Obligatoriedad de elaborar un BCP en las instalaciones de cuidados | Explicación sobre cómo crearlo y sus beneficios

BCP se refiere al Plan de Continuidad de Negocios, que es un plan diseñado para mantener y recuperar las actividades Negocios en caso de enfrentarse a situaciones imprevistas como desastres naturales o enfermedades infecciosas. Desde abril de (2024) del año 6 de la era Reiwa, se ha hecho obligatorio elaborar un BCP en las instalaciones de cuidado. Sin embargo, puede que haya quienes no sepan cómo elaborarlo o se pregunten si realmente hay beneficios en crear uno.

Por ello, en este artículo explicaremos los detalles sobre el BCP en las instalaciones de cuidado, incluyendo una visión general, el contenido de su formulación, los beneficios y el método de creación. También presentaremos los riesgos de no tener un BCP, así que le invitamos a utilizar esta información como referencia.

¿Qué es el BCP/BCM en las instalaciones de cuidado?

BCP es la abreviatura de Business Continuity Plan, que se refiere al plan de continuidad de negocio diseñado para evitar la interrupción de las actividades Negocios críticas o, en caso de interrupción, para recuperarlas lo antes posible ante situaciones imprevistas como desastres naturales, epidemias de enfermedades infecciosas, actos de terrorismo, entre otros.

Por otro lado, BCM significa Business Continuity Management, que se traduce al japonés como gestión de la continuidad del negocio y se refiere a la operación y gestión del BCP.

Las directrices de planificación empresarial de la Oficina del Gabinete (Japanese Business Planning Guidelines[ja]) describen el BCP y BCM de la siguiente manera:

Se denomina Plan de Continuidad de Negocio (Business Continuity Plan, BCP) al plan que establece políticas, estructuras y procedimientos para evitar la interrupción de las actividades Negocios importantes o, en caso de interrupción, para restaurarlas en el menor tiempo posible, incluso frente a situaciones imprevistas como grandes terremotos y otros desastres naturales, la propagación de enfermedades infecciosas, actos de terrorismo, accidentes graves, interrupciones de la cadena de suministro y cambios repentinos en el entorno empresarial.
Las actividades de gestión que se realizan en tiempos normales, como la formulación, mantenimiento y actualización del BCP, la asignación de presupuestos y recursos para la continuidad del negocio, la implementación de medidas preventivas, la realización de educación y entrenamiento para difundir las iniciativas, las inspecciones y la mejora continua, se conocen como Gestión de la Continuididad del Negocio (Business Continuity Management, BCM) y se posicionan como actividades estratégicas a nivel de gestión.

Fuente: Información de prevención de desastres del Gabinete de Japón | Directrices de planificación empresarial[ja]

La creación de un BCP en instalaciones de cuidado es obligatoria

Con la revisión de la remuneración por cuidados de la era Reiwa 3 (2021), y tras un período de transición de tres años, la creación de un Plan de Continuidad de Negocio (BCP) y la ejecución de la Gestión de Continuidad de Negocio (BCM) en las instalaciones de cuidado se han hecho completamente obligatorias desde abril de la era Reiwa 6 (2024). El Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón en su documento “Principales puntos de la revisión de la remuneración por cuidados de la era Reiwa 3 (2021)[ja]” establece lo siguiente:

Desde la perspectiva de construir un sistema que permita la provisión continua de los servicios de cuidado necesarios, incluso en caso de brotes de enfermedades infecciosas o desastres, se obliga a todos los proveedores de servicios de cuidado a elaborar planes para la continuidad operativa, realizar capacitaciones y ejecutar entrenamientos (simulaciones). (※Se establece un período de transición de tres años)

Referencia: Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón｜Principales puntos de la revisión de la remuneración por cuidados de la era Reiwa 3 (2021)[ja]

Riesgos de no elaborar un BCP en instalaciones de cuidado

Si las instalaciones de cuidado no elaboran un Plan de Continuidad del Negocio (BCP), se enfrentan a los siguientes riesgos:

• Ser objeto de orientación administrativa
• Posibilidad de incurrir en responsabilidad por daños y perjuicios
• No recibir bonificaciones en la remuneración por cuidados

A continuación, explicaremos cada uno de estos puntos en detalle.

