Työviisumi ulkomaalaisten työllistämiseen Japanissa: Viiden keskeisen oleskeluluvan menettelyt ja vaatimukset

Viime vuosina Japanin työmarkkinoilla ulkomaisten osaajien merkitys on kasvanut entisestään. Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriön julkaisemien tietojen mukaan Japanissa työskentelevien ulkomaalaisten määrä on jatkuvasti ennätyskorkealla, ja Japanin oikeusministeriön tilastojen mukaan maassa oleskelevien ulkomaalaisten kokonaismäärä on myös kasvussa. Tämä suuntaus heijastaa monien japanilaisten yritysten pyrkimystä hankkia lahjakasta työvoimaa yli rajojen. Haasteena yrityksille ei kuitenkaan ole pelkästään kyvykkäiden työntekijöiden löytäminen, vaan myös Japanin monimutkaisen maahantulo- ja oleskelulainsäädännön ymmärtäminen ja noudattaminen. Oleskeluluvan (yleisesti kutsuttu “viisumiksi”) hakuprosessissa ilmenevät väärinkäsitykset ja puutteet voivat johtaa merkittäviin viivästyksiin rekrytointiprosessissa, oikeudellisiin riskeihin ja menetettyihin mahdollisuuksiin globaalissa talenttikilpailussa. Tämä artikkeli on luotu kattavaksi ja käytännönläheiseksi oppaaksi yritysjohtajille, oikeusosastojen jäsenille ja henkilöstöhallinnon ammattilaisille, jotta he ymmärtäisivät Japanissa ulkomaalaisten työntekijöiden palkkaamisen kannalta välttämättömät oikeudelliset menettelyt. Artikkelissa keskitytään viiteen tärkeimpään työhön liittyvään oleskelulupaan Japanissa: “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut”, “Taidot”, “Yrityksen sisäinen siirto”, “Johto ja hallinto” sekä “Erityistoiminta”. Käymme läpi kunkin oleskeluluvan oikeudelliset vaatimukset, hakijoiden ja vastaanottavien yritysten molemmilta vaadittavat ehdot sekä hakuprosessin yksityiskohtaiset vaiheet, perustuen Japanin “Maahantulo- ja oleskelulainsäädäntöön” ja siihen liittyviin oikeusministeriön asetuksiin.

Perusmenettelyt: Japanin oleskeluluvan saamisen edellytyksenä olevan todistuksen ymmärtäminen

Kun ulkomailla asuvia ulkomaalaisia kutsutaan työskentelemään Japaniin, standardimenettelynä suoritetaan “oleskeluluvan saamisen edellytyksenä olevan todistuksen myöntämishakemus”. Oleskeluluvan saamisen edellytyksenä oleva todistus (Certificate of Eligibility, jäljempänä “COE”) on Japanin oikeusministeriön myöntämä asiakirja, joka todistaa, että kyseinen ulkomaalainen täyttää Japanin “maahantulo- ja pakolaisoikeuden” (Immigration Control and Refugee Recognition Act) 7.2 artiklassa määritellyt maahantulon ehdot. COE:n hankkiminen nopeuttaa viisumin myöntämistä ulkomailla sijaitsevissa Japanin suurlähetystöissä ja konsulaateissa sekä maahantarkastuksia Japanin lentokentillä ja muissa maahantulopisteissä.

