¿Qué es el contrato de limitación de responsabilidad para los directores externos? Proceso y puntos a tener en cuenta en la creación del contrato

En los últimos años, en medio de una serie de escándalos corporativos, se ha exigido que la junta directiva supervise adecuadamente a la gerencia, y como parte de estos esfuerzos, se está promoviendo el uso de directores externos.

La Ley de Sociedades enmendada, que entró en vigor el 1 de marzo de 2021 (2021 en el calendario gregoriano), ha hecho obligatoria la instalación de directores externos en empresas cotizadas, entre otras. Por lo tanto, asegurar directores externos se ha convertido en un gran desafío no solo para las empresas cotizadas, sino también para las empresas que aspiran a cotizar en el futuro.

Además, incluso en empresas no cotizadas, puede ser una condición para recibir inversiones de VC, etc., aceptar directores externos. Cuando una empresa acepta directores desde el exterior de esta manera, a menudo se ve que la empresa y el director celebran un contrato de limitación de responsabilidad de antemano.

Por lo tanto, en este artículo, explicaremos en detalle qué es un contrato de limitación de responsabilidad y qué procedimientos son necesarios para celebrarlo.

Contrato de limitación de responsabilidad y alcance de aplicación para directores externos

Con el aumento de los directores externos, el uso de contratos de limitación de responsabilidad está avanzando.

Según el “Libro Blanco de Gobierno Corporativo de las Empresas Cotizadas en la Bolsa de Tokio 2015[ja]” (página 36), el porcentaje de directores externos que han firmado contratos de limitación de responsabilidad con la empresa es del 78.6% de todas las empresas cotizadas en la Bolsa de Tokio en 2014, lo que indica que la práctica de firmar contratos de limitación de responsabilidad se está consolidando.

En este artículo, explicaremos qué es un contrato de limitación de responsabilidad y qué tipo de directores pueden firmarlo.

Para obtener más detalles sobre el envío de directores en contratos de inversión, consulte el siguiente artículo.

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También hemos explicado en detalle sobre los contratos de inversión en general que se firman con VC, etc., en el siguiente artículo, así que por favor échale un vistazo.

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¿Qué es un contrato de limitación de responsabilidad para directores?

Un contrato de limitación de responsabilidad es un acuerdo que limita la responsabilidad de un director a una cierta cantidad de dinero en caso de que surja una responsabilidad por daños y perjuicios.

El contrato de limitación de responsabilidad se firma antes de que el director realmente asuma la responsabilidad por daños y perjuicios. Específicamente, generalmente se firma cuando se asume el cargo de director.

En cuanto a la exención de responsabilidad, como se mencionará más adelante, también se ha establecido un sistema que permite eximir la responsabilidad mediante una resolución de la junta general de accionistas o del consejo de administración. Sin embargo, en estos sistemas, no está claro si la responsabilidad realmente será eximida por la resolución, o cuánto será el monto de la exención, por lo que no se puede eliminar la ansiedad de asumir una gran responsabilidad por daños y perjuicios para aquellos que se convierten en directores externos.

Por otro lado, en un contrato de limitación de responsabilidad, se puede limitar la responsabilidad antes de que surja la responsabilidad por daños y perjuicios. De esta manera, se espera que un contrato de limitación de responsabilidad reduzca el riesgo de asumir una gran responsabilidad por daños y perjuicios, facilitando la contratación de personal para ser directores externos. Se cree que el aumento en los casos de directores externos que firman contratos de limitación de responsabilidad se debe a estas circunstancias.

Por supuesto, en un contrato de limitación de responsabilidad, no se puede determinar libremente el monto máximo de la responsabilidad. La Ley de Sociedades establece que este monto máximo debe ser el más alto de los siguientes dos montos:

• El monto estipulado en los estatutos
• El monto mínimo de responsabilidad establecido por la Ley de Sociedades (Artículo 425, párrafo 1, de la Ley de Sociedades)

El último monto mínimo de responsabilidad es, en el caso de los directores externos, el doble de la “remuneración” (Artículo 113 del Reglamento de Ejecución de la Ley de Sociedades).

Los directores ejecutivos están excluidos de la limitación de responsabilidad

Los directores que pueden firmar un contrato de limitación de responsabilidad con la empresa están limitados a aquellos que no son directores ejecutivos. Por lo tanto, los directores representativos y los directores que han sido seleccionados como directores ejecutivos por resolución del consejo de administración no pueden firmar un contrato de limitación de responsabilidad.

