¿Qué es la responsabilidad de los ejecutivos y miembros de la junta directiva? Explicación de sus riesgos y medidas de prevención

A los directivos y miembros del consejo se les exige tomar decisiones importantes y llevar a cabo tareas en la gestión de la empresa, pero siempre acompañados de responsabilidades legales y riesgos operativos. Un juicio o acción inapropiados pueden resultar en litigios, demandas de indemnización, o conflictos con accionistas y empleados, lo que podría tener graves consecuencias. Prepararse para estos riesgos, comprendiendo correctamente las responsabilidades de los directivos y tomando las medidas adecuadas, es esencial para la estabilidad de la gestión y el crecimiento sostenido del negocio.

En este artículo, explicaremos en detalle los casos en los que las personas involucradas en la gestión pueden ser responsabilizadas y presentaremos medidas concretas para que los directivos y miembros del consejo puedan desempeñar sus funciones con confianza.

¿Qué es la responsabilidad de los directivos?

Quienes participan en la gestión de una empresa como directivos deben organizar los problemas relacionados con la responsabilidad de los directivos y tomar las medidas apropiadas. Al ocupar la posición de directivo, en los siguientes casos, se debe asumir la responsabilidad de indemnizar los daños:

• Cuando se ha causado daño a la empresa
• Cuando se ha permitido la fuga de dinero de la empresa
• Cuando, en el ejercicio de sus funciones, se ha causado daño a terceros por mala fe o negligencia grave

Ser objeto de responsabilidad por parte de accionistas o terceros es un gran riesgo para los directivos. Para hacer crecer la empresa y proteger su carrera y patrimonio, es esencial adoptar una gestión de riesgos adecuada y prepararse para los problemas de responsabilidad.

Las siguientes personas pueden ser sujetas a problemas de responsabilidad de los directivos:

• Personas que ocupan un cargo directivo en empresas (empresas cotizadas, startups, pequeñas y medianas empresas)
• Personas que han fundado una empresa y la han dejado en manos de terceros para su gestión
• Personas que han sido invitadas a ocupar el cargo de director externo o auditor externo
• Personas que solo han prestado su nombre para figurar en el registro de directivos

La responsabilidad de los directivos puede ser cuestionada en situaciones inesperadas, por lo que es importante comprender completamente los casos en los que se puede perseguir la responsabilidad y los métodos de respuesta.

Puntos clave a tener en cuenta para la responsabilidad por daños de los directivos

Existen diversos tipos de responsabilidades de los directivos, pero explicaremos las preparaciones que deben tener en cuenta siempre, comunes a todas las responsabilidades por daños.

Preparar la evidencia

Para negociar y refutar adecuadamente cuando se persiga la responsabilidad, es esencial contar con información que sirva de evidencia.

La responsabilidad de los directivos es variada y las evidencias que se deben preparar de antemano también son específicas para cada caso. Sin embargo, en el caso de ser perseguidos por causas de responsabilidad como la violación del deber de diligencia o la negligencia en el cumplimiento de las obligaciones, los siguientes documentos son siempre evidencias importantes:

Es importante asegurar la credibilidad de las evidencias relacionadas con hechos especialmente importantes, de modo que puedan resistir un juicio. Los documentos con alta credibilidad incluyen:

• Certificados de disposición
• Contratos, recibos
• Informes de trabajo, comprobantes, albaranes
• Libros de contabilidad

Para estar preparados en caso de que se persiga la responsabilidad, es importante gestionar y almacenar la información que pueda servir como evidencia desde el día a día.

Organizar la evidencia

No basta con tener la evidencia, sino que debe estar organizada para poder utilizarla efectivamente cuando se persiga la responsabilidad.

Los problemas de responsabilidad de los directivos no se limitan a la violación del deber de diligencia o la negligencia en el cumplimiento de las obligaciones, sino que también pueden incluir la responsabilidad por actos ilícitos bajo el Código Civil japonés. Por lo tanto, no es fácil anticipar todos los escenarios en los que se puede perseguir la responsabilidad. Cuando surja un problema concreto, será necesario organizar la evidencia correspondiente a ese evento específico.

