Panorama general y distribución de roles de los 'órganos de la compañía' en la ley de sociedades japonesa

En la Ley de Sociedades de Japón (日本の会社法), el término “órganos de la compañía” se refiere a las diversas entidades responsables de la toma de decisiones, la ejecución de operaciones y la supervisión en una empresa. Estos órganos son esenciales para el correcto funcionamiento y la gobernanza de la compañía. En una sociedad anónima, los órganos más fundamentales y obligatorios son la junta general de accionistas y al menos un director.  

La Ley de Sociedades ofrece opciones flexibles para diseñar la estructura interna de una empresa según su tamaño, naturaleza y objetivos comerciales. Esto permite a las empresas elegir entre una variedad de combinaciones de órganos, desde la estructura más simple hasta una compañía con comités más complejos.

Instituciones Básicas en Japón: Accionistas y Directores

Asamblea General de Accionistas: El Órgano Supremo de Toma de Decisiones en Japón

Roles, Autoridades y Tipos de Resoluciones

La Asamblea General de Accionistas es el órgano supremo de toma de decisiones de una sociedad anónima y está compuesta por los accionistas de la compañía. Su autoridad es amplia y puede tomar decisiones sobre todos los asuntos estipulados en la Ley de Compañías de Japón y en los estatutos de la compañía. Sin embargo, en las compañías que cuentan con un consejo de administración, la autoridad de la Asamblea General de Accionistas generalmente se limita a los asuntos explícitamente estipulados en la Ley de Compañías de Japón o en los estatutos.

Las principales autoridades de la Asamblea General de Accionistas incluyen decisiones relacionadas con la fundación de la compañía, como la elección de los directores y auditores iniciales, cambios en los estatutos en el momento de la fundación y decisiones sobre la disolución de la compañía. En cuanto a asuntos relacionados con las acciones, se toman decisiones sobre la adquisición onerosa de acciones propias por parte de la compañía, la adquisición de acciones de clase con cláusula de adquisición total y solicitudes de transferencia a herederos, entre otros. Además, en cuanto a asuntos institucionales, se toman decisiones sobre la elección y destitución de directores, auditores, asesores contables y auditores contables. En cuanto a decisiones importantes de gestión empresarial, aunque muchas de estas son delegadas a los directores, en las compañías sin un consejo de administración, ciertos asuntos importantes como la disposición de activos significativos o la contratación de deudas sustanciales pueden requerir la aprobación de la Asamblea General de Accionistas.

Las resoluciones de la Asamblea General de Accionistas pueden ser ordinarias, especiales o extraordinarias, y el tipo de resolución requerida varía según la importancia del asunto a decidir.

Obligaciones y Responsabilidades de los Accionistas y la Asamblea General de Accionistas

La responsabilidad básica de los accionistas se limita al monto pagado por sus acciones, conocida como “responsabilidad limitada”. Esto significa que los accionistas no tienen responsabilidad personal más allá del monto de su inversión en relación con las deudas de la compañía.

Las obligaciones de la compañía relacionadas con la Asamblea General de Accionistas (normalmente asumidas por los directores) incluyen la obligación de convocar la asamblea de manera oportuna y adecuada, lo que incluye el envío de la notificación de convocatoria. También existe la obligación de proporcionar a los accionistas las explicaciones necesarias sobre los temas a tratar y de elaborar y conservar el acta de la reunión.

Aunque la Asamblea General de Accionistas en sí misma no asume responsabilidades directas, los promotores involucrados en la fundación de la compañía, los directores iniciales y los auditores iniciales pueden incurrir en responsabilidad por daños y perjuicios si descuidan sus deberes relacionados con la fundación, como la insuficiencia en el valor de los activos o la simulación de aportaciones.

Directores y la Junta Directiva: Gestión y Supervisión bajo la Ley Corporativa Japonesa

Rol, Autoridad y Estructura Bajo la Ley Japonesa

El director de una compañía es el ejecutor de las operaciones de la empresa y es responsable de la gestión diaria de sus actividades. Todas las sociedades anónimas en Japón deben tener al menos un director . En las compañías que cuentan con un consejo de administración, este está compuesto por todos sus directores. Sus principales funciones incluyen tomar decisiones sobre la ejecución de las operaciones de la compañía, supervisar la ejecución de las tareas de cada director y elegir o destituir al director representante, quien representa legalmente a la compañía .  