Como los directores externos son seleccionados de entre los directores que no son directores ejecutivos, no hay problema en que un director externo firme un contrato de limitación de responsabilidad. Sin embargo, si un director externo asume el cargo de director ejecutivo, se perderá la eficacia del contrato de limitación de responsabilidad, por lo que se debe tener cuidado (Artículo 427, párrafo 2, de la Ley de Sociedades).

Procedimientos para celebrar un contrato de responsabilidad limitada

Al celebrar un contrato de responsabilidad limitada, no solo es necesario celebrar el contrato, sino también cumplir con los procedimientos establecidos por la Ley de Sociedades Japonesa. Aquí, explicaremos los procedimientos que deben realizarse antes de celebrar un contrato de responsabilidad limitada.

Creación de estatutos que permitan la celebración de contratos de responsabilidad limitada

Para celebrar un contrato de responsabilidad limitada, es necesario que los estatutos de la empresa establezcan que se puede celebrar un contrato de responsabilidad limitada. Por lo tanto, primero se deben modificar los estatutos para incluir disposiciones relacionadas con la celebración de contratos de responsabilidad limitada.

Decidir si establecer el monto máximo de responsabilidad en los estatutos

El monto máximo de responsabilidad en caso de celebrar un contrato de responsabilidad limitada será el monto establecido en los estatutos o el monto mínimo de responsabilidad establecido por la ley, el que sea mayor. Por lo tanto, no tiene sentido establecer en los estatutos un monto máximo de responsabilidad que sea inferior al monto mínimo de responsabilidad establecido por la ley.

Por lo tanto, tiene sentido establecer el monto máximo de responsabilidad en los estatutos si se desea establecer un monto máximo de responsabilidad que sea mayor que el monto mínimo de responsabilidad establecido por la ley. Por lo tanto, la empresa debe decidir si establecerá el monto de responsabilidad en los estatutos.

Si se establece el monto máximo de responsabilidad en los estatutos varía de una empresa a otra. Desde el punto de vista de los accionistas que buscan responsabilidad a los directores, sería mejor si se establece un monto máximo de responsabilidad en los estatutos que sea mayor que el monto mínimo de responsabilidad establecido en el Artículo 425, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades Japonesa.

Por otro lado, cuando se acepta a un director externo de un inversor, la parte que envía puede preferir un monto máximo de responsabilidad más bajo.

Ejemplo de disposición cuando se establece el monto máximo de responsabilidad en los estatutos

Si se establece el monto máximo de responsabilidad en los estatutos, se puede considerar la siguiente disposición:

Artículo ○ (Contrato de responsabilidad limitada con el director)
Nuestra empresa puede celebrar un contrato para limitar la responsabilidad de indemnización del Artículo 423, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades Japonesa con el director (excluyendo a los directores ejecutivos, etc.) de acuerdo con las disposiciones del Artículo 427, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades Japonesa. Sin embargo, el monto máximo de responsabilidad de indemnización basado en dicho contrato será el monto preestablecido de ○ yenes o más o el monto mínimo de responsabilidad establecido por la ley, el que sea mayor.

Ejemplo de disposición cuando no se establece el monto máximo de responsabilidad en los estatutos

Si no se establece el monto máximo de responsabilidad en los estatutos, se puede considerar la siguiente disposición:

Artículo ○ (Contrato de responsabilidad limitada con el director)
Nuestra empresa puede celebrar un contrato para limitar la responsabilidad de indemnización del Artículo 423, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades Japonesa con el director (excluyendo a los directores ejecutivos, etc.) de acuerdo con las disposiciones del Artículo 427, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades Japonesa. Sin embargo, el monto máximo de responsabilidad de indemnización basado en dicho contrato será el monto mínimo de responsabilidad establecido por la ley.

Consentimiento del auditor

Al establecer una disposición en los estatutos que permite la celebración de un contrato de responsabilidad limitada, es necesario obtener la aprobación de la modificación de los estatutos mediante una resolución de la junta general de accionistas.

En el caso de una empresa con un auditor, cuando se presenta una propuesta para modificar los estatutos a la junta general de accionistas, es necesario obtener el consentimiento de todos los auditores de antemano (Artículo 427, Párrafo 3 y Artículo 425, Párrafo 3, Ítem 1 de la Ley de Sociedades Japonesa). Sin embargo, no es necesario obtener la aprobación de la junta de auditores para presentar esta propuesta, incluso si la empresa tiene una junta de auditores.

Resolución especial de la junta general de accionistas

Después de obtener el consentimiento del auditor para la propuesta de modificación de los estatutos, es necesario obtener la aprobación para esta propuesta mediante una resolución de la junta general de accionistas.

