equipos prestados, etc., después de realizar las inspecciones necesarias y los almacenará y gestionará con la diligencia de un buen administrador. Si el prestamista establece instrucciones adicionales sobre los equipos prestados, etc., el prestatario los almacenará y gestionará de acuerdo con dichas instrucciones.
2. El prestatario no transferirá, subarrendará, cambiará la posesión, proporcionará como garantía ni utilizará con fines ajenos a los establecidos los equipos prestados, etc.
3. Cuando el prestatario haya completado su trabajo o cuando el prestamista lo solicite, el prestatario devolverá rápidamente al prestamista los documentos, etc. (incluyendo copias y duplicados) que le hayan sido prestados o proporcionados.
4. Si los equipos prestados, etc., se pierden o se dañan debido a la intención o negligencia del prestatario, o si se vuelve imposible devolverlos (incluyendo casos de robo y pérdida), el prestatario informará rápidamente al prestamista por teléfono u otros medios, y también informará por escrito los detalles, y seguirá las instrucciones del prestamista. En este caso, el prestamista puede reclamar al prestatario una indemnización por daños y perjuicios, y el método y la cantidad de la indemnización se determinarán mediante negociaciones entre el prestamista y el prestatario.

Esta cláusula establece las obligaciones de manejo y cuidado de los equipos prestados, así como las responsabilidades de indemnización en caso de pérdida o daño de los mismos, cuando el contratista los utiliza para llevar a cabo su trabajo.

Dependiendo del contenido de los equipos prestados, por ejemplo, si el contratista pierde los documentos del contratante, se puede suponer que el contratante sufrirá daños si el contenido de dichos documentos se filtra al exterior. Dado que los empleados del contratista realizan su trabajo en su hogar, un lugar privado, se puede decir que es necesario tener una mayor conciencia de la gestión de los equipos prestados en comparación con cuando se realiza el trabajo en la oficina del contratista o en un lugar designado. Por lo tanto, hemos establecido una cláusula independiente para regular los equipos prestados.

Sobre la cláusula de seguridad

Artículo 5 (Seguridad)
1. El contratista se esforzará por garantizar la seguridad del entorno de conexión y del equipo prestado, y se esforzará por prevenir daños causados por intrusiones ilegales en el área donde se realiza el trabajo, pérdida del equipo prestado, infección por virus informáticos, etc.
2. En caso de un accidente, el contratista debe informar inmediatamente al cliente.

Esta cláusula establece la obligación del contratista de esforzarse por prevenir daños y la obligación de informar en caso de daños en relación con la seguridad del entorno de hardware y de red cuando se realiza el trabajo. Esto se debe a que el nivel de seguridad en el trabajo remoto puede ser más bajo que cuando se realiza en la oficina o en un lugar designado por el contratista. Por ejemplo, puede haber riesgos como que el ordenador del empleado del contratista que realiza el trabajo no tenga instalado un software de seguridad, o que sea generalmente más fácil entrar en la casa del empleado del contratista que en la oficina del contratista. Dependiendo de las necesidades, se puede considerar elevar el nivel de obligación del contratista en términos de garantizar la seguridad más allá de la obligación de esfuerzo, o establecer solicitudes específicas del cliente en términos de garantizar la seguridad.

Resumen

En esta ocasión, hemos explicado sobre el memorándum relacionado con el contrato de subcontratación que permite el trabajo remoto. El camino hacia el fin de la pandemia de COVID-19 es incierto, pero las empresas deben seguir prestando atención a la salud de sus empleados todos los días y superar esta crisis.

Si actualmente está considerando la implementación del trabajo remoto y tiene preocupaciones o inseguridades sobre cómo trabajar en relación con el trabajo remoto según cada caso, o sobre cómo redactar los contratos, le recomendamos que consulte con un abogado con amplios conocimientos en el tema.

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