Primero, verifique el contenido de la responsabilidad que se persigue y alinee la evidencia, favorable o no, que corresponda a los hechos que constituyen la demanda.

Luego, considere la evidencia necesaria para respaldar la historia que explicará durante el juicio.

En la práctica, se recomienda consultar con un abogado tan pronto como se detecte que un problema puede surgir.

Casos en los que se cuestiona la responsabilidad de los directivos 1: Incumplimiento del deber de diligencia y lealtad

Los directivos pueden ser responsables ante la empresa por las obligaciones que tienen en el desempeño de sus funciones. Aquí explicaremos los casos en los que se cuestiona el incumplimiento del deber de diligencia y lealtad.

¿Qué son las violaciones del deber de diligencia y del deber de lealtad?

Los directivos tienen el deber de diligencia y el deber de lealtad hacia la empresa.

Si se violan estos deberes, los directivos pueden ser responsables de indemnizar a la empresa por los daños resultantes de su negligencia en el desempeño de sus funciones.

Es esencial que los directivos actúen con cuidado para no generar sospechas de incumplimiento de sus deberes. Deben cumplir plenamente con el deber de diligencia y el deber de lealtad, prestar atención para evitar intencionalidad o negligencia y organizar los documentos necesarios que puedan demostrar esto.

En caso de infracción legal

Optar por acciones que infrinjan la ley en la toma de decisiones Negocios no está permitido en ninguna circunstancia. Incluso sin culpa, existe la posibilidad de ser responsabilizado, por lo que se requiere atención.

El término “ley” aquí incluye todas las leyes y regulaciones que una empresa debe seguir al realizar sus negocios. Es crucial que los directivos comprendan profundamente las acciones específicas que podrían constituir una infracción legal.

Cuando se alega una violación de los estatutos

Los estatutos son las reglas fundamentales de una empresa que establecen su propósito, organización y métodos de operación, y todos los directivos tienen la obligación de cumplir con ellos según la Ley de Compañías japonesa (日本の会社法). Esto incluye:

• El propósito de la empresa y el contenido de su negocio
• El mandato de los directivos y las reglas para su nombramiento y destitución
• Las disposiciones sobre la distribución de beneficios y la transferencia de acciones

Los estatutos están registrados como un documento público y también representan una promesa de la empresa a sus accionistas y partes interesadas.

Si una acción cae dentro del alcance del propósito de los estatutos se determina basándose en la necesidad reflejada por la naturaleza objetiva del acto. Sin embargo, esta determinación puede variar según las circunstancias individuales, lo que hace difícil predecirla.

Es necesario revisar periódicamente el contenido de los estatutos para asegurarse de que las políticas de operación sean coherentes, revisar el sistema de verificación entre los directivos y fortalecer la colaboración con el departamento legal. Si es necesario enmendar los estatutos, se deben seguir los procedimientos adecuados a través de la junta general de accionistas.

Cuándo se cuestiona un error en la toma de decisiones gerenciales

A los directores se les reconoce discreción en la ejecución de sus tareas bajo el principio de la toma de decisiones gerenciales, por lo que, en principio, no se les responsabiliza por los daños resultantes de un fallo en la toma de decisiones. Sin embargo, se cuestiona un error en la toma de decisiones gerenciales en situaciones como las siguientes:

• Cuando hay errores negligentes en el proceso de reconocimiento de los hechos que sirven de base para la toma de decisiones (como la recopilación y análisis de información).
• Cuando hay una irracionalidad significativa en el proceso de toma de decisiones basado en el reconocimiento de los hechos y en el contenido de la decisión en sí.