Para modificar los estatutos, es necesario obtener la aprobación mediante una resolución especial de la junta general de accionistas (Artículo 466 y Artículo 309, Párrafo 2, Ítem 11 de la Ley de Sociedades Japonesa).

En una resolución especial, como regla general, la resolución no se adoptará a menos que estén presentes los accionistas que tienen más de la mitad de los derechos de voto que pueden ser ejercidos y que se obtenga el consentimiento de más de dos tercios de los derechos de voto de los accionistas presentes.

Se requiere un juicio cuidadoso en actos que involucran cambios en los fundamentos de la empresa, como la modificación de los estatutos, por lo que se requiere el consentimiento de más de dos tercios de los derechos de voto de los accionistas presentes.

Registro de cambios

La disposición de los estatutos sobre el contrato de responsabilidad limitada es un artículo de registro. Por lo tanto, si la modificación de los estatutos es aprobada por una resolución de la junta general de accionistas y se establece una disposición en los estatutos sobre la celebración de un contrato de responsabilidad limitada, es necesario registrar esta disposición (Artículo 911, Párrafo 3, Ítem 25 de la Ley de Sociedades Japonesa).

El registro debe realizarse dentro de las dos semanas posteriores a la entrada en vigor de la modificación de los estatutos (Artículo 915, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades Japonesa).

Puntos a tener en cuenta al elaborar un contrato de responsabilidad limitada

Al firmar un contrato de responsabilidad limitada con un director externo, es necesario tener cuidado para que no haya discrepancias con lo estipulado en los estatutos, como la determinación del monto de responsabilidad limitada.

En concreto, se pueden establecer las siguientes cláusulas (donde A es la corporación y B es el director externo).

Artículo ○ (Limitación de la responsabilidad por daños)
Si B causa daño a A por negligencia en sus deberes como director de A, B asumirá la responsabilidad por daños a A hasta el monto especificado en los estatutos de A o el monto mínimo de responsabilidad limitada especificado en el Artículo 425, párrafo 1, de la Ley de Sociedades Japonesa, el que sea mayor, siempre que B no haya actuado con mala fe o negligencia grave en el desempeño de sus deberes. A eximirá a B de cualquier monto que exceda este límite.

Además, se puede considerar la inclusión de cláusulas sobre restricciones bajo la Ley de Sociedades Japonesa y disposiciones que estipulen que este contrato se aplicará a los actos realizados por el director durante el período del contrato, incluso después de que el período de validez del contrato de responsabilidad limitada haya expirado.

Formas de reducir la responsabilidad de los directores ejecutivos en la ejecución de sus funciones

A diferencia de los directores externos, los directores ejecutivos, como los directores representativos, no pueden firmar contratos de responsabilidad limitada.

Sin embargo, incluso para estos directores, es posible reducir su responsabilidad hasta el monto mínimo de responsabilidad legal mediante una resolución especial de la junta general de accionistas (Artículo 425, párrafo 1, de la Ley de Sociedades Japonesa).

Además, es posible reducir su responsabilidad hasta el monto mínimo de responsabilidad legal mediante una resolución del consejo de directores (Artículo 426, párrafo 1, de la Ley de Sociedades Japonesa). En este caso, es necesario estipular en los estatutos que la responsabilidad puede ser reducida por una resolución del consejo de directores. Cabe señalar que si se cuenta con el consentimiento de todos los accionistas, se puede eximir a los directores de su responsabilidad (Artículo 424 de la Ley de Sociedades Japonesa).

Resumen: Consulte a un abogado al redactar un contrato de responsabilidad limitada

A medida que más empresas adoptan la figura del director externo, el uso de contratos de responsabilidad limitada se ha vuelto común como una forma de facilitar su incorporación. Sin embargo, la celebración de un contrato de responsabilidad limitada requiere una serie de puntos a verificar de antemano, como la necesidad de estipulaciones previas en los estatutos de la empresa, las restricciones en los directores con los que se puede celebrar el contrato y los límites de la cantidad.

En particular, si se descuidan los procedimientos establecidos por la Ley de Sociedades, como la modificación de los estatutos, existe la posibilidad de que no se reconozca la validez del contrato, por lo que se requiere precaución. Si está considerando celebrar un contrato de responsabilidad limitada con un director externo, le recomendamos que consulte a un abogado experto en derecho corporativo.

Información sobre las medidas tomadas por nuestra firma

En nuestra firma, creamos y revisamos contratos para una variedad de casos, desde empresas cotizadas en la Bolsa de Tokio Prime hasta startups. Si tiene problemas con asuntos legales corporativos, consulte la información a continuación.

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