El consejo de administración no puede delegar decisiones sobre ciertas operaciones importantes a un director individual. Esto incluye la disposición y adquisición de activos importantes, la contratación de grandes deudas, la selección y destitución de gerentes y otros empleados clave, la creación, modificación o abolición de sucursales u otras estructuras organizativas importantes, asuntos significativos relacionados con la emisión de bonos corporativos y el establecimiento de sistemas para asegurar la ejecución de tareas conforme a las leyes y estatutos . En las grandes compañías con un consejo de administración, se les exige construir un sistema de control interno para asegurar la correcta ejecución de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y estatutos .  

Principales Obligaciones: El Deber de Diligencia y el Deber de Lealtad Bajo la Ley Japonesa

La relación entre la compañía y sus directores se basa en un “mandato”. Esto significa que los directores están encargados de la ejecución de las operaciones de la compañía a través de una resolución de la junta de accionistas.  

Como parte del deber de diligencia, los directores, en su calidad de fiduciarios, tienen la obligación de actuar con la diligencia que se espera de un “buen administrador” hacia la compañía. Este estándar es objetivo y varía según la posición del director, su conocimiento especializado y las circunstancias. En cuanto al deber de lealtad, además del deber general de diligencia, los directores deben cumplir con las leyes, los estatutos y las resoluciones de la junta de accionistas, y desempeñar sus funciones fielmente en beneficio de la sociedad anónima, como se establece explícitamente en la Ley de Sociedades de Japón.  

De estos deberes principales surgen obligaciones específicas como la prohibición de transacciones en conflicto de intereses, donde los directores están, en principio, prohibidos de realizar transacciones con la compañía que estén en conflicto con sus intereses personales. Esto requiere la aprobación del consejo de administración o de la junta de accionistas. En cuanto al deber de no competencia, los directores no deben, sin la previa aprobación del consejo de administración o de la junta de accionistas, realizar negocios en competencia con la compañía o realizar transacciones pertenecientes al negocio de la compañía para su propio beneficio o el de terceros.  

Responsabilidad y Obligaciones Legales Bajo la Ley Japonesa

Como parte de la responsabilidad por negligencia en el desempeño de sus funciones, un director que incumpla el deber de diligencia o el deber de lealtad y cause daño a la compañía, deberá asumir la responsabilidad por dicho daño. Esta responsabilidad puede ser perseguida por la propia compañía o por un accionista calificado a través de una demanda representativa de accionistas. En cuanto a la responsabilidad frente a terceros, un director también puede ser responsable por daños causados a terceros (por ejemplo, acreedores, accionistas) si estos se deben a malicia o negligencia grave en el ejercicio de sus funciones. En términos de limitación de responsabilidad y seguros de D&O, la Ley de Compañías de Japón (Japanese Companies Act) permite ciertas disposiciones específicas para limitar la responsabilidad de los directores, como la exoneración de responsabilidad por una resolución especial de la asamblea de accionistas o contratos de limitación de responsabilidad con directores no ejecutivos. Además, en la práctica, los seguros de responsabilidad civil de directivos y administradores son una medida común para cubrir posibles reclamaciones de indemnización.

Práctica del Principio de Juicio Empresarial bajo la Ley Japonesa

Al evaluar la existencia de una violación del deber de diligencia debida por parte de los directores en las decisiones de gestión, los tribunales japoneses aplican el “Principio de Juicio Empresarial”. Este principio reconoce los riesgos e incertidumbres inherentes a la toma de decisiones Negocios y otorga una amplia discreción a los directores. Las acciones de un director generalmente no se consideran una violación del deber a menos que haya habido “errores importantes y descuidados en el reconocimiento de los hechos que sirvieron de base para el juicio” o a menos que “el proceso y contenido de la toma de decisiones haya sido particularmente irracional o inapropiado” para un gerente corporativo .  

