Menetelmät opt-in -toimenpiteille uutiskirjeiden lähettämisessä

Aiemmin sähköpostimarkkinoinnissa keskityttiin suoraan postiin, mutta internetin yleistymisen myötä ‘sähköpostilehtien’ (メルマガ) merkitys on kasvanut.

Sähköpostilehtien suuri viehätysvoima on niiden helppous ja nopeus – yhdellä klikkauksella voit lähettää lehden käyttäjille ympäri maailmaa – sekä alhaiset kustannukset.

Kuitenkin, sähköpostilehtien lähettämisessä on noudatettava asiaankuuluvia lakeja ja määräyksiä, muuten saatat joutua rangaistuksiin, kuten vankeuteen tai sakkojen maksamiseen.

Erityisesti ‘opt-in sääntely’ on tärkeä, mutta monet eivät tunne sitä hyvin. Tässä artikkelissa selitämme yksinkertaisesti ‘opt-in menettelyn sähköpostilehtien lähettämisessä’, joka on välttämätön turvallisen sähköpostilehtien lähettämisen kannalta.

Mikä on opt-in-sääntely?

“Opt-in” tarkoittaa, että vastaanottaja pyytää etukäteen tiettyä sähköpostin lähettäjää lähettämään sähköpostia tai antaa “suostumuksensa” sähköpostin lähettämiseen. Tätä periaatetta, joka kieltää sähköpostimainonnan vastaanottajille, jotka eivät ole ilmaisseet “suostumustaan”, kutsutaan “opt-in-sääntelyksi”.

Vuoteen 2008 (Heisei 20) asti käytössä oli järjestelmä, joka kielsi sähköpostin lähettämisen vastaanottajille, jotka olivat ilmoittaneet lähettäjälle, etteivät halua vastaanottaa sähköpostia (“opt-out”). Kuitenkin viestien määrän kasvun vuoksi järjestelmä muutettiin “opt-in”-järjestelmäksi.

Opt-in-sääntelyn perustana on Japanin “Erityinen sähköpostilaki” (Laki erityisten sähköpostiviestien lähettämisen asianmukaisuudesta jne.) 3 artiklan 1 kohta.

3 artikla (Erityisten sähköpostiviestien lähettämisen rajoitukset)
Lähettäjä ei saa lähettää erityisiä sähköpostiviestejä seuraaville henkilöille:
1. Henkilöt, jotka ovat etukäteen pyytäneet lähettäjältä tai lähettämisen valtuuttaneelta taholta (henkilö, joka on valtuuttanut sähköpostin lähettämisen (rajoittuen voittoa tavoitteleviin organisaatioihin ja yksityishenkilöihin, jotka harjoittavat liiketoimintaa)) lähettämään erityisiä sähköpostiviestejä.
2. Henkilöt, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa lähettäjälle tai lähettämisen valtuuttaneelle taholle Japanin sisäasiainministeriön ja kabinetin asetuksen mukaisesti.
3. Henkilöt, jotka ovat liiketoimintasuhteessa henkilön kanssa, joka harjoittaa liiketoimintaa, joka liittyy mainontaan tai markkinointiin erityisten sähköpostiviestien avulla.
4. Organisaatiot tai yksityishenkilöt (rajoittuen henkilöihin, jotka harjoittavat liiketoimintaa), jotka ovat julkaisseet sähköpostiosoitteensa Japanin sisäasiainministeriön ja kabinetin asetuksen mukaisesti.

Erityiset sähköpostiviestit

“Erityiset sähköpostiviestit” ovat sähköpostiviestejä, joita voittoa tavoittelevat lähettäjät (organisaatiot tai yksityishenkilöt) lähettävät mainonta- tai markkinointitarkoituksessa. Seuraavat viestit katsotaan myös “mainonta- tai markkinointitarkoituksessa lähetetyiksi sähköpostiviesteiksi”:

• Sähköpostiviestit, joiden tarkoituksena on ohjata vastaanottajat verkkosivustolle, joka mainostaa tai markkinoi liiketoiminnan tuotteita tai palveluita
• Sähköpostiviestit, jotka esittävät olevansa kutsuja sosiaalisen median sivustoille, ilmoituksia voitoista, ystävien lähettämiä viestejä tai yhteydenottoja muilta jäseniltä jäsenyyteen perustuvilla sivustoilla, mutta joiden todellinen tarkoitus on ohjata vastaanottajat liiketoimintatarkoituksessa toimivalle verkkosivustolle