Ser objeto de orientación administrativa

En caso de no haber establecido un BCP, actualmente no se han anunciado sanciones específicas. Sin embargo, es importante tener en cuenta que puede ser objeto de orientación administrativa por incumplimiento de los estándares de operación. Además, si no se sigue la orientación, se puede llegar a una sanción administrativa como la cancelación de la designación.

Si se recibe una sanción de cancelación de la designación, no se podrá obtener una nueva designación durante al menos 5 años. En el caso de una entidad corporativa, no solo el operador (representante) sino también otros directivos y la empresa matriz o cualquier controlador real pueden ser objeto de la sanción, y no podrán realizar actividades de cuidado durante 5 años. (Ley de Seguro de Cuidados de Japón, Artículo 70, Párrafos 2, Ítems 6 a 6-3)

Posibilidad de incurrir en responsabilidad por daños y perjuicios

La falta de un BCP no resulta en multas. Sin embargo, si se produce un accidente o daño sin haber establecido un BCP, puede considerarse una violación del deber de cuidado y, como resultado, incurrir en responsabilidad por daños y perjuicios a través de un litigio.

Un caso destacado de la importancia del deber de cuidado hacia empleados y clientes fue el incidente del autobús de la guardería Biyori durante el Gran Terremoto del Este de Japón. En la guardería Biyori, se había elaborado un BCP y el manual establecía que “en caso de un terremoto de gran magnitud y cuando exista el peligro de un desastre, se debe guiar a todos al patio norte, tranquilizarlos sin causar pánico y vigilar a los niños hasta que los padres vengan a recogerlos”. Sin embargo, la difusión del manual no fue exhaustiva y tampoco se realizaron simulacros de evacuación necesarios para poner en práctica el manual.

Como resultado de la decisión de enviar a los niños a sus hogares, el autobús escolar fue tragado por el tsunami y cinco niños perdieron la vida. Se determinó que tanto el director de la guardería como la entidad corporativa que la gestionaba eran responsables de los daños y perjuicios por no haber cumplido con su deber de recopilar información.

Referencia: Corte Suprema de Justicia de Japón | Caso del incidente del autobús de la guardería Biyori en el tsunami (Sentencia del Tribunal de Distrito de Sendai, 17 de septiembre de 2013)[ja]

No recibir bonificaciones en la remuneración por cuidados

En la revisión de la remuneración por cuidados del año 3 de la era Reiwa (2021), la remuneración por cuidados se incrementó en un 0.7%. Sin embargo, si no se cumplen los siguientes estándares, se aplicará una reducción:

• Elaborar un BCP que contemple brotes de enfermedades infecciosas y desastres naturales
• Tomar las medidas necesarias de acuerdo con el BCP establecido

El alcance de la reducción varía según el servicio. Para los “servicios de tipo residencial e institucional”, la reducción es del 3% de la cantidad de unidades establecidas, mientras que para “otros servicios” es del 1%. Se ha establecido un período de transición, durante el cual no se aplicará la reducción hasta el 31 de marzo del año 7 de la era Reiwa (2025).

Contenidos que deben formularse en el BCP de una instalación de cuidados

Los roles que se requieren de los operadores de servicios de cuidado son los siguientes tres:

• Continuidad del servicio
• Garantizar la seguridad de los usuarios
• Garantizar la seguridad del personal

Artículo 5 de la Ley de Contratos de Trabajo Japonesa

El empleador deberá tener la consideración necesaria para asegurar que el trabajador pueda realizar su labor garantizando la seguridad de su vida, cuerpo, etc., en virtud del contrato de trabajo.

A partir de lo anterior, se establece que el BCP de las instalaciones de cuidado debe formular métodos de respuesta tanto para la enfermedad por coronavirus (COVID-19) como para desastres naturales. A continuación, explicaremos los detalles de cada uno.