Como ejemplo jurisprudencial, en el caso de representación de accionistas de Apaman Shop (Corte Suprema de Justicia, 15 de julio de 2010), la Corte Suprema desestimó la decisión del Tribunal Superior que había reconocido la responsabilidad de los directores por adquirir acciones de una subsidiaria a un precio significativamente más alto que la valoración externa. La Corte Suprema enfatizó que la formulación del plan de reestructuración empresarial, en particular la determinación del precio de adquisición de las acciones, estaba confiada a un juicio gerencial especializado que implica predecir el futuro. Teniendo en cuenta la necesidad de una adquisición fluida, el mantenimiento de buenas relaciones con las franquicias y la amplia gama de valoraciones de acciones no cotizadas, la Corte determinó que el juicio de los directores no era “notablemente irracional” . Este caso demuestra el enfoque sutil de los tribunales hacia el equilibrio entre la supervisión judicial y la discreción gerencial.  

El “Principio de Juicio Empresarial” es un concepto extremadamente importante para comprender la responsabilidad de los directores en Japón. El caso de Apaman Shop ilustra claramente la aplicación práctica de este principio y las tensiones inherentes que conlleva. Mientras que los tribunales reconocen una amplia discreción a los directores, examinan rigurosamente si el “proceso y contenido” de la toma de decisiones carece de “irracionalidad significativa”. El hecho de que este caso haya pasado por diferentes interpretaciones en el tribunal de distrito, el tribunal superior y la Corte Suprema resalta la naturaleza subjetiva de esta evaluación. Esto significa que los directores no pueden simplemente usar el “juicio empresarial” como excusa y, incluso si los resultados no son favorables, deben demostrar un “proceso racional y diligente” en la recopilación de información, análisis y toma de decisiones. Para las empresas extranjeras, esto sugiere que, mientras la ley japonesa protege las decisiones Negocios razonables, es extremadamente importante documentar minuciosamente el proceso de toma de decisiones.

Órganos de Auditoría y Supervisión: Garantizando la Integridad Corporativa en Japón

El Auditor y el Consejo de Auditores en Japón

Rol y Alcance de la Auditoría

El auditor, elegido por la junta general de accionistas, es un órgano legal que tiene la función de auditar la ejecución de las tareas de los directores. Su principal rol es asegurar que los directores desempeñen sus funciones adecuadamente y actuar como una función de control independiente frente a la gestión. El auditor no se involucra en la ejecución de las operaciones .  

El alcance de la auditoría del auditor normalmente cubre tanto la auditoría operativa como la contable. En el caso de compañías privadas, es posible limitar el alcance de la auditoría del auditor solo a la contabilidad según lo establecido en los estatutos .  

El auditor tiene la responsabilidad de preparar un informe de auditoría que resuma los resultados de la auditoría durante un año .  

Autoridad, Obligaciones y Responsabilidades

Para asegurar una supervisión efectiva, se otorgan al auditor importantes autoridades, como el derecho a auditar la ejecución de las tareas de los directores , el derecho a solicitar informes de negocios a los directores, el derecho a investigar la situación operativa y financiera de la compañía , el derecho a investigar las subsidiarias , la obligación y el derecho a expresar opiniones en las reuniones de la junta de directores , el derecho a solicitar y convocar reuniones de la junta de directores , el derecho a solicitar la prevención de actos ilegales por parte de los directores , el derecho a representar a la compañía en litigios entre la compañía y los directores , el derecho a consentir en la exoneración parcial de responsabilidad de los directores , la autoridad para decidir sobre la elección, destitución o no reelección del auditor contable , y el derecho a consentir en la determinación de la remuneración del auditor contable .  

Entre las principales obligaciones se incluyen la asistencia a las reuniones de la junta de directores, la investigación y el informe sobre las propuestas de la junta general de accionistas y el informe a la junta de directores.  

El auditor puede ser responsable de indemnizar a la compañía por daños si no cumple adecuadamente con sus deberes .  