Kuitenkin seuraavat sähköpostiviestit eivät kuulu “erityisten sähköpostiviestien” luokkaan:

• Sähköpostiviestit, jotka ovat liiketoimintaan liittyviä ilmoituksia, kuten ehtojen esittelyä tai laskutusta, eivätkä sisällä mainontaa tai markkinointia eivätkä ohjaa vastaanottajia mainonta- tai markkinointisivustoille
• Sähköpostiviestit, jotka ovat pelkkiä tervehdyksiä eivätkä sisällä mainontaa tai markkinointia eivätkä ohjaa vastaanottajia mainonta- tai markkinointisivustoille
• Sähköpostiviestit, joita lähettävät voittoa tavoittelemattomat organisaatiot, kuten poliittiset organisaatiot, uskonnolliset organisaatiot, NPO:t tai ammattiliitot

Rangaistukset

Jos rikotaan erityistä sähköpostilakia, Japanin sisäasiainministeri ja pääministeri voivat antaa lähettäjälle “mukauttamismääräyksen”, “parannusmääräyksen” tai “rekisteröinnin peruutuksen”.

Lisäksi, jos lähettäjä on väärentänyt lähettäjätietoja tai ei noudata erilaisia määräyksiä, hänelle voidaan määrätä enintään vuoden vankeusrangaistus tai enintään miljoonan jenin sakko (yrityksille voidaan määrätä enintään 30 miljoonan jenin sakko lisäksi henkilökohtaiseen rangaistukseen).

Poikkeukset opt-in-sääntelyyn

Opt-in-sääntelyssä, jossa vastaanottajan on ilmaistava “suostumuksensa” tiettyjen sähköpostiviestien lähettämiseen, sallitaan tiettyjen sähköpostiviestien lähettäminen seuraaville henkilöille.

Henkilöt, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa kirjallisesti

Jos olet antanut “kirjallisen” dokumentin, kuten käyntikortin, jossa on sähköpostiosoitteesi, on ymmärrettävää, että saatat saada sähköpostiviestejä vastapuolelta. Tässä tapauksessa vastapuoli voi lähettää tiettyjä sähköpostiviestejä ilman vastaanottajan “suostumusta”.

Lisäksi, vaikka ilmoitus ei olisi “kirjallinen”, tiettyjen sähköpostiviestien lähettäminen on mahdollista ilman vastaanottajan “suostumusta” seuraavissa tapauksissa, kun sähköpostiosoite on ilmoitettu esimerkiksi verkkosivustolla:

• Kun mainoksia julkaistaan sähköpostiviesteissä, jotka liittyvät tärkeisiin asioihin, kuten “sopimuksen solmiminen”, “sopimuksen sisältö” ja “tilauksen vahvistaminen”
• Kun mainoksia julkaistaan osana sähköpostiviestejä, kuten uutiskirjeitä, jotka lähetetään vastaanottajan “suostumuksella”
• Kun mainoksia julkaistaan ilmaiseksi saatavilla olevissa sähköpostipalveluissa, kuten freemail-palveluissa, ilmaisen käytön ehtona

Huomaa, että online-käyntikorttien vaihto ei ole “kirjallinen” ilmoitus, joten se kuuluu opt-in-sääntelyn piiriin.

Henkilöt, jotka ovat kaupallisessa suhteessa

Esimerkiksi, jos asiakas, joka on avannut tilin pankissa, käyttää pankkia jatkuvasti, voidaan olettaa, että pankin ja asiakkaan välillä on kaupallinen suhde. Tässä tapauksessa se on poikkeus opt-in-sääntelyyn.

Kuitenkin, jos asiakas on ostanut vain kerran verkkokaupasta, ei voida sanoa, että verkkokaupan ja asiakkaan välillä on jatkuva kaupallinen suhde, joten se kuuluu opt-in-sääntelyn piiriin.

Henkilöt, jotka ovat julkaisseet sähköpostiosoitteensa

Sähköpostiosoitteen julkaisemisen tarkoituksena on vastaanottaa sähköpostiviestejä kolmansilta osapuolilta, joten myös tiettyjen sähköpostiviestien lähettäminen on sallittua, ja se on poikkeus opt-in-sääntelyyn. Kuitenkin, jos henkilö on ilmoittanut kieltävänsä tiettyjen sähköpostiviestien vastaanottamisen, se kuuluu opt-in-sääntelyn piiriin.

Opt-in -menettelyn toteuttaminen

Suostumuksen hankkiminen

Opt-in -sääntelyn tärkein osa on saada vastaanottajan suostumus tiettyjen sähköpostiviestien lähettämiseen. Suostumuksen olemassaolon määrittämiseksi tarvitaan seuraavat vaatimukset:

• Vastaanottajan on tiedostettava, että “tiettyjen sähköpostiviestien lähettäminen” tapahtuu
• Hänen on oltava “suostuvainen” tähän

Suostumuksen hankkimisen selkeyttämiseksi on tarpeen saada vastaanottajalta vastaus suostumus- tai vahvistussähköpostiin.

<Esimerkki>
「※Tämä sähköposti on lähetetty henkilöille, jotka ovat osallistuneet seminaareihimme tai ottaneet meihin yhteyttä. Jos haluat saada sähköpostiuutiskirjeitämme, jotka koskevat palvelujamme ja tuotteitamme, pyydämme sinua vastaamaan tähän sähköpostiin.

Miten suostumus saadaan

Kun suostumusta hankitaan, vastaanottajan on ymmärrettävä ① sähköpostin lähettäjä ja ② se, että mainos- tai markkinointisähköposteja lähetetään. Suositeltavat näyttötavat ovat seuraavat:

• Korosta tekstiä “koolla” tai “värillä”
• Sijoita näytettävät tiedot “rekisteröintipainikkeen” lähelle
• “Haluan saada mainossähköposteja” -valintaruutu on tyhjä, ja vastaanottajan on itse laitettava rasti ruutuun (oletusarvoisesti pois päältä)
• Jos “Haluan saada mainossähköposteja” -valintaruudussa on valmiiksi rasti (oletusarvoisesti päällä), varmista, että vastaanottaja ymmärtää tämän esimerkiksi värin tai alleviivauksen avulla
• Jos useat yritykset lähettävät mainos- tai markkinointisähköposteja, mainitse kunkin “toimiala”, “yrityksen nimi”, “sivuston nimi” jne.

Lisäksi suosittelemme, että näytät vastaanottajalle vahvistusnäytöllä tai vastaavalla, että hän on suostunut ① tiettyjen sähköpostiviestien lähettämiseen ja ② tiettyjen sähköpostiviestien otsikon jne., jotta hän ei vahingossa anna suostumustaan.

Double opt-in -menetelmän suositteleminen

Double opt-in tarkoittaa, että lähetät vahvistussähköpostin, joka ei sisällä mainos- tai markkinointisisältöä, sähköpostiosoitteeseen, jolta olet saanut suostumuksen sähköpostin lähettämiseen, ja vahvistat suostumuksen vastaanottajan vastauksen perusteella.

Tätä menetelmää suositellaan, koska se on tehokas tapa estää muiden sähköpostiosoitteiden luvaton käyttö ja todistaa vastaanottajan suostumus.

Onko suostumuksen saaminen puhelimitse mahdollista?

Lain mukaan suostumuksen saamistavalle ei ole asetettu rajoituksia, joten suostumuksen saaminen puhelimitse on myös mahdollista. Koska “suostumuksen todistamisen kirjaaminen” on kuitenkin pakollista, sinun on säilytettävä kirjaukset, jotka osoittavat suostumuksen saamisen “ajankohdan” ja “tavan”.

Sähköpostimarkkinoijan velvollisuudet

Sähköpostimarkkinoijilla on useita velvollisuuksia, mukaan lukien saada “suostumus” vastaanottajilta.

Opt-out ja muut ilmoitukset

Erityissähköpostilaki (Japanin “Tokutei Denshi Mēru-hō”) ja sen täytäntöönpanosäännökset määrittelevät seuraavat ilmoitusvelvollisuudet erityissähköposteille:

• Erityissähköpostin lähettäjän nimi tai nimitys
• Lähettäjän osoite
• Ilmoitus opt-out -mahdollisuudesta
• Sähköpostiosoite tai verkkosivusto, jota käytetään opt-out -toiminnossa
• Puhelinnumero, sähköpostiosoite tai verkkosivusto valituksia ja tiedusteluja varten

<Opt-out -ilmoituksen esimerkki>
“Voit lopettaa viestien vastaanottamisen milloin tahansa klikkaamalla linkkiä viestin alaosassa.”

<Opt-out -menetelmän esimerkki>
“Jos haluat lopettaa viestien vastaanottamisen, käy alla olevassa URL-osoitteessa.”
“Muuta tai peruuta uutiskirjeen tilaus tästä”

Opt-out -toiminnossa on tärkeää, että vastaanottaja voi helposti tunnistaa sen “koon”, “värin” ja “sijainnin” perusteella.

Suositus lisätä tietosuojakäytäntö

Suosittelemme, että lisäät tietosuojakäytännön määräykset vastaanottajan sähköpostiosoitteen ja muiden henkilötietojen “julkistamisen”, “korjaamisen” ja “käytön lopettamisen” käsittelyyn ennen “yhteystietojen” näyttämistä verkkosivustolla.

<Esimerkki>
“Käsittelemme henkilötietojasi henkilötietojen suojalain mukaisesti. Jos pyydät tietojen “julkistamista”, “korjaamista”, “lisäämistä”, “poistamista”, “käytön lopettamista” tai “poistamista” (jäljempänä “julkistaminen jne.”), vahvistamme ensin, että olet henkilö, joka tekee pyynnön, ja vastaamme pyyntöösi viipymättä henkilötietojen suojalain mukaisesti.”

Jos haluat tietää lisää “tietosuojakäytännön laatimisen tärkeistä seikoista” henkilötietojen suojalain mukaisesti, katso alla oleva artikkeli.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

“Suostumuksen todistamisen” tallentaminen

Opt-in -sääntelyssä on tärkeää, onko vastaanottaja antanut “suostumuksensa” ennen lähettämistä, jotta voidaan määrittää, onko se laillista. Erityissähköpostilaki (Tokutei Denshi Mēru-hō) artikla 3, kohta 2, velvoittaa tallentamaan “suostumuksen todistamisen”.

Tallennettava sisältö

“Suostumuksen todistamisen” tallennettava sisältö on joko seuraava:

• Todisteet, jotka osoittavat “sähköpostiosoitteen”, “ajankohdan” ja “menetelmän”, joilla “suostumus” on saatu
• Jos “suostumus” on saatu kirjallisesti, sähköpostitse tai verkkosivustolla, tallenna standardoidut osat, kuten lauseet tai näytön asettelu, jotka esitetään vastaanottajalle “suostumuksen” saamisen yhteydessä

Säilytysaika

Säilytysaika on pääsääntöisesti päivä, jolloin erityissähköpostin lähettäminen lopetettiin, plus yksi kuukausi. Kuitenkin, jos rikot asiaankuuluvia lakeja ja saat toimintaohjeita, säilytysaika muuttuu viimeisen lähetyksen päivämäärän mukaan, joten ole varovainen.

Yhteenveto

Tällä kertaa olemme käsitelleet yksityiskohtaisesti seuraavia aiheita: ① mitä opt-in-sääntely tarkoittaa, ② opt-in-sääntelyn poikkeukset, ③ opt-in-menettelyn toteuttaminen ja ④ sähköpostimarkkinoinnin lähettäjän velvollisuudet, perustuen ‘Erityiseen sähköpostilakiin’ (Japanese Specific Electronic Mail Law) ja muihin asiaankuuluviin lakeihin ja asetuksiin.

Todellisessa liiketoimintaympäristössä saattaa esiintyä tapauksia, jotka eivät kuulu tässä artikkelissa käsiteltyjen aiheiden piiriin.

Tällaisissa tilanteissa suosittelemme, että ette tee päätöksiä yksin, vaan konsultoitte asiaa etukäteen asianajajan kanssa, jolla on laaja asiantuntemus ja kokemus.