Al tomar decisiones gerenciales que conllevan grandes riesgos, es crucial investigar detenidamente la jurisprudencia para determinar qué se considera una violación del principio de la toma de decisiones gerenciales. Para evitar sospechas de decisiones irracionales al momento de tomar decisiones gerenciales, es importante mantener bien organizadas las pruebas, como las actas de reuniones y los materiales de revisión.

Responsabilidad derivada de transacciones con conflicto de intereses

Una transacción con conflicto de intereses se refiere a aquellas operaciones en las que los intereses de la compañía y los de sus directivos entran en conflicto. Cuando se lleva a cabo una transacción que incurre en conflicto de intereses, es necesario obtener la aprobación del consejo de administración. Incluso con dicha aprobación, la transacción no debe causar daño a la compañía. Los gerentes que violan esta regla pueden ser considerados negligentes en el cumplimiento de sus deberes.

Las situaciones en las que se persigue la responsabilidad por transacciones con conflicto de intereses son frecuentes, y la responsabilidad legal se ha vuelto más severa. Si no se puede descartar la posibilidad de una transacción con conflicto de intereses, es esencial prestar la máxima atención para evitar causar daños a la compañía.

Responsabilidad derivada de transacciones competitivas

Una transacción competitiva se refiere a cuando un director realiza negocios en el mismo campo que la empresa, ya sea por cuenta propia o de un tercero. Si se lleva a cabo sin la aprobación del consejo de administración, puede constituir una violación de la ley y un incumplimiento de deberes.

Al evaluar la responsabilidad en transacciones competitivas, es crucial determinar si la actividad comercial del director constituye una transacción competitiva.

Se considera una transacción competitiva aquella que compite en el mercado con los negocios que la empresa está llevando a cabo actualmente y que genera un conflicto de intereses. Esto incluye no solo los negocios en curso, sino también aquellos cuya participación es bastante segura o que simplemente están en pausa temporalmente.

El monto del daño a la empresa se estima en función de los beneficios obtenidos por el director o terceros a través de la transacción competitiva.

Cuando se cuestiona el incumplimiento del deber de vigilancia y supervisión

El deber de vigilancia y supervisión se refiere a la obligación de monitorear y supervisar para evitar que otros directivos o empleados realicen actos indebidos. La determinación de si se ha descuidado este deber depende de si los sujetos a ser vigilados y supervisados son directivos o empleados, y si la situación requería que se ejerciera la supervisión. En otras palabras, se trata de la cuestión de hasta dónde se extiende la obligación de actuar.

Para una prevención meticulosa, es recomendable consultar a un abogado. El simple hecho de buscar el consejo de un abogado y actuar en base a su asesoramiento puede ser considerado como un cumplimiento del deber de vigilancia y supervisión. Además, es crucial desarrollar y operar sistemas que permitan detectar comportamientos problemáticos de otros directivos, incluso en asuntos que no se presentan ante el consejo de administración.

Cuando se cuestiona el incumplimiento de la obligación de establecer un sistema de control interno

La obligación de establecer un sistema de control interno se refiere al deber de crear un sistema necesario para asegurar la adecuación de las operaciones de la empresa. Si no se ha establecido un sistema o, aunque se haya establecido, el nivel es inapropiado y no se pueden prevenir o manejar los actos problemáticos de los directivos o empleados, los directivos pueden ser cuestionados por incumplimiento de su obligación.

En la evaluación del incumplimiento de la obligación, se considera que no hay violación en los siguientes casos:

• Cuando se ha establecido un sistema de gestión capaz de prevenir actos fraudulentos que normalmente se podrían anticipar
• Cuando no se reconocen circunstancias especiales que deberían haber llevado a los directores a prever la ocurrencia de actos fraudulentos

Es necesario considerar el nivel generalmente requerido, las circunstancias particulares de la empresa y las directrices oficiales, entre otros factores, mientras se lleva a cabo una revisión con la participación de expertos.

Casos en los que se cuestiona la responsabilidad de los directivos 2: Responsabilidad especial legal

A continuación, explicaremos los casos en los que se cuestiona la responsabilidad especial legal de los directivos.