Métodos de respuesta frente a la enfermedad infecciosa por el nuevo coronavirus

En centros de cuidados y empresas, se requiere la creación de un Plan de Continuidad de Negocio (BCP) para responder a la enfermedad infecciosa por el nuevo coronavirus. El contenido de un BCP durante la aparición de una enfermedad infecciosa incluye lo siguiente:

Referencia: Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón, Dirección de Salud y Bienestar para Ancianos｜Guía de Continuidad de Negocio en caso de brote de enfermedad infecciosa por el nuevo coronavirus en centros de cuidados y empresas[ja]

Es importante tener en cuenta que el contenido del BCP que se debe elaborar varía según el tipo de instalación, como los centros de día, centros de estancia o servicios de visita, ya que la situación y la respuesta después de la aparición de una enfermedad infecciosa difieren. Según la guía del Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón para los proveedores de servicios de bienestar para personas con discapacidad, “Plan de Continuidad de Negocio en caso de brote de enfermedad infecciosa por el nuevo coronavirus[ja]“, es crucial la fase previa a la propagación de la enfermedad infecciosa. Es esencial desarrollar un BCP que permita una respuesta ágil en caso de un brote, así como realizar entrenamientos y simulacros regularmente y asegurar el suministro de materiales necesarios.

Métodos de respuesta ante desastres naturales

Las residencias de ancianos y las empresas deben desarrollar un Plan de Continuidad de Negocio (BCP) para responder a desastres naturales como terremotos e inundaciones. Los contenidos de un BCP en caso de desastre natural incluyen lo siguiente:

Referencia: Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón, Dirección de Salud y Bienestar de Ancianos｜Guía de Continuidad de Negocio en Residencias de Ancianos y Empresas durante Desastres Naturales[ja]

El BCP para desastres naturales debe incluir no solo la preparación para tiempos normales y de emergencia, sino también el desarrollo de la colaboración con otras instalaciones y la comunidad, lo que resulta en un contenido más extenso que el BCP para enfermedades infecciosas.

Los beneficios de crear un BCP en centros de cuidados

Elaborar un Plan de Continuidad de Negocio (BCP) requiere tiempo y esfuerzo. Sin embargo, es un hecho que la creación de un BCP puede proporcionar beneficios significativos, como garantizar la seguridad de los residentes y el personal, y recibir beneficios fiscales. A continuación, explicaremos los beneficios de desarrollar un BCP.

Garantizar la seguridad de los residentes y el personal

Si se establecen métodos de respuesta durante la expansión de enfermedades infecciosas o en caso de desastres naturales, no solo los residentes, sino también el personal, podrán manejar las emergencias de manera más fluida. Aunque existe el riesgo de que las operaciones se paralicen debido a la confusión que genera una situación de emergencia, si se elabora un Plan de Continuidad del Negocio (BCP), será posible priorizar las tareas críticas y lograr una recuperación rápida. Además, esto también contribuirá a ganar la confianza de los usuarios, sus familias y la comunidad.

Beneficios Fiscales

Cuando se incluyen en el Plan de Continuidad de Negocios (BCP) las medidas establecidas por el Ministro de Economía, Comercio e Industria (como la construcción de un sistema o medidas preventivas), y se obtiene la certificación del “Plan de Fortalecimiento de la Capacidad de Continuidad de Negocios”, se puede acceder a un tratamiento fiscal especial del 18% en la depreciación acelerada para inversiones en equipos destinados a la prevención y mitigación de desastres (a partir del 1 de abril de 2025 (Reiwa 7), será del 16%).

Los ejemplos concretos de equipos son los siguientes:

• Máquinas y aparatos (de 1 millón de yenes o más): como generadores eléctricos y bombas de drenaje.
• Instrumentos y utensilios (de 300,000 yenes o más): como bastidores antisísmicos y teléfonos satelitales.
• Instalaciones anexas a edificios (de 600,000 yenes o más): como barreras de contención de agua y persianas contra incendios.

