Ulkomaalaisten työntekijöiden rekrytointimuotojen mukaiset viisumimenettelyt Japanissa – Kattava opas

Nykyaikaisille japanilaisille yrityksille globaalin osaajapoolin varmistaminen on tärkeä strategia liiketoiminnan kasvun saavuttamiseksi. Kuitenkin, kyvykkäiden ulkomaalaisten työntekijöiden rekrytointiprosessi määritellään Japanin ‘maahantulo- ja pakolaisuuslainsäädännön’ (jäljempänä ‘maahantulolaki’) monimutkaisten oikeudellisten menettelyjen kautta. Tämä laki on perusta, joka hallinnoi kaikkien Japaniin saapuvien ja maassa oleskelevien ulkomaalaisten toimintaa, ja sen säännösten tarkka ymmärtäminen ja noudattaminen on yrityksille välttämätön oikeudellinen velvollisuus. Menettelyvirheet voivat johtaa paitsi rekrytointisuunnitelmien viivästymiseen, myös vakaviin oikeudellisiin riskeihin. Tämä artikkeli pyrkii kattavasti selittämään yritysjohtajille ja oikeudellisille sekä henkilöstöhallinnon asiantuntijoille kolmea tyypillistä ulkomaalaisten työntekijöiden rekrytointitilannetta Japanissa ja niiden menettelyjä sekä huomioon otettavia seikkoja. Käsittelemme erityisesti kolmea skenaariota: ‘perheenjäsenen oleskelu’-viisumin haltijan palkkaamista vakituiseen työsuhteeseen, ‘statusviisumin’ haltijan palkkaamista ja ‘lyhytaikaisen oleskelun’ viisumilla Japanissa olevan ulkomaalaisen työtarjouksen tekemistä ja palkkaamista. Näiden menettelyjen tarkka ymmärtäminen ja toteuttaminen ei ole pelkästään hallinnollista työtä, vaan äärimmäisen tärkeää yrityksen compliance-rakenteen luomisessa ja oikeudellisten riskien hallinnassa.

Ulkomaisten työntekijöiden palkkaamisen perusperiaatteet ja yritysten oikeudellinen vastuu Japanissa

Kun yritykset palkkaavat työntekijöitä kansallisuudesta riippumatta, niille asetetaan tiettyjä oikeudellisia velvoitteita. Ulkomaisten työntekijöiden palkkaamisessa Japanissa on kuitenkin noudatettava erityisen tiukkoja tarkistusvelvoitteita, jotka perustuvat Japanin maahanmuuttolakiin. Kaikkien yritysten on ennen työsopimuksen tekemistä ja työn aloittamista varmistettava, että kyseisellä ulkomaalaisella on oleskelukortti tai passi, ja että hänellä on työskentelyyn oikeuttava oleskelulupa sekä voimassa oleva oleskeluaika. Mikäli yritys laiminlyö tämän tarkistusvelvollisuuden ja palkkaa työskentelyyn oikeuttamatonta ulkomaalaista, se voi joutua vakavaan oikeudelliseen vastuuseen.

Japanin maahanmuuttolain (Heisei 5 vuosi, 1993) 73 artiklan 2 kohdassa määritellään “laittoman työnteon edistämisen rikos”. Tämä säännös rankaisee niitä, jotka ovat sallineet tai asettaneet henkilön valvontansa alaisuuteen laittoman työnteon tarkoituksessa. Rikkomuksesta voidaan tuomita yksilöille enintään kolmen vuoden vankeusrangaistus tai enintään 3 miljoonan jenin sakko tai molemmat, kun taas oikeushenkilöille voidaan määrätä enintään 3 miljoonan jenin sakko. Tämän lain tärkein seikka on, että yritykset eivät voi periaatteessa vedota siihen, että ne “eivät tienneet” laittomasta tilanteesta. Jos yritys on laiminlyönyt oleskelukortin tarkistuksen tai muuten ei ole noudattanut huolellisuusvelvoitettaan, se voi silti joutua rangaistuksen kohteeksi. Toisin sanoen laki edellyttää yrityksiltä aktiivista ja varmaa tarkistusjärjestelmän rakentamista. Siksi seuraavassa selitettävien eri rekrytointimuotojen mukaisesti asianmukaisesti toimiminen on ainoa keino välttää laittoman työnteon edistämisen rikoksen riski ja todistaa, että yritys on täyttänyt oikeudelliset velvoitteensa.