Casos en los que se cuestiona la responsabilidad por otorgamiento de beneficios

Cuando una empresa otorga beneficios relacionados con el ejercicio de derechos de los accionistas, los directores involucrados tienen la obligación de pagar a la empresa, solidariamente con los beneficiarios, un monto equivalente al valor de los beneficios otorgados.

Por ejemplo, esto puede ocurrir cuando la empresa proporciona dinero a los accionistas como pago de silencio para evitar que se divulguen en la junta general de accionistas informaciones sobre incidentes personales del empresario.

Al realizar transacciones que podrían parecer un otorgamiento de beneficios, es necesario proceder con cautela. Es esencial aclarar que se trata de una compensación legítima por servicios necesarios para la empresa y organizar las circunstancias de manera que no se levanten sospechas.

Casos en los que se cuestiona la responsabilidad relacionada con la distribución de excedentes

La distribución de excedentes se refiere a la distribución de excedentes y a los gastos incurridos en la adquisición de acciones propias.

El problema surge cuando, al realizar la distribución de excedentes, se entrega una cantidad de dinero u otros valores que excede el monto distribuible en la fecha en que la distribución de excedentes surte efecto. Los ejecutivos que realizaron la acción relacionada y los directores que propusieron la moción tienen la obligación de pagar a la empresa, solidariamente con la persona que recibió la entrega, un monto equivalente al valor en libros de lo recibido.

Para evitar la persecución de responsabilidades, es crucial proceder con cuidado, confirmando la corrección y adecuación de los documentos financieros y las propuestas de distribución con los directores y el personal contable.

Cómo actuar cuando se persigue la responsabilidad de los directivos frente a la empresa

En este apartado, explicaremos los pasos que deben seguir los directivos cuando se les persigue por responsabilidades frente a la empresa.

Lo que se requiere en la respuesta inicial

Si se recibe una demanda de los accionistas, es fundamental compartir la situación con el resto del equipo directivo y discutir un plan de acción. Para evitar la presentación de una demanda de representación de accionistas, es necesario analizar el contenido de la responsabilidad perseguida y realizar una investigación de los hechos lo antes posible, apuntando a tomar una decisión de política dentro de los 60 días posteriores a la reclamación. No solo el directivo objeto de la reclamación, sino también los demás miembros del equipo directivo deben colaborar para considerar una respuesta adecuada.

Además, al responder a la persecución de la responsabilidad de los directivos, se requerirá la contratación de un abogado diferente al asesor legal de la empresa. Esto se debe a que la empresa y sus directivos se encuentran en una situación de conflicto de intereses, por lo que el asesor legal de la empresa debe evitar representar a los directivos.

Métodos para eximir parcialmente de la responsabilidad

Incluso si se reconoce la responsabilidad de los directivos, existe un método para eximir parcialmente de la responsabilidad si la acción fue de buena fe y con negligencia leve.

Las responsabilidades que no son susceptibles de exención parcial incluyen:

• Beneficios concedidos
• Responsabilidades especiales como las que exceden el monto distribuible de dividendos de ganancias o la responsabilidad de compensación de déficit
• Responsabilidades relacionadas con transacciones en conflicto de intereses realizadas directamente por los directores

La exención de responsabilidad se puede realizar utilizando los siguientes métodos:

• Resolución de la asamblea general
• Resolución del consejo de administración basada en la autorización de los estatutos
• Contrato de limitación de responsabilidad

Sin embargo, es importante tener en cuenta que los casos de exención parcial de responsabilidad son poco frecuentes en la práctica. Esto se debe a que, aunque es preferible realizar la reducción de la responsabilidad después de que el contenido de la responsabilidad se haya establecido mediante un fallo judicial, es difícil revocar la cantidad de daños y perjuicios ya determinada.

Métodos para eximir completamente de la responsabilidad

Para eximir completamente de la responsabilidad a los directivos, se requiere el consentimiento de todos los accionistas. Por lo tanto, en la práctica, no hay margen de aplicación en las empresas cotizadas.