Requisitos de Calificación e Independencia

Las personas con ciertos antecedentes penales, o que ocupan cargos como directores, gerentes, empleados, contadores o ejecutivos en la compañía o sus subsidiarias, no están calificadas para ser auditores. Esto es para asegurar la independencia de la gestión .  

Las compañías que establecen un consejo de auditores deben tener al menos tres auditores, y la mayoría de ellos deben ser auditores externos que cumplan con ciertos criterios de independencia .  

Foco en Jurisprudencia: Decisiones Judiciales Clave sobre la Responsabilidad de los Auditores

Como jurisprudencia, el fallo del Tribunal Superior de Tokio del 25 de julio de 2012 (Heisei 24) reconoció que un auditor que inicia un litigio de responsabilidad contra los directores a petición de los accionistas puede solicitar el reembolso de los gastos necesarios a la compañía. Incluso si el litigio no logra probar la responsabilidad de los directores, mientras que las acciones del auditor estén en línea con los intereses de la compañía en su conjunto, la compañía no puede rechazar la solicitud a menos que pueda probar que los gastos “no eran necesarios para la ejecución de las tareas del auditor” .  

Además, el fallo de la Corte Suprema del 19 de julio de 2021 (Reiwa 3) aclaró la responsabilidad de los auditores limitados a la contabilidad. La Corte Suprema revocó el fallo del tribunal superior que negaba la responsabilidad de un auditor que había pasado por alto un desfalco, indicando que incluso los auditores limitados a la contabilidad no deberían asumir automáticamente la exactitud de los libros contables. Deberían tomar medidas como solicitar informes a los directores y verificar los documentos de soporte para asegurarse de que los estados financieros reflejen adecuadamente la situación financiera y de pérdidas y ganancias de la compañía. Esto sugiere que incluso para los auditores con un alcance de auditoría limitado, se espera un estándar más alto de deber de cuidado .  

Asistencia Contable: Apoyo Especializado en la Creación de Documentos Financieros en Japón

Roles, Calificaciones y Responsabilidad Conjunta

La figura del asistente contable en Japón es una institución establecida para aumentar la confiabilidad de los documentos financieros de una empresa. Se distinguen de otras entidades por colaborar con los directores en la preparación de documentos financieros, estados detallados adjuntos y documentos financieros consolidados.  

Para asegurar conocimientos especializados, el asistente contable debe ser un contador público certificado, una firma de auditoría, un contador fiscal o una corporación de contadores fiscales.  

La instalación de un asistente contable puede ser determinada opcionalmente por los estatutos de la compañía.  

Autoridad, Obligaciones y Responsabilidades

Los asistentes contables tienen la autoridad para inspeccionar y transcribir libros de contabilidad y documentos relacionados, y pueden solicitar informes sobre contabilidad a los directores, otros asistentes contables, gerentes y demás empleados.  

Como obligación, deben preparar informes contables para accionistas y acreedores. Además, si descubren hechos significativos que constituyen una violación de la ley o de los estatutos por parte de los directores en el desempeño de sus funciones, tienen el deber de informar sin demora a los accionistas (o a los auditores en empresas con auditores establecidos). También están obligados a asistir a las reuniones de la junta directiva que aprueban los documentos financieros y expresar su opinión cuando sea necesario, explicar los documentos financieros si se les solicita en la asamblea general de accionistas y mantener los documentos financieros y los informes del asistente contable durante cinco años.  

En cuanto a la responsabilidad, los asistentes contables pueden incurrir en una responsabilidad legal significativa. Si descuidan sus deberes en la preparación de documentos financieros u otras tareas y causan daños a la empresa, accionistas, inversores o acreedores, pueden ser responsables de indemnización. Su relación con la empresa se basa en un contrato de mandato y están sujetos a un deber de diligencia.  

El hecho de que el asistente contable sea un experto externo y al mismo tiempo colabore con los directores en la preparación de documentos financieros crea una dinámica única. Este diseño tiene la intención de incorporar conocimientos especializados externos directamente en el proceso de informes financieros, no solo para realizar auditorías externas, sino también para mejorar la precisión y confiabilidad de la información financiera desde la etapa de creación. Esta estructura proporciona una capa adicional de transparencia y confiabilidad financiera, especialmente para las pequeñas y medianas empresas japonesas donde no es obligatorio tener un auditor contable, y es un elemento crucial para que las empresas extranjeras comprendan la solidez de los informes financieros en Japón.