Rekrytointimuodon erityispiirteet ①: Kun palkataan ulkomaalainen vakituiseen työsuhteeseen Japanissa “perheenjäsenen oleskelu” -viisumilla

“Perheenjäsenen oleskelu” -oleskelulupa on tarkoitettu Japanissa työskentelevien ulkomaalaisten elätettävien puolisoiden ja lasten saamaksi, ja sen ensisijainen tarkoitus on mahdollistaa perheen yhdessäolo Japanissa. Tämän oleskeluluvan myöntämisen perusajatuksena ei siis ole työnteon salliminen. Kuitenkin Japanin maahanmuuttolain (Immigration Control Act) 19. pykälän mukaisesti myönnettävä “oleskeluluvan ulkopuolisen toiminnan lupa” mahdollistaa poikkeuksellisesti työnteon. Tämä lupa on kuitenkin periaatteessa rajoitettu enintään 28 tuntiin viikossa, ja se on suunniteltu osa-aikatyötä tai sivutoimista työtä varten. Tästä syystä ulkomaalaisen palkkaaminen vakituiseen työsuhteeseen “perheenjäsenen oleskelu” -viisumilla ylittäisi oleskeluluvan ulkopuolisen toiminnan luvan rajoitukset, mikä ei ole mahdollista ilman lisätoimenpiteitä.

Vakituiseen työsuhteeseen palkkaamiseksi on välttämätöntä muuttaa nykyinen “perheenjäsenen oleskelu” -oleskelulupa sellaiseksi oleskeluluvaksi, joka sallii työnteon kyseisessä tehtävässä, esimerkiksi “teknologia, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” -oleskeluluvaksi. Tämä prosessi on määritelty Japanin maahanmuuttolain 20. pykälässä “oleskeluluvan muutoslupahakemuksena”. Tämä hakemus ei ole pelkkä oleskeluluvan päivitys, vaan se on yhtä tiukka kuin uuden työviisumin hankkiminen, ja siinä suoritetaan perusteellinen tarkastus. Maahanmuutto- ja oleskeluhallinto (Immigration Services Agency of Japan) arvioi alusta alkaen, täyttääkö hakija uuden oleskeluluvan vaatimukset. Erityisen tärkeää on, että hakijan koulutus- ja työhistoria liittyvät yrityksen tarjoamaan työtehtävään. Esimerkiksi jos yhtiö haluaa palkata henkilön, joka on opiskellut insinööritieteitä yliopistossa, markkinointitehtävään, on työtehtävän ja opiskelualan välillä oltava järkevä yhteys, jotta lupa myönnetään. Yritysten on ymmärrettävä, että tämä hakemus ei ole muodollisuus, vaan se on arviointi, jossa kyseenalaistetaan itse palkkauksen oikeutus, ja heidän on valmistauduttava siihen huolellisesti.

Oleskeluluvan muutoslupahakemus tehdään hakijan asuinpaikan alueelliselle maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon toimistolle. Menettely vaatii yleensä yhden tai kahden kuukauden käsittelyajan. Jos hakemus hyväksytään, on maksettava maksu, joka on 6,000 jeniä palvelutiskillä ja 5,500 jeniä verkossa.

Menettelyyn tarvittavat asiakirjat valmistellaan sekä hakijan että vastaanottavan yrityksen toimesta. Tärkeimmät asiakirjat ovat seuraavat:

• Hakijan valmistelema asiakirjat
  • Oleskeluluvan muutoslupahakemus
  • Valokuva (pysty 4 cm x vaaka 3 cm)
  • Passi ja oleskelukortti (näytettäväksi)
  • Koulutus- ja työhistoriaa todistavat asiakirjat (esim. tutkintotodistukset, työtodistukset)
• Yrityksen valmistelema asiakirjat
  • Yrityksen kauppa- ja yhdistysrekisteriotteet
  • Viimeisimmän tilikauden tilinpäätöksen kopio
  • Edellisen vuoden henkilöstön palkkatulojen ennakonpidätystodistukset ja muut lakisääteiset yhteenvetotaulukot
  • Työsopimuksen kopio (jossa on selkeästi mainittu työtehtävät, palkka, kesto jne.)
  • Työllistämisen perustelut (asiakirja, jossa selitetään palkkauksen tarve)