Menettelyn kokonaiskulku on seuraava: Ensin vastaanottava yritys valmistelee ja jättää COE:n myöntämishakemuksen Japanissa työllistettävän ulkomaalaisen puolesta. Hakemus toimitetaan alueelliseen maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon toimistoon, joka sijaitsee yrityksen toimipaikan alueella tai siinä paikassa, jossa ulkomaalaisen on tarkoitus asua. Tämän jälkeen maahanmuutto- ja oleskeluhallinto arvioi hakemuksen ja tarkistaa, täyttävätkö hakijan koulutus ja työkokemus sekä vastaanottavan yrityksen liiketoiminnan vakaus ja jatkuvuus oleskeluluvan myöntämisen kriteerit. Jos hakemus hyväksytään, COE myönnetään ja lähetetään Japanissa sijaitsevalle vastaanottavalle yritykselle. Viime aikoina on myös mahdollistunut COE:n vastaanottaminen sähköpostitse. Yritys lähettää myönnetyn COE:n alkuperäisen tai sähköisen version ulkomailla olevalle henkilölle. COE:n vastaanottanut henkilö jättää sen ja muut tarvittavat asiakirjat, kuten passin, Japanin suurlähetystölle tai konsulaatille kotimaassaan ja hakee viisumia. COE:n voimassaoloaika on periaatteessa kolme kuukautta, ja tämän ajan kuluessa viisumihakemus on tehtävä. Maahan saa tulla viisumin voimassaoloaikana. Tämä kolmen kuukauden voimassaoloaika on erittäin tärkeä. Japanin lentokentillä ja muissa maahantulopisteissä suoritettavan maahantarkastuksen aikana esitetään passi ja viisumi sekä jätetään COE, jonka perusteella oleskelukortti myönnetään ja henkilö voi virallisesti aloittaa työskentelyn Japanissa.

COE:n myöntämisen standardi käsittelyaika on noin yhdestä kolmeen kuukautta hakemuksen jättämisestä, mutta tämä voi vaihdella oleskeluluvan tyypin, yrityksen koon ja kunkin alueellisen maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon toimiston työmäärän mukaan. COE-järjestelmä voidaan tulkita Japanin hallituksen tietoiseksi suunnitelmaksi riskien hallintaan. Keskittämällä arvioinnin ydinosa Japanin lainsäädännön ja yritysten todellisuuden arviointiin erikoistuneelle maahanmuutto- ja oleskeluhallinnolle, vähennetään ulkomaisissa edustustoissa suoritettavien arviointien taakkaa ja varmistetaan päätösten yhdenmukaisuus. Ulkomaisen edustuston rooli rajoittuu pääasiassa hakijan henkilöllisyyden tarkistamiseen ja COE:n aitouden varmistamiseen, ja itse lupa on jo käytännössä myönnetty. Tämä järjestelmä tarkoittaa, että yrityksille COE:n myöntämishakemus on suurin este, ja tämän vaiheen läpäisemisen jälkeen viisumin myöntäminen etenee suurella varmuudella.

Viisi keskeistä työviisumia Japanissa: Yksityiskohtainen analyysi

Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset toiminnot

Tämä oleskelulupa on yksi yleisimmistä ja monipuolisimmista työviisoista, jotka on suunnattu eri alojen asiantuntijoille. Japanin ‘maahantulo- ja pakolaislainsäädännön’ (出入国管理及び難民認定法) liitteen ensimmäisen osan kohdan kaksi mukaan tämä oleskelulupa kattaa toiminnan, joka edellyttää luonnontieteiden alalla (kuten ‘tekniikka’) tai humanististen tieteiden alalla (kuten ‘humanistiset tieteet’) tarvittavaa teknistä osaamista tai tietämystä, tai työtä, joka vaatii ulkomaiseen kulttuuriin perustuvaa ajattelua tai herkkyyttä (‘kansainväliset toiminnot’).

Oleskeluluvan saamiseksi tarvittavat maahantulokriteerit on määritelty tarkasti Japanin ‘maahantulo- ja pakolaislainsäädännön seitsemännen artiklan ensimmäisen momentin toisen kohdan mukaisessa ministeriön asetuksessa’. ‘Tekniikan’ tai ‘humanististen tieteiden’ alalla toimittaessa hakijan on yleensä oltava suorittanut yliopistotutkinnon kyseisellä alalla tai saanut vastaavan tai korkeamman tason koulutuksen, tai hänellä on oltava vähintään kymmenen vuoden työkokemus alalta. Tietojenkäsittelyteknologian asiantuntijoille on kuitenkin olemassa poikkeus, jossa vaatimuksia lievennetään, jos hakija on läpäissyt oikeusministeriön määrittelemän erityisen testin. ‘Kansainvälisten toimintojen’ alalla (esimerkiksi kääntäminen, tulkkaus, markkinointi, kansainväliset kaupat) vaaditaan yleensä vähintään kolmen vuoden työkokemus. Jos työ liittyy kääntämiseen, tulkkaamiseen tai kieltenopetukseen, yliopistotutkinnon suorittaneet voivat kuitenkin olla vapautettuja tästä kolmen vuoden työkokemusvaatimuksesta. Kaikille aloille yhteisenä tärkeänä vaatimuksena on, että hakijan saaman palkan on oltava vähintään yhtä suuri kuin mitä japanilainen saisi vastaavasta työstä.

Hakuprosessissa vaadittavat asiakirjat vaihtelevat neljän ‘kategorian’ mukaan, jotka on asetettu yrityksen koon ja luotettavuuden perusteella. Tämä kategoriointijärjestelmä on otettu käyttöön Japanin maahanmuutto- ja oleskelulupaviraston toimesta käsittelyn tehostamiseksi. Kategoria 1 käsittää esimerkiksi Japanin pörssissä listatut yritykset, kategoria 2 käsittää ne yhteisöt ja yksityishenkilöt, joiden edellisen vuoden palkkatuloista peritty lähdevero on yli 10 miljoonaa jeniä, kategoria 3 käsittää ne yhteisöt ja yksityishenkilöt, jotka ovat jättäneet edellisen vuoden lakisääteisen ilmoituksen yhteenvetotaulukon (pois lukien kategoria 2), ja kategoria 4 käsittää muun muassa uudet yritykset.

Vaadittaviin asiakirjoihin kuuluvat kaikille kategorioille yhteinen ‘oleskeluluvan myöntämisen todistuksen hakemuslomake’ (valokuvalla varustettuna) ja palautuskuori, sekä yrityksen kategorian todistavat asiakirjat (esimerkiksi kategoria 1 yrityksille neljännesvuosiraportin kopio), hakijan koulutusta ja työkokemusta todistavat asiakirjat, kuten tutkintotodistukset ja työtodistukset, sekä vastaanottavan yrityksen rekisteriotteet ja viimeisimmät tilinpäätöstiedot (erityisesti kategorioille 3 ja 4). Lisäksi on välttämätöntä toimittaa kopio työsopimuksesta tai työehtoilmoituksesta, jossa on selkeästi mainittu työnkuva, palkka ja työsuhteen kesto, Japanin ‘työnormilain’ (労働基準法) 15. pykälän mukaisesti. Hakulomakkeita on saatavilla maahanmuutto- ja oleskelulupaviraston verkkosivuilta, ja hakemukset tulee jättää hakijan yrityksen sijaintipaikkaa hallinnoivalle alueelliselle maahanmuutto- ja oleskelulupavirastolle.

Taidot

Japanin “Taidot” (技能) viisumikategoria on suunnattu asiantuntijoille, jotka omaavat erityisiä koulutusta enemmän arvostettuja taitoja tietyillä teollisuudenaloilla. Tähän kategoriaan kuuluvia ammatteja ovat esimerkiksi ulkomaalaisen keittiön kokit, urheiluvalmentajat, lentäjät ja jalometallien käsityöläiset. Tämä viisumikategoria eroaa “Erityistaidot” (特定技能) kategoriasta, joka on luotu vastaamaan työvoimapulaa tietyillä aloilla, sillä se edellyttää korkeampaa erikoisosaamista.

Maahantulolupakriteerien ytimessä on pitkäaikainen työkokemus koulutuksen sijaan. Japanin oikeusministeriön asetuksissa on määritelty kullekin ammattiryhmälle tarvittava työkokemuksen määrä. Esimerkiksi ulkomaalaisen keittiön kokilta vaaditaan yli kymmenen vuoden työkokemus, johon sisältyy myös alan oppilaitoksessa suoritettu opiskeluaika. Urheiluvalmentajilta edellytetään vähintään kolmen vuoden työkokemusta tai osallistumista olympialaisiin tai maailmanmestaruuskilpailuihin urheilijana. Sommelierit ja lentäjät tarvitsevat myös vähintään viiden vuoden työkokemuksen tai tietyn määrän lentotunteja ja pätevyyksiä. Lisäksi, kuten muissakin työviisumikategorioissa, on välttämätöntä, että palkka vastaa vähintään sitä, mitä japanilainen saisi vastaavasta työstä.

Hakuprosessi noudattaa tavanomaista COE (Certificate of Eligibility) myöntämisen prosessia. Hakemusasiakirjoissa painotetaan hakijan laajaa työkokemusta, joka tulee todistaa objektiivisesti. Tärkeitä todisteita ovat aiempien työnantajien antamat todistukset, joissa on yksityiskohtaisesti ilmoitettu asema, tarkat työtehtävät ja työsuhteen kesto. Hakulomake “Viisumin myöntämisen todistus (Taidot)” on saatavilla Japanin maahanmuutto- ja asukasrekisteriviraston verkkosivustolta, ja hakemus tulee jättää alueelliseen maahanmuutto- ja asukasrekisterivirastoon.

Yrityksen sisäiset siirrot Japanissa

Tämä oleskelulupa on erikoistunut ulkomailla toimivien yritysten työntekijöiden siirtämiseen Japanin pääkonttoriin, sivukonttoriin tai tytäryhtiöön tietyksi ajaksi työskentelemään. Japanissa suoritettavan toiminnan on kuuluttava ‘teknologia, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta’ -oleskeluluvan sallimaan työskentelyyn.

Maahantuloluvan myöntämisperusteissa on selkeitä vaatimuksia sekä hakijalle että yritykselle. Hakijan osalta on välttämätöntä, että hän on välittömästi ennen siirtoa työskennellyt yli vuoden ajan ulkomailla sijaitsevassa siirron lähtöpisteessä ‘teknologia, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta’ -tehtävissä. Yrityksen osalta vaaditaan, että siirron lähtö- ja kohdepisteiden välillä on olemassa selkeä pääomaan perustuva suhde, kuten emoyhtiö ja tytäryhtiö tai pääkonttori ja sivukonttori. Palkkauksen osalta on myös välttämätöntä, että se on vähintään yhtä suuri kuin mitä japanilainen saisi vastaavasta työstä.

Tämä ‘yrityksen sisäinen siirto’ -oleskelulupa on globaalien yritysten tärkeä keino sijoittaa henkilöstöä strategisesti. Erityisesti ‘teknologia, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta’ -oleskeluluvan yleensä vaatima yliopistotutkinto ei ole tämän luvan kriteereissä mainittu. Sen sijaan korostetaan yli vuoden työkokemusta siirron lähtöpisteessä. Tämän ansiosta yritykset voivat siirtää Japaniin henkilöstöä, jolla ei ole akateemista koulutusta mutta joka on kerryttänyt vuosien kokemuksen yrityksen sisällä ja omaa korkean erikoisosaamisen. Toisin sanoen, tämä järjestelmä arvostaa enemmän yrityksen sisäistä suorituskykyä ja kokemusta kuin ulkoista koulutusta, ja se on välttämätön työkalu yrityksille, jotka haluavat kehittää henkilöstöään sisäisesti ja hyödyntää heidän kykyjään kansainvälisesti.

Hakuprosessi käyttää COE (Certificate of Eligibility) -myöntämisen standardiprosessia ja edellä mainittua yritysluokittelujärjestelmää. Keskeisiä asiakirjoja ovat siirron lähtö- ja kohdepisteiden välisen pääomasuhteen todistavat asiakirjat (esimerkiksi sijoitussuhteita osoittavat materiaalit), hakijan yli vuoden työkokemusta siirron lähtöpisteessä todistava työtodistus sekä yrityksen antama siirtomääräys tai nimityskirje. Hakulomakkeen ‘Oleskeluluvan myöntämisen todistuksen hakemuslomake (yrityksen sisäinen siirto)’ saa maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon verkkosivustolta ja se toimitetaan alueelliseen maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon toimistoon.

Johtaminen ja hallinto

“Johtaminen ja hallinto” -oleskelulupa on tarkoitettu ulkomaalaisille, jotka harjoittavat kauppaa tai muuta liiketoimintaa tai osallistuvat näiden liiketoimintojen hallintaan Japanissa. Tähän ryhmään kuuluvat yritysten toimitusjohtajat, hallituksen jäsenet ja muut johtotehtävissä toimivat henkilöt.

Oleskeluluvan myöntämisen kriteerit ovat muita työviisumeita tiukemmat. Japanin oikeusministeriön asetuksen mukaan on ensinnäkin varmistettava, että liiketoimintaa varten on fyysinen toimipaikka Japanin alueella. Virtuaalitoimistot tai pelkät asuinpaikat eivät yleensä kelpaa. Liiketoiminnan laajuutta koskevien vaatimusten osalta on täytettävä jompikumpi seuraavista ehdoista: on palkattava vähintään kaksi Japanissa asuvaa kokoaikaista työntekijää, jotka eivät osallistu johtamiseen tai hallintoon, tai yrityksen pääoman tai sijoitusten kokonaismäärän on oltava vähintään 5 miljoonaa jeniä. Lisäksi, jos hakija toimii sijoittajana tai liiketoiminnan omistajana eikä hallinnollisessa tehtävässä, vaaditaan vähintään kolmen vuoden kokemus liiketoiminnan johtamisesta tai hallinnasta (mukaan lukien jatko-opinnot, jotka liittyvät johtamiseen tai hallintoon). Palkkauksen osalta on myös välttämätöntä, että se on vähintään yhtä suuri kuin mitä japanilainen saisi vastaavassa asemassa.

COE:n (Certificate of Eligibility) hakuprosessi on standardoitu, mutta vaadittavien asiakirjojen määrä on hyvin laaja. Hakijan henkilökohtaisten asiakirjojen lisäksi tarvitaan yksityiskohtainen liiketoimintasuunnitelma, joka osoittaa liiketoiminnan konkreettisuuden ja toteutettavuuden, todisteet vähintään 5 miljoonan jenin sijoituksesta (esimerkiksi pankkitilin tapahtumatodistus, josta näkyy pääoman maksu), toimipaikan vuokrasopimus, yrityksen rekisteriote sekä, jos palkataan vähintään kaksi kokoaikaista työntekijää, näiden työsopimukset ja oleskelukorttien kopiot. Hakulomake “Oleskeluluvan myöntämisen todistuksen hakemus (Johtaminen ja hallinto)” on saatavilla Japanin maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon verkkosivustolla, ja hakemus tulee jättää yrityksen sijaintipaikan alueelliseen maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon toimistoon.

Erityistoiminta Japanissa

“Erityistoiminta” on kattava ja erityinen kategoria, joka on luotu ulkomaalaisille, jotka harjoittavat toimintaa, joka ei sovi mihinkään muuhun oleskeluluvan luokkaan Japanin “Maahantulo- ja pakolaislainsäädännön” (出入国管理及び難民認定法) liitteessä määriteltyjen muiden oleskelulupien mukaisesti. Toisin kuin muut oleskeluluvat, tämä lupa myönnetään oikeusministeriön toimesta, joka määrittelee kunkin ulkomaalaisen toiminnan sisällön erikseen. Erityistoiminnan oleskelulupa jaetaan kahteen päätyyppiin: oikeusministeriön ilmoituksessa etukäteen määriteltyihin toimintoihin (ilmoitettu erityistoiminta) ja yksittäisten tapausten huomioon ottaen myönnettäviin toimintoihin (ilmoittamaton erityistoiminta). On tärkeää huomata, että tämän oleskeluluvan luonne on erittäin dynaaminen, ja siihen voidaan lisätä uusia toimintoja vastaamaan yhteiskunnallisten ja taloudellisten olosuhteiden muutoksia.

Yritystoimintaan liittyviä tärkeitä “erityistoimintoja” ovat muun muassa seuraavat:

• Japanissa valmistuneiden työnhaku: Tämä oleskelulupa mahdollistaa Japanin yliopistoista ja ammattikouluista valmistuneiden ulkomaalaisten opiskelijoiden työnhakun jatkamisen valmistumisen jälkeen Japanissa. Oleskeluluvan kesto on yleensä kuusi kuukautta, ja sitä voidaan uusia kerran kuuden kuukauden ajaksi (enintään yksi vuosi). Tämän luvan saamiseksi tarvitaan suosituskirje valmistuneen oppilaitoksesta.
• Harjoittelu: Ulkomaisen yliopiston opiskelijat, jotka osallistuvat harjoitteluun osana opintojaan Japanin yrityksessä, voivat saada luvan tähän. Edellytyksenä on, että yliopiston ja vastaanottavan yrityksen välillä on solmittu sopimus ja että harjoittelun kesto on yleensä enintään yksi vuosi, eikä se saa ylittää puolta opiskelijan yliopiston opintojen kestosta.
• Working Holiday: Tämä järjestelmä mahdollistaa Japanin kanssa sopimuksen tehneiden maiden tai alueiden nuorten aikuisten oleskelun Japanissa lomailun pääasiallisena tarkoituksena ja sallii heidän tehdä satunnaista työtä oleskelunsa rahoittamiseksi. Ikärajoitus on yleensä 18–30 vuotta.
• Digitaalinen nomadi: Vuonna 2024 (Reiwa 6) perustettu kategoria, joka on suunnattu ulkomaalaisille, jotka ansaitsevat korkeaa tuloa ja tekevät etätyötä paikasta riippumatta. Päävaatimuksina ovat vuositulot, jotka ovat yli 10 miljoonaa jeniä, viisumivapauden piirissä olevan ja verosopimuksen solmineen maan tai alueen kansalaisuus sekä yksityisen terveysvakuutuksen voimassaolo. Oleskeluluvan kesto on kuusi kuukautta, eikä sitä voi uusia.

Näihin toimintoihin liittyvät hakumenettelyt vaihtelevat suuresti toiminnan sisällön mukaan. Esimerkiksi digitaalisen nomadin ja harjoittelun tapauksessa perusmenettely on kutsua henkilö ulkomailta (COE-hakemus), kun taas yliopistosta valmistuneiden työnhaku tapahtuu yleensä niin, että Japanissa jo oleskelevat opiskelijat vaihtavat oleskelulupansa. Tarvittavat asiakirjat vaihtelevat toiminnan mukaan: työnhakua varten tarvitaan yliopiston suosituskirje, harjoittelua varten yliopiston ja yrityksen välinen sopimus ja digitaalista nomadia varten tulotodistus ja vakuutuksen voimassaolotodistus. Hakemukseen liittyvät tiedot löytyvät Japanin maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon verkkosivustolta “Oleskelulupa ‘Erityistoiminta'” -sivulta.

Pääasiallisten työviisumien vertailun yleiskatsaus Japanissa

Aiemmin selittämämme viisi pääasiallista oleskelulupaa eroavat toisistaan tarkoituksiltaan ja vaatimuksiltaan. Jotta yritysten rekrytoijat ja johtajat voivat nopeasti arvioida, mikä oleskelulupa sopii parhaiten työllistettävän ulkomaalaisen ammattilaisen taustaan ja suunniteltuun työtehtävään, esitämme alla vertailutaulukon näiden ominaisuuksista.

Kuten tästä vertailusta käy ilmi, oleskeluluvan valinta ei ole pelkkä hallinnollinen toimenpide, vaan se on syvästi kytköksissä rekrytointistrategiaan. Esimerkiksi, jos haluat palkata erinomaisen ohjelmistokehittäjän, jolla on 15 vuoden käytännön kokemus mutta ei yliopistotutkintoa, hän ei täytä “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset liiketoimet” -oleskeluluvan koulutusvaatimuksia, mutta voi hakea työkokemusvaatimusten perusteella. Jos tämä henkilö on työskennellyt yli vuoden sisaryrityksessä, “Yrityksen sisäinen siirto” voi tarjota yksinkertaistetun menettelyn mahdollisuuden. Näin ollen ehdokkaan taustan ennakkoanalyysi ja suurimman hyväksymismahdollisuuden tarjoavan oleskeluluvan valinta on erittäin tärkeää rekrytointiprosessin sujuvoittamiseksi. Henkilöstöosaston ja oikeudellisen osaston varhainen osallistuminen rekrytointiin ja optimaalisen viisumistrategian laatiminen eivät ainoastaan tehosta hallinnollisia toimenpiteitä, vaan ovat myös avainasemassa yrityksen kilpailuedun varmistamisessa globaalissa talenttikilpailussa.

Ulkomaisia työntekijöitä palkkaavien yritysten tärkeät oikeudelliset velvoitteet Japanissa

Ulkomaisia työntekijöitä palkkaavien yritysten on noudatettava Japanin maahanmuuttolainsäädännön menettelyjä, mutta myös Japanin työlainsäädäntöön perustuvia velvoitteita. Erityisesti seuraavat kaksi kohtaa ovat erittäin tärkeitä, koska ne liittyvät suoraan oleskeluluvan hakemiseen ja ylläpitämiseen.

Työehtojen kirjallisen ilmoittamisen velvollisuus

Japanin “Työnormilaki” (Labor Standards Act) 15 § velvoittaa työnantajia ilmoittamaan kirjallisesti työntekijöille palkan, työajan ja muut keskeiset työehdot työsopimusta tehtäessä. Tätä kirjallista ilmoitusta kutsutaan yleisesti “työehtoilmoitukseksi”, ja se on välttämätön asiakirja oleskeluluvan hakemisessa, sillä se todistaa voimassa olevan työsuhteen olemassaolon sekä palkan ja työtehtävien sisällön. Kirjallisesti ilmoitettavien “absoluuttisten ilmoitusvelvoitteiden” joukkoon kuuluvat työsopimuksen kesto, työskentelypaikka ja suoritettavat työtehtävät, työpäivien alkamis- ja päättymisajat sekä vapaapäivät ja lomat, palkan määräytymisen ja maksamisen menetelmät sekä irtisanoutumista koskevat asiat.

Sosiaali- ja työtapaturmavakuutuksiin liittymisen velvollisuus

Lain mukaan ulkomaisilla työntekijöillä, jotka täyttävät samat liittymisedellytykset kuin japanilaiset työntekijät, on velvollisuus liittyä Japanin sosiaalivakuutus- ja työtapaturmavakuutusjärjestelmiin. Näihin kuuluvat terveysvakuutus, eläkevakuutus, työttömyysvakuutus ja työntekijöiden tapaturmavakuutus (Workers’ Accident Compensation Insurance). Näihin vakuutuksiin liittymisen velvollisuuden noudattaminen ei ole pelkästään työlainsäädännön kysymys. Viime aikoina maahanmuutto- ja oleskelulupavirasto on tarkastellut tiukasti sosiaalivakuutuksiin liittymisen tilannetta oleskeluluvan uusimishakemuksia arvioidessaan. Jos yritys ei ole liittänyt työntekijöitään asianmukaisesti vakuutuksiin, se voi johtaa oleskeluluvan uusimisen hylkäämiseen ja suoraan riskiin, että yritys menettää arvokkaan ulkomaisen työvoimansa.

Yhteenveto

Työviisumijärjestelmän asianmukainen käyttö Japanissa on monimutkainen prosessi, joka vaatii erikoistunutta oikeudellista tietämystä ja huolellista strategista suunnittelua. Jokaisen oleskeluluvan vaatimusten tarkka ymmärtäminen, suuren määrän asiakirjojen virheetön valmistelu ja lakimuutoksiin jatkuva sopeutuminen voivat olla monille yrityksille suuri taakka. Pienetkin virheet menettelyissä voivat sisältää riskejä, jotka saattavat koko rekrytointisuunnitelman raiteiltaan. Monolith Lakitoimisto on tarjonnut laajan valikoiman oikeudellisia palveluita monille kotimaisille ja kansainvälisille asiakkaille, aina työviisumihakemusten jättämisestä oleskelulupien hallinnointiin, kuten tässä artikkelissa on selitetty. Toimistomme vahvuus piilee paitsi syvällisessä tuntemuksessa Japanin lainsäädäntöön, myös siinä, että meillä on useita englanninkielisiä asiantuntijoita, joilla on ulkomaisten asianajajien pätevyyksiä. Tämän kahden alueen, Japanin lainsäädännön ja kansainvälisten liiketoimintakäytäntöjen, syvällisen ymmärryksen ansiosta voimme tarjota asiakkaillemme sujuvaa ja kattavaa tukea heidän kohtaamiinsa haasteisiin. Jos yrityksesi kohtaa haasteita ulkomaalaisten työllistämisessä tai suunnittelee sitä, ota rohkeasti yhteyttä toimistomme asiantuntijatiimiin.