Subvenciones y Apoyo Financiero

Si elabora un BCP (Plan de Continuidad de Negocio) y obtiene la certificación del Plan de Fortalecimiento de la Capacidad de Continuidad de Negocio, recibirá un trato preferencial en la selección de subvenciones. Los tipos de apoyo que puede recibir incluyen:

El contenido de las subvenciones BCP varía según la municipalidad. Además, hay instituciones financieras privadas que ofrecen sistemas de préstamos dirigidos a empresas que han creado un BCP. Si va a elaborar un BCP, sería conveniente consultar con la municipalidad donde se encuentra su instalación o con las instituciones financieras con las que realiza transacciones.

Vacunación prioritaria

De acuerdo con el artículo 28 de la Ley de Medidas Especiales para la Prevención de la Influenza Pandémica y Otras Enfermedades Infecciosas (特定感染症予防法) de Japón, se permite la implementación de vacunaciones específicas para los negocios registrados que han desarrollado un Plan de Continuidad de Negocios (BCP) durante la expansión de una enfermedad infecciosa. La vacunación específica se refiere a la vacunación preventiva prioritaria para los empleados de dichos negocios registrados.

Para que un negocio pueda recibir la vacunación prioritaria, es necesario que se registre previamente ante el gobierno.

Método de creación de un BCP para instalaciones de cuidado

Es posible que algunas personas no sepan cómo crear un BCP. Aquí explicaremos cómo elaborar un BCP para instalaciones de cuidado.

Establecer un comité para la creación del BCP

Para abordar la creación de un BCP, primero se establece un comité. El comité de creación debe incluir a los administradores y responsables de cada sede y servicio, así como a personas que puedan recoger las opiniones del personal de campo. Una vez establecido el comité, se revisa la situación actual de la instalación de cuidado y se identifican los problemas a resolver.

Utilización de guías y plantillas

El Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar Social de Japón (厚生労働省) proporciona guías y plantillas para la creación de BCPs. Si no sabe por dónde empezar o cómo elaborar un BCP, puede seguir las guías del Ministerio y utilizar las plantillas para crear su BCP.

Las plantillas están preparadas según el tipo de instalación, como las de servicios ambulatorios o residenciales, por lo que debe crear su BCP siguiendo la plantilla que corresponda al servicio que ofrece.

Las guías y plantillas están disponibles en el siguiente sitio web, así que utilícelas como referencia.

Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar Social de Japón | Capacitación sobre el apoyo a la creación de planes de continuidad de operaciones (BCP) en instalaciones y empresas de cuidado[ja]

Resumen: Es imperativo responder rápidamente a la obligación de crear un BCP en las instalaciones de cuidado

Desde abril de 2024 (Reiwa 6), la creación de un Plan de Continuidad de Negocio (BCP) se ha vuelto obligatoria en las instalaciones de cuidado. Para estas instalaciones, la elaboración de un BCP es crucial para responder de manera eficiente durante la expansión de enfermedades infecciosas o desastres naturales y para recuperarse rápidamente. Además, existen beneficios como incentivos fiscales, subvenciones y apoyo financiero, así como la posibilidad de recibir vacunación prioritaria. Preparemos un BCP para estar listos ante cualquier emergencia que pueda surgir en el futuro.

Si tiene problemas para crear un BCP o no sabe cómo hacerlo, se recomienda consultar a un abogado.

Monolith Law Office es un despacho de abogados con amplia experiencia en IT, especialmente en derecho de Internet y tecnología. Si tiene alguna duda sobre la creación de un BCP, no dude en consultarnos.

Guía de Medidas de Nuestra Firma

El negocio de la atención a la dependencia está regulado por una variedad de leyes, como la Ley de Seguro de Cuidados a Largo Plazo (Japanese Long-Term Care Insurance Law), la Ley de Bienestar para Personas Mayores (Japanese Welfare Law for the Elderly) y la Ley de Sociedades (Japanese Companies Act). Monolith Law Office sirve como asesor legal de la Asociación General de Empresas de Servicios de Cuidado a Largo Plazo (Japanese General Association of Long-Term Care Service Providers) y de proveedores de cuidados en todas las prefecturas del país, y posee un amplio conocimiento en leyes relacionadas con el negocio de la atención a la dependencia.

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