Auditor Contable: Revisión Financiera Externa en Japón

Rol y Obligación de Instalación

El auditor contable es un experto independiente externo, ya sea un contador público certificado o una firma de auditoría, cuyo principal rol es auditar los documentos contables de una compañía y sus detalles adjuntos.  

La instalación de un auditor contable es obligatoria para las siguientes compañías en Japón: aquellas clasificadas como grandes empresas, cuyo capital en el balance del último año fiscal sea de 500 millones de yenes o más, o cuyo total de pasivos sea de 20 mil millones de yenes o más. Además, las compañías con comités de auditoría y aquellas con comités de nominaciones y otros comités de gobernanza avanzada están obligadas a nombrar auditores contables. Asimismo, las compañías que voluntariamente establecen en sus estatutos la instalación de un auditor contable, una vez hecho esto, la auditoría se convierte en una obligación legal.  

Autoridad, Obligaciones y Calificaciones

Los auditores contables tienen la autoridad de inspeccionar y copiar los libros de contabilidad y documentos relacionados en cualquier momento, y pueden solicitar informes sobre contabilidad a los directores, contadores, gerentes y otros empleados. También es posible que investiguen a las subsidiarias.  

Su principal obligación es llevar a cabo la auditoría de los documentos contables de la compañía y elaborar un informe de auditoría contable.  

En cuanto a las calificaciones, solo pueden ser auditores contables aquellos que sean contadores públicos certificados o firmas de auditoría.  

Respecto a la remuneración, aunque es el directorio quien decide la remuneración del auditor contable, se requiere el consentimiento del consejo de auditores. Este mecanismo tiene como objetivo asegurar la independencia del auditor contable del equipo de gestión.  

La obligación de instalar auditores contables en grandes empresas y compañías con comités en Japón demuestra claramente la importancia que se le da a la revisión financiera independiente desde el exterior. Mientras que los contadores trabajan junto con la administración para preparar los documentos, los auditores contables proporcionan una función de verificación desde el exterior, aumentando la confiabilidad hacia los inversores y acreedores. En particular, el mecanismo que requiere el consentimiento del consejo de auditores para la decisión de la remuneración de los auditores contables es un mecanismo sutil pero importante para proteger su independencia, permitiéndoles llevar a cabo sus tareas de manera independiente del equipo de gestión que están auditando. Esta estructura refleja un compromiso con una sólida presentación de informes financieros y transparencia, y es un elemento esencial para atraer y mantener a inversores extranjeros.

Estructura de Gobernanza Avanzada: La Compañía con Comités Bajo la Ley Japonesa

Empresas con Comités de Nominaciones y Otros Comités en Japón

Estructura y Filosofía

Esta estructura de gobernanza, inspirada en el modelo occidental, tiene como objetivo separar claramente la función de supervisión del consejo de administración de la función de ejecución de los directivos. En Japón, se exige la creación de los siguientes tres comités estatutarios dentro del consejo de administración. El comité de nominaciones decide sobre el contenido de las propuestas para la elección y destitución de directores y auditores contables. El comité de auditoría supervisa la ejecución de las tareas de los directivos y directores. El comité de remuneraciones determina el contenido de la remuneración individual de los directivos y directores.

Una característica importante de esta estructura es la obligatoriedad de establecer un auditor contable. Las empresas que adoptan esta estructura no pueden tener un auditor o un comité de auditores, ya que sus funciones son absorbidas por el comité de auditoría.