Yrityksen kokoluokasta (pörssiyhtiö, pk-yritys jne.) riippuen on olemassa kategorisointijärjestelmä, joka yksinkertaistaa vaadittavien asiakirjojen määrää, joten on tärkeää selvittää, mihin kategoriaan oma yritys kuuluu. Hakemuslomakkeiden mallit ja tarvittavien asiakirjojen yksityiskohdat löytyvät Maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon verkkosivustolta.

Viite: Oleskeluluvan muutoslupahakemus | Maahanmuutto- ja oleskeluhallinto

Viite: “Teknologia, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” -oleskelulupa | Maahanmuutto- ja oleskeluhallinto

Rekrytointimuodon erityispiirteet ②: Kun palkataan ulkomaalaisia, joilla on Japanissa [asemaan perustuva] viisumi

“Pysyvän asukkaan”, “japanilaisen puolison tai vastaavan”, “pysyvän asukkaan puolison tai vastaavan” sekä “vakituisen asukkaan” oleskeluluvat myönnetään henkilön aseman tai statuksen perusteella, ei tiettyjen toimintojen mukaan. Tästä syystä niitä kutsutaan “asemaan tai statukseen perustuviksi oleskeluluviksi” tai “asemaan perustuviksi viisumeiksi”. Näiden oleskelulupien haltijat voivat työskennellä Japanissa ilman laillisia rajoituksia samalla tavalla kuin japanilaiset. Tämän vuoksi yritykset voivat palkata heitä samoin menettelyin kuin japanilaisia työntekijöitä, riippumatta työtehtävästä tai työajasta. Oleskeluluvan muutoksiin liittyviä menettelyjä maahanmuuttovirastossa ei tarvita, ja rekrytointiprosessi on erittäin yksinkertainen.

Kuitenkin tämän menettelyn yksinkertaisuus voi johtaa siihen, että lailliset velvoitteet jäävät huomiotta, joten varovaisuus on tarpeen. Vaikka yritys palkkaisi ulkomaalaisen, jolla on asemaan perustuva viisumi, on yrityksellä silti velvollisuus ilmoittaa työllistämisestä Hello Workiin (julkinen työvoimatoimisto) Japanin “Työpolitiikan kokonaisvaltaisen edistämisen sekä työntekijöiden työllisyyden vakauden ja ammatillisen elämän rikastuttamisen laki” (työlainsäädännön 28. pykälä) mukaisesti. Tätä ilmoitusta kutsutaan “ulkomaalaisten työllisyystilanteen ilmoitukseksi”, ja se on kaikkien työnantajien velvollisuus. Jos ilmoitusta ei tehdä tai jos tehdään väärä ilmoitus, voi seurauksena olla enintään 300 000 jenin sakko.

Koska maahanmuuttovirastoon ei tarvitse tehdä hakemusta, on olemassa riski, että tämä Hello Workille tehtävä ilmoitus unohtuu yrityksen standardissa rekrytointiprosessissa. Tällaisten compliance-rikkomusten estämiseksi on erittäin tehokasta sisällyttää rekrytointiprosessiin mekanismi, joka käynnistää automaattisesti ilmoitusprosessin Hello Workille, jos työntekijän kansalaisuus on ulkomaalainen (erityisiä pysyviä asukkaita lukuun ottamatta).

Ilmoitustavan on oltava erilainen riippuen siitä, tuleeko ulkomaalaisesta työntekijästä työttömyysvakuutuksen piiriin kuuluva vai ei.

