¿Cuáles son los procedimientos para el intercambio de tarjetas de visita en línea? Explicación de los puntos a tener en cuenta en la 'Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico

Debido a la expansión de la infección por el nuevo coronavirus, el teletrabajo se ha generalizado y las reuniones en línea se han vuelto comunes no solo en las reuniones internas de las empresas, sino también en las reuniones y negociaciones entre empresas.

Sin embargo, a diferencia de las reuniones presenciales, no hay intercambio de tarjetas de visita en papel, y especialmente cuando hay varias personas, puede que se pierda el nombre, el departamento, el puesto, etc. Por lo tanto, el “intercambio de tarjetas de visita en línea” que se puede utilizar también en videoconferencias está atrayendo la atención.

Sin embargo, como es un sistema que acaba de nacer, puede que haya muchas personas que aún no lo entiendan bien.

Por lo tanto, en esta ocasión, explicaremos en detalle los procedimientos reales para el “intercambio de tarjetas de visita en línea”, sus ventajas y desventajas, y los riesgos asociados con su uso.

¿Qué es el intercambio de tarjetas de visita en línea?

El intercambio de tarjetas de visita en línea es el proceso de digitalizar las tarjetas de visita en papel y compartirlas en línea.

Siempre que se tenga acceso a internet, se pueden enviar datos a otras personas desde un smartphone o una computadora, lo que resulta ser un método muy efectivo en la era del “con” coronavirus.

Aunque aún es un método nuevo y no existe un estándar establecido, su uso en combinación con herramientas de gestión de tarjetas de visita está comenzando a expandirse gradualmente.

Ventajas del intercambio de tarjetas de visita en línea

Se puede transmitir/grabar mucha información

Los datos de las tarjetas de visita digitalizadas pueden contener enlaces a la página web de su empresa, así como registrar información como la fecha y hora de las negociaciones comerciales y las notas. Por lo tanto, pueden retener más información en comparación con las tarjetas de visita en papel.

Es fácil intercambiar tarjetas de visita incluso con personas en lugares remotos

En las reuniones y negociaciones en línea, existe la preocupación de que la realidad pueda ser menos palpable en comparación con las negociaciones cara a cara. Sin embargo, si se utiliza el intercambio de tarjetas de visita en línea, se puede presentarse de manera fluida incluso a personas que se encuentran por primera vez, y se puede facilitar la comunicación.

No hay que preocuparse por quedarse sin tarjetas de visita

Para los representantes de ventas que negocian con muchos clientes, a diferencia de las tarjetas de visita en papel, pueden enviar fácilmente los datos de las tarjetas de visita desde sus smartphones o portátiles, por lo que una de las ventajas es que no tienen que preocuparse por quedarse sin tarjetas de visita.

Se puede gestionar eficientemente las tarjetas de visita

Además, al convertir en base de datos los datos de las tarjetas de visita recibidas a través del intercambio de tarjetas de visita en línea, ya no se necesita un portatarjetas. Además, se puede compartir información con los miembros de la empresa y, si se utiliza un smartphone o un portátil, se puede buscar según sea necesario en cualquier lugar, lo cual es muy eficiente.

Desventajas del intercambio de tarjetas de visita en línea

Se requiere un entorno de Internet

Aunque no hay de qué preocuparse en casos como las videoconferencias, si se va a realizar un intercambio de tarjetas de visita en línea en el exterior, se necesitará un dispositivo de comunicación como un smartphone o una computadora y un entorno de Internet.

Sin embargo, si eres un profesional de negocios, probablemente llevarás contigo un smartphone o una computadora, y el Internet está disponible en muchos lugares, por lo que no debería ser un gran problema.

Posibilidad de aumento de costos

Si un vendedor lo utiliza individualmente, es posible utilizar una herramienta de gestión de tarjetas de visita gratuita, pero si la empresa en su conjunto va a compartir y utilizar los datos de las tarjetas de visita, es posible que se necesite una herramienta de gestión de tarjetas de visita de pago con muchas funciones, lo que podría aumentar los costos.

Baja tasa de adopción del intercambio de tarjetas de visita en línea

El intercambio de tarjetas de visita en línea depende de la otra parte, por lo que es importante que se adopte ampliamente para aprovechar sus ventajas. Además, el hecho de que haya pocas empresas que ofrezcan este servicio y que las opciones sean limitadas también puede ser una desventaja.

Procedimientos necesarios para el intercambio de tarjetas de visita en línea

Preparar una herramienta de gestión de tarjetas de visita

Aunque es posible intercambiar tarjetas de visita en línea sin una herramienta de gestión de tarjetas de visita, es recomendable utilizar una para crear tus propios datos de tarjetas de visita y para guardar y utilizar los datos de las tarjetas de visita que te envían.

Crear tus propios datos de tarjetas de visita

Utiliza una herramienta de gestión de tarjetas de visita para capturar tu tarjeta de visita con un escáner o la cámara de un smartphone y crear los datos de la tarjeta de visita.

Enviar tus propios datos de tarjetas de visita

El método de envío de los datos de la tarjeta de visita suele ser a través de una URL o un código QR que permita a la persona que no tiene una herramienta de gestión de tarjetas de visita verificar los datos de la tarjeta de visita.

Método de uso de URL

En el caso de negociaciones o reuniones basadas en texto, como el correo electrónico o el chat, puedes pegar y enviar la URL de los datos de la tarjeta de visita creada con la herramienta de gestión de tarjetas de visita. La otra parte puede verificar los datos de la tarjeta de visita a través de esa URL.

Método de uso de código QR

En el caso de reuniones por videoconferencia donde se pueden ver imágenes, puedes incrustar un código QR en el fondo utilizando la función de fondo virtual. La otra parte puede leer el código QR con su smartphone y verificar los datos de la tarjeta de visita.

Método de uso de la función de la herramienta de gestión de tarjetas de visita

Si la otra parte está utilizando la misma herramienta de gestión de tarjetas de visita, puedes utilizar la función de intercambio de tarjetas de visita de la herramienta de gestión de tarjetas de visita para intercambiar tarjetas de visita de manera sencilla.

Problemas legales al enviar correos electrónicos específicos

¿Es legal enviar correos electrónicos de publicidad de nuestros servicios o productos a las direcciones de correo electrónico obtenidas a través del intercambio de tarjetas de visita en línea? La Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico (特定電子メール法) puede ser un problema en este caso.

¿Qué es un correo electrónico específico?

Un correo electrónico específico se refiere a los correos electrónicos enviados con fines publicitarios, incluyendo aquellos que tienen como uno de sus objetivos dirigir a los destinatarios a sitios web de publicidad de servicios o productos.

Por ejemplo, es común enviar un correo electrónico de agradecimiento después de una reunión en línea con un enlace al sitio web de publicidad de nuestros productos. No es raro ni inusual utilizar correos electrónicos comerciales para fines publicitarios.

Restricciones de envío en la Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico (Regulación de Opt-In)

La Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico prohíbe el envío de correos electrónicos específicos a menos que el destinatario haya expresado su consentimiento para recibirlos.

Sin embargo, el artículo 3, párrafo 2 de la misma ley establece una excepción para los casos en los que el destinatario ha proporcionado su dirección de correo electrónico. En estos casos, se considera que existe una cierta previsibilidad de que se enviarán correos electrónicos, por lo que se permite el envío de correos electrónicos específicos incluso sin consentimiento.

Si desea obtener más información sobre la regulación de opt-in, consulte el siguiente artículo en nuestro sitio web.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

¿Es ilegal enviar correos electrónicos específicos a las personas con las que se ha intercambiado tarjetas de visita en línea?

En el intercambio de tarjetas de visita en línea, se proporcionan los datos de la tarjeta de visita, incluyendo la dirección de correo electrónico, por lo que parece que no sería ilegal enviar correos electrónicos específicos bajo la excepción de “cuando se ha proporcionado la propia dirección de correo electrónico”.

Sin embargo, el artículo 2, párrafo 1 de las Regulaciones de Implementación de la Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico establece que la notificación de la dirección de correo electrónico debe hacerse por escrito, y los datos de las tarjetas de visita digitales no están incluidos en esta definición.

Según la interpretación del Ministerio de Asuntos Internos y Comunicaciones de Japón, actualmente no se considera que las tarjetas de visita electrónicas estén incluidas en la definición de “escrito”, por lo que aún no se ha establecido una decisión clara sobre este nuevo método de intercambio de tarjetas de visita en línea.

Conclusión

Si envía correos electrónicos específicos a las direcciones de correo electrónico obtenidas a través del intercambio de tarjetas de visita en línea, podría estar violando el artículo 3 de la Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico, ya que no se ha obtenido el consentimiento por escrito.

Sin embargo, incluso si la notificación se realiza en línea, se considera que la ilegalidad no es grave, ya que el propósito de la excepción en la Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico es “cuando se ha proporcionado la propia dirección de correo electrónico, se considera que existe una cierta previsibilidad de que se enviarán correos electrónicos”.

Además, incluso si se determina que se ha cometido una infracción, no se aplicarán inmediatamente las sanciones. En primer lugar, se emitirá una “orden de medidas” para mejorar el método de envío de correos electrónicos, por lo que si se toman medidas en esta etapa, es posible evitar las sanciones.

Resumen: Intercambio de tarjetas de visita en línea y la Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico

En esta ocasión, hemos explicado sobre el “intercambio de tarjetas de visita en línea” basándonos en las leyes y regulaciones relacionadas, abordando ① las ventajas y desventajas, ② los procedimientos necesarios, y ③ los problemas legales.

El “intercambio de tarjetas de visita en línea” es aún un método nuevo, y hay áreas donde la ley no ha alcanzado. Por lo tanto, si estás considerando enviar un correo electrónico específico a alguien con quien has intercambiado tarjetas de visita en línea, te recomendamos que consultes con un abogado con amplios conocimientos y experiencia en lugar de tomar una decisión por tu cuenta.

Presentación de las medidas propuestas por nuestro despacho

Monolith Law Office es un despacho de abogados con alta especialización en IT, especialmente en Internet y derecho. En los últimos tiempos, el intercambio de tarjetas de visita en línea ha ganado mucha atención, pero es necesario realizar una revisión legal antes de su implementación. Nuestro despacho realiza revisiones legales para muchas empresas. Los detalles se describen en el artículo a continuación.