Roles y Autoridades de Cada Comité

El comité de nominaciones decide sobre el contenido de las propuestas para la elección y destitución de directores y auditores contables que se presentarán en la junta general de accionistas. El comité de auditoría supervisa la ejecución de las tareas de los directivos y directores y decide sobre el contenido de las propuestas para la elección, destitución o no reelección del auditor contable. La mayoría de los miembros del comité deben ser directores externos. A diferencia del comité de auditores, el comité de auditoría tiene derecho a voto en el consejo de administración y sus miembros pueden participar directamente en la toma de decisiones. El comité es responsable de la elaboración del informe de auditoría y depende en gran medida del sistema de control interno de la empresa para una auditoría efectiva.

El comité de remuneraciones determina el contenido de la remuneración individual de los directivos y directores.

El consejo de administración en esta estructura tiene como función principal decidir sobre las políticas básicas de gestión y supervisar la ejecución de las tareas de los directivos y directores. No puede delegar ciertas decisiones estratégicas importantes a los directivos.

El modelo de empresa con comités de nominaciones y otros comités representa un importante punto de inflexión con respecto al sistema tradicional centrado en los auditores. Su principio central es la separación de las funciones de supervisión y ejecución, y pone un fuerte énfasis en la supervisión independiente desde el exterior al requerir que la mayoría de los miembros del comité de auditoría sean directores externos. Además, el derecho a voto del comité de auditoría en el consejo de administración marca una diferencia decisiva con el comité de auditores sin derecho a voto, lo que sugiere un papel más directo y proactivo en la gobernanza. Este modelo está diseñado para mejorar la transparencia de la empresa, la responsabilidad y la capacidad de cumplir con los estándares de gobernanza globales, lo que lo convierte en una opción particularmente atractiva para los inversores extranjeros.

Compañías con Comité de Auditoría y Otros en Japón

Estructura y Propósito

Introducida en la reforma de la Ley de Compañías Japonesas de 2014 (平成26年), esta estructura se posiciona como un modelo intermedio entre el sistema tradicional de auditores estatutarios y el sistema completo de compañías con comités. Es especialmente popular entre las empresas que buscan una Oferta Pública Inicial (IPO) y su adopción está en aumento.

La característica distintiva de esta estructura es la creación de un comité de auditoría y otros dentro del consejo de administración. Al igual que otras compañías con comités, las compañías con comité de auditoría y otros no pueden tener auditores estatutarios.

Rol y Autoridad del Comité de Auditoría y Otros

El comité de auditoría y otros está compuesto por al menos tres directores que son miembros del comité de auditoría, y la mayoría de ellos deben ser directores externos. Entre sus facultades se incluyen la auditoría de la ejecución de las tareas de los directores y del personal contable, la elaboración de informes de auditoría y el derecho a voto en el consejo de administración. Esta es una diferencia clave con los auditores estatutarios, ya que permite a los miembros del comité participar directamente en la toma de decisiones del consejo. El alcance de su auditoría no se limita a la legalidad, sino que también abarca la razonabilidad de la ejecución de las tareas. En la junta general de accionistas, pueden expresar su opinión sobre la elección de otros directores y sobre asuntos como la remuneración. Independientemente del tamaño de la empresa, se requiere el establecimiento de un sistema de control interno.

El modelo del comité de auditoría y otros se considera un punto de compromiso estratégico. Al integrar la función de auditoría directamente en el consejo de administración y otorgar poder de voto a sus miembros, se logra una supervisión más activa y efectiva que con los auditores estatutarios tradicionales, sin llegar a ser tan radical como el modelo de compañías con comités de nominación y otros. La expansión del alcance de la auditoría a la “razonabilidad” indica un cambio hacia la evaluación de la solidez del juicio gerencial, más allá del mero cumplimiento legal. Esta estructura es particularmente atractiva para las empresas que desean fortalecer la gobernanza corporativa sin adoptar completamente el sistema de comités más complejo de Occidente, ofreciendo un equilibrio entre flexibilidad y supervisión reforzada.

Resumen

La Ley de Compañías de Japón ofrece un marco flexible pero complejo que equilibra la supervisión de los accionistas con la eficiencia de la gestión, abarcando desde la asamblea general de accionistas y los directores hasta los órganos de auditoría especializados y las compañías con comités. Comprender el papel específico, las autoridades, las obligaciones y las responsabilidades de cada órgano es de suma importancia.

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