1. Jos ulkomaalaisesta tulee työttömyysvakuutuksen piiriin kuuluva:
   • Toimenpiteet: Normaalin “Työttömyysvakuutuksen piiriin kuuluvan henkilön ilmoitus” (lomake nro 2) toimittamisen yhteydessä lisätään ulkomaalaisen oleskelulupa, oleskelun kesto, kansalaisuus ja muut ulkomaalaisia koskevat tiedot, jolloin ilmoitus on valmis.
   • Toimitusosoite: Työnantajan sijaintipaikan mukaan toimivaltaiseen Hello Workiin.
   • Määräaika: Seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä työntekijän palkkaamiskuukauden jälkeen.
2. Jos ulkomaalaisesta ei tule työttömyysvakuutuksen piiriin kuuluva:
   • Toimenpiteet: On toimitettava erillinen “Ulkomaalaisten työllisyystilanteen ilmoitus” (lomake nro 3).
   • Toimitusosoite: Työnantajan sijaintipaikan mukaan toimivaltaiseen Hello Workiin, jossa ulkomaalainen työskentelee.
   • Määräaika: Seuraavan kuukauden loppuun mennessä työntekijän palkkaamiskuukauden jälkeen.

Samoin työsuhteen päättyessä on velvollisuus toimittaa työttömyysvakuutuksen piiriin kuulumattomuusilmoitus tai ulkomaalaisten työllisyystilanteen ilmoitus (työsuhteen päättyessä). Ilmoituslomakkeet voi ladata Työ- ja elinkeinoministeriön verkkosivustolta.

Viite: Ulkomaalaisten työllisyystilanteen ilmoitus | Japanin työ- ja elinkeinoministeriö[ja]

Rekrytointimuodon erityispiirteet ③: Lyhytaikaiseen oleskeluun tarkoitetun viisumin omaavien ulkomaalaisten rekrytointi Japanissa

“Lyhytaikainen oleskelu” -viisumi on tarkoitettu turismiin, sukulaisvierailuihin ja lyhytaikaiseen liiketoimintaan (kokoukset, neuvottelut jne.), eikä se salli palkkatyötä sisältävää toimintaa. Siksi tämän viisumin omaavien ulkomaalaisten työskentely Japanissa on ankarasti kielletty. Vaikka yritys haastattelisi ja tarjoaisi työpaikkaa lyhytaikaisella viisumilla Japanissa olevalle pätevälle henkilölle, ei häntä voi välittömästi palkata työskentelemään Japanissa eikä muuttaa hänen viisumiaan työviisumiksi, sillä se ei ole periaatteessa sallittua.

Japanin maahanmuuttolain (入管法) 20. pykälän 3. momentin poikkeussäännös sallii viisumin muutoksen “lyhytaikaisesta oleskelusta” vain “välttämättömien erityisten olosuhteiden” vallitessa. Nämä “välttämättömät erityiset olosuhteet” viittaavat tapauksiin, joissa humanitaariset näkökohdat ovat tarpeen (esimerkiksi avioliitto japanilaisen kanssa tai vakava sairaus, joka estää paluun kotimaahan), eikä pelkkä “työtarjous japanilaiselta yritykseltä” täytä näitä ehtoja. Tämä tiukka käytäntö on suunniteltu estämään järjestelmän perustaa horjuttavaa toimintaa, jossa henkilö välttää tiukan viisumitarkastuksen suorittamisen Japanin suurlähetystössä tai konsulaatissa ulkomailla ja hankkii työoikeuden maahan saavuttuaan yksinkertaisemman menettelyn kautta.

Näin ollen, kun yritys haluaa palkata “lyhytaikaiseen oleskeluun” tarkoitetulla viisumilla olevan ulkomaalaisen, on noudatettava seuraavaa kahta virallista menettelyvaihetta. Nämä menettelyt on laissa määrätty tiukassa järjestyksessä, ja niiden laiminlyönti työnteon aloittamisessa voi johtaa vakavaan lainrikkomukseen.