Incluso si se trata de un accionista que posee el 100% de las acciones, se requiere una declaración de intención de exención por parte de la empresa para la exención de responsabilidad.

Solicitud de provisión de garantías

Los directivos pueden solicitar al tribunal que ordene a los accionistas que han presentado la demanda proporcionar una garantía adecuada. Si el tribunal emite esta orden y el accionista no proporciona la garantía, la demanda de representación de accionistas se desestimará antes de la revisión del contenido.

Es importante tener en cuenta que la solicitud de provisión de garantías se limita a los casos en que los accionistas han presentado la demanda con mala fe.

Responsabilidad de los directivos ante terceros por daños y puntos de atención

Cuando un directivo causa daño a terceros (como acreedores), puede incurrir en una responsabilidad especial según el artículo 429 de la Ley de Sociedades Japonesa (Japanese Companies Act). Aquí explicaremos el contenido de la responsabilidad por daños que los directivos pueden tener hacia terceros y los puntos a los que deben prestar atención.

Existen daños indirectos y directos

El “daño” definido en el artículo 429 de la Ley de Sociedades Japonesa incluye daños indirectos y directos. El contenido de los daños indirectos y directos es el siguiente:

Es importante entender primero en qué casos los directivos pueden ser responsables.

Atención a las declaraciones falsas en documentos contables y similares

Los directivos pueden hacer declaraciones falsas sobre asuntos importantes en ciertos documentos, como los documentos contables, o realizar registros o anuncios falsos. Si esto causa daño a terceros, la Ley de Sociedades Japonesa establece que son responsables de indemnizar.

La responsabilidad de los directivos hacia terceros por negligencia en el deber requiere “mala fe o negligencia grave”. Por otro lado, en el caso de declaraciones falsas, se debe prestar atención ya que se puede incurrir en responsabilidad incluso por negligencia leve (según el párrafo 2 del artículo 429 de la Ley de Sociedades Japonesa).

Solo aquellos que participaron en la decisión de realizar la declaración falsa son responsables. Otros directores que simplemente votaron a favor de la resolución de aprobación de la declaración falsa no son responsables, pero pueden ser investigados por incumplimiento del deber de supervisión.

Métodos de utilización del contrato de indemnización de la empresa y del seguro de responsabilidad civil de directivos

Como medidas a considerar en caso de que se persiga la responsabilidad de los directivos, el contrato de indemnización de la empresa y el seguro de responsabilidad civil de directivos son altamente valorados. A continuación, explicaremos los detalles de estos dos sistemas y su implementación.

¿Qué es un Contrato de Indemnización Corporativa?

Un Contrato de Indemnización Corporativa es un acuerdo en el que la empresa se compromete a cubrir los siguientes tipos de gastos:

• Gastos en los que incurre un directivo cuando se sospecha que ha violado leyes o regulaciones en el ejercicio de sus funciones y debe enfrentar acciones de responsabilidad.
• Gastos para indemnizar a terceros por daños causados en el ejercicio de sus funciones y los pagos de acuerdos en disputas relacionadas con dichas indemnizaciones.

No se requiere una disposición específica en los estatutos de la empresa, por lo que se puede implementar con una resolución de la junta general de accionistas (o del consejo de administración en empresas con dicho órgano). Los aspectos que se deben resolver incluyen los requisitos y sujetos aplicables, el límite máximo de la cantidad, y el momento en que se proporcionará la indemnización.

Los directivos asumen riesgos asociados con la toma de decisiones en el curso de sus funciones, pero este contrato puede aliviar la ansiedad relacionada con esos riesgos, facilitando la contratación de talentos excepcionales para puestos de dirección y consejo. Además, gracias al Contrato de Indemnización Corporativa, los directivos pueden tomar decisiones óptimas para el beneficio de la empresa sin un miedo excesivo al riesgo. Esto permite una gestión proactiva y se espera que contribuya al crecimiento de la empresa.