Ensimmäinen vaihe: Oleskeluluvan myöntämistodistuksen hakeminen

Ensiksi vastaanottava yritys hakee Japanissa ulkomaalaisen puolesta “Oleskeluluvan myöntämistodistusta (COE)”. Tämä on Japanin maahanmuuttolain (入管法) 7. pykälän 2. momentin mukainen menettely, jossa oleskeluluvan myöntäminen ennen ulkomaalaisen saapumista Japaniin perustuu oleskeluluvan kriteereihin sopivien suunniteltujen toimien ennakkotarkastukseen oikeusministeriön toimesta. Tämä todistus nopeuttaa myöhemmin myönnettävää viisumia. Hakemus jätetään yrityksen sijaintialueen alueelliseen maahanmuutto- ja oleskeluhallintovirastoon. Tarkastusprosessi kestää yleensä yhdestä kolmeen kuukautta, joten yritysten on otettava tämä aika huomioon rekrytointisuunnitelmissaan.

Toinen vaihe: Viisumin hakeminen ja saapuminen Japaniin

Kun oleskeluluvan myöntämistodistus on saatu, yritys lähettää sen ulkomailla olevalle henkilölle. Tässä vaiheessa henkilön on yleensä oltava poistunut Japanista. Henkilö jättää todistuksen kotimaansa Japanin suurlähetystölle tai pääkonsulaatille ja saa myönnettyä virallisen työviisumin (visa). Uudella viisumilla Japaniin saapuessaan henkilö saa lentokentällä oleskelukortin, ja vasta tämän jälkeen hän voi aloittaa laillisesti työskentelyn. Koko prosessiin, sisältäen ajan työtarjouksesta työnteon aloittamiseen, on realistista varata vähintään kolmesta neljään kuukautta.

Oleskeluluvan myöntämistodistuksen hakemiseen tarvittavat asiakirjat ovat samankaltaisia kuin oleskeluluvan muutoshakemuksessa, ja niissä tarkastellaan tarkasti yrityksen liiketoimintaa ja vakautta sekä henkilön koulutusta, työkokemusta ja työtehtävien relevanssia.

Viite: Oleskeluluvan myöntämistodistuksen hakeminen | Maahanmuutto- ja oleskeluhallinto

Eri menettelyjen vertailu

Aiemmin selittämämme kolme rekrytointimuotoa ovat kaikki laillisia tapoja palkata ulkomaalaisia, mutta niiden oikeudelliset lähestymistavat, menettelyjen vastuutahot, vaadittava aika ja yritysten huomioon ottamien seikkojen osalta on suuria eroja. On tärkeää ensin ymmärtää tarkasti työnhakijan oleskeluluvan tyyppi ja valita siihen sopiva oikea oikeudellinen menettely, mikä on avain sujuvaan rekrytointiin ja sääntöjen noudattamiseen. Alla oleva taulukko tiivistää kolmen skenaarion menettelyjen pääasialliset erot.

Yhteenveto

Japanilaisten yritysten on ehdottoman tärkeää varmistaa, että niiden ulkomaalaisten työntekijöiden rekrytointiprosessi noudattaa lakia. Kuten tässä artikkelissa on yksityiskohtaisesti selitetty, työnhakijan hallussa oleva oleskeluluvan tyyppi määrittää perustavanlaatuisesti, mitä oikeudellisia toimenpiteitä yrityksen tulee noudattaa. Ehdokkaan oikeudellisen aseman tarkka määrittäminen ja määrättyjen toimenpiteiden virheetön toteuttaminen on ainoa tapa hallita yrityksen oikeudellisia riskejä ja varmistaa sujuva työvoiman hankinta. Prosessin valinnan virheet voivat johtaa paitsi rekrytointisuunnitelman viivästymiseen, myös vakaviin compliance-rikkomuksiin, kuten laittoman työnteon edistämiseen.

Monolith Lakitoimisto tarjoaa laajaa kokemusta työlupien hakemisessa ja monimutkaisissa maahanmuuttoviranomaisten menettelyissä Japanissa toimiville lukuisille asiakkaille. Toimistossamme työskentelee useita englanninkielisiä juristeja, joilla on ulkomaisia oikeustieteellisiä pätevyyksiä, ja he pystyvät tarjoamaan selkeää ja tehokasta viestintää kansainvälisille johtajille ja ulkomaisille sidosryhmille, auttaen heitä ratkaisemaan oikeudellisia haasteita. Jos tarvitset apua ulkomaisten työntekijöiden työllistämiseen liittyvissä oikeudellisissa menettelyissä, ota rohkeasti yhteyttä toimistoomme.