¿Qué es el Seguro de Responsabilidad Civil para Directivos de Empresa?

El Seguro de Responsabilidad Civil para Directivos de Empresa, también conocido como seguro D&O, es uno de los contratos de seguro que una empresa celebra con una aseguradora. Su propósito es cubrir los daños que puedan surgir de la responsabilidad que los directivos y similares asumen en el ejercicio de sus funciones.

Para determinar el contenido de un seguro de responsabilidad civil para directivos, es necesario un acuerdo de la junta general de accionistas (o del consejo de administración en empresas que cuentan con este órgano). Los aspectos del seguro que deben resolverse mediante acuerdo incluyen los siguientes:

• Aseguradora
• Asegurados
• Prima del seguro
• Periodo de cobertura
• Causas de pago
• Límite de indemnización
• Alcance de la cobertura
• Exclusiones y cláusulas especiales

Los elementos cubiertos por el seguro incluyen indemnizaciones, acuerdos extrajudiciales, honorarios de abogados y otros gastos legales.

Cuando un directivo se enfrenta a un riesgo de litigio, que la empresa compense directamente puede suponer una carga financiera significativa. El seguro D&O ayuda a aliviar esa carga y protege el capital de la empresa. La implementación de un seguro D&O demuestra que la empresa prioriza la gestión de riesgos y cuenta con un sistema de gobernanza sólido, lo que puede aumentar la confianza de inversores, accionistas y socios comerciales.

Comparación entre el Contrato de Indemnización Corporativa y el Seguro de Responsabilidad de Directivos de Empresa

El Contrato de Indemnización Corporativa y el Seguro de Responsabilidad de Directivos de Empresa pueden parecer similares a primera vista.

Sin embargo, como se detalla a continuación, existen varias diferencias entre ambos sistemas.

Para más información sobre ambos sistemas, consulte el siguiente artículo.

Artículo relacionado: ¿Qué es el Contrato de Seguro de Responsabilidad de Directivos? Explicación de los procedimientos tras la reforma de la Ley de Sociedades Japonesa y las diferencias con la indemnización corporativa[ja]

Claves para implementar contratos de indemnización empresarial y seguros de responsabilidad civil para directivos

Los contratos de indemnización empresarial y los seguros de responsabilidad civil para directivos ofrecen incentivos que pueden ayudar a asegurar el talento directivo y permitir que estos ejecuten sus funciones sin temor a represalias. Dado que cada uno ofrece diferentes coberturas, es efectivo diseñar un sistema que combine ambos.

Primero, considere el seguro de responsabilidad civil para directivos, que suele ser más fácil de implementar debido a un menor grado de conflicto de intereses. Luego, introduzca el contrato de indemnización empresarial, excluyendo los elementos que ya están cubiertos por el seguro.

Al introducir estos sistemas, es crucial crear un formato que facilite la comprensión y aceptación de los stakeholders.

Conclusión: Consulte con un abogado sobre las medidas contra la responsabilidad de los directivos

Los directivos involucrados en la gestión de una empresa siempre enfrentan el riesgo de ser responsables por daños y perjuicios hacia la compañía o terceros. Para proteger el crecimiento de la empresa y su propio patrimonio, es esencial comprender en qué casos pueden ser perseguidos por responsabilidades y tomar las medidas adecuadas.

En lo que respecta a las medidas contra los problemas de responsabilidad de los directivos, se requiere tomar decisiones basadas en conocimientos legales especializados, tanto en la preparación de pruebas como en la respuesta a disputas y en las tareas diarias de gestión. Por lo tanto, se recomienda consultar con un abogado al considerar medidas contra la responsabilidad de los directivos.

Establecer un sistema que permita consultar con un abogado de manera temprana ayuda a comprender correctamente el sistema de responsabilidad de los directivos y a tomar decisiones adecuadas preparadas para